BỘ TƯ PHÁP
CỤC HỘ TỊCH, QUỐC TỊCH, CHỨNG THỰC

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1352/HTQTCT-CT
V/v triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2015

Kính gửi: Sở Tư pháp các tnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 16/02/2015,Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thựcbản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giaodịch (sau đây gọi chung là Nghị định số23/2015/NĐ-CP) Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày 10/4/2015 và thay thế Nghịđịnh số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày20/01/2012 của Chính phủsửa đổi, bổ sungĐiều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chng thực chữ ký; Điều 4 của Nghị địnhsố 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi Nghị định về hộ tịch,hôn nhân và gia đình và chứng thực; các quy định về chứng thực hợp đồng, giaodịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CPngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Để thống nhất triểnkhai thực hiện Nghị định s23/2015/NĐ-CP Cục Hộ tịch, quốc tịch,chứng thực đề nghị S Tư pháp quántriệt đi với các cơ quan, tổ chức thực hiệnchứng thực, một số điểm mới sovới các quy định hiện hành như sau:

1. Về thm quyền và trách nhiệm chứng thực (Điều 5):

1.1. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bảnchính:

- Việc phân định thẩm quyền của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính căn cứvào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản. Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứngthực bản sao từ bản chính các giấytờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nướcngoài, cơ quan, tổ chứcthẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tchức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chng nhận (đim a khoản 1); còn UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bảnsao từ bản chính các giấy tờ, văn bảndo cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản2).

- Đ triển khai thi hành quyđịnh về chứng thực của Luật Công chứngnăm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (khoản 4) đã quy định cụ thể về thẩm quyềnvà trách nhiệm của Công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực ch ký tương đươngthẩm quyền của Phòng Tư pháp, trừ việc công chứng bản dịch phải được thực hiệntheo quy định của Luật công chứng.

1.2. Thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản:

Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực nhưnhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản (điểm b khoản 1, điểm b khoản2).

1.3. Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giaodịch:

- Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền như nhau trong việc chứng thựchợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản,không phụ thuộc vào giá trị của tài sản (điểm d khoản 1, điểm c khoản 2).

- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịchv nhà ở thuộc thẩm quyền của UBND cấpxã theo quy định của Luật Nhà ở (điểm đ khoản 2). Ủyban nhân dân cphuyện chỉ thực hiện chứng thực hợp đồng,giao dịch về nhà ở tại đô thị theo quy định tại Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015 (khon 2 Điều 47).

2. Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chứctiếp nhận bản sao(Điều 6):

Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chứccó trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu nộp bản sao có chng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; ngườiđối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính (khoản 1).

3. Về thời hạn thực hiện yêu cầu chứngthực (Điều 7):

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối vớicác trườnghợp quy định cụ thể tại Điều 21, 33và Điều 37 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì đượckéo dài thời hạn.

4. Về chế độ lưu trữ (Điều 14):

Thời hạn lưu trữ giấy tờ, văn bn đã được chứngthực chữ ký, chứng thực chữ ký ngườidịch là 02 năm; thời hạn lưu trữ bn chính hợp đồng, giao dịch kèmtheo hồ sơ là 20 năm.

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký của người tiếnhành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từbản chính thì không lưu trữ.

5. Chi phí khác (Điều 15):

Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đềnghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phảinộp chi phí để thực hiện việc đó. Ở trong nước, mức trần chi phí do UBND cấp tỉnhquy định trên cơ sở thựctế của địa phương. Căn cứ quy định này, Sở Tư pháp cần phốihợp với Sở Tài chính và các Sở, ngành liên quan, nghiên cứu trình UBND cấp tỉnhquy định mức trần chi phí chứng thực đểáp dụng phù hợp đối với địa phương.

6. Việc chứng thực bản sao từ bản chính:

- Người yêu cầu chứng thực bnsao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấytờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thựcbản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bn thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CPNg ười thực hiện chứng thực chịu trách nhiệmvề tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (Điều19).

