ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1032/GD &ĐT-GDTrH
V/v hoàn thiện và quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS

Đà Nẵng, ngày 13 tháng 04 năm 2007

Kínhgửi: Trưởng phòng Giáo dục & Đào tạo

Thực hiện Công văn số 6408/BGD &ĐT-GDTrHngày 25.07.2006 và Công văn số 12156/BGD &ĐT-GDTrH ngày 30.10.2006 của BộGiáo dục và Đào tạo về việc "Hoàn thiện và quản lý cấp phát bằng tốtnghiệp THCS năm 2006", Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn việc hoàn thiệnnội dung trên bằng, quản lý và tổ chức cấp phát bằng với những nội dung như sau:

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀQUẢN LÝ CẤP PHÁT BẰNG

Căn cứ Luật Giáo dục năm 2005, tại khoản2, Điều 31 đã quy định: "Học sinh học hết chương trình trung học cơ sở cóđủ điều kiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo thì được Trưởngphòng giáo dục và đào tạo … cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở". Vì vậy,từ năm 2005 - 2006, Sở GD&ĐT chuyển giao công tác quản lý cấp phát bằngTHCS cho các phòng GD&ĐT quận huyện với các yêu cầu sau:

1. Đề nghị cấp có thẩm quyền cho phépkhắc dấu "Phòng Giáo dục và Đào tạo" của cấp quận, huyện (dấu ướt vàdấu nổi) để đóng dấu vào những chỗ quy định trên bằng tốt nghiệp THCS.

2. Chọn người viết nội dung trên bằngtốt nghiệp THCS (nếu chưa có đầy đủ điều kiện để in bằng) theo các phương ánsau:

- Phương án 1: Phòng GD&ĐT trựctiếp chọn người viết chữ đẹp, duyệt và lưu giữ mẫu chữ người được chọn viết bằngtốt nghiệp THCS.

- Phương án 2: Giao cho từng trườngTHCS chọn người viết chữ đẹp, Trưởng phòng GD&ĐT duyệt và lưu giữ mẫu chữ nhữngngười được chọn viết bằng tốt nghiệp THCS tại các trường.

3. Bố trí 1 cán bộ phụ trách công tácquản lý cấp phát văn bằng tại phòng GD&ĐT.

II. HOÀN THIỆN NỘI DUNG TRÊN BẰNGTỐT NGHIỆP, BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP

1. Hoàn thiện bằng tốt nghiệp

Bằng tốt nghiệp THCS có 2 trang bìa(trang 1 và trang 4) và 2 trang nội dung (trang 2 và trang 3).

Trang 2: in từ trên xuống dưới gồm 2dòng đậm:

- Tên Sở GD&ĐT (Cỡ chữ 13);

- Tên Phòng GD&ĐT (Cỡ chữ 13);

Ví dụ:SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

THÀNHPHỐ ĐÀ NẴNG

PHÒNGGIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

QUẬNTHANH KHÊ

- Màu mực in nội dung trên bằng tốtnghiệp và bản sao là màu đen;

- Các chữ và số ghi trên bằng có cỡchữ tương đương với cỡ chữ 12 hoặc 13, kiểu chữ Vntime của máy vi tính, khôngin nghiêng.

- Không sửa chữa hoặc tẩy xóa bằng tốtnghiệp, nếu in sai nội dung trên văn bằng thì phải in lại trên phôi mới.

- Ảnh cỡ 3 x 4 cm của học sinh đượcdán trong ô đóng khung ở trang 2; đóng dấu nổi của Phòng GD&ĐT vào góc phảidưới ảnh.

- Số hiệu bằng: Sở GD&ĐT quy địnhsố hiệu bằng cho từng quận, huyện và quản lý thống nhất trong từng năm cấp bằng,số hiệu được đóng bằng dấu mực màu đỏ.

Ví dụ: Huyện Hòa Vang có số hiệutừ 0005100 đến 0007450.

- Vào sổ cấp bằng số: là số thứ tự ghitrên sổ cấp bằng do nhà trường lập và quản lý để phát bằng cho người được côngnhận tốt nghiệp, mẫu số cấp bằng thực hiện như những năm trước.

