BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
-------

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------

Số: 4547/BHXH-KHTC
V/v: Hướng dẫn khoá sổ và lập báo cáo quyết toán năm 2007.

Hà Nội, ngày 04 tháng 12 năm 2007

Kính gửi:

- Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
- Đại diện BHXH Việt Nam tại TP Hồ Chí Minh;
- Tạp chí Bảo hiểm xã hội;
- Báo Bảo hiểm xã hội;
- Trung tâm Nghiên cứu Khoa học BHXH;
- Trung tâm Công nghệ Thông tin;
- Trung tâm Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ BHXH;
- Trung tâm Lưu trữ BHXH;
- Ban Quản lý dự án.

Để thực hiện công tác khoá sổ cuốinăm và lập báo cáo quyết toán tài chính năm 2007 đảm bảo chất lượng, đúng quyđịnh; Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn một số công việc cụ thể như sau:

I. Hướng dẫn khoá sổ và lập báo cáoquyết toán năm 2007:

1. Cuối ngày 31/12/2007 các đơn vịtiến hành kiểm kê theo quy định:

1.1. Kiểm kê tồn quỹ tiền mặt (đồngViệt Nam, ngoại tệ) và lập biên bản kiểm quỹ.

1.2. Kiểm kê tài sản cố định, dụngcụ lâu bền đang sử dụng, vật tư hàng hoá tồn kho..., xác định đối chiếu giữagiá trị và hiện vật, giữa sổ sách kế toán và thực tế để có căn cứ kiến nghị xửlý các vướng mắc, sai lệch.

2. Việc quản lý, sử dụng khoản tiềnlãi phát sinh trên các tài khoản tiền gửi, các đơn vị thực hiện đúng theo quyđịnh tại văn bản số 2128/BHXH-KHTC ngày 18/11/1999 của Bảo hiểm xã hội Việt Namvà hạch toán kế toán theo Chế độ kế toán BHXH ban hành theo Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày 21/6/2006 của bộ trưởng Bộ Tài chính.

3. Về quản lý thu BHXH, BHYT:

3.1. Nộp toàn bộ số thu BHXH, BHYT bắtbuộc, BHYT tự nguyện, lãi phạt chậm nộp BHXH bằng tiền mặt vào tài khoản tiềngửi thu BHXH mở tại các Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT để chuyển về Bảo hiểmxã hội Việt Nam.

3.2. Tiền gửi thu BHXH, BHYT, lãiphạt chậm nộp BHXH trên tài khoản mở tại Kho bạc nhà nước các cấp, các đơn vịphải theo dõi chặt chẽ và chuyển toàn bộ số tiền phát sinh đến hết ngày 31tháng 12 năm 2007 về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (chuyển tiền tính tròn đến đơn vịtriệu đồng).

Thực hiện chuyển tiền thu BHXH,BHYT, lãi phạt chậm nộp BHXH trên tài khoản mở tại các Chi nhánh Ngân hàng No&PTNTnhư quy định tại văn bản số 3068/LN ngày 15/8/2006 của Liên ngành Bảo hiểm xãhội Việt Nam- Ngân hàng No&PTNT Việt Nam. Theo dõi sát số tiền phát sinh vàđôn đốc, yêu cầu Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT chuyển kịp thời số tiền trêncác tài khoản thu BHXH, BHYT về BHXH Việt Nam đúng quy định.

3.3. Thực hiện hạch toán kế toán đầyđủ số đã thu BHXH bắt buộc (bao gồm số nộp bằng tiền và số ghi thu để thanhtoán các chế độ BHXH của các đơn vị sử dụng lao động) vào tài khoản 571; số đãthu BHYT tự nguyện vào tài khoản 574, số lãi phạt chậm nộp BHXH vào tài khoản 511(5113). Nghiêm cấm việc hạch toán số đã thu BHXH, BHYT, lãi phạt chậm nộp BHXHvào các tài khoản khác.

3.4. Thực hiện đối chiếu số liệu thuBHXH, BHYT, lãi phạt chậm nộp BHXH trong năm kịp thời, đối chiếu chính xác giữacác bộ phận nghiệp vụ bao gồm: số đã thu BHXH, BHYT bắt buộc do các đơn vị sửdụng lao động, cá nhân nộp bằng tiền cho cơ quan BHXH; số ghi thu-ghi chi đểthanh toán các chế độ BHXH của các đơn vị SDLĐ; số thu BHYT tự nguyện; lãi phạtchậm nộp BHXH. Trường hợp có sự chênh lệch về số liệu khi phản ánh cùng một chỉtiêu giữa các phòng nghiệp vụ phải có thuyết minh rõ ràng và báo cáo lãnh đạo đơnvị để kịp thời giải quyết.

