1. Quy định chung về đăng ký doanh nghiệp

Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh của bạn, bạn có thể lựa chọn khởi đầu việc kinh doanh của mình thông qua thành lập hẳn một doanh nghiệp hoặc phát triển trước việc kinh doanh dưới hình thức một hộ kinh doanh trước sau đó mới mở rộng ra thành lập doanh nghiệp, cho dù lựa chọn theo phương án nào thì việc đăng ký thành lập một doanh nghiệp sẽ luôn là một điểu kiện cần thiết để bạn thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Do đó, tìm hiểu các kiến thức về đăng ký doanh nghiệp sẽ giúp bạn chọn lựa được chính xác loại hình doanh nghiệp mà mình mong muốn và thậm chí bạn cũng có thể tự mình thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp cho bản thân để tiết kiệm chi phí.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, bạn có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp theo một trong 04 loại hình gồm:

  • Doanh nghiệp tư nhân;
  • Công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc nhiều thành viên);
  • Công ty hợp danh; hoặc
  • Công ty cổ phẩn.

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm khác biệt nhau và mang đến cho chủ sở hữu doanh nghiệp các quyển, nghĩa vụ và công cụ tài chính khác nhau.

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những hồ sơ thủ tục thành lập khác nhau. Tuy nhiên, sau khi thành lập và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tất cả các doanh nghiệp cần phải thực hiện những công việc sau đây để đảm bảo về mặt hoạt động của doanh nghiệp.

2. Khai và nộp lệ phí môn bài

Theo quy định của pháp luật hiện hành, sau khi được thành lập, doanh nghiệp của bạn có nghĩa vụ phải thực hiện thủ tục khai và nộp lệ phí môn bài như sau:

Bước 1: Trước tiên, doanh nghiệp phải lập tờ khai lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật (Tờ khai lệ phí môn bài theo Phụ lục kèm theo Nghị định số 139/2016/NĐ-CP của Chính phủ). Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng phẩn mểm khai thuế HTKK (hiện tai phiên bản mới nhất là HTKK 3.4.1) để thực hiện khai tờ khai thuế môn bài rồi kết xuất, sau đó đăng tải lên trang điện tử của Cục thuế.

Trong nội dung của tờ khai này, bạn phải xác định số tiền lệ phí môn bài mà doanh nghiệp mình mới thành lập phải nộp là bao nhiêu, cụ thể:

- Nếu doanh nghiệp của bạn có vốn điểu lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng (căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư) thì mức thu lệ phí môn bài được áp dụng là 3.000.000 VNĐ/năm;

>> Xem thêm:  Luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến qua điện thoại

- Nếu doanh nghiệp của bạn có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống (căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư) thì mức thu lệ phí môn bài được áp dụng là 2.000.000 VNĐ/ nám; và

- Trường hợp doanh nghiệp của bạn có thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (các hiện diện thương mại) thì mức thu lệ phí môn bài áp dụng cho các hiện diện thương mại này là 1.000.000 VNĐ/năm.

Thêm một lưu ý quan trọng cho bạn, mức lệ phí môn bài mà doanh nghiệp của bạn có nghĩa vụ phải nộp trong năm dương lịch đầu tiên sẽ có sự khác nhau tùy thuộc vào thời gian doanh nghiệp được thành lập. Theo đó, đối với những doanh nghiệp được thành lập trong 6 tháng đầu năm thì phải nộp lệ phí môn bài cho cả năm. Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp của bạn được thành lập trong thời gian 6 tháng cuối năm thì doanh nghiệp chỉ nộp 50% mức lệ phí môn bài của cả năm.

Bước 2: Doanh nghiệp viết giầy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước theo Mẫu số C1-02/NS Ban hành kèm theo Thông tư số 84/2016/ TT-BTC của Bộ Tài chính.

Bước 3: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu chính thức hoạt động, doanh nghiệp của bạn phải tiến hành nộp các giấy tờ chuẩn bị tại các bước nêu trên tại cơ quan thuế quản lý đối với doanh nghiệp mình.

Trường hợp doanh nghiệp của bạn đã thành lập nhưng chưa chính thức đi vào hoạt động thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp của bạn phải tiến hành khai và nộp các giấy tờ nêu trên tại cơ quan quản lý thuế quản lý trực tiếp của mình.

Bước 4: Doanh nghiệp phải nộp lệ phí trước bạ vào Kho bạc nhà nước tương ứng với cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp của bạn. Thời hạn nộp lệ phí môn bài đổng thời cũng tương ứng với thời hạn nêu tại Bước 3, tức chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đẩu chính thức hoạt động hoặc chậm nhất là ngày thứ 30 kể từ ngày được cẫp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

3. Thông báo sử dụng con dấu của doanh nghiệp

Con dấu được xem là “hình ảnh biểu tượng”, là dấu hiệu đặc biệt nhằm phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Ngoài ra, trong một số trường hợp do pháp luật quy định, doanh nghiệp cũng cần phải sử dụng con dấu để thực hiện các thủ tục hành chính như kê khai thuế, gửi đơn thư đến các cơ quan nhà nước, V.V.. Do đó, mặc dù Luật Doanh nghiệp không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dầu sau khi thành lập, việc sử dụng con dấu đối với doanh nghiệp hiện nay vẫn rất cẩn thiết và để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp của bạn vẫn nên có con dấu và thực hiện đẩy đủ thủ tục thông báo sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Iheo đó, sau khi doanh nghiệp bạn đã làm xong con dấu của mình tại một công ty có chức năng khắc dấu, bạn sẽ thực hiện thủ tục thông báo việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp của bạn đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp có trụ sở theo các bước như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp của bạn cần chuẩn bị và điền đầy đủ thông tin vào Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện theo mẫu quy định tại Phụ lục II -8 kèm theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT. Đồng thời, bạn cẩn chuẩn bị thêm tờ khai thông tin của người nộp hồ sơ.

