BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC THUẾ
********

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********

Số: 2664 TCT/AC
V/v chấn chỉnh công tác xác minh hóa đơn

Hà Nội, ngày 16 tháng 7 năm 2002

Kính gửi: Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương

Trong thời gian qua, công tác xácminh, đối chiếu hóa đơn để xác định chính xác số thuế GTGT được khấu trừ, đượchoàn trả theo quy định của Luật thuế GTGT đã được các Cục Thuế quan tâm và thựchiện tốt. Nhiều vụ vi phạm về sử dụng hóa đơn nhằm chiếm đoạt tiền thuế đã đượcphát hiện và xử lý kịp thời. Một số hành vi vi phạm trong sử dụng hóa đơn đãđược phát hiện qua công tác xác minh hóa đơn như: Sử dụng hóa đơn đã có thôngbáo mất; dùng hóa đơn gỉa để bán hàng hóa; ghi khống doanh số và tiền thuế; bánhóa đơn cho đơn vị khác sử dụng... Tuy nhiên, việc yêu cầu và trả lời yêu cầuxác minh hóa đơn của các Cục Thuế cũng có một số nhược điểm cần được khắc phụcnhư:

1/ Xác minh hóa đơn là một khâu rấtquan trọng, quyết định đến số tiền thuế được khấu trừ, được hoàn trả đối vớitừng doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến số thu ngân sách Nhà nước, nhưng việc tổchức theo dõi thực hiện chưa được cơ quan Thuế chú ý đúng mức nên kết quả cònhạn chế:

- Việc phân công thực hiện xác minhhóa đơn ở các Cục Thuế, Chi cục Thuế không thống nhất dẫn đến tuỳ tiện, bê trễkéo dài, có trường hợp 3-4 tháng không trả lời kết quả xác minh.

- Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơnkhông ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết để xác minh: Không ghi rõ loại hóa đơn(mẫu số 01 GTKT-3LL hay 01 GTKT-2LN; mẫu số 02 GTTT-3LL hay 02 GTTT-2LN), khôngghi rõ ký hiệu vùng phát hàng hóa đơn (-B hay -N), không ghi rõ số tiền bánhàng hóa, dịch vụ hoặc thuế GTGT của hóa đơn cần xác minh. Do vậy, kết quả xácminh thiếu chính xác, thời gian xác minh kéo dài.

- Trên cùng một phiếu yêu cầu xácminh ghi quá nhiều đối tượng nộp thuế có hóa đơn cần xác minh, số tiền bán hànghóa, dịch vụ hoặc số tiền thuế GTGT cần xác minh quá nhỏ... đã làm cho việcphân loại, tra cứu gặp nhiều khó khăn.

- Việc theo dõi tình hình yêu cầu xácminh và trả lời kết quả xác minh chưa được tập trung về một đầu mối. Do vậy,không tổng hợp được số liệu về tình hình yêu cầu xác minh, trả lời xác minh vàkết quả xử lý vi phạm trong kỳ.

2/ Công tác xác minh hóa đơn và xử lývi phạm được phát hiện qua xác minh chưa được phối hợp tốt giữa các địa phương,các đơn vị có liên quan:

- Qua xác minh đã phát hiện đơn vị sửdụng hóa đơn có hành vi vi phạm nhưng đơn vị yêu cầu xác minh không thông báokết quả xử lý vi phạm cho đơn vị trả lời yêu cầu xác minh để phối hợp xử lý.

- Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơnkhông ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ hoặc số thuế GTGT, do vậy đơn vị xácminh không phát hiện kịp thời sai phạm của các đơn vị sử dụng hóa đơn.

