>> Luật sư tư vấn pháp luật Thuế, gọi: 1900.6162

 

Trả lời:

1. Quy định pháp luật về chi phí nhân công

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 13, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn cấp hóa đơn do Cục Thuế đặt in quy định:

Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.”

Như vậy tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh, bán hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì Cơ quan Thuế không cấp hóa đơn. Như vậy, với cá nhân thực hiện công việc do doanh nghiệp thuê khoán không đăng ký kinh doanh thì cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này.

Ngoài ra căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điểm 2.4, Khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, quy định về những chi phí không được trừ, quy định:

“2.4.Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Căn cứ theo quy định trên, doanh nghiệp khi mua hàng hóa của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra. Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra. Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm. Thì doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo thông tư 78/2014/TT-BTC

Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên. Thì doanh nghiệp yêu cầu cá nhân liên hệ với chi cục thuế nơi cư trú để mua hóa đơn lẻ giao cho doanh nghiệp và kê khai nộp thuế theo quy định.

Như vậy có thể hiểu rằng nếu doanh nghiệp thuê cá nhân dạng hợp đồng thời vụ, hợp đồng giao khoán, hợp đồng dịch vụ …. Các loại hợp đồng không phải hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì phải khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân theo quy định tại Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC.

Nếu doanh nghiệp có thuê nhân công trên 100 triệu/năm thì phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Theo Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định về chính sách thuế GTGT và thuế TNCN đối với cá nhân cư trú có hoạt động từ kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh như sau:

"Đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân là tổng doanh thu từ kinh doanh trong năm dương lịch.”"

Theo đó, thuế phải nộp của những cá nhân có doanh thu từ kinh doanh (bao gồm hợp đồng thuê khoán) trên 100 triệu đồng trong năm dương lịch, phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN tính trên doanh thu của từng hợp đồng kinh doanh. Cụ thể :

Số thuế GTGT phải nộp

=

Doanh thu tính thuế GTGT

x

Tỷ lệ thuế GTGT

Số thuế TNCN phải nộp

=

Doanh thu tính thuế TNCN

x

Tỷ lệ thuế TNCN

Theo quy định tại Điểm d, khoản 2 điều 3 và điểm b khoản 2 Điều 2 Thông tư 92/2015/TT-BTC tỷ lệ tính thuế trên doanh thu của hợp đồng thuê khoán là:

Tỷ lệ thuế tính trên doanh thu gồm tỷ lệ thuế giá trị gia tăng và tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với từng lĩnh vực ngành nghề như sau:

Phân phối, cung cấp hàng hóa: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 1%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 0,5%.

Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 5%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 2%.

Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 3%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 1,5%.

Hoạt động kinh doanh khác: tỷ lệ thuế giá trị gia tăng là 2%; tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân là 1%.”

2. Hồ sơ đăng ký hoạch toán nhân công

Căn cứ các quy định trên, doanh nghiệp có phát sinh các khoản chi hợp đồng thuê khoán để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cần có những hồ sơ sau:

- Hợp đồng thuê khoán

- Bản sao chứng minh nhân dân của người lao động

- Bảng lương

- Phiếu chi/Hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng

- Biên bản bàn giao hạng mục đã hoàn thành

- Biên bản nghiệm thu

Ngoài ra theo công văn số 56620/CT-TTHT ngày 21/08/2017 của cục thuế TP.Hà Nội có hướng dẫn về chi phí thuê nhóm nhân công thi công lắp đặt. Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ xây dựng của 1 đội nhân công có 1 người đứng ra làm đội trưởng. Nếu đội trưởng là người đại diện ( theo ủy quyền ) thì doanh nghiệp khấu trừ 10 % thuế TNCN cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn. Nếu đội trưởng là cá nhân kinh doanh thì cá nhân đó phải mang hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, CMND. Đơn đề nghị cấp hóa đơn lên cơ quan thuế để mua hóa đơn lẻ sau đó sẽ xuất hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp thuế theo quy định.

 

3. Khái niệm chi phí hợp lý

Chi phí hợp lý là một khái niệm, mà nếu giải thích thì đây có thể hiểu là một loại chi phí được trừ khi kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên,...Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo pháp luật và thực tế hiện nay "Chi phí hợp lý" được hiểu là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động, doanh nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí văn phòng phẩm,.... Những chi phí này sẽ được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

Những chi phí trong doanh nghiệp được tính là chi phí hợp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:

- Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

- Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng, sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Thêm vào đó là các chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt;

- Các khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Đây là 3 điều kiện cơ bản để có thể xác định xem chi phí đó có phải là chi phí hợp lý hay không. Việc xác định đúng có phải là các khoản chi phí hợp lý hay không sẽ giúp cho kế toán có thể thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản của mình.