>> Xem thêm:  Tư vấn xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp

Bước 2: Doanh nghiệp của bạn sẽ nộp hồ sơ đã chuẩn bị nêu trên tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Nếu Thông báo vể việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện của bạn hợp lệ thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho bạn và thực hiện việc đăng tải mẫu dấu của doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. Treo bảng hiệu công ty

Thưa luật sư, công ty chúng tôi thành lập từ năm 2019, đến nay được 2 năm. Sau khi đăng ký doanh nghiệp công ty tôi đặt trụ sở tại tòa nhà X ở Hà Nội. Hiện nay công ty tôi đã mở rộng quy mô và mở them một chi nhánh tại tòa nhà Y. Vậy, công ty chúng tôi có phải treo biển ở cả chi nhánh này không?

Trả lời:

Song song với việc chuẩn bị hồ sơ khai thuế gửi đến cơ quan thuế, doanh nghiệp phải treo biển công ty với các thông tin cơ bản đầy đủ của doanh nghiệp.

Việc treo biển là bắt buộc. Nếu doanh nghiệp không treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện... sẽ bị phạt tiền từ 10 đến 15 triệu đồng, hoặc nặng hơn là bị khóa mã số thuế. Quy định này dựa theo Điểm c Khoản 2, Điểm e Khoản 3, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Hãy cẩn thận với chi tiết nhỏ nhưng có thể gây hậu quả lớn này.

5. Mua chữ ký số điện tử

Hiện tại tất cả cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp phải kê khai thuế điện tử, nên chữ ký số là thứ bắt buộc doanh nghiệp nào cũng phải có. Ví dụ như, cơ quan thuế trên địa bàn Hà Nội đều tiếp nhận tờ khai lệ phí môn bài qua mạng. Tức là doanh nghiệp mới sẽ cần trang bị cho mình một chữ ký số (chữ ký điện tử) sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến hoặc kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính khác nếu có… mà không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty. Ngoài ra, hiện nay, chữ ký số còn có thể sử dụng trong các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Thủ tục đăng ký chữ ký số tại mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những yêu cầu khác nhau, tuy nhiên hồ sơ đăng ký cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

– Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động (bản sao công chứng)

>> Xem thêm:  Luật sư tư vấn quản trị nội bộ cho doanh nghiệp

– Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (bản sao công chứng)

– CMND của người đại diện pháp luật doanh nghiệp (bản sao)

Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo.

Trước khi giao dịch nộp thuế, doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế và được ngân hàng xác nhận thì mới có thể sử dụng.

6. Mở tài khoản công ty và thông báo số tài khoản ngân hàng

Mỗi doanh nghiệp sau khi thành lập đều cần có ít nhất một tài khoản ngân hàng để tích hợp nộp thuế điện tử hoặc thuận lợi cho giao dịch. Đặc biệt, hiện nay pháp luật quy định đối với các giao dịch của doanh nghiệp trên 20 triệu đồng đều phải thông qua chuyển khoản. Nếu doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện muộn thủ tục này sẽ phải chịu phạt như đối với thủ tục không kê khai thông tin thuế.

Sau khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng lên Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tốt nhất là trong vòng 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản. Việc này giúp cơ quan quản lý nắm thông tin và dễ dàng hơn trong kiểm soát các giao dịch phát sinh của doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng để giao dịch. Nhưng một tài khoản chỉ dùng cho một công ty, không dùng cho nhiều công ty khác.

7. Làm thủ tục phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn thiện 4 việc phía trên, doanh nghiệp cần lưu ý tới phát hành hóa đơn. Hiện nay, các doanh nghiệp mới đều được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hình thức hóa đơn giấy, vì theo Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định hạn cuối bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/11/2020. Có 2 loại hóa đơn doanh nghiệp cần quan tâm sau khi thành lập, đó là hóa đơn GTGT (hay còn gọi là hóa đơn VAT) và hóa đơn bán hàng trực tiếp, đều có thể sử dụng dưới 2 hình thức trên.

>> Xem thêm:  Luật thuế thu nhập doanh nghiệp là gì ? Chủ thể quan hệ pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp

Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn muốn phát hành sử dụng hóa đơn giấy thì phải soạn công văn xin đặt in hóa đơn lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Cơ quan này đồng ý thì doanh nghiệp mới liên hệ đơn vị in hóa đơn để chọn mẫu, in và phát hành được.

Dù sử dụng loại hóa đơn nào thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn và chỉ được sử dụng sau khi có sự chấp thuận của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

* Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn bao gồm:

- Quyết định sử dụng hóa đơn

- Thông báo phát hành hóa đơn

- Hóa đơn mẫu

>> Xem thêm:  Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì ? Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp

Các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Làm hóa đơn điện tử ở đâu?

Trả lời:

Hiện nay, có các phần mền sau được đánh giá cao về hóa đơn điện tử:

1. Phần mềm hóa đơn điện tử Invoice VNPT

2. Phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice Viettel

4. Phần mềm hóa đơn điện tử  ehoadon-BKAV

5. Hóa đơn điện tử meinvoice – Misa

Câu hỏi: Khái niệm chữ ký số?

Trả lời:

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Có thể dùng định nghĩa về chữ ký điện tử cho chữ ký số: Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Cũng có thể sử dụng định nghĩa rộng hơn, bao hàm cả mã nhận thực, hàm băm và các thiết bị bút điện tử.

Câu hỏi: Ý nghĩa của con dấu doanh nghiệp?

Trả lời:

Đối với con dấu của tổ chức được công nhận thành lập hợp pháp thì con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Vì vậy con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,...