Để làm tốt công tác xác minh hóa đơn,đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm tra, khấu trừ thuế, hoàn thuế GTGT, Tổngcục Thuế yêu cầu Cục Thuế các địa phương thực hiện đúng các quy định sau:

1/ Các đơn vị lập Phiếu yêu cầu xácminh và trả lời kết quả xác minh hóa đơn phải thực hiện theo đúng mẫu quy định(có mẫu phiếu kèm theo): Mỗi phiếu chỉ lập để xác minh một loại hóa đơn (hóađơn GTGT mẫu số 01 GTKT-3LL hoặc 01 GTKT-2LN ...). Phiếu yêu cầu xác minh phảighi đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết của hóa đơn (mẫu hóa đơn, ký hiệu va số hóađơn, tiền bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thuế GTGT, tên và mã số thuế của đơn vị sửdụng hoặc nhận hóa đơn, ngày lập hóa đơn). Đơn vị nhận yêu cầu xác minh chỉthực hiện đối với Phiếu yêu cầu xác minh được lập đầy đủ các chỉ tiêu đúng mẫu.Nếu Phiếu yêu cầu xác minh không lập đủ chỉ tiêu, đơn vị nhận xác minh phảithông báo hoặc trao đổi lại với đơn vị yêu cầu xác minh để bổ sung cho đầy đủ.

2/ Các Chi cục Thuế, các Cục Thuếthực hiện việc xác minh hoặc yêu cầu xác minh phải mỏ sổ theo dõi tình hình trảlời yêu cầu xác minh và sổ theo dõi tình hình gửi yêu cầu xác minh theo đúngmẫu quy định (có mẫu sổ kèm theo). Việc báo cáo kết quả xác minh được thực hiệntheo quý và năm. Chi cục Thuế tổng hợp, báo cáo Cục Thuế tình hình xác minh hóađơn của quý trước trong khoảng 10 ngày đầu của tháng đầu quý sau. Cục Thuế báocáo Tổng cục Thuế trong khoảng 20 ngày đầu của tháng đầu quý sau. Báo cáo tìnhhình xác minh hóa đơn của năm trước được thực hiện cùng thời điểm với báo cáocủa quý IV năm trước. Việc tổng hợp, báo cáo tình hình xác minh hóa đơn do TổQuản lý ấn chỉ Chi cục Thuế, Phòng Quản lý ấn chỉ Cục Thuế thực hiện (có mẫubáo cáo kèm theo).

3/ Thời hạn để thực hiện xác minh hóađơn là 15 ngày, kể từ ngày nhận được Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơn (Thời hạn15 ngày thay cho thời hạn 05 ngày quy định tại điểm X, Quy trình nghiệp vụ pháthành, quản lý, sử dụng hóa đơn ban hành kèm theo Quyết định số 1126 TCT/QĐ/ACngày 12/7/2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế). Nếu không thể thực hiện đúngthời hạn trên, đơn vị nhận yêu cầu xác minh phải thông báo bằng văn bản cho đơnvị yêu cầu xác minh biết và phải thực hiện trong thời gian nhanh nhất. Nếu pháthiện tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm trong sử dụng hóa đơn, đơn vị yêu cầuxác minh và đơn vị trả lời kết quả xác minh phải xử lý vi phạm và thông báo kếtquả xử lý cho các bên liên quan để phối hợp quản lý.

4/ Trong quá trình thực hiện, nếu cóvướng mắc, đề nghị các Cục Thuế gửi ý kiến về Tổng cục Thuế bằng công văn hoặcqua thư điện tử theo địa chỉ: Hop, Le Nguyen Hop (AC-TCT) hoặc Inhop @tct.gdt.gov.vn./.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG




Nguyễn Đức Quế

HƯỚNG DẪN

Lập phiếu yêu cầu xác minh, sổ theodõi tình hình xác minh
và báo cáo tình hình xác minh hóa đơn

I- Phiếu yêu cầu xác minh hóa đơn:

- Phiếu xác minh được lập riêng chotừng mẫu hóa đơn: 01GTKT-3LL hoặc 01GTKT-2LN hoặc 02 GTTT-3LL hoặc 02GTTT-2LNhoặc mẫu hóa đơn tự in của doanh nghiệp được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ký hiệu: Lập theo đúng ký hiệu trênsố hóa đơn xác minh.

- Phiếu yêu cầu xác minh ghi nội dungliên 2, đơn vị xác minh ghi kết quả xác minh là nội dung ghi trên liên 1 hoặcngược lại.

- Mẫu hóa đơn cần xác minh là 01GTKT-3LL (hoặc 01 GTKT-2LN) thì cột 6 và cột 9 ghi tiền thuế GTGT ghi trên hóađơn yêu cầu xác minh.

