1. Tất cả các cổ đông có phải ký vào Biên bản họp Hội đồng quản trị ?

Kính chào Quý Luật sư, xin hỏi: Hiện tôi đang công tác tại Ngân hàng B, liên quan đến một số vướng mắc trong việc thế chấp tài sản tại Ngân hàng cụ thể như sau: Khách hàng có tài sản thế chấp là một Công ty Cổ Phần, tài sản thuộc sở hữu hợp pháp của Công ty.
+ Thẩm quyền phê duyệt thế chấp tài sản: Thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị (căn cứ theo điều lệ Công ty và quy định tại Luật doanh nghiệp)
+ Hiện tại, do một số thành viên HĐQT đang công tác tại các địa phương khác nhau trên cả nước nên việc có được chữ ký của tất cả các thành viên trên biên bản họp HĐQT là rất khó khăn.
Theo đó, vận dụng Luật doanh nghiệp tại điều 154 - Biên bản họp HĐQT, doanh nghiệp chỉ cung cấp cho Ngân hàng Biên bản họp có chữ ký của Chủ tọa (CT HĐQT) và người ghi biên bản mà không có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên HĐQT.
Như vậy, tôi muốn nhờ Luật sư tư vân trong trường hợp này thì việc Ngân hàng nhận thế chấp tài sản có đầy đủ tính pháp lý hay không? Giả sử rằng việc ký biên bản của Người chủ tọa và người thư ký là hành vi gian dối, không thực sự có cuộc họp HĐQT thì lúc này các thành viên còn lại có thể yêu cầu tòa tuyên biên bản vô hiệu hay không? Công ty khi đó có thể từ chối thừa nhận việc đã thế chấp tài sản cho Ngân hàng hay không ?
Tôi xin chân thành cảm ơn tư vấn của Luật sư. Xin chúc Luật sư nhiều sức khỏe và công tác tốt.

Trả lời:

Điều 158 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: Biên bản họp Hội đồng quản trị

1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian, địa điểm họp;

c) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

đ) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g và h khoản 1 Điều này thì biên bản này có hiệu lực.

3. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

4. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

5. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Theo quy định trên, trong biên bản họp ghi đầy đủ chữ ký của chủ tọa và người ghi biên bản nên đã bảo đảm tính pháp lý của biên bản. Vì vậy, Ngân hàng có quyền nhận thế chấp tài sản. Nếu phát hiện ra không có cuộc họp Hội đồng quản trị và thời điểm thế chấp các thành viên hội đồng quản trị không biết về việc thế chấp này thì các thành viên có thể yêu cầu Tòa án tuyên hợp đồng thế chấp vô hiệu và công ty không phải chịu trách nhiệm về hợp đồng này. Chủ tọa và thư ký hoàn toàn chịu trách nhiệm về hợp đồng thế chấp đã giao kết. Tuy nhiên, nếu ngân hàng có chứng cứ chứng minh, tại thời điểm giao kết, các thành viên đã biết và không phản đối hợp đồng thế chấp hoặc mỗi thành viên có quyết định đơn phương đồng ý với nội dung của hợp đồng thế chấp thì ngân hàng vẫn có khả năng yêu cầu công ty chịu trách nhiệm về hợp đồng thế chấp đã ký kết.Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

>> Xem thêm:  Điều kiện, thủ tục thành lập công ty hoạt động dầu khí tại Việt Nam ? Hồ sơ cần để mở doanh nghiệp

2. Quy định về họp Hội đồng quản trị như thế nào ?

Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cuộc họp Hội đồng quản trị như sau:

Nghị định 102/2010/NĐ-CP quy định như thế nào về họp Hội đồng quản trị?

Tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến, gọi: 1900.6162

1. Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.

2. Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

d) Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

4. Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

7. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị.

Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

8. Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

9. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;

đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

10. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

11. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.

12. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

>> Xem thêm:  Trình tự thủ tục thành lập công ty TNHH theo quy định mới nhất ?

3. Hướng dẫn tiến hành họp hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông tại Việt nam

Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) là người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác. Người chịu trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị những phần sau đây:

1. Chuẩn bị cho cuộc họp

Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) là người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác. Người chịu trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị những phần sau đây:

1.1. Lên danh sách người dự họp

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách này phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định một thời hạn khác ngắn hơn.

1.2. Thông báo

Thông báo mời họp phải được gửi tới từng cổ đông hoặc các ủy viên HĐQT để họ biết được ngày và địa điểm tổ chức cuộc họp.

Điều 143 Luật Doanh nghiệp quy định Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 21 ngày làm việc trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của cổ đông.