- Ngày vào sổ cấp bằng: là ngày phátbằng cho học sinh.

Số vào sổ cấp bằng và ngày vào sổ, donhà trường ghi trực tiếp khi phát bằng cho học sinh.

Trang 3: in các nội dung từ trên xuốngdưới như trang 2, chữ đứng, gồm:

- Họ và tên: Họ, tên đệm (nếu có), têncủa người học được cấp bằng căn cứ không thống nhất về họ, tên đệm, tên ghi trêngiấy khai sinh và hồ sơ của người học. Nếu có sự không thống nhất về họ, tên đệm,tên ghi trên sổ hộ tịch và hồ sơ học sinh thì người học được thông báo và tựchịu trách nhiệm điều chỉnh cho thống nhất về họ, tên đệm, tên trên các loại giấytờ; đề nghị cơ sở giáo dục sửa chữa trước khi hoàn chỉnh gửi danh sách về Sở GD&ĐTđể hoàn thiện văn bằng tốt nghiệp (Họ, tên đệm, tên được in đậm bằng kiểu chữVnTimeH, cỡ chữ 12 hoặc 13);

Ví dụ: NGUYỄN VĂN ĐÔNG

- Ngày sinh: ghi đầy đủ ngày, tháng,năm sinh bằng chữ số;

- Giới tính: ghi nam hoặc nữ.

- Nơi sinh: ghi tên đơn vị hành chínhcấp huyện, tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), căn cứ vào nơi sinh ghi trêngiấy khai sinh.

Ví dụ: Sinh tại Bệnh viện thànhphố Đà Nẵng thì ghi nơi sinh là: thành phố Đà Nẵng.

- Nơi học: ghi tên cơ sở giáo dục nơihọc lớp 9 (ghi rõ trường THCS, Trung tâm GDTX, trường văn hóa quân đội …, vìchỉ có 1 loại bằng tốt nghiệp THCS chung cho cả học sinh phổ thông và GDTX).

Ví dụ: Trường THCS Trưng Vương,TP Đà Nẵng.

Nếu nội dung ghi trên các dòng nơi sinh,nơi học quá dài, có thể điều chỉnh cỡ chữ nhỏ hơn để ghi đầy đủ nội dung nhưngphải đủ rõ, dễ đọc.

- Tốt nghiệp ngày, tháng, năm và xếploại tốt nghiệp: ghi theo ngày ký duyệt công nhận và xếp loại tốt nghiệp củaTrưởng phòng GD&ĐT.

- Dòng ngày, tháng, năm trên dòng chữTrưởng phòng ghi theo ngày ký duyệt công nhận tốt nghiệp;

- Trưởng phòng ký trực tiếp vào bằngtốt nghiệp; đóng dấu chữ họ, tên; đóng con dấu ướt của Phòng GD&ĐT lên 1/3bên trái chữ ký; mực dấu màu đỏ.

2. Hoàn thiện bản sao bằng tốt nghiệp

Thực hiện như hoàn thiện bằng tốt nghiệp.

3. Công việc cụ thể của phòng GD&ĐTvà cơ sở giáo dục trong hoàn thiện bằng tốt nghiệp THCS

a) Phòng GD&ĐT:

- Duyệt danh sách người học được côngnhận tốt nghiệp THCS ở tất cả các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền cấp phát theomẫu của Sở GD&ĐT, danh sách này cần được kiểm tra cẩn thận nhằm tránh saisót khi hoàn thiện văn bằng; trường hợp phát hiện có sai lệch trong danh sáchcông nhận tốt nghiệp phải yêu cầu cơ sở giáo dục điều chỉnh ngay cho đúng;

- Tiếp nhận phôi bằng do Sở GD&ĐTchuyển giao.

- Hoàn thiện các khâu: In hoặc viếtcác nội dung trên bằng, kiểm dò, dán ảnh lên bằng và đóng dấu nổi của Phòng GD&ĐTlên ảnh theo quy định.

- Trưởng phòng GD&ĐT ký cấp bằngvà đóng dấu phòng GD&ĐT theo quy định.