- Mẫu hóa đơn cần xác minh là 02GTTT-3LL (hoặc 02 GTTT-2LN) thì cột 6 và cột 9 ghi doanh thu (tiền bán hànghóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn yêu cầu xác minh).

- Mẫu hóa đơn cần xác minh là Hóa đơntự in của các doanh nghiệp: Cần ghi rõ là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT đểxác minh được chính xác.

- Nội dung khác cần ghi thêm: Những ýkiến khác không nêu được trong biểu thì ghi thêm vào phần này.

* Chú ý: Kích thước các cột cần thiếtkế phù hợp trước khi in.

II- Sổ theo dõi tình hình xác minhhóa đơn:

- Căn cứ để ghi Sổ GXM và NXM làPhiếu yêu cầu xác minh gửi đi và Phiếu yêu cầu xác minh gửi đến.

- Mẫu hóa đơn bao gồm:

+ 01 GTKT-3LL có thể viết tắt là 01-3LL

+ 01 GTKT-2LN có thể viết tắt là 01-2LN

+ 02 GTTT-3LL có thể viết tắt là 02-3LL

+ 01 GTTT-2LN có thể viết tắt là 02-2LN

+ Các mẫu hóa đơn tự in của các doanh nghiệp

- Ký hiệu: Lập theo đúng ký hiệu trênsố hóa đơn cần xác minh (ký hiệu ghi trên Phiếu yêu cầu xác minh).

- Ngày nhận kết quả (cột 12 của SổGXM): Ghi ngày tháng, theo dấu công văn đến của cơ quan Thuế gửi phiếu yêu cầuxác minh.

- Ngày trả lời xác minh (cột 12 củaSổ NXM): Ghi ngày, tháng theo công văn gửi đi của cơ quan Thuế trả lời xác minh.

- Cột 17, 18: Căn cứ vào quyết địnhxử lý của cơ quan có thẩm quyền khi có chênh lệch giữa liên 1 và liên 2 để ghi.

- Cột 19: Tổng cộng (cột 19 = cột 17+ cột 18)

- Cột 20: Ghi số đã thực nộp theotừng lần nộp, nếu đơn vị vi phạm nộp nhiều lần thì ghi thêm các lần nộp sau ởcột ghi chú.

* Chú ý: Kích thước các cột cần thiếtkế phù hợp trước khi in.

III- Báo cáo tình hình xác minhhóa đơn:

Căn cứ lập báo cáo: Lấy dòng cộngquý, năm trong Sổ theo dõi tình hình xác minh hóa đơn (mẫu số GXM và NXM).

1/ Phần gửi đi xác minh:

- Số lượng phiếu xác minh gửi đi: sốcuối cùng của cột 1 (STT) sổ GXM.

- Cột 5: Chênh lệch Tiền bán hàng (=cột 10 - cột 15, trong sổ GXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu(-).

- Cột 6: Chênh lệch thuế (= cột 11 -cột 16, trong sổ GXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu (-).

- Cột 7, 8, 9, 10, 11 lấy dòng cộngquý, năm trong sổ GXM.

2/ Phần nhận xác minh:

- Số lượng phiếu xác minh gửi đến: sốcuối cùng của cột 1 (STT) sổ NXM.

- Cột 5 chênh lệch Tiền bán hàng (=cột 10 - cột 15, trong sổ NXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu(-).

- Cột 6 chênh lệch thuế (= cột 11 -cột 16, trong sổ NXM), kết quả dương ghi dấu (+), kết quả âm ghi dấu (-).

- Cột 7, 8, 9, 10, 11 lấy dòng cộngquý, năm trong sổ NXM.

* Chú ý: Kích thước các cột cần thiếtkế phù hợp trước khi in.

MẪU BC: XMHĐ

CỤC THUẾ.............. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHI CỤC THUẾ............ Độclập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /XMHĐ

BÁO CÁO TÌNH HÌNH XÁC MINH HÓA ĐƠN

(Quý , năm 200...)