Hướng dẫn tiến hành họp hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông tại Việt nam

Tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến - Ảnh minh họa

Luật Doanh nghiệp không quy định thời gian gửi thông báo đối với các cuộc họp HĐQT hoặc những cuộc họp đại hội cổ đông bất thường, nhưng có thể quy định điều này trong Điều lệ công ty. Tốt nhất nên gửi thông báo trước tối thiểu là 2 tuần trước ngày họp để mọi người có thể thu xếp thời gian đến dự.

1.3. Chương trình

Theo Điều 142 và Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, chương trình dự kiến của tất cả các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp phải được gửi cho các ủy viên HĐQT và các cổ đông, đồng thời với bản thông báo mời họp. Các ủy viên HĐQT và các cổ đông có thể phản hồi về các vấn đề trong chương trình, và chương trình sẽ được thay đổi tương ứng và gửi lại.

1.4. Các tài liệu làm cơ sở

Các tài liệu làm cơ sở phải được chuẩn bị cho từng vấn đề trong chương trình. Nó bao gồm mọi thông tin cần thiết để người dự họp có thể hiểu rõ quyết định về từng vấn đề trong chương trình. Nếu được, các tài liệu làm cơ sở phải được gửi trước ít nhất 1 tuần so với ngày diễn ra cuộc họp để mọi người dự họp có thể thu thập thêm thông tin hoặc phân tích thông tin trước khi cuộc họp diễn ra.

1.5. Bố trí các điều kiện cho cuộc họp

Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ.

2. Ủy quyền & Giấy ủy quyền

Theo quy định tại điều 144 của Luật Doanh nghiệp, trong trường hợp một cổ đông hoặc ủy viên HĐQT không thể dự họp được, người ấy có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp. Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu của công ty và phải có chữ ký theo quy định. Người được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn bản ủy quyền trước khi vào phòng họp. Giấy ủy quyền có thể chỉ ủy quyền cho người đại diện biểu quyết các vấn đề cụ thể hoặc có thể ủy quyền cho người đại diện biểu quyết mọi vấn đề phát sinh trong cuộc họp.

Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo ủy quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật; trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo ủy quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện.

3. Họp HĐQT và Họp Đại hội đồng cổ đông

3.1. Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp HĐQT

HĐQT do các cổ đông bổ nhiệm vì thế đại diện cho các cổ đông và hoạt động vì lợi ích cao nhất của các cổ đông. Các thành viên của HĐQT cần phải có kiến thức toàn diện về các hoạt động của công ty. Thông thường, các cuộc họp của HĐQT kéo dài hơn rất nhiều so với các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thảo luận một cách toàn diện về những chiến lược, những khó khăn và những kế hoạch mở rộng, v.v… của công ty.

Đối với các công ty có nhiều cổ đông, các cuộc thảo luận trong một cuộc họp HĐQT thường là bí mật trong khi các cuộc thảo luận trong một cuộc họp cổ đông thì không.

Quyền và nghĩa vụ của HĐQT được nêu trong Điều lệ của công ty và tại khoản 2 Điều 153 của Luật Doanh nghiệp, bao gồm:

a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Quyết định bán cổ phần chưa bán trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;

d) Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 133 của Luật này;

e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;

g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;

h) Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng, giao dịch khác có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác và hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 138, khoản 1 và khoản 3 Điều 167 của Luật này;

i) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;

k) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;

l) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;

m) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết;

n) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

o) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;

p) Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể công ty; yêu cầu phá sản công ty;

q) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

3.2. Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp Đại hội đồng cố đông

Những vấn đề cần bàn tới tại những cuộc họp cổ đông được nêu trong Điều lệ của công ty và tại Điều 138 của Luật Doanh nghiệp 2020.

Các quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông gồm:

a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;

b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;

c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;

đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;

h) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;

i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;

k) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

l) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

m) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;

n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Những vấn đề được xem xét và thông qua trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm:

- Báo cáo tài chính hằng năm của công ty.

- Báo cáo của HĐQT đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh ở công ty.

- Báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý công ty của HĐQT, giám đốc hoặc tổng giám đốc.

- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại.

- Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

4. Những tài liệu mang đến cuộc họp

4.1. Những tài liệu mà người dự họp cần mang theo

Người dự họp cần mang theo những tài liệu sau:

- Chương trình họp.

- Tài liệu làm cơ sở.

- Văn bản ủy quyền (nếu có).

4.2. Những tài liệu mà người điều khiển cuộc họp cần mang theo

Chủ tịch, người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp, cần mang theo ít nhất một bản của một trong những tài liệu sau đây để khi cần tham khảo trong cuộc họp:

- Luật Doanh nghiệp.