- Chuyển giao bằng tốt nghiệp đã hoànthiện về từng cơ sở giáo dục theo danh sách được công nhận tốt nghiệp.

b) Cơ sở giáo dục: (trường THCS,Trung tâm GDTX-HN)

- Tiếp nhận văn bằng đã hoàn thiệndo Phòng GD&ĐT chuyển giao;

- Phát bằng tốt nghiệp cho người họcở cơ sở giáo dục theo danh sách được công nhận tốt nghiệp; người phát bằng tốtnghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp phải ghi trực tiếp số vào sổ cấp bằng, ngày,tháng, năm vào sổ cấp bằng khi phát bằng cho người được công nhận tốt nghiệp.Cơ sở giáo dục có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin về bằng tốt nghiệp củangười học ở cơ sở giáo dục vào sổ đăng bộ.

c) Đối với người được công nhận tốtnghiệp: Khi nhận văn bằng hoặc bản sao văn bằng phải kiểm tra để phát hiện sai sót(nếu có) và trực tiếp ký nhận vào sổ cấp văn bằng (người được ủy quyền nhậnvăn bằng hộ người được cấp phát, phải có đầy đủ thủ tục ủy quyền và cũng phảiký nhận trực tiếp vào sổ).

d) Cơ sở giáo dục trực thuộc SởGD&ĐT:

- Trường THCS Nguyễn Khuyến giaocho Phòng GD&ĐT quận Hải Châu xét duyệt và cấp bằng tốt nghiệp THCS.

- Các Trung tâm GDTX-HN quận, huyệngiao cho các Phòng GD&ĐT các quận, huyện xét duyệt và cấp bằng tốt nghiệp THCScủa quận, huyện đó.

- Trung tâm GDTX thành phố giao choPhòng GD&ĐT quận Sơn Trà xét duyệt và cấp bằng tốt nghiệp THCS.

4. Chi phí cho công tác hoàn thiện,quản lý và cấp phát bằng

Sử dụng kinh phí từ nguồn học phí chitrả cho công tác hoàn thiện, quản lý và cấp phát văn bằng, cụ thể như sau:

Kinh phí hoàn thiện một văn bằngTHCS: 1500 đ

(Trong đó: 1000 đ dành chi trả cho tấtcả các khâu hoàn thiện một văn bằng và 500 đ để sử dụng trong việc thanh lý phôihỏng)

III. QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CẤP PHÁTBẰNG TỐT NGHIỆP, BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP

Bằng tốt nghiệp THCS chỉ cấp một lầnsau khi được công nhận tốt nghiệp; người mất bằng tốt nghiệp hoặc có yêu cầu sẽđược cấp bản sao thay cho bản chính. Bằng tốt nghiệp và bản sao có giá trị pháplý như nhau; người học có thể xuất trình bản sao bằng tốt nghiệp thay cho bảnchính khi cần sử dụng.

1. Phôi bằng

Phôi bằng tốt nghiệp THCS được BộGD&ĐT duyệt cấp đúng theo số lượng học sinh được công nhận tốt nghiệp. Vì vậy,trong quá trình hoàn thiện bằng, cần tránh hư hỏng nhiều vì Bộ chỉ cho phép sốphôi hư hỏng không quá 3/1000 (ba phần nghìn) số phôi được cấp.

2. Tiếp nhận, quản lý phôi văn bằng,phôi bản sao văn bằng, văn bằng và bản sao văn bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện.

a. Tiếp nhận:

- Phòng GD&ĐT là cơ quan trực tiếpnhận phôi bằng tốt nghiệp THCS và phôi bản sao của bằng tốt nghiệp THCS từ SởGD&ĐT;

- Người được giao nhiệm vụ nhận phôibằng, khi đến nhận phải xuất trình đủ các giấy tờ sau:

+ Giấy giới thiệu của Phòng GD&ĐT,trong đó ghi rõ số lượng phôi bằng và bản sao văn bằng.

+ Bảng kê số lượng người học được côngnhận tốt nghiệp THCS của quận, huyện, có xác nhận của Trưởng Phòng GD&ĐT.

