ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẾN TRE
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 06/2013/CT-UBND

Bến Tre, ngày 26 tháng 09 năm 2013

CHỈ THỊ

VỀVIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE

Thời gian qua công tác văn thư, lưutrữ trên địa bàn tỉnh có sự chuyển biến tích cực và từng bước đi vào nền nếp;giá trị tài liệu lưu trữ được phát huy góp phần đảm bảo bí mật nhà nước và kịpthời cung cấp thông tin phục vụ tốt cho việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo,duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan,đơn vị chưa thực hiện tốt quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữdẫn đến nhiều hạn chế như: Đăng ký, quản lý văn bản chưa đúng theo hướng dẫn;việc ứng dụng công nghệ - thông tin và đầu tư thiết bị phục vụ cho công tác vănthư, lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, chưa bố trí kho bảo quản tài liệu; tài liệutích đống qua nhiều năm chưa được thu thập, xử lý có nguy cơ hỏng, thất thoátcao. Nguyên nhân chủ yếu là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa có sự quan tâmđúng mức; người làm văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêucầu chuyên môn; việc cập nhật, triển khai, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện cácquy định về công tác văn thư, lưu trữ chưa kịp thời.

Để đảm bảo thực hiện tốt các quyđịnh của pháp luật về văn thư, lưu trữ, khắc phục những hạn chế nêu trên vàtừng bước nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Ủyban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngànhtỉnh, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức kinh tế, tổ chứcchính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường,thị trấn thực hiện tốt những nội dung sau:

a) Tăng cường công tác tuyêntruyền, phổ biến, triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn vềcông tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lýnhằm nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí công tác văn thư, lưu trữ và giá trịcủa tài liệu lưu trữ, đồng thời tổ chức thực hiện quy định của pháp luật vềcông tác văn thư, lưu trữ.

b) Bố trí người trực tiếp làm vănthư, lưu trữ phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch văn thư, lưu trữ.Trường hợp trái ngành phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tối thiểutrình độ sơ cấp. Thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương và các loại phụ cấp tráchnhiệm, độc lập, bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm công tác văn thư, lưu trữtheo quy định của pháp luật.

c) Tăng cường ứng dụng công nghệ -thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

d) Rà soát, ban hành, sửa đổi, bổsung các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị chophù hợp với pháp luật hiện hành như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, danhmục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, bảng thờihạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và các văn bản hướng dẫn khác.

đ) Bảo vệ bí mật nhà nước trongcông tác văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiêm túc Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày vănbản hành chính; quản lý chặt chẽ con dấu, đăng ký, quản lý văn bản, tổ chức lậpvà nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồsơ vào lưu trữ cơ quan, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động củaHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn; nộp lưu hồ sơ có giá trịvào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011.

e) Bố trí kho bảo quản an toàn tàiliệu lưu trữ; định kỳ tổ chức thu thập, chỉnh lý, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu theođúng quy định của pháp luật.

g) Hàng năm, các cơ quan, đơn vịlập dự toán kinh phí phải bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ; phảigiải quyết dứt điểm tài liệu tích đống qua nhiều năm.

h) Thực hiện đúng chế độ báo cáo,thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định; lập cáccông cụ tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ như: hồ sơ phông, mục lục hồ sơ, sổnhập, sổ xuất, sổ theo dõi khai thác tài liệu lưu trữ.

2. Sở Nội vụ:

a) Triển khai Chỉ thị đến các cơquan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh; hướng dẫn, theo dõi và tổ chức sơ,tổng kết việc thực hiện Chỉ thị; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh những khó khăn,vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện để kịp thời giải quyết.

b) Phối hợp với các sở, ngành tỉnhcó liên quan:

- Tổ chức điều tra, khảo sát và lậpquy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Bến Tre đến năm 2020 trên cơ sở căncứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệtQuy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

- Hàng năm, khảo sát nhu cầu thựctế và tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao kỹ năng nghiệpvụ cho người làm văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;

- Tăng cường kiểm tra, hướng dẫnnghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Tài chính:

Hàng năm cân đối ngân sách, bố tríkinh phí đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, ưutiên bố trí kinh phí để giải quyết tài liệu tích đống và cải tạo, nâng cấp kholưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu thủtrưởng các sở, ban, ngành tỉnh, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, tổchức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chứcxã hội - nghề nghiệp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Chủ tịchỦy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện nghiêm Chỉ thị này.

Chỉ thị này có hiệu lực sau 10 ngàykể từ ngày ký và thay thế Chỉ thị số 09/2002/CT-UB ngày 30 tháng 5 năm 2002 củaỦy ban nhân dân tỉnh Bến Tre về việc tiếp tục tăng cường công tác văn thư, lưutrữ./.

Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp;
- Văn phòng Chính phủ;
- Website Chính phủ;
- TT.TU, TT.HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Đoàn đại biểu Quốc hội;
- Các sở, ban, ngành tỉnh;
- Đơn vị vũ trang nhân dân;
- Các tổ chức xã hội, xã hội - nghề nghiệp;
- Các tổ chức chính trị-xã hội nghề nghiệp;
- Tổ chức kinh tế; đơn vị sự nghiệp;
- UBND huyện, thành phố;
- UBND các xã, phường, thị trấn;
- Sở Tư pháp (để tự kiểm tra);
- Chánh, các Phó Chánh VP.UBND tỉnh;
- Báo Đồng Khởi, Đài PT-TH tỉnh;
- Website tỉnh Bến Tre;
- Trung tâm Công báo;
- Phòng Tiếp công dân (niêm yết);
- NC: TH, HC-TC, TT. Tin học VP.UBND tỉnh;
- Lưu: VT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Võ Thành Hạo