- Điều lệ công ty.

- Mọi thỏa thuận bằng văn bản giữa tất cả các cổ đông về việc điều hành công ty (nếu có).

- Báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm cả năm trước và quý gần nhất của năm nay.

5. Tiến hành họp

5.1. Xác định số thành viên tham dự

Số thành viên tham dự là số lượng tối thiểu các ủy viên HĐQT hoặc cổ đông phải có mặt tại cuộc họp để cuộc họp được chính thức tiến hành. Nếu không đủ số thành viên tham dự, nghị quyết của cuộc họp sẽ không có hiệu lực và không được thực hiện.

Theo Điều 157 của Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp

Theo Điều 145 của Luật Doanh nghiệp, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông làn thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

5.2. Triệu tập họp và tiến hành cuộc họp

Theo quy định tại Điều 140 Luật Doanh nghiệp, người có thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có thể là:

- HĐQT.

- Ban kiểm soát (trong trường hợp HĐQT không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định).

- Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty (trong trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định).

Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa các cuộc họp do HĐQT triệu tập; trường hợp chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp; trường hợp không có người có thể làm chủ tọa thì thành viên HĐQT có chức vụ cao nhất điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp trong số những người dự họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp.

5.3. Hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Theo quy định tại Điều 146, chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm họp trong các trường hợp sau đây:

- Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp;

- Phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết;

- Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp;

Thời gian hoãn tối đa không quá ba ngày làm việc, kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc.

Trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp Đại hi đồng cổ đông trái với quy định nêu trên, Đại hội đồng cổ đông bầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc và hiệu lực các biểu quyết tại cuộc họp đó không bị ảnh hưởng.

5.4. Biểu quyết tại cuộc họp HĐQT

Trong cuộc họp HĐQT, mỗi ủy viên HĐQT có một phiếu biểu quyết. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của chủ tịch HĐQT.

5.5. Biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua tại cuộc họp khi được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận.

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.

Trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi chỉ được thông qua nếu được số cổ đông ưu đãi cùng loại dự họp sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành hoặc được các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành trong trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

6. Biên bản

6.1. Người viết biên bản

Chủ tọa cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

6.2. Nội dung cần có trong biên bản

Biên bản cuộc họp phải mô tả rõ ràng mọi nghị quyết được thông qua trong cuộc họp.

Điều 158 Luật Doanh nghiệp quy định biên bản cuộc họp phải bao gồm những nội dung chính sau:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh.

- Mục đích, chương trình và nội dung họp.

- Thời gian, địa điểm họp.

- Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do.

- Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp.

- Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp.

- Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến.

- Các quyết định đã được thông qua.

- Họ, tên, chữ ký của tất cả thành viên hoặc đại diện theo ủy quyền dự họp.

6.3. Ký biên bản

Bản dự thảo biên bản được gửi cho những người dự họp để họ soát lại. Khi mọi người đã cho ý kiến của mình về việc bổ sung sửa đổi biên bản sao cho chính xác hơn, biên bản cuối cùng phải được chủ tịch hội đồng và thư ký hoặc tất cả những người tham dự ký.

Chủ tọa và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp HĐQT.

6.4. Gửi biên bản sau cuộc họp

Luật Doanh nghiệp quy định trong vòng 15 ngày từ ngày một quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, các bản sao quyết nghị đó phải được gửi tới các cổ đông có quyền dự họp.

6.5. Ghi biên bản trong Sổ biên bản

Theo quy định tại Điều 158 Luật Doanh nghiệp các cuộc họp của HĐQT phải được ghi trong Sổ biên bản. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp HĐQT và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

SOURCE: TẠP CHÍ NHÀ QUẢN LÝ SỐ 39, THÁNG 9 NĂM 2006 - MỸ LY (Theo Mekong Capital và Luật Doanh nghiệp 2005)

(MKLAW FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo và có thể một số thông tin pháp lý đã hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)

>> Xem thêm:  Tư vấn thành lập công ty nước ngoài cung cấp dịch vụ xin visa du học, visa định cư và cung cấp thông tin tại Việt nam ?

