ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 25/2014/CT-UBND

Tiền Giang, ngày 30 tháng 10 năm 2014

CHỈ THỊ

VỀVIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

Ngày 17tháng 5 năm 2012, Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành Chỉ thị số 16/2012/CT-UBND về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnhTiền Giang. Sau hơn 02 năm thực hiện, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàntỉnh đã đạt được một số kết quả nhất định, như: lãnh đạo các cơ quan, đơn vị,địa phương đã quan tâm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; kho lưutrữ được cải tạo, nâng cấp, sửa chữa; tài liệu lưu trữ được chỉnh lý và bảo vệ,bảo quản an toàn đáp ứng tốt yêu cầu quản lý, điều hành của các cơ quan, tổchức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội.

Bên cạnh nhữngkết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh còn hạn chế,yếu kém như: một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành hoặc chậm ban hành các vănbản quản lý, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quy trình quản lý,giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại một số đơn vị chưa đúng quy định của phápluật, còn hiện tượng để thất lạc hồ sơ, văn bản; một số văn bản có sai sót vềthể thức và kỹ thuật trình bày; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu củamột số đơn vị chưa thật đầy đủ, kịp thời; việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư, lưu trữ chưa thực sự hiệu quả.

Nguyên nhânchủ yếu của những hạn chế, yếu kém nêu trên do thủ trưởng một số đơn vị chưaquan tâm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ như là một công cụ phụcvụ chỉ đạo, điều hành; đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưutrữ đa số là kiêm nhiệm; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêucầu theo quy định; ởcấp xã bố trí người không chuyên trách làm công tác văn thư,lưu trữ; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, đặc biệtlà kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh chưa được xây dựng; kho bảoquản tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức chưa đáp ứng được yêu cầu.

Để thựchiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; khắcphục những hạn chế, yếu kém nêu trên, đồng thời tăng cường hiệu lực, hiệu quảquản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại các cấp, các ngành, địa phương, Ủy bannhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Thủtrưởng các sở, ban, ngành tỉnh, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chứcxã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhândân; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công, thịxã Cai Lậy (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) và các cá nhân, tổ chức kháccó liên quan thực hiện tốt các nội dung sau:

a) Tăng cường bổ sung, sắp xếp công chức, viên chức cótrình độ về công tác văn thư, lưu trữ để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ. Đốivới những cơ quan, tổ chức đã bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư,lưu trữ nhưng không đúng chuyên ngành đào tạo thì phải được tập huấn, bồi dưỡngvề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; các xã, phường, thị trấn bố trí chức danh Vănthư, Lưu trữ, Thủ quỹ theo đúng Quyết định số 29/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12năm 2010 của UBND tỉnh quy định số lượng, chức danh cán bộ chuyên trách, côngchức cấp xã; số lượng, chức danh và một số chế độ, chính sách đối với nhữngngười hoạt động không chuyên trách ở các xã, ấp, khu phố trên địa bàn tỉnh TiềnGiang. Thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương và các loại phụ cấp cho công chức,viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

b) Căn cứ các quy định của pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các văn bảnnhư: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Hướngdẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Danhmục hồ sơ, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ…

c) Chỉ đạo bộ phận văn thư quản lý văn bản đi, văn bản đếnphải chặt chẽ theo quy trình tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đối với văn bản đi không phát hành những văn bảnsai thẩm quyền hoặc thể thức văn bản; văn bản đến phải chuyển cho bộ phận, cánhân có trách nhiệm giải quyết để lập hồ sơ công việc; văn thư không lưu vănbản đến;

d) Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV xem đây là mộttrong những tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cho cán bộ, công chức, viênchức; xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyếtxong từ các bộ phận vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn và thủ tục quy định;chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị (cóthời hạn bảo quản vĩnh viễn) giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quyđịnh của Luật Lưu trữ;