* Những lưu ý mà kế toán cần nắm bắt với việc tính chi phí hợp lý như sau:

- Khi chi phí hợp lý hay chi phí được trừ nhỏ hơn chi phí kế toán thì chúng ta sẽ cần phải giảm chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này sẽ đồng nghĩa với việc kế toán phải điều chỉnh việc tăng về lợi nhuận kế toán trước khi tính thuế.

- Trường hợp chi phí hợp lý (chi phí được khấu trừ) lớn hơn so với chi phí kế toán thì kế toán cần phải tăng chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này có nghĩa là kế toán sẽ cần phải giảm đi chi phí của lợi nhuận kế toán trước thuế.

Căn cứ theo quy định nêu trên, để được xác định là chi phí hợp lý thì các khoản chi cần đáp ứng các điều kiện cơ bản đó là: khoản chi đó có thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; các khoản chi cần phải có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật; các khoản chi đối với hoá đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên yêu cầu cần phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

 

4. Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý.

Trên thực tế không dễ dàng gì có thể xác định một cách chính xác nhất về các khoản chi phí có sự liên quan trực tiếp tới các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó pháp luật hiện hành quy định về các loại chi phí không được tính vào chi phí hợp lý, cụ thể trong Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTCvà được sửa đổi theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTCvà Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC, cụ thể như sau:

 

4.1 Chi phí liên quan tới các tài sản cố định.

Đối với tài sản cố định cần lưu ý:

- Chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào báo cáo tài chính. Vì thế khi thực hiện việc điều chỉnh các chi phí được trừ thì sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi, không được phép sửa đổi nguyên giá của các tài sản cố định.

- Thời gian khấu hao được xem là điểm khác biệt giữa nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ thuế. Do vậy điều này ảnh hưởng đến sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế.

 

4.2 Các chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công.

Người lao động, nhân viên là bộ phận bắt buộc cần phải có trong mỗi công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vì thế chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ là các khoản chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp. Với các loại chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công không được coi là chi phí hợp lý hay sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể gồm 3 loại như sau:

- Các loại chi phí về lương, thưởng, phụ cấp,....không được quy định hay thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng tại hợp đồng lao động hay bất kỳ một quy chế tài chính nào.

- Các khoản chi phí phát sinh nhưng lại chưa thực sự chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán thuế của kế toán.

- Các chi phí bị vượt quá mức khoán được quy định như các loại tiền mua văn phòng phẩm; chi phí công tác; trợ cấp,....

 

4.3 Chi phí liên quan đến các chi phí lãi vay.

Chi phí này không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan đến các khoản chi phí lãi vay sẽ thường rơi vào những trường hợp như sau: Công ty, doanh nghiệp chưa thực hiện việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian. Vì thế chi phí lãi vay trong trường hợp này sẽ không được coi là phần chi phí hợp lý và sẽ không được thực hiện việc khấu trừ trong khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

 

4.4 Chi phí liên quan đến sự chênh lệch của tỷ giá.

Đối với việc chênh lệch về ty giá sẽ được chia thành hai trường hợp cụ thể như sau:

- Sự chênh lệch tỷ giá đã được thực hiện ở trong kỳ: Trường hợp này sẽ không có sự chênh lệch trong quy định về cách ghi nhận giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh để thực hiện điều chỉnh là không có. Vì thế lợi nhuận kế toán sẽ được tính bằng lợi nhuận thuế.

- Sự chênh lệch tỷ giá chưa được thực hiện trong kỳ: Với trường hợp này có thể phân thành hai loại:

+ Chi phí phát sinh từ các khoản phải trả có gốc là ngoại tệ. Với loại này cũng không có các quy định về cách ghi nhận giữa kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh điều chỉnh cũng không có, lợi nhuận thuế và lợi nhuận kế toán có giá trị như nhau.

+ Chi phí từ các mục tiền tệ và các khoản thu có gốc ngoại tệ: Dựa trên các quy định về thuế của lãi/lỗ thì sẽ không cần phải chịu thuế vì thế sẽ có sự chênh lệch cũng như khác biệt trong kế toán và thuế. Do vậy việc điều chỉnh là rất cần thiết.

 

4.5 Các loại chi phí khác.

Những chí này có thể là các loại chi phí sau:

- Các loại chi phí dịch vụ như thuê văn phòng,....nhưng không có hóa đơn cụ thể;

- Các chi phí mua đồ dùng văn phòng nhưng không có hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế;

- Các khoản chi phí về dự phòng tổn thất tài sản, các khoản nợ khó đòi và không được trích lập theo quy định;

- Các chi phí dùng cho việc tài trợ nhưng không đúng theo quy định của pháp luật.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê