BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
VĂN PHÒNG BỘ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------

Số: 321/VP
V/v Lập hồ sơ hiện hành của cán bộ, công chức

Hà Nội, ngày 19 tháng 05 năm 2008

Kínhgửi: Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

Để triển khai Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định số 111/2004/NĐ-CPngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ; Lãnh đạo Bộ đã có Chỉ thị số 1275/CT-BNN-VP ngày 12 tháng 5 năm 2008 v/v tăng cường quản lý và chỉ đạo côngtác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và giao cho thủ trưởngcác đơn vị tiến hành triển khai công tác Văn thư lưu trữ ở đơn vị mình, Vănphòng có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện.

Căn cứ Mục 3, Chương III Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác vănthư;

Căn cứ Quyết định số 15/2008/QĐ-BNN ngày 28 tháng 02 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNTban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ;

Để giúp cán bộ, công chức trongcác đơn vị thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữđơn vị; Văn phòng Bộ soạn thảo bản hướng dẫn các đơn vị phương pháp lập hồ sơhiện hành cụ thể như sau:

I. KHÁI NIỆM HỒ SƠ VÀLẬP HỒ SƠ:

1. Khái niệm về hồ sơ:

“Hồ sơ là một hoặc một tập cácvăn bản có liên quan đến nhau trong quá trình giải quyết một công việc cụ thểcủa cán bộ, công chức”.

2. Khái niệm về lập hồ sơ:

Lập hồ sơ là căn cứ vào chứcnăng nhiệm vụ, công việc cụ thể được giao, dựa trên một số đặc trưng phổ biếngiống nhau của văn bản như: đặc trưng vấn đề, vụ việc, tên gọi, tác giả, thờigian, địa dư (hoặc kết hợp các đặc trưng trên) để sắp xếp văn bản thành từngvấn đề, vụ việc hoặc từng tập văn bản để phục vụ giải quyết công việc hiệnhành, nộp lưu và tra cứu sau này.

II. PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ

Trong quá trình làm việc của cánbộ, công chức đã hình thành 02 loại hồ sơ:

1. Hồ sơ nguyên tắc:

- Hồ sơ nguyên tắc là những tàiliệu, văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước hoặc của Bộ đối với những lĩnh vực cụthể của hoạt động quản lý; các văn bản này liên quan trực tiếp đến chức năngquản lý nhà nước của các đơn vị là căn cứ giải quyết công việc của từng cán bộcông chức.

Ví dụ:

- Nghị quyết của Đảng, Chính phủvề chuyển đổi mô hình hợp tác xã;

- Quyết định, Chỉ thị của Thủtướng Chính phủ về giải quyết chính sách, chế độ đối với lao động dôi dư khisắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước.

- Các văn bản quy phạm pháp luậtcủa Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định về công tácVăn thư, Lưu trữ.

2. Phương pháp lập hồ sơnguyên tắc:

Tất cả các văn bản liên quan vớinhau theo những đặc trưng nhất định được đưa vào cùng một hồ sơ (cặp) và sắpxếp theo nguyên tắc: Văn bản nào có thời gian ban hành trước thì xếp trước, vănbản nào có thời gian ban hành sau thì xếp sau và ghi tiêu đề (hay nhãn cặp)theo các ví dụ sau đây:

+ Đặc trưng: Vấn đề (Nội dung)

+ Đặc trưng: Vấn đề - Thời gian

TÀI CHÍNH – GIÁ

Tập (Cặp) số


KHOA HỌC

 CÔNG NGHỆ

Tập số


Từ năm …..

Đến năm …..

+ Đặc trưng: Tên loại – Cơ quan

+ Đặc trưng Tên loại, cơ quan – Thời gian

QUYẾT ĐỊNH –
CHỈ THỊ CỦA
THỦ TƯỚNG
C.PHỦ

Tập số


QUYẾT ĐỊNH –
CHỈ THỊ
CỦA THỦ
TƯỚNG
C.PHỦ

NĂM …….

Tập số


Tùy theo số lượng văn bản, cánbộ, công chức có thể linh hoạt sắp xếp theo những đặc trưng khác nhau để đảmbảo quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho côngviệc.

Hồ sơ nguyên tắc được để tại cácđơn vị quản lý và sử dụng không căn cứ vào thời gian ban hành văn bản. Các đơnvị và các cán bộ quản lý trực tiếp phải định kỳ kiểm tra và loại hủy các vănbản đã hết hiệu lực hoặc đã được thay thế bằng một văn bản khác.

3. Hồ sơ công việc:

Hồ sơ công việc (vụ việc) lànhững tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ hoặcgiải quyết một công việc cụ thể của cán bộ, công chức. Ví dụ:

- Vụ Pháp chế: Hồ sơ tham giagóp ý xây dựng văn bản QPPL của các Bộ, ngành các văn bản do các Bộ, ngành gửiđến xin ý kiến và các văn bản trả lời) ...

- Vụ Tài chính: Hồ sơ kiểm kê vàthanh lý tài sản cố định ở các đơn vị thuộc Bộ năm 2008.

- Vụ TCCB: Tài liệu về kế hoạchđào tạo cán bộ, công chức của Bộ năm 2008 (các tờ trình, kế hoạch, văn bảnhướng dẫn, kết quả thực hiện …)

Tất cả các tài liệu hình thànhvà liên quan đến nhau trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể nêu trêncủa các đơn vị, cán bộ công chức đều phải đưa vào hồ sơ công việc.

