1. Khái niệm chứng từ thương mại

Chứng từ thương mại là giấy tờ liên quan đến hoạt động thương mại. Chứng từ thương mại là những văn bản chứa đựng các thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm, là cơ sở cho việc giải quyết các vấn đề liên quan tới quan hệ thương mại quốc tế và thanh toán quốc tế.

Chứng từ thương mại gồm hoá đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, các giấy tờ liên quan tới quyền sở hữu đối với hàng hoá và các loại giấy tờ khác không phải là chứng từ tài chính. Chứng từ thương mại là loại giấy tờ cần thiết trong thanh toán quốc tế (Xem thêm: Chứng từ thanh toán).

2. Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ hàng hóa do Người bán, Nhà xuất khẩu lập ra trao cho người mua để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và để đòi tiền Người mua, Nhà nhập khẩu chuyển trả tiền.

Chức năng của hóa đơn thương mại:

- Là cơ sở cho việc tính thuế nhập khẩu và tính số tiền bảo hiểm

- Là công cụ tài trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu: khi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền.

- Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại.

Hóa đơn thương mại thường bao gồm những nôi dung sau:

- Ngày, tháng lập hóa đơn

- Tên, địa chỉ người mua, người bán

- Mô tả hàng hóa: Tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì..v.v…

- Ngày gửi hàng

- Tên tàu

- Ngày rời cảng

- Ngày dự kiến đến

- Cảng đi, Cảng đến

- Điều kiện giao hàng

- Điều kiện thanh toán

Các loại hóa đơn:

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá trị hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán,…

Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng xác định ở khâu dỡ hàng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.

Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.

Hóa đơn chi tiết (Detail invoice): Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân chia ra thành những mục rất chi tiết.

Hóa đơn hải quan (Custom's invoice): Là hóa đơn tính trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan bao gồm các khoản lệ phí hải quan, chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, không có giá trị như một yêu cầu đòi tiền, vì vậy ít được lưu thông.

Hóa đơn xác nhận (Cetified invoice): hóa đơn trong đó phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng hóa.

3. Vận đơn đường biển.

Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển cấp cho Người gửi hàng.

Tác dụng của vận đơn:

- B/L là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, thực hiện hợp đồng vận chuyển. Vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng, làm bằng chứng rằng người chuyên chở đã nhận hàng từ người gửi hàng tới chủng loại, số lượng và tình trạng hàng hóa như ghi trên vận đơn.

- B/L là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trong vận đơn, cho phép người nắm bản gốc của vận đơn nhận hàng hóa khi tàu cập bến.

- Làm căn cứ để khai hải quan, làm thủ tục xuất, hoặc nhập khẩu.

- Là một chứng từ trong Bộ chứng từ mà người bán gửi cho Người mua hoặc Ngân hàng thanh toán để thanh toán tiền hàng.

- Là chứng từ có thể cầm cố, mua bán (tính lưu thông của vận đơn)

Phân loại vận đơn đường biển:

Căn cứ vào tình trạng bốc xếp hàng hóa chia thành hai loại: vận đơn đã xếp hàng lên tàu và vận đơn nhận hàng để chở.

Căn cứ vào phê chú trên vận đơn chia thành: vận đơn hoàn hảo và vận đơn không hoàn hảo.

Căn cứ vào tính chất pháp lý về sở hữu hàng hóa: vận đơn gốc và vận đơn bản sao.

Nội dung của vận đơn:

Vận đơn được in sẳn theo mẫu. Vận đơn đường biển là tờ giấy gồm 2 mặt. Mặt trước vận đơn bao gồm các ô, cột in sẵn các tiêu đề để trống, với những nội dung cơ bản sau:

Ở mặt trước:

- Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển.(Agent)

- Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper, Consigner)

- Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee):

- Nếu là vận đơn đích danh: Ghi rõ tên người nhận hàng

- Nếu là vận đơn theo lệnh: Ghi “to order of consignee”, hoặc “to order of consigner”, hoặc “to order of name’s bank”.

- Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify Address)

- Tên tàu chở hàng (Vessel)

- Cảng xếp hàng (Port of Loading)

- Cảng bốc dỡ hàng (Port of Discharge)

- Tên cảng cuối cùng (Port of Destination)

- Khối lượng (Measurement)

- Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Bag mark and number)

- Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind package)

- Trọng lượng gộp (Gross weight)

- Trọng lượng tịnh (Net weight)

- Số bao (Number of bags)

- Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)

- Số lượng bản gốc (Number of original)

- Người lập vận đơn ký tên (Signature)

- Và một số ghi chú khác.

