Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật thuế của Công ty Luật Minh Khuê

Cách xử lý khi làm mất hóa đơn như thế nào?

Luật sư tư vấn luật thuế trực tuyến, gọi: 1900.6162

 

Trả lời:

 

Chào bạn,Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Căn cứ pháp lý:

Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng, hóa đơn dich vụ

Thông tư 10/2014/TT-BTC  Hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

>> Xem thêm:  Cá nhân có phải xuất hóa đơn khi cho thuê nhà không?

Nghị định 105/NĐ/2013/CP 

2. Nội dung tư vấn:

Vì theo thông tin bạn cung cấp thì chưa đủ cơ sở xác định ai là người sai trong trường hợp này vì thế chúng tôi xin được tư vấn và đưa các các trường hợp chi tiết như sau:

Tại Khoản 1, Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng, hóa đơn dich vụ của Bộ tài chính quy định:

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể bị phát cảnh cáo, hoặc phạt bằng tiền với các mức phạt khác nhau. Chi tiết như sau:

Trường hợp 1:  Bên Bán làm mất hóa đơn:

Khi bên bán làm mất hóa đơn chi tiết có các trường hợp như sau:

>> Xem thêm:  Tư vấn về việc xuất hóa đơn khi tham gia đấu thầu

Trường hợp 1.1:  Mất khi chưa  thông báo phát hành

Căn cứ vào khoản 3, điều 7, Thông tư 10/2014/TT-BTC như sau:

“3.Đối với hành vi không khai báo đúng quy định việc mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành.

a) Không xử phạt nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành được khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

b) Phạt cảnh cáo nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và có tình tiết giảm nhẹ; Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng nếu việc mất, cháy, hỏng, hóa đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế sau ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.”

Trường hợp 1.2:  Mất trước khi đã báo phát hành

Căn cứ vào Khoản 4, Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC như sau:

“4. Phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

>> Xem thêm:  Xuất hóa đơn sau khi nghiệm thu ? Cách xuất hóa đơn cho chi nhánh ?

Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.

b) Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định. Cùng với việc bị xử phạt, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn giao cho người mua.”

Lưu ý   + Doanh nghiệpcủa bạn làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc làm mất liên 2 đã lập nhưng người mua chưa nhận được thì áp dụng mức phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng

            + Doanh nghiệp làm mất liên 1, liên 3 đã lập thì bị xử phát theo Khoản 1, điều 12, Nghị định 105/NĐ/2013/CP quy định:

“Điều 12. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;

>> Xem thêm:  Xuất hóa đơn VAT 0% như thế nào ? Cách ghi hóa đơn chính xác

b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các  hành vi sau đây:

a) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị huỷ hoại.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;

b) Tiêu hủy tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.”

Nếu doanh nghiêp bạn tìm thấy hóa đơn trước khi cơ quan thuế ra quyết định xử phạt, thì không bị phạt tiền;

Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ, người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn bị sai và đã xóa bỏ kia, thì  người bán bị phạt cảnh cáo.

>> Xem thêm:  Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn dịch vụ, cách xuất và sử dụng hóa đơn theo quy định mới ?

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp bạn làm mất  liên 2, nhưng nếu như liên 2 này lập sai, doanh nghiệp đã lập hóa đơn thay thế thì doanh nghiệp chỉ bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức gộp nhiều lần mất hóa đơn êể báo cáo thì sẽ bị phạt như thông báo mất nhiều lần hóa đơn để bảo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn

Trường hợp mất hóa đơn đã lập có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán - doanh nghiệp bạn thuê thì bên bạn bị xử phạt

Trường hợp 1:  Bên Mua làm mất hóa đơn:

Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC quy định về hành vi vi phạm về sử dụng hóa đơn của người mua

"1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn.

Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán"

>> Xem thêm:  Hỏi về hóa đơn của chi nhánh mới thành lập ?

Kết luận: vì bạn chưa cung cấp đầy đủ các thông tin về chứng cứ chứng minh ai là người có lỗi trong việc này nên chúng tôi không thể khẳng định trách nhiệm thuộc về ai. Bạn có thể đối chiếu các trường hợp chi tiết trên để biết được doanh nghiệp mình thuộc vào trường hợp nào

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.                                  

Bộ phận Luật sư pháp luật thuế.

>> Xem thêm:  Điều chuyển tài sản tới chi nhánh hoạch toán độc lập có phải xuất hóa đơn không ?