đ) Lập kế hoạch và dự toán kinh phí cho việc chỉnh lý tàiliệu tồn đọng của cơ quan, đơn vị mình nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tàiliệu tồn đọng chưa được chỉnh lý theo Quyết định số 2076/QĐ-UBND ngày 10 tháng9 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọngtại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang (giai đoạn 2013 - 2020). Đếnnăm 2020, các cơ quan, đơn vị phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còntồn đọng, tích đống;

e) Căn cứ điều kiện và tình hình thực tế của cơ quan, tổchức bố trí diện tích phù hợp (tối thiểu 20 m2) làm kho lưu trữ; mua sắm đầy đủcác trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưutrữ. Tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống nấm mốc, côn trùngtại các kho lưu trữ;

g) Xây dựng và hoàn thiện công cụ tra tìm tài liệu lưu trữnhư: Mục lục hồ sơ; ban hành Quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;Lập sổ sử dụng bản lưu theo Phụ lục XI của Thông tư số 07/2012/TT-BNV nhằm pháthuy giá trị tài liệu lưu trữ;

h) Đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học côngnghệ, nhất là công nghệ thông tin, công nghệ hóa sinh trong việc quản lý, bảoquản và khai thác tài liệu lưu trữ, không để xảy ra mất mát, thất lạc, hư hỏnghoặc tài liệu bị xuống cấp, nhất là đối với những tài liệu đặc biệt quý hiếm;

i) Hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thựchiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ,tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânxã, phường, thị trấn;

k) Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơquan, đơn vị đúng thủ tục, trình tự theo quy định tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcvề việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

l) Thực hiện nghiêm việc báo cáo thống kê về công tác vănthư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữvà tài liệu lưu trữ;

m) Tổ chức thực hiện Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND ngày 15tháng 4 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang;

n) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để từng bướchiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ;

o) Thực hiện chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công táctrong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; không cung cấp hoặc đểlọt cho các tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về hồsơ, văn bản tài liệu đã và đang xử lý.

2. Sở Nộivụ có trách nhiệm

a) Tổ chức triển khai Chỉ thị này đến các cơ quan, đơn vịcó liên quan, thường xuyên hướng dẫn, định kỳ tổ chức sơ kết tình hình triểnkhai thực hiện Chỉ thị; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh những vấn đề vướng mắc,khó khăn, phát sinh để kịp thời giải quyết;

b) Phối hợp với các sở, ban, ngành tỉnh có liên quan đẩynhanh tiến độ triển khai thực hiện dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng củatỉnh;

c) Tổ chức triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản có liênquan đến công tác văn thư, lưu trữ;

d) Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh;

đ) Thẩm tra"Danh mục tài liệu hết giá trị" của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộplưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang;

e) Thường xuyên tổ chức tậphuấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý và côngchức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngànhtỉnh; cấp huyện; cấp xã và tổ chức các đoàn đi học tập, khảo sát công tác vănthư, lưu trữ ở các cơ quan trong nước;

g) Đưa các nội dung về thựchiện công tác văn thư, lưu trữ vào chuyên đề thi đua cải cách hành chính hàngnăm.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm

a) Phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện “Đề án chỉnh lý tàiliệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Tiền Giang giai đoạn2013 - 2020”;

b) Xem xét, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàngnăm cho các cơ quan, đơn vị, địa phương theo tiến độ công việc đểthựchiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư kinh phí cho việccải tạo, nâng cấp mở rộng kho đủ diện tích và các điều kiện để bảo quản an toàntài liệu.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, tổ chức chính trị xãhội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinhtế và các đơn vị vũ trang; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổchức quán triệt nội dung Chỉ thị đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức vàngười lao động trong cơ quan, đơn vị, địa phương, tạo ra sự thống nhất trongnhận thức và triển khai thực hiện có hiệu quả Chỉ thị này.

Chỉ thị nàycó hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Chỉ thị số16/2012/CT-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang vềviệc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Khang