Ở mặt sau: Là những ghi chú về các điều khoản chuyên chở.

Các loại vận đơn:

- B/L đích danh (Straight Bill of Lading): Ghi rõ tên người nhận hàng

- B/L theo lệnh (To order Bill of Lading): Giao theo lệnh người gửi hàng, hoặc nhận hàng, hoặc Ngân hàng.

- B/L xuất trình (To Bearer Bill of Lading): Không ghi tên người nhận hàng hoặc theo lệnh, vì thế, hàng chỉ được giao cho người nào xuất tình vận đơn.

- B/L hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Không có ghi chú tình trạng khiếm khuyết của bao bì và hàng hóa.

- B/L không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading): Có những ghi chú bất thường về tình trạng bao bì,hàng hóa.

- B/L chở suốt (Through Bill of Lading): Sử dụng cho tàu chở hàng hóa trước khi đến cảng đích phải chuyển tải qua nhiều tàu khác nhau. Người vận tải đầu tiên phải ký phát vận đơn đại diện cho tất cả các chuyến đi đó và chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển còn lại đến cảng đích.

- B/L đi thẳng (Direct Bill of Lading): Dùng một tàu để chở trong toàn hành trình.

4. Phiếu đóng gói

Là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định.

Nội dung của phiếu đóng gói gồm: Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng. Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỷ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.

Phiếu đóng gói được lập thành 03 bản. Một bản gửi trong kiện hàng sao cho người nhận hàng khi cần kiểm tra hàng hóa trong kiện có thể thấy được ngay chứng từ để đối chiếu giữa hàng hóa thực tế và hàng hóa do người bán đã gửi. Bản thứ hai, dùng để tập hợp cùng với các bản của kiện hàng khác, làm thành một bộ đầy đủ toàn bộ các kiện hàng trong lô hàng người bán đã gửi. Bộ này được xếp trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện cho người nhận hàng dễ dàng kiểm tra các kiện hàng hoặc dễ dàng rút tỉa một số kiện hàng nào đó ra khỏi lô hàng. Bản thứ ba cũng lập thành 01 bộ để kèm chung với Hóa đơn thương mại trong Bộ chứng từ hàng hóa thanh toán, để xuất trình với Ngân hàng.

5. Giấy chứng thư xuất xứ

Là chứng từ xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do Nhà xuất khẩu, hoặc do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp, nếu như trong L/C có quy định. Tại Việt Nam, loại chứng từ này do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phát hành.

Chứng từ thương mại có 3 chức năng cơ bản:

- Xác định mức thuế nhập khẩu: đặc biệt trong trường hợp giữa các nước có dành cho nhau những quy chế ưu đãi về thương mại, thuế quan.

- Nhằm mục đích chính trị và xã hội: Những nước viện trợ thường yêu cầu nước nhận viện trợ nhập khẩu hàng hóa của nước mình thay vì nhậnm trực tiếp bằng tiền. Ngoài ra, một số nước cấm nhập khẩu hàng hóa từ một nước nhất định vì lý do chính trị. Trong những trường hợp đó, giấu chứng thư xuất xử phải được xuất trinhg cho cơ quan hải quan.

- Nhằm mục đích thị trường: nhà nhập khẩu thường ưa thích mua hàng có xuất xứ từ nước có truyền thống sán xuất hàng hóa uy tín và chất lượng.

Nội dung của Chứng thư xuất xứ gồm các các mục cơ bản gồm: Tên địa chỉ Nhà xuất khẩu, Nhà nhập khẩu, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng, Ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và xác nhận của Phòng thương mại về nơi sản xuất, xuất xứ của hàng hóa.

6. Một số chứng từ khác

- Giấy chứng nhận Phẩm chất/Số lượng/Trọng lượng/Bao bì/Mùa vụ: Do một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm. Tại Việt nam có nhiều cơ quan như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT, DAVI,…

- Bảo hiểm đơn: Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm trong quá trình chuyên chở hàng hóa.

- Giấy chứng nhận vệ sinh: (Sanitary Certificate) Là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm và giám định hàng hóa cấp.

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: (Phytosanitary Certificate) Là chứng từ do Cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm độc,…có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa hoặc ở nơi hàng đến.

- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: (Veterinary Certificate) Là chứng từ do Cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã tiêm chủng phòng bệnh.

- Tờ khai hải quan: Chủ hàng phải khai các chi tiết về hàng hóa trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục về giấy tờ hay về hàng hóa trong việc Nhập khẩu hay Xuất khẩu.

Luật Minh Khuê (tổng hợp & phân tích)