4. Về công tác quản lý chi trả BHXH:

4.1. Kiểm tra kỹ tình hình kinh phívà quyết toán kinh phí BHXH từ quỹ ốm đau thai sản, quỹ tai nạn lao động và quỹhưu trí, tử tuất; chi BHXH từ nguồn NSNN, chi KCB bắt buộc, chi KCB tự nguyện.Chú ý khâu theo dõi, tập hợp chứng từ, tổng hợp đưa vào quyết toán năm 2007,tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các nguồn kinh phí.

4.2. Tập hợp đầy đủ, kịp thời chứngtừ và số tiền số chi ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức sau ốm đau, thai sản vàđiều trị thương tật doTNLĐ-BNN của các đơn vị sử dụng lao động đã được bộ phậnChế độ chính sách duyệt trong năm vào báo cáo quyết toán năm 2007.

5. Sổ sách, chứng từ kế toán phảiđược kiểm tra, kiểm soát đảm bảo đầy đủ, chính xác, trung thực. Sau khi kếtthúc niên độ kế toán phải tập hợp, sắp xếp, phân loại, đóng chứng từ, lưu trữtheo đúng quy định. Kiểm tra, rà soát thật kỹ, không để xảy ra việc tập hợpchứng từ kế toán các “năm trước” đã được chấp nhận quyết toán vào “năm nay” đểđề nghị quyết toán.

 Riêng đối với những nội dung chi đãcó trong kế hoạch nhưng cuối năm chưa hoàn thành như: xây dựng, sửa chữa nhỏtrụ sở làm việc, sửa chữa xe ô tô và các tài sản khác, mua sắm tài sản, thiếtbị CNTT, tổ chức các lớp đào tạo, hạch toán lương bổ sung và trích lập quỹ khenthưởng phúc lợi… đơn vị được chuyển tiếp sang năm sau thực hiện và hiệu chỉnhquyết toán đến hết 29/2/2008.

6. Kiểm tra kỹ, đối chiếu và phântích số phát sinh trong kỳ, số dư các tài khoản tiền gửi đến cuối ngày31/12/2007 (phải có chữ ký xác nhận, đóng dấu của Ngân hàng, Kho bạc nơi đơn vịmở tài khoản xác nhận vào bản đối chiếu để làm chứng từ lưu và 01 bản đóng kèmbáo cáo quyết toán).

7. Lập đầy đủ bảng kê chi tiết số dưcác tài khoản theo dõi công nợ đóng kèm vào báo cáo quyết toán quý IV/2007;thực hiện đối chiếu, lập biên bản xác nhận nợ với từng chủ nợ, khách nợ và thuhồi toàn bộ số tiền tạm ứng của cá nhân trước ngày 31/12/2007. Tiến hành thanhlý hợp đồng KCB với các cơ sở KCB, hợp đồng mua thẻ BHYT với các tổ chức, cơ quan,đơn vị.

8. Kiểm tra, đối chiếu kỹ các chứngtừ chi quản lý bộ máy, chi khen thưởng phúc lợi; tập hợp đưa vào quyết toánđúng tiêu chuẩn, định mức quy định; đúng nội dung chi, đúng mục và các tiểu mụcchi theo quy định. Thanh toán các khoản chi trực tiếp cho cán bộ công chức như: thanh toán tiền điện thoại di động, điện thoại cố định tại nhà riêng, thanhtoán công tác phí và khoán công tác phí thực hiện đúng theo các quy định hiệnhành của Nhà nước và hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, không vận dụng cácquy định của địa phương.

9. Cuối năm, đơn vị phải xác địnhkhoản kinh phí tiết kiệm trong năm để tính đơn giá tiền lương bổ sung và tríchlập quỹ khen thưởng, phúc lợi. Sau khi có kết quả xếp loại đơn vị của Bảo hiểmxã hội Việt Nam, các đơn vị sẽ tính đơn giá tiền lương làm căn cứ chi lương bổsung cho cán bộ công chức trong cơ quan và hạch toán, báo cáo đầy đủ các nộidung chi (lương bổ sung, trích lập quỹ KTPL) vào quyết toán năm 2007.

10. Đối chiếu, kiểm tra số liệu giữabáo cáo tăng, giảm tài sản cố định với báo cáo quyết toán tài chính đảm bảokhớp đúng; trường hợp có chênh lệch phải thuyết minh cụ thể, phân tích nguyênnhân chênh lệch. Lập Mẫu “Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định” gửi Bảohiểm xã hội Việt Nam theo đúng quy định.