- Sau khi nhận phôi từ Sở GD&ĐTvề, người đi nhận phải bàn giao để nhập kho các loại phôi. Biên bản bàn giao phảicó đủ chữ ký của người giao, người nhận và có đại diện Thanh tra phòngGD&ĐT.

b) Giao nhận phôi bằng tốt nghiệpTHCS:

Hằng năm, Sở sẽ có văn bản thông báolịch cấp phát phôi bằng cho các phòng GD&ĐT.

c) Cấp bản sao văn bằng:

Sở giao cho các phòng GD&ĐT quận,huyện thực hiện việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THCS cho những người học đượccông nhận tốt nghiệp THCS kể từ năm học 2005 - 2006. Sở tiếp tục thực hiện việccấp bản sao bằng tốt nghiệp THCS cho những người học được công nhận tốt nghiệpTHCS trước năm học 2005 - 2006.

d) Quản lý:

- Phôi bằng tốt nghiệp, phôi bản saobằng tốt nghiệp, bằng và bản sao đã hoàn thiện phải được các cấp quản lý giáodục, các cơ sở giáo dục quản lý chặt chẽ và bảo quản cẩn thận.

- Mỗi cấp quản lý giáo dục có một bộphận quản lý cấp phát văn bằng; mỗi cơ sở giáo dục có một cán bộ làm nhiệm vụquản lý cấp phát văn bằng. Việc bố trí cán bộ làm nhiệm vụ quản lý cấp phát vănbằng phải lựa chọn những người có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thói quenlàm việc cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác.

- Lãnh đạo các cơ quan quản lý giáodục, các cơ sở giáo dục phải coi trọng việc bảo đảm đầy đủ cơ sở vật chất phục vụcho công tác quản lý và bảo quản bằng tốt nghiệp, bản sao bằng tốt nghiệp.

- Khi tiếp nhận, bàn giao phôi bằng,phôi bản sao bằng, bằng và bản sao bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện giữa các cánhân hoặc các cơ quan quản lý, giữa cơ quan quản lý với cơ sở giáo dục phải ghiđầy đủ vào sổ cấp phát có kèm theo biên bản bàn giao của từng lần cấp phát, chuyểngiao.

- Phôi bằng, phôi bản sao, bằng tốtnghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện phải được bảo quản chu đáo. Trườnghợp bằng hoặc bản sao bằng tốt nghiệp bị mất mát, cơ quan quản lý hoặc cơ sởgiáo dục phải báo cáo với cơ quan Công an từ cấp xã trở lên để làm rõ nguyênnhân; lập biên bản (ghi rõ nguyên nhân mất, trách nhiệm thuộc về ai, số lượngbằng hoặc bản sao bị mất, các biện pháp đã giải quyết, các biện pháp giải quyếttiếp) có xác nhận của Công an và báo cáo với Sở GD&ĐT. Khi đề nghị cấp bùsố lượng bị mất, Phòng GD&ĐT có văn bản đề nghị với Sở GD&ĐT, gửi kèm theobiên bản.

Về việc đổi phôi bằng: Những trườnghợp bằng bị hỏng do lỗi kỹ thuật in ấn, viết hoặc vì bất kỳ lý do nào khác,Phòng GD&ĐT phải lập biên bản xác nhận đúng số lượng, lý do bị hỏng và báo cáobằng văn bản với Sở GD&ĐT. Khi đề nghị cấp bù số phôi bằng bị hỏng, phải cócông văn đề nghị kèm theo biên bản nói trên và nộp lại các phôi bằng bị hỏng(Biên bản xác nhận phải có đủ chữ ký của Lãnh đạo Phòng, Thanh tra PhòngGD&ĐT, Tổ trưởng tổ phổ thông hoặc đại diện bộ phận tổ chức hoàn thiện bằng).

Nhận được công văn này, các PhòngGD&ĐT cần hướng dẫn cho các trường THCS thuộc phạm vi quản lý và bộ phận cấpphát văn bằng tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắccần kịp thời báo cáo với Sở GD&ĐT (Phòng GDTrH) để hướng dẫn giải quyết.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VP, GDTrH.

GIÁM ĐỐC




Huỳnh Văn Hoa