1- Phần gửi đi xác minh:

Gửi đi xác minh

Kết quả xác minh

Xử lý

Ghi chú

Số lượng phiếu XM gửi đi

Số lượng HĐ cần xác minh

Số lượng phiếu đã XM

Số lượng HĐ đã xác minh

Chênh lệch Tiền bán hàng (đ)

Chênh lệch thuế GTGT (đ)

Truy thu thuế (đ)

Phạt HC (đ)

Tổng cộng (đ)

Đã nộp NSNN (đ)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

I- Phần nhận xác minh:

Gửi đi xác minh

Kết quả xác minh

Xử lý

Ghi chú

Số lượng phiếu XM gửi đến

Số lượng HĐ cần xác minh

Số lượng phiếu đã XM

Số lượng HĐ đã xác minh

Chênh lệch Tiền bán hàng (đ)

Chênh lệch thuế GTGT (đ)

Truy thu thuế (đ)

Phạt HC (đ)

Tổng cộng (đ)

Đã nộp NSNN (đ)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

........... ngày tháng năm 200...

NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ TRƯỞNG CƠQUAN THUẾ

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên, đóng dấu)

MẪU: XMHĐ

CỤC THUẾ.............. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHI CỤC THUẾ............ Độclập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /XMHĐ

PHIẾU YÊU CẦU XÁC MINH HÓA ĐƠN

Kính gửi: CụcThuế......................

Hóa đơn cần xác minh mẫu số:01GTKT-3LL

STT

Ký hiệu hóa đơn

Hóa đơn số

Nội dung liên 2 hóa đơn

Nội dung liên 1 hóa đơn

Đơn vị bán hàng

Mã số thuế

Tiền bán hàng hoặc thuế GTGT (đ)

Đơn vị bán hàng

Mã số thuế

Tiền bán hàng hoặc thuế GTGT (đ)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Ví dụ:

1

AA/01-B

012345

Công ty TM Việt Hoàng

0100424387

2.395.000

Cty TNHH Đoàn kết

0100424380

2.395

2

BK/00-B

012346

Công ty TM Việt Hoàng

0100424387

1.550.000

Cty TNHH Thế Trung

0100424385

1.550.000

3

KL/01-B

012348

Công ty TM Việt Hoàng

0100424387

10.820.000

Cty TNHH Việt Phát

0100424383

3.750

Nội dung khác cần ghi thêm:

......, ngày tháng năm200... ......, ngày tháng năm 200...

THỦ TRƯỜNG ĐƠN VỊ YÊU CẦU XM THỦTRƯỞNG ĐƠN VỊ TRẢ LỜI XM

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

MẪU SỐ: GXM

Cục Thuế........

Chi cục Thuế................

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH GỬI YÊU CẦU XÁCMINH HÓA ĐƠN

STT

Phiếu XM

Đơn vị nhận yêu cầu XM

Nội dung liên 2

Ngày nhận kết quả

Nội dung liên 1

Xử lý vi phạm

Ghi chú

Số

Ngày

Mẫu HĐ

Ký hiệu

HĐ số

Đơn vị mua hàng

Mã số thuế

Tiền bán hàng (đ)

Thuế GTGT (đ)

Đơn vị mua hàng

Mã số thuế

Tiền bán hàng (đ)

Thuế GTGT (đ)

Truy thu (đ)

Phạt HC (đ)

Tổng cộng (đ)

Đã nộp NSNN (đ)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

MẪU SỐ: NXM

Cục Thuế........

Chi cục Thuế................

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH NHẬN YÊU CẦUXÁC MINH HÓA ĐƠN

STT

Phiếu XM

Đơn vị nhận đè nghị XM

Nội dung liên 2

Ngày trả lời XM

Nội dung liên 1

Xử lý vi phạm

Ghi chú

Số

Ngày

Mẫu HĐ

Ký hiệu

HĐ số

Đơn vị mua hàng

Mã số thuế

Tiền bán hàng (đ)

Thuế GTGT (đ)

Tên đơn vị bán hàng

Mã số thuế

Tiền bán hàng (đ)

Tiền thuế GTGT (đ)

Truy thu (đ)

Phạt HC (đ)

Tổng cộng (đ)

Đã nộp NSNN (đ)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21