4. Tư vấn xác lập biên bản họp hội đồng quản trị ?

Kính gửi Luật sư, Công ty luật sư Minh Khuê! Em hiện đang có một vài thắc mắc liên quan đến Biên bản họp hội đồng quản trị của công ty cổ phần khi tham gia vay vốn ngân hàng.
Với yêu cầu khi doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn ngân hàng, thì yêu cầu về mặt pháp lý là doanh nghiệp cần cung cấp các giấy tờ như điều lệ, đăng ký kinh doanh, thông tin về chủ tịch hội đồng quản trị, ngoài ra có biên bản họp Hội đồng quản trị về việc thực hiện phương án vay vốn, thế chấp tái sản, ủy quyền đại diện ký kết với ngân hàng. Như vậy, biên bản họp hội đồng quản trị có ý nghĩa như thế nào về mặt pháp luật? Em đang hiểu, với việc các thành viên trong hội đồng quản trị (những người trong ban lãnh đạo DN) thống nhất ý kiến thì khoản vay này đã được thông qua các thành viên trong doanh nghiệp mà không phải do bất kỳ ai đó tự quyết, doanh nghiệp đảm bảo nghĩa vụ của mình về khoản vay đó với ngân hàng.
Luật sư có thể giải thích rõ hơn giúp em về ý nghĩa của Biên bản họp hội đồng quản trị này không, thưa Luật sư?
Em xin chân thành cảm ơn!
Người gửi: N.H.G

Tư vấn xác lập biên bản họp hội đồng quản trị ?

Luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến gọi: 1900.6162

Trả lời:

Theo tinh thần của Luật Doanh nghiệp năm 2020, một số hợp đồng vay có giá trị (tỷ lệ cụ thể được quy định trong điều lệ) của doanh nghiệp vay phải có sự đồng ý của hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị của bên vay. Một cách rộng hơn, hoạt động vay hay ký kết các hợp đồng đảm bảo liên quan đến các giao dịch tại Doanh nghiệp cần có ý kiến thông quan cuộc hội đồng thành viên hay hội đồng quản trị mà điều này quy định trong Điều lệ của Doanh nghiệp. Theo Điều 60 và Điều 158 của Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định rằng chủ tọa và người ghi biên bản họp để thông qua một nội dung hoặc mục đích của cuộc họp, những người ký tên trên biên bản thì phải chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp.

"Điều 60. Biên bản họp Hội đồng thành viên

3. Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng thành viên tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và e khoản 2 Điều này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp. Người ký biên bản họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên..

Điều 158. Biên bản họp Hội đồng quản trị

3. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

Như vậy, để hiểu rõ hơn thì Biên bản họp hội đồng quản trị có ý nghĩa trong việc thông qua hợp đồng vay hay hợp đồng bảo đảm và được quy định chi tiết trong Điều lệ của Doanh nghiệp đó bạn nhé!

>> Xem thêm:  "Chú bé" sẽ thành “người khổng lồ”

5. Doanh nhân Việt đối mặt với sự thay đổi quản trị

Trong thập niên vừa qua, Việt Nam đã hình thành một khu vực doanh nghiệp tư nhân đông đảo về số lượng, và đã có những đóng góp quan trọng cho nền kinh tế. Nhiều doanh nghiệp đang trải qua cuộc “lột xác” từ công ty gia đình thành những tập đoàn lớn hay công ty đại chúng, đòi hỏi sự thay đổi trong quản trị.

Thuê quản trị giỏi và đào tạo thế hệ mới: cả hai đều khó

Theo một báo cáo mới đây của tổ công tác thi hành luật doanh nghiệp và đầu tư, UNDP, các nhà kinh doanh của Việt Nam đang phải đối mặt với thách thức hàng đầu là thu hút, giữ gìn và phát huy nguồn nhân lực cũng như sự thất thoát của những người có trình độ tay nghề cao, nhất là những cá nhân có nhiều khả năng tổ chức và điều hành. Tại các doanh nghiệp, việc tổ chức, phân công và mô tả công việc chưa hợp lý, dẫn đến không rõ trách nhiệm công việc, gây khó khăn trong đánh giá giá trị từng vị trí chức danh và hiệu quả công việc. Doanh nghiệp cũng chưa vận dụng được các phương pháp và kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại vào thực tiễn.

Doanh nhân Việt đối mặt với sự thay đổi quản trị

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162

Tính kế chuyển giao cơ nghiệp

Ông Nguyễn Văn Sinh, chủ tịch hội đồng quản trị tập đoàn Dapha cho biết, với 18 công ty con và số cổ phần sở hữu chiếm gần 50% trong mỗi công ty con, ông đang nuôi ước vọng truyền lại cơ nghiệp cho con cái bằng cách đầu tư cho con đi học bài bản ở các nước Âu, Mỹ, đồng thời tuyển dụng nguồn nhân lực giỏi để đạt hiệu quả trong quản trị.

