Em gái em nghỉ việc sau em 1 tháng và được nhận sổ bảo hiểm đầy đủ gồm số sổ, quyết định về việc thôi việc và quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Hiện giờ em có đến 2 sổ bảo hiểm , 1 sổ chốt hợp lệ và 1 sổ không chốt được vì rà trên máy ra 2 số sổ. Vậy em phải làm sao , em lo sau này nếu tiếp tục tham gia bảo hiểm thì sẽ gặp nhiều rắc rối vì việc này. Mong ad tư vấn giúp em với ạ.

1. Cơ sở pháp lý:

Luật Bảo hiểm xã hội 2014

Nghị định 88/2015/NĐ- CP

2. Luật sư trả lời:

Căn cứ vào khoản 4 điều 17 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định các hành vi bị nghiêm cấm:

Điều 17. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.

2. Chậm đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

3. Chiếm dụng tiền đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

4. Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

5. Sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp không đúng pháp luật.

6. Cản trở, gây khó khăn hoặc làm thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, người sử dụng lao động.

7. Truy cập, khai thác trái pháp luật cơ sở dữ liệu về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

8. Báo cáo sai sự thật; cung cấp thông tin, số liệu không chính xác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Trong trường hợp bạn cho em gái mượn giấy tờ để đi làm là hành vi bị nghiêm cấm trong Luật Bảo hiểm xã hội 2014. Căn cứ vào Khoản 1 Điều 27 quy định về mức xử phạt vi phạm quy định về lập hồ sơ để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

"1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp."

Như vậy, trường hợp bạn cho em gái bạn mượn giấy tờ để đi xin việc và thực hiện đóng BHXH trên số chứng minh nhân dân của bạn thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 500 trăm đến 1 triệu đồng về hành vi trên.

Cách thứ nhất, về người mượn giấy tờ làm hồ sơ xin việc (phía em gái bạn)

Cần cung cấp chứng minh nhân dân mới và làm một bộ hồ sơ, thực hiện thủ tục được quy định dưới đấy để đơn vị nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội để giải quyết.

Căn cứ vào Khoản 7 Mục II Công văn 3663/BHXH- THU về trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động mượn, cho mượn hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội như sau:

"7. Trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH:

7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại Công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.

NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/.../SO).

7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:

- Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.

- Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/.../SO).

- Bộ phận thu nhập quá trình tham gia BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận (nếu có).

- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.

7.3. Trường hợp NLĐ mượn hồ sơ tham gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ trên sổ mượn tên (hồ sơ giả), nay nộp hồ sơ giải quyết điều chỉnh nhân thân, có Quyết định xử phạt...theo (PGNHS303/.../SO), thì thực hiện:

- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH thu hồi hoặc bị mất sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.

7.4. Trường hợp 2 số sổ BHXH trùng nhau hoàn toàn về nhân thân mà NLĐ đang giải quyết hồ sơ, có đơn cam kết không cho người khác mượn hồ sơ (do bị người khác lạm dụng):

- Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, để làm căn cứ giải quyết.

- Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đã nghỉ việc không liên lạc được, thì hướng dẫn NLĐ đang giải quyết hồ sơ, làm thủ tục hồ sơ và giải quyết như mục 7.2 trên đây “Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ”

Bên cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ dựa vào hồ sơ và trường hợp của bạn để giải quyết. Trong trường hợp này bạn có thể bị thoái thu BHXH, bên cơ quan BHXH sẽ thực hiện trả lại số tiền BHXH mà em gái bạn đã đóng không do mượn hồ sơ của bạn.

Cơ quan bảo hiểm thanh toán cho người mượn sổ:

Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội một lần được quy định tại Điều 109 Luật Bảo hiểm xã hội 2014:

1. Sổ bảo hiểm xã hội.

2. Đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần của người lao động.

3. Đối với người ra nước ngoài để định cư phải nộp thêm bản sao giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam hoặc bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng một trong các giấy tờ sau đây:

a) Hộ chiếu do nước ngoài cấp;

b) Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép nhập cảnh với lý do định cư ở nước ngoài;

c) Giấy tờ xác nhận về việc đang làm thủ tục nhập quốc tịch nước ngoài; giấy tờ xác nhận hoặc thẻ thường trú, cư trú có thời hạn từ 05 năm trở lên của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp.

4. Trích sao hồ sơ bệnh án trong trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều 60 và điểm c khoản 1 Điều 77 của Luật này.

5. Đối với người lao động quy định tại Điều 65 và khoản 5 Điều 77 của Luật này thì hồ sơ hưởng trợ cấp một lần được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.

Theo đó, để hưởng BHXH 1 lần thì cần có các giấy tờ sau:

– Sổ bảo hiểm xã hội.

– Đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần của người lao động (Mẫu 14-HSB).

– Chứng minh thư nhân dân bản chính.

– Sổ hộ khẩu (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi có hộ khẩu), sổ tạm trú (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi tạm trú).

Thứ hai, về phía người cho mượn giấy tờ làm hồ sơ xin việc:

Theo thông tin mà bạn cung cấp thì trước đây bạn có cho em gái bạn mượn giấy tờ để đi làm dẫn tới hiện tại đang có 2 sổ bảo hiểm mang thông tin của bạn. Tuy nhiên theo quy định của pháp luật bảo hiểm hiện nay mỗi người chỉ được sở hữu một sổ bảo hiểm xã hội để cơ quan chức năng theo dõi và quản lý quá trình gia đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.

Căn cứ theo điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định về việc xử lý trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội như sau:

“3. Hoàn trả

3.1. Các trường hợp hoàn trả

e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.”

Theo quy định trên, một người lao động không được phép có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên. Nếu có trên 2 sổ thì phải làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp của bạn có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội nên trước khi gộp sổ, bạn sẽ được hoàn lại số tiền bảo hiểm xã hội đã đóng trùng.

Bên cạnh đó, tại Điều 2 Quyết định số 595/QĐ-BHXHquy định về việc hoàn trả tiền BHXH do đóng trùng như sau:

“2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH”.

Như vậy đối với việc bạn đang có 2 sổ bảo hiểm xã hội và có thời gian đóng bảo hiểm trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng. Theo quy định của pháp luật thì mỗi người lao động chỉ được có một sổ bảo hiểm xã hội, nếu bạn muốn hưởng các chế độ liên quan đến bảo hiểm xã hội thì bạn phải làm thủ tục tách khoảng thời gian đóng trùng và làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Bạn có thể thực hiện thủ tục hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội do có khoảng thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 26 Quyết định 595/QĐ-BHXH với hồ sơ gồm:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+ Sổ BHXH đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau nộp tất cả các sổ BHXH.

Thứ hai về vấn đề hưởng bảo hiểm xã hội một lần khi có 2 sổ bảo hiểm xã hội

Về hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội một lần theo quy định theo quy định tại điều 109 Luật Bảo hiểm xã hội bao gồm:

– Sổ bảo hiểm xã hội.

– Đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần của người lao động (Mẫu 14-HSB).

– Chứng minh thư nhân dân bản chính.

– Sổ hộ khẩu (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi có hộ khẩu), sổ tạm trú (nếu nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi tạm trú).

Tóm lại, để đảm bảo quyền lợi của mình bạn làm thủ tục hoàn trả lại khoảng thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội sau đó bạn mới được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội liên quan.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.1940 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Bảo hiểm xã hội - Công ty luật Minh Khuê