UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
*****

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******

Số: 09/2007/CT-UBND

Kon Tum, ngày 05 tháng 12 năm 2007.

CHỈ THỊ

VỀVIỆC CHẤN CHỈNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ GIẢM VĂN BẢN, GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH TRONG HOẠTĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH KON TUM.

Trong thời gian qua, công tácvăn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hànhchính Nhà nước của tỉnh đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ. Tuy nhiên,vẫn còn một số cơ quan, đơn vị hành chính của tỉnh còn chưa thực hiện tốt cácquy định về công tác văn thư; việc gửi văn bản, tài liệu tuỳ tiện, lãng phí,gây nhiều khó khăn, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo,điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước.

Để tăng cường công tác văn thưvà nhằm giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động củacác cơ quan hành chính nhà nước, đưa việc phát hành và sử dụng văn bản, giấy tờhành chính đi vào trật tự, nền nếp. Uỷ ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban,ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã:

Quán triệt và chấp hành nghiêmtúc Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác vănthư; Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việcgiảm văn bản, giấy tờ hành chính trong các cơ quan hành chính Nhà nước; Thôngtư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuyêntruyền, giáo dục cán bộ, công chức thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trongcông tác in ấn, sao chụp và phát hành các loại văn bản; khuyến khích phát huysáng kiến trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính.

Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ củacơ quan, bố trí hợp lý số lượng cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách; cánbộ làm công tác văn thư phải đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức vănthư theo quy định.

Việc đóng dấu văn bản phải thựchiện nghiêm túc theo quy định, không được đóng dấu khống chỉ; toàn bộ các vănbản đi phải được đóng dấu ngay sau khi đã nhân bản đúng số lượng quy định,không được thực hiện việc đóng dấu các bản chính lưu tại văn thư theo tuần,tháng, năm.

Hạn chế việc gửi văn bản để báocáo, thay báo cáo, để biết và không gửi văn bản vượt cấp. Chú trọng đến việcxây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại cơ quanmột cách hợp lý và khoa học. Văn bản gửi phải là bản chính; nội dung và thểthức đúng quy định; gửi đúng địa chỉ, đúng thời gian; gửi đúng cấp có tráchnhiệm xử lý và chỉ gửi một bản duy nhất. Khi ban hành văn bản, giấy tờ hànhchính phải sử dụng đúng hình thức văn bản bảo đảm phù hợp với nội dung côngviệc cần giải quyết.

2. Việc ban hành văn bản quyphạm pháp luật phải tuân thủ đúng quy trình, thủ tục của Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của HĐND-UBND. Cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản quy phạmpháp luật phải là cơ quan có thẩm quyền trình ban hành văn bản theo quy định.Trước khi đề xuất ban hành văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan chủ trì soạnthảo phải trao đổi với cơ quan tư pháp cùng cấp về sự cần thiết của việc banhành văn bản, trừ trường hợp đã được đưa vào kế hoạch ban hành văn bản hàngnăm. Phải thực hiện nghiêm túc việc lấy ý kiến thẩm định tính pháp lý đối vớidự thảo văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan tư pháp cùng cấp trước khi trìnhban hành. Văn bản quy phạm pháp luật phải được đánh số và lưu trữ riêng.

3. Những nhiệm vụ Uỷ ban nhândân tỉnh giao cho nhiều cơ quan thực hiện, trong đó một cơ quan chủ trì, thìvăn bản gửi UBND tỉnh phải có ý kiến đồng trình. Trường hợp có những ý kiếnkhác nhau, cơ quan chủ trì phải ghi rõ những ý kiến đó và có ý kiến đề xuất đểUBND tỉnh xem xét, quyết định. Trong quá trình trao đổi, các sở, ban, ngành gửivăn bản cho nhau để giải quyết công việc thì không cần gửi văn bản đó để báocáo UBND tỉnh.

Đối với những văn bản trình UBNDtỉnh để xin chủ trương, đơn vị chủ trì phải làm việc với các ngành liên quan trướckhi trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.

4. Các cơ quan phải ứng dụngcông nghệ thông tin vào xử lý văn bản, từng bước thay thế việc dùng văn bản,giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết các công việc có liênquan. Những cơ quan đã nối mạng tin học, sớm thực hiện việc gửi, trao đổi và xửlý văn bản trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan, tổ chức khác thông quamạng tin học.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vịhành chính có trách nhiệm quản lý, hạn chế sao chụp văn bản quy phạm pháp luật.Tăng cường khai thác văn bản quy phạm pháp luật qua Công báo Chính phủ, Côngbáo UBND tỉnh và các Website công báo khác. Thực hiện việc lập cơ sở liệu trênmạng để tra cứu, sử dụng chung trong nội bộ cơ quan.

5. Văn phòng Uỷ ban nhân dântỉnh có trách nhiệm:

Tổ chức hướng dẫn việc thực hiệncông tác văn thư - lưu trữ cho các cơ quan hành chính của tỉnh theo quy định.

Chỉ tiếp nhận công văn, tài liệugửi đến của các cơ quan, đơn vị có nội dung đúng thẩm quyền giải quyết của UBNDtỉnh. Huỷ bỏ hoặc không xử lý những văn bản giới thiệu năng lực của tổ chức, sảnphẩm; quảng cáo hàng hoá dịch vụ; mời du lịch, tham quan, hội thảo của các tổchức mang tính chất dịch vụ. Trả lại những văn bản vượt cấp, không đúng thể thứcvăn bản, không đúng quy trình xử lý, không đúng thẩm quyền giải quyết của UBNDtỉnh. Nếu phát sinh hậu quả do văn bản gửi trả thì cơ quan gửi sai phải chịutrách nhiệm.

Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tracác sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã của tỉnh thực hiện Chỉthị này./.

Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ; - Thường trực Tỉnh uỷ;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch và các PCT UBND tỉnh;
- Cục Kiểm tra văn bản - BTP;
- Cục VT và LT Nhà nước;
- UB MTTQVN tỉnh;
- VP TU, VP Đoàn ĐBQH tỉnh, VP HĐND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành, đoàn thể;
- HĐND và UBND các huyện, thị xã;
- Lưu VT-Công báo tỉnh-TCHC.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Hà Ban