ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KIÊN GIANG

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1917/CT-UBND

Kiên Giang, ngày 11 tháng 9 năm 2014

CHỈ THỊ

VỀVIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KIÊN GIANG

Qua thời gian triển khai và thựchiện Luật Lưu trữ năm 2011, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh cónhiều chuyển biến tích cực như: Công tác triển khai, tuyên truyền được các cấp,các ngành quan tâm, từ đó nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của tài liệulưu trữ được nâng lên; việc khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ thiết thực chonhiệm vụ biên tập lịch sử, nghiên cứu hoạch định chiến lược, chính sách pháttriển kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh trên địa bàn tỉnh. Đội ngũ côngchức, viên chức và nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm đàotạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ; phòng, kho lưu trữ, thiết bị để bảoquản tài liệu được đầu tư, nâng cấp; công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm đượcquan tâm thực hiện; tài liệu tích đống nhiều năm được chỉnh lý… Kết quả đạtđược đã góp phần tích cực tăng cường quản lý nhà nước đối với công tác văn thư,lưu trữ trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.

Tuy nhiên, qua công tác kiểm tratại một số cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện cho thấy việctriển khai, thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ vẫn cònkhó khăn, hạn chế như: Nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưutrữ trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chưa đầy đủ nên việc bố tríphòng, kho bảo quản tài liệu chưa được tốt; tài liệu tích đống vẫn còn nhiều cơquan, đơn vị chưa chỉnh lý; nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn chậmtheo quy định; cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ chưa đượcđào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, có nơi chưa được hưởng chế độ độchại, phụ cấp độc hại bằng hiện vật theo quy định; văn bản hành chính đã banhành chưa đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày, sai thẩm quyền, nội dung thiếuchặt chẽ,…

Để khắc phục những mặt còn tồntại, hạn chế trong thời gian qua nhằm tăng cường có hiệu quả việc quản lý nhànước của sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trong lĩnhvực văn thư, lưu trữ góp phần thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ và các quy định củapháp luật về văn thư, lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Tiếp tục triển khai, quán triệtvà thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản thi hành đến toànthể cán bộ, công chức, viên chức. Ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các quyđịnh về văn thư, lưu trữ, quy chế công tác văn thư, lưu trữ, danh mục hồ sơ,bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị theo quyđịnh của pháp luật.

2. Bố trí cán bộ, công chức, viênchức ổn định, có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưutrữ; thực hiện tốt chế độ phụ cấp độc hại và phụ cấp độc hại bằng hiện vật chocán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ (kể cả người làm công tác lưutrữ kiêm nhiệm và những nơi chưa có kho lưu trữ).

3. Chỉ đạo bộ phận văn thư của cơquan, đơn vị, kiểm tra chặt chẽ các văn bản hành chính khi phát hành, không đểxảy ra trường hợp văn bản phát hành sai thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trìnhbày.

4. Quy định trách nhiệm của côngchức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và xem đây là tiêu chí để bìnhxét thi đua hàng năm.

5. Thực hiện các chế độ nộp lưu hồsơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bố trí phòng, kho lưu trữ (tối thiểu 20m2) vàcác trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

6. Tăng cường ứng dụng công nghệthông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến;phục vụ tốt việc khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ khi cần thiết.

7. Bố trí kinh phí để xử lý tàiliệu tích đống, đặc biệt là đối với các cơ quan, đơn vị được phân kỳ theo Đề ángiải quyết tài liệu tích đống tỉnh Kiên Giang, giai đoạn 2013 - 2017 đồng thờilựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh(Chi cục Văn thư - Lưu trữ) theo quy định của Luật Lưu trữ.

8. Giám đốc Sở Nội vụ:

- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnhban hành các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm trađôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các ngành và địa phương; xâydựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, công chức, viên chức làm công tác vănthư, lưu trữ;

- Chuẩn bị các điều kiện (bố trícán bộ, kho tàng, phương tiện) để tiến hành thu tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộplưu từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư -Lưu trữ;

- Theo dõi, báo cáo kết quả triển khaithực hiện của các cơ quan, đơn vị, địa phương, đề xuất khen thưởng kịp thờinhững đơn vị đạt thành tích xuất sắc đồng thời đề xuất xử lý nghiêm những đơnvị, địa phương vi phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Giám đốc các sở, Thủ trưởngcác ban, ngành cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhândân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức triển khai quán triệt nội dung Chỉ thịnày, hàng năm báo cáo kết quả thực hiện tại đơn vị, địa phương về Ủy ban nhândân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) trước ngày 15/11.

Chỉ thị này thay thế Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cườngchỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ./.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Đặng Tuyết Em