ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH GIA LAI
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 11/2013/CT-UBND

Gia Lai, ngày 07 tháng 11 năm 2013

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNGCƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH GIA LAI

Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001, cácvăn bản hướng dẫn thi hành của Trung ương và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày19/3/2007 của UBND tỉnh về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ, công tác văn thư, lưu trữ nhà nước trên địa bàn tỉnh trong thời gian quađã từng bước đi vào nề nếp; đa phần các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnhthực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toànvà phục vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Từ đó góp phần nâng cao hiệulực, hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảoquốc phòng – an ninh trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, bên cạnh các mặt đã được, công tácvăn thư, lưu trữ nhà nước trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại, cụ thể: mộtsố cơ quan, đơn vị và địa phương trong tỉnh chưa nhận thức đầy đủ tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; đội ngũcông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ các cấp còn thiếu về sốlượng và yếu về chuyên môn nghiệp vụ; cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bịchưa đáp ứng yêu cầu; kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạnchế; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn nhiềubất cập; việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưutrữ lịch sử thực hiện chưa nghiêm; tài liệu tồn đọng qua nhiều năm chưa đượcthu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, khai thác đúng quy định, có nguy cơ hưhỏng, thất thoát; việc cập nhật và triển khai các văn bản quy phạm pháp luật,hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ chưa kịp thời...

Để tiếp tục phát huy những mặt đã đạt được, khắcphục kịp thời những hạn chế, bất cập trong thời gian qua; đồng thời, đảm bảothực hiện đúng các quy định mới ban hành, sửa đổi, bổ sung của pháp luật về vănthư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011 (có hiệu lực thi hành từ ngày01/7/2012, thay thế Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan..., Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban ngành tỉnh, tổchức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp,tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệpvà đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,thị xã, thành phố triển khai thực hiện một số nội dung sau:

1. Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo, phổbiến, quán triệt và triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo,hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ; tổ chức và thực hiện nghiêm các quyđịnh của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước; Hàng năm, bố trí kinhphí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ; Ban hành, sửa đổi, bổ sung các vănbản, biểu mẫu, sổ sách cho phù hợp với pháp luật về văn thư, lưu trữ như: Quychế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ cơ quan;Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan...

Riêng Sở Nội vụ có trách nhiệm chủ động tham mưuUBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo trong công tác văn thư, lưu trữ nhànước; Danh mục thành phần tài liệu các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữlịch sử tỉnh; Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh đến năm 2020; Đề án chỉnhlý tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sửtỉnh; Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư, lưu trữ; phấn đấu đến năm 2020, các cơ quan, tổ chức và địaphương trong tỉnh sử dụng phần mềm chuẩn để quản lý văn bản và tra tìm hồ sơ,tài liệu trên máy vi tính. Triển khai thực hiện văn bản điện tử trong trao đổigiữa các cơ quan nhà nước hoặc các cơ quan nhà nước với các doanh nghiệp, cánhân.

3. Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biênchế làm công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viênchức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Phấn đấu đến năm 2015không còn cơ quan, tổ chức và địa phương nào chưa bố trí công chức, viên chứcvăn thư, lưu trữ hoặc bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ không đảm bảotiêu chuẩn ngạch theo quy định. Tăng cường công tác đào tạo, tập huấn, bồidưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ. Thực hiệnchế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ngành nghề đặc thùvà các chính sách ưu đãi khác đối với người làm văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật hiện hành.

4. Chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư,lưu trữ theo quy định của pháp luật. Tăng cường kiểm tra việc quản lý văn bảnđi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sửtỉnh.

5. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việcgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh. Chú trọngcông tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnhviễn. Phấn đấu đến năm 2020, các cơ quan, tổ chức và địa phương phải giải quyếtxong tình trạng tài liệu còn tồn đọng qua nhiều năm chưa được thu thập, chỉnhlý, thống kê, bảo quản tại các Kho lưu trữ theo đúng quy định.

6. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nướcthuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ trữ lịch sử tỉnh khi chia, tách, sáp nhập, giảithể hoặc tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp thì toàn bộ hồsơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, doanhnghiệp phải được thu thập, chỉnh lý, thống kê và bàn giao vào Lưu trữ cơ quan,Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo theo quy định của pháp luật.

7. Lập kế hoạch xây dựng mới hoặc cải tạo, nângcấp để bố trí phòng, kho lưu trữ chuyên dụng (kho lưu trữ tài liệu) đảm bảo cácyêu cầu, tiêu chuẩn quy định của nhà nước đối với kho lưu trữ phù hợp với nhucầu của từng loại hình cơ quan, đơn vị, tổ chức, nhằm đáp ứng tốt và kịp thờiviệc khai thác, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị; mua sắm các trangthiết bị chuyên dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Xây dựng các công cụtra cứu để phục vụ tốt các nhu cầu nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệulưu trữ. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão, phòngchống côn trùng, nấm mốc, bảo quản an toàn tài liệu tại các phòng, kho lưu trữ.Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quảnan toàn, quản lý, khai thác tốt tài liệu lưu trữ.

8. Thực hiện nghiêm túc, đúng quy định chế độthông tin, báo cáo, nhất là báo cáo thống kê tổng hợp định kỳ, đột xuất về côngtác văn thư, lưu trữ. Kết quả công tác văn thư, lưu trữ là một trong những tiêuchí đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Giao Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướngdẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư,lưu trữ gắn với việc thực hiện Chỉ thị này; thường xuyên theo dõi, tổng hợp vàkịp thời báo cáo, đề xuất UBND tỉnh xem xét, giải quyết đối với những vấn đềvướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện; đồng thời, định kỳ tổ chức sơkết, đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nhà nước trên địa bàntỉnh.

Chỉ thị này thay thế Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày19/3/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai và có hiệu lực thi hành sau 10(mười) ngày kể từ ngày ký ban hành./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Phạm Thế Dũng