11. Thuyết minh báo cáo quyết toán:

Để có cơ sở kiểm tra, đánh giá chấtlượng quyết toán năm 2007, các đơn vị cần giải trình rõ, chi tiết các khoảnthu, chi BHXH, BHYT, chi quản lý bộ máy, chi đầu tư XDCB... có liên quan, cụthể như sau:

11.1. Phân tích nguyên nhân tăng,giảm chỉ tiêu thu, chi so với dự toán được giao.

- Nguyên nhân chủ quan, khách quanlàm tăng giảm số thu, số chi.

- Giải trình rõ số kinh phí còn dư(của từng nguồn kinh phí) chuyển sang năm sau, số liệu tồn kho vật tư, hàng hoácuối ngày 31/12/2007. Phân loại vật tư, hàng hoá tồn kho và các kiến nghị xử lý(nếu có). Đối với kinh phí chi quản lý bộ máy còn dư chuyển năm sau cần thuyếtminh cụ thể: còn dư do tiết kiệm và dư do chuyển tiếp để thực hiện các nhiệm vụcủa năm trước chuyển qua năm sau.

11.2. Việc thực hiện sử lý các khoảnthu, chi khi có kết luận của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Kiểm toánNhà nước và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Báo cáo cụ thể những khoản đãthực hiện, những khoản không hoặc chưa thực hiện, và nguyên nhân không hoặc chưathực hiện.

11.3. Phân tích rõ một số nội dungchi:

11.3.1. Chi tiền lương, phụ cấplương bao gồm: tiền lương chính (lương ngạch bậc và lương hợp đồng dài hạn);tiền lương bổ sung. Xác định số thực chi lương bổ sung của năm 2007 và số tríchtrước (đưa vào quyết toán), số còn được đưa vào quyết toán lương bổ sung năm2007.

11.3.2. Chi BHYT bắt buộc, BHYT tựnguyện: Tổng số đề nghị quyết toán trên tài khoản 6732; tài khoản 6742 phảiđược phân tích theo các nội dung:

- Số chi BHYT năm 2007 đã quyết toántheo quỹ KCB được sử dụng.

- Số chi BHYT vượt quỹ năm 2007 đãquyết toán cho cơ sở KCB ( nếu có).

- Số chi BHYT năm 2006 do chưa kịptập hợp vào quyết toán vào năm 2006 đề nghị quyết toán trong năm 2007 ( nếucó).

- Chi tiết số chi BHYT của các cơ sởKCB (đã được giám định, kiểm tra, thẩm định và thống nhất giữa cơ quan BHXH vớicơ sở KCB) phát sinh đến hết năm 2007 nhưng chưa đưa vào quyết toán do vượt quỹKCB được sử dụng để Bảo hiểm xã hội Việt Nam có cơ sở tổng hợp số liệu và báocáo cấp trên giải quyết.

11.4. Phân tích chi tiết số tiền đãchuyển về Bảo hiểm xã hội Việt Nam từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007:

* Tổng số:

Trong đó: - Tiền thu BHXH,BHYT;

- Tiền lãiphạt chậm nộp BHXH;

- Tiền lãiphát sinh trên các tài khoản;

- Tiền quỹphúc lợi - khen thưởng;

- Khác (nếucó);

Lưu ý: Tiền thu BHXH, BHYT và thulãi chậm nộp của đơn vị SDLĐ khi nộp về cấp trên sẽ được ưu tiên hạch toán tínhnộp lãi chậm nộp BHXH, BHYT bắt buộc trước, tiền thu BHXH, BHYT hạch toán sau.

11.5. Thuyết minh các vấn đề còn tồnđọng vướng mắc trong công tác quản lý tài chính; trong quá trình nhận bàn giaoBHYT cũ chưa có biện pháp xử lý; đến 31/12/2007 và đề xuất phương án giảiquyết.

II. Xử lý và hạch toán kế toán mộtsố nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

1. Trong năm 2007, Bảo hiểm xã hộiViệt Nam đã cấp cho các đơn vị kinh phí hỗ trợ tuyên truyền, khen thưởng, đàotạo đại lý bảo hiểm y tế tự nguyện (1%) và kinh phí chi hỗ trợ các cơ sở KCB tổchức thu viện phí và các chi phí liên quan đến thanh quyết toán chi phí KCB củangười bệnh BHYT tự nguyện ( 0,2%) để lại ở BHXH Việt Nam. Khi nhận được kinhphí, kế toán ghi:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngânhàng

Có TK 342.