Ông Sinh cho rằng, ba người con của ông khi trưởng thành sẽ có vị trí trong công ty và đó là bệ phóng ban đầu để họ có chỗ khởi nghiệp và thi thố tài năng. Còn giữ và phát triển được đến đâu thì tuỳ thuộc vào bản lĩnh của họ.

Do vậy, ông Sinh cho con học ở những trường nổi tiếng ở Mỹ, tạo điều kiện cho theo học những nhà quản lý giỏi và từng bước tập cho dấn thân vào công việc.

Ông Lương Vạn Vinh, chủ công ty hoá mỹ phẩm Mỹ Hảo cũng cho con đi học các chuyên ngành quản trị kinh doanh, hoá học, luật… Hiện ông Vinh đã giao cho người con trai lớn Lương Tuấn Hùng giữ chức vụ tổng giám đốc công ty. Nhưng ông Vinh vẫn đang ngày ngày nắm quyền điều hành chính và truyền cho con các kinh nghiệm. Ông Vinh chia sẻ: “Con tôi còn thiếu kinh nghiệm thương trường, và cách xử lý công việc còn quá hiền”.

Theo ông Vinh, việc trả lương thật cao để thuê người giỏi về làm việc không khó, nhưng vấn đề là khó tìm người đứng đầu giỏi toàn diện, có khả năng điều phối và kết hợp được những người giỏi chuyên môn để cùng nhau đưa công ty phát triển. “Để làm được điều này, kiến thức thôi không đủ, mà các con tôi phải có kinh nghiệm, sự từng trải và sự nhạy bén nên phải có quá trình năm đến mười năm nữa…”

Có chức, không có quyền

Nhiều doanh nghiệp cũng đã dám thuê những người quản trị giỏi cùng cả êkíp khi doanh nghiệp của họ lớn lên, cần có thay đổi về cung cách quản trị. Trong cuộc giao thời, đã xảy ra nhiều mâu thuẫn.

Ông Lê, chuyên gia kinh doanh và tiếp thị đã từng làm việc cho một số doanh nghiệp Việt Nam với mức thu nhập gần tỉ đồng/năm kể: “Khi tôi làm việc cho một doanh nghiệp nhựa, con trai ông chủ vừa du học ở nước ngoài về và đang tiếp quản công ty từ cha mẹ. Anh ta bảo là muốn trở thành công ty hàng đầu thế giới trong ngành sản xuất nhựa. Dù đánh giá rất cao tham vọng của anh ta, nhưng ngay sau đó tôi đã rời công ty vì biết điều này không khả thi và không có cơ sở để thực hiện”.

Bà Nguyễn H., hiện đang giữ chức phó tổng giám đốc công ty sản xuất thực phẩm ở Bình Dương chia sẻ: “Khi làm giám đốc tiếp thị cho một tập đoàn thương mại có trụ sở trên đường 3.2, dù được cấp quyền duyệt chi trong giới hạn, nhưng trước mỗi lần ký đều phải trình qua em gái tổng giám đốc. Có lần cầm tờ đề nghị chi tiền của tôi, bà này nói rằng: bộ tiền chùa đâu mà chi lắm thế. Tôi trao đổi lại với tổng giám đốc, ông này tìm cách xoa dịu chứ không giải quyết vấn đề. Tôi bèn thôi việc”.

Khó dung hoà

Công ty cổ phần giấy Sài Gòn đã trải qua giai đoạn công ty gia đình, công ty trách nhiệm hữu hạn và nay là công ty cổ phần. Ông Cao Tiến Vị, chủ tịch hội đồng quản trị công ty cho rằng khi tìm được tổng giám đốc giỏi, trả lương thật cao, chia sẻ các quyền lợi công ty với họ nhưng bản thân họ vẫn mang tâm lý người làm thuê và sẵn sàng rời bỏ công ty ra đi khi có xung đột. Còn người lãnh đạo (chủ), dám xả thân vì công ty lại thiếu kiến thức nên khó dẫn dắt công ty phát triển nhanh và mạnh.

Do vậy nếu công ty có sự kết hợp giữa người sáng lập (hoặc thế hệ kế thừa) có tâm huyết và chấp nhận dấn thân cho sự nghiệp phát triển bên cạnh đội ngũ nhân sự cấp cao có tài quản trị hiện đại, xây dựng công ty thành hệ thống là ưu việt hơn cả. Nhưng ông Vị cũng cho rằng, khó để làm điều đó vì giữa tình cảm và cách quản trị hệ thống lạnh lùng không dễ tìm được tiếng nói chung.

Theo Ehow

(MKLAW FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo và có thể một số thông tin pháp lý đã hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)

---------------------------------------------

>> Xem thêm:  Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, tư vấn thành lập công ty nhanh tại Hà Nội