4. Phương pháp lập hồ sơ côngviệc:

Căn cứ vào số lượng công việc(đầu việc); vào quý IV hàng năm, cán bộ, công chức phải dự kiến số lượng bìa,cặp hồ sơ dùng cho năm công tác mới, văn thư các đơn vị tập hợp lại để trìnhlãnh đạo đơn vị dự trù kinh phí để in ấn bìa cặp hồ sơ cho cán bộ, công chứccủa đơn vị mình.

Khi bắt đầu một năm công tác,cán bộ giải quyết công việc phải mở hồ sơ, ghi tiêu đề vào bìa hồ sơ (tiêu đềtạm) và đưa tất cả những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết các côngviệc cụ thể đó thành các hồ sơ (như đã nêu ở các ví dụ trên).

Cuối năm hoặc khi công việc đãgiải quyết xong cán bộ, công chức các đơn vị phải sắp xếp lại văn bản của mìnhtheo nguyên tắc. Văn bản nào hình thành trước thì xếp lên trên, văn bản nàohình thành sau thì xếp xuống dưới theo trình tự giải quyết văn bản (ngược vớicách xếp hồ sơ nguyên tắc). Khi lập hồ sơ cần đảm bảo các yêu cầu sau đây:

+ Nếu văn bản trong hồ sơ cònthiếu do mượn hoặc thất lạc thì cần thu về cho đầy đủ.

+ Loại bỏ những văn bản trùngthừa, những văn bản không liên quan hoặc xét thấy không cần thiết để lưu trữ.

+ Đánh số cố định trật tự vănbản trong hồ sơ hợp lý để thuận tiện cho việc tra tìm văn bản.

+ Viết mục lục bên trong vàchứng từ kết thúc hồ sơ (ghi theo mẫu và hướng dẫn tại bìa hồ sơ)

Sau khi kết thúc các bước trênthì ghi tiêu đề hồ sơ chính thức (đã chỉnh sửa), tiêu đề hồ sơ chính thức phảitóm tắt và thể hiện đầy đủ nội dung các văn bản bên trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơvà số, ký hiệu sẽ là cơ sở để tra tìm tài liệu tại Lưu trữ Bộ và Lưu trữ Quốcgia sau này.

Ngoài nhóm tài liệu thuộc hồ sơnguyên tắc và hồ sơ công việc, nếu cán bộ, công chức làm các loại công việc cóliên quan đến những nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên ngành như: Tài chính kếtoán, Xây dựng cơ bản, Tài liệu phim ảnh, ghi âm … thì phương pháp chỉnh lý vàgiao nộp theo quy định của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.

III. PHƯƠNG PHÁP GIAO NỘP

Căn cứ vào bản hướng dẫn này vàcác văn bản hiện hành của Nhà nước và quy định của cơ quan; Sau một năm kể từnăm công việc kết thúc, cán bộ, công chức kiểm tra lại hồ sơ, giấy tờ thuộclĩnh vực công việc mình giải quyết, thống kê danh mục hồ sơ để nộp vào Lưu trữcơ quan, cụ thể như sau:

- Các đơn vị được tổ chức VănThư - Lưu trữ riêng theo quy định thì cán bộ, công chức đơn vị sắp xếp và thốngkê danh mục hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ của đơn vị;

- Các đơn vị không được tổ chứcVăn thư – Lưu trữ riêng thì cán bộ, công chức đơn vị sắp xếp và thống kê danhmục hồ sơ để nộp vào Lưu trữ của Bộ;

1. Mẫu bìa hồ sơ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------

BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

(Tên đơn vị)

Số hồ sơ:

HỒ SƠ
(Tiêu đề hồ sơ …)

Ngày mở hồ sơ:
Ngày kết thúc:
Số lượng tờ:

2. Mẫu mục lục văn bản (vănkiện) bên trong:

STT

Số và ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung

Tên cơ quan ban hành

Tờ số

Ghi chú

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Văn phòng có trách nhiệm phổbiến và hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ nguyên tắc vàhồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị trực thuộc theo quy định;

Hàng năm, Văn phòng căn cứ vàonhu cầu thực tế về lượng văn bản phát hành về số lượng cán bộ, công chức củatừng đơn vị để dự trù kinh phí, in ấn các biểu bảng, bìa hồ sơ để cung cấp chocác đơn vị có chức năng quản lý Nhà nước (các Vụ, Ban, Thanh tra Bộ, Vănphòng);

Các Cục thực hiện chức năng quảnlý Nhà nước chuyên ngành và các đơn vị còn lại sẽ dự trù kinh phí để in ấn bìacặp, đáp ứng yều cầu việc lập hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc của đơn vị;

Đề nghị thủ trưởng các đơn vịquan tâm chỉ đạo để đưa công tác này đi vào nền nếp. Trong quá trình thực hiện,nếu có vấn đề vướng mắc xin liên hệ với Văn phòng Bộ để được hướng dẫn cụ thể.

Nơi nhận:- Như trên;
- Lưu: VT, LT.

KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG




Nguyễn Mạnh Hùng