Khi chi, kế toán ghi:

Nợ TK 342

Có TK 111, 112, 312….

2. Chi BHYT tự nguyện:

2.1. Trích và chi cho công tác thu,phát hành thẻ BHYT tự nguyện, hỗ trợ các cơ sở KCB tổ chức thu viện phí và cácchi phí liên quan đến thanh quyết toán chi phí KCB của người bệnh BHYT tựnguyện; trích và chi bổ sung cho công tác tuyên truyền, đào tạo đại lý, khenthưởng:

Các đơn vị dự toán cấp 2 xác định sốđược trích để chi cho công tác thu, phát hành thẻ BHYT tự nguyện (7%), hỗ trợcác cơ sở KCB tổ chức thu viện phí và các chi phí liên quan đến thanh quyếttoán chi phí BHYT của người bệnh BHYT tự nguyện (0,8%) và công tác tuyên truyền,khen thưởng, đào tạo đại lý thu BHYT tự nguyện (2%). Việc quản lý, sử dụngnguồn kinh phí này thực hiện theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

- Khi trích 7%, 0,8% và 2%, kế toánghi:

Nợ TK 674 (6742)

Có TK 331 (3318) - Cáckhoản phải trả.

- Khi chi từ nguồn kinh phí đãtrích, kế toán ghi:

Nợ TK 331 (3318) - Cáckhoản phải trả.

Có TK 111, 112, 312...

2.2. Chi CSSKBĐ cho HSSV: Căn cứ sốthu nộp BHYT tự nguyện của đại lý thu BHYT tự nguyện (nhà trường), các đơn vịxác định số chi CSSKBĐ cho HSSV, chi ngay cho nhà trường hoặc trích để chi chonhà trường.

Khi trích, kế toán ghi:

Nợ TK 674 (6742) - ChiBHYT tự nguyện

Có TK 331 (3318) - Cáckhoản phải trả.

Khi chi cho nhà trường:

Nợ TK 674 (6742)

Có TK 111, 112...

3. Căn cứ vào nguồn kinh phí quản lýbộ máy được sử dụng trong năm, các đơn vị tính toán, phân bổ hợp lý nguồn kinhphí cho từng nội dung chi; tập trung kinh phí chi cho những nội dung nhằm đảmbảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị, thực hiện triệt để tiết kiệm cácmục chi đã được giao dự toán để có nguồn chi lương bổ sung và trích lập quỹKTPL; nếu cuối năm còn dư kinh phí đơn vị được giữ lại và chuyển tiếp sang nămsau sử dụng.

III. Về công tác thẩm định, xétduyệt quyết toán năm 2007 :

1. Các đơn vị dự toán cấp 2 tổ chứcxét duyệt quyết toán cho các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc theo hướng dẫn tạivăn bản số 3667/BHXH-KHTC ngày 02/10/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Năm 2008, Bảo hiểm xã hội ViệtNam tổ chức xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm 2007 cho các đơnvị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc TW như sau:

2.1. Thành lập các Đoàn đến các đơnvị để tổ chức xét duyệt quyết toán ( sẽ có danh sách thông báo sau ).

2.2. Các đơn vị còn lại sẽ tổ chứcthẩm định quyết toán năm 2007:

Trên cơ sở báo cáo quyết toán năm2007 của các đơn vị, Ban Kế hoạch Tài chính tổ chức thẩm định, thống nhất sốliệu quyết toán với các Ban nghiệp vụ ( Ban Thu, Chi, Giám định y tế và BHXH tựnguyện), với các đơn vị và lập “ Biên bản thẩm định số liệu quyết toán năm2007” cho từng đơn vị. Trường hợp có vướng mắc về số liệu quyết toán hoặc sốliệu không rõ ràng sẽ mời đơn vị về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để trực tiếp thẩmđịnh quyết toán.

Công tác xét duyệt, thẩm định quyếttoán năm 2007 được thực hiện và hoàn thành trong quý I, quý II năm 2008.

2.3. Trên cơ sở kết quả xét duyệt,thẩm định quyết toán cho các đơn vị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 trựcthuộc TW, Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ tổng hợp quyết toán toàn ngành và thôngbáo quyết toán cho từng đơn vị .

Trong quá trình thực hiện nếu cóvướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để xem xét,giải quyết.

Nơi nhận:
- Như trên.
- Tổng giám đốc, các phó TGĐ.
- Các Ban thuộc BHXHVN.
- Lưu VT, KHTC (3 bản).

TỔNG GIÁM ĐỐC




Nguyễn Huy Ban