ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH THUẬN
*****

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******

Số: 12/2007/CT-UBND

Phan Rang-Tháp Chàm, ngày 14 tháng 11 năm 2007

CHỈ THỊ

VỀVIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Trong thời gian qua công tác vănthư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố, các phòng, ban và Ủy ban nhân dâncác phường, xã đạt kết quả nhất định, đã giúp Ủy ban nhân dân thành phố,phường, xã và các phòng, ban quản lý, chỉ đạo điều hành, tham mưu phát triểnkinh tế, xã hội và công tác an ninh, quốc phòng trên địa bàn thành phố PhanRang - Tháp Chàm.

Tuy nhiên còn một số cơ quan, cánhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Việcquản lý theo dõi công văn đến và công văn đi chưa chặt chẽ; một số văn bản củaỦy ban nhân dân thành phố, các phòng ban, nhất là của Ủy ban nhân dân phường,xã ban hành về hình thức, thể thức, bố cục nội dung chưa đúng quy định. Chưalập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ, chủ yếu là lưu trữ tài liệu; Ủy ban nhândân nhiều phường, xã chưa bố trí phương tiện và kho lưu trữ. Cán bộ văn thư,lưu trữ một số nơi chưa nắm chắc và thực hiện đúng quy định về công tác vănthư, lưu trữ. Tình hình trên đã ảnh hưởng đến công tác quản lý, chỉ đạo, điềuhành của Ủy ban nhân dân thành phố, phường, xã và công tác tham mưu của một sốphòng, ban.

Để khắc phục tình trạng trên, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nềnếp, tiếp tục thực hiện tốt Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/03/2007 của Thủ tướng Chínhphủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Ủy ban nhândân thành phố Phan Rang - Tháp Chàm yêu cầu thủ trưởng các phòng, ban của thànhphố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã thực hiện các nội dung chủ yếunhư sau:

1. Thủ trưởng các cơ quan, Chủtịch Ủy ban nhân dân phường, xã tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ, Chỉ thị số05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ để cán bộ - côngchức, nhất là thủ trưởng cơ quan, đơn vị, công chức soạn thảo văn bản và vănthư lưu trữ nhận thức đầy đủ tầm quan trọng, thực hiện đúng quy định của Nhànước về công tác văn thư lưu trữ.

2. Đối với công tác văn thư, cầnthực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đến và văn bản đi.

2.1 Văn thư Văn phòng Hội đồngnhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố khi tiếp nhận văn bản đến, đăng ký vàtrình văn bản; khi người có trách nhiệm có ý kiến chỉ đạo giải quyết bằng vănbản hoặc phiếu chuyển kèm theo phôtô văn bản đến cơ quan tham mưu hoặc cơ quancó trách nhiệm giải quyết, văn bản gốc được lưu lại văn thư; đồng thời ChánhVăn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đã chuyển;

2.2 Các văn bản do các phòng,ban thành phố tham mưu, Chánh Văn phòng và Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹthuật trình bày đúng quy định trước khi trình Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) Ủyban nhân dân thành phố giải quyết và khi ban hành văn bản cần ghi số, ngày thángnăm của văn bản;

2.3 Khi văn bản của các phòng,ban tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố cần kèm đầy đủ các tài liệu cầnthiết có liên quan thành hồ sơ công việc (ít nhất là 2 bộ hồ sơ); sau khi Chủtịch (hoặc Phó Chủ tịch) Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết, Văn thư Vănphòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố lưu 1 bộ hồ sơ gốc và cácphòng, ban tham mưu có trách nhiệm lưu 1 bộ hồ sơ để tiếp tục theo dõi côngviệc trên;

2.4 Về thể thức, hình thức và kỹthuật trình bày văn bản, nội dung, bố cục phải thực hiện đúng thẩm quyền vàtheo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ.

3. Đối với công tác lưu trữ cầnthực hiện đúng quy định về lưu trữ theo hồ sơ công việc, tài liệu của từng cơquan, đơn vị và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ hiện hành về nộp hồ sơ, tài liệulưu trữ vào lưu trữ.

3.1 Hằng năm Văn phòng Hội đồngnhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố có kế hoạch tham mưu Ủy ban nhân dân thànhphố chỉ đạo việc các cơ quan, đơn vị trực thuộc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đểlưu trữ.

Từ nay đến hết năm 2008, ChánhVăn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố bố trí cán bộ để giảiquyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang tồn đọng trong kho lưu trữ chưađược phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữliệu phục vụ việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ. Định kỳ tham mưu Chủ tịchỦy ban nhân dân thành phố tổ chức tiêu hủy các tài liệu hết giá trị trong kholưu trữ đúng theo quy định;

3.2 Thủ trưởng các phòng, bancủa thành phố phải chỉ đạo thực hiện chặt chẽ về công tác lưu trữ hồ sơ, tàiliệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúng quy định vào kho lưu trữ của Vănphòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố. Trước mắt từng phòng, banphải bố trí tủ riêng dành đựng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.

4. Hội đồng nhân dân các phường,xã tập trung kiểm tra và có biện pháp chấn chỉnh về công tác văn thư, lưu trữđúng theo quy định. Đến năm 2010, Ủy ban nhân dân các phường, xã đều có kho lưutrữ.

5. Chánh Văn phòng Hội đồng nhândân - Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì, phối hợp với Phòng Tư pháp, Phòng Nộivụ - Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố có kế hoạch tham mưu Ủy bannhân dân thành phố trong việc bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ đối với cán bộ,nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ các phòng, ban và Ủy ban nhân dân cácphường, xã.

6. Các cơ quan, đơn vị từng bướcứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Thủ trưởng các phòng, ban củathành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã có trách nhiệm thực hiệnnghiêm nội dung Chỉ thị này. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhândân thành phố thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và báo cáo kết quả thựchiện, những vướng mắc để Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo giải quyết.

Chỉ thị này có hiệu lực sau 7ngày kể từ ngày ký./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Trần Minh Nam