- Trong trường hợp bnchính giấy tờ, văn bn do cơ quan, tổchức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định củapháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được min hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà ViệtNam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại (khoản 1 Điều 20). Tới đây, Cục Hộ tịch, quốctịch, chứng thực sẽ phối hợp với Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao xác định cụ thểdanh mục các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sẽ thông báo cho các địa phương.

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơquan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợpcơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp (khoản 2 Điều 20).

7. Việc chứng thực chữ ký:

- Người yêu cầu chngthực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung củagiấy tờ, vănbản mà mình ký để yêu cầu chứngthực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nộidung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định số23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chngthực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của ngườiu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23).

- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quảtheo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hkiểmtra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người đó ký vào giấy tờcn chứng thực và chuyn cho người có thẩm quyền ký chứng thực (khon 3 Điều 24).

- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghịđịnh số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: chứng thực ch ký của nhiều người trong cùng mộtgiấy tờ, văn bản; chứng thực ch ký của người khai lý lịchcá nhân; chứng thực ch kýtrong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theoquy định của pháp luật; chứng thực ch ký trong Giấy ủy quyền đối với trườnghợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồithường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyn quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản 4Điều 24).

8. Người dịch và việc chứng thực ch ký người dịch:

- Người dịch phải chịu trách nhiệmtrước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nộidung bn dịch; không được dịch những giy tờ, vănbản quy định tại Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thựcchữ ký người dịch. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thựcvề chữ ký của người dịchtrong bản dịch(Điều 30).

- Cộng tác viên dịch thuật:

+ Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được làm cộng tác viên dịch thuậtcủa Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. PhòngTư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịchthuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của Phòng, báo cáo Sở Tư phápphê duyệt.

+ Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được SởTư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tưpháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch.

- Người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp nhưng cóđủ tiêu chuẩn, điều kiện của người dịchtheo quy định tại Điều 27 thì có quyền tự dịch giấy tờ, văn bn phục vụ mụcđích cá nhân và yêu cầu chứng thực chữ ký trên bn dịch (khoản 2 Điều 31).

9. Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch:

- Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nộidung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấytờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thựchiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giaodịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của cácbên tham gia hợp đồng, giao dịch (Điều 35).

- Chỉ thực hiện một thủ tục chứng thực chung về hợp đồng, giao dịch; không có các thủ tục riêng về chứngthực một số hợp đồng, giao dịch như Nghị định số 75/2000/NĐ-CP .

- Đối với nhng địa bàn cấphuyện, cấp xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, mà hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghichép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, nơi đã thực hiện chng thực trước đây (khoản 1 Điều 47).

10. Về lệ phí chứng thực:

Hiện tại, Bộ Tư pháp đang phối hợp Bộ Tài chính xây dựngThông tư liên tịch quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệphí chứng thực. Trước mắt, khi Thông tư liên tịch mới chưa được ban hành thì vn tiếp tục thực hiện Thông tư liên tịchsố 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp,quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực và Thông tư liên tịchsố 62/2013/TTLT-BTC-BTP ngày 13/5/2013 quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quảnlý và sử dụng lệ phí chứng thực hợpđồng, giao dịch.

Trên đây là một số điểm mới cần lưu ý khi triển khai thực hiệnNghị định số 23/2015/NĐ-CP Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị cácSở Tư pháp có kếhoạch quán triệt, tuyên truyền, phổ biến sâu rộng nội dung của Nghị định;tổ chức tập huấn cho tất cả cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại PhòngTư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn, bảo đm triển khai thực hiện thng nhất Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trên phạm vi toàn quốc.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh vướng mc, đề nghị có văn bản báo cáo về BộTư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) để được hướng dẫn gii quyết kịp thời./.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng Hà Hùng Cường (để b/c);
- TT Nguyễn Khánh Ngọc (để b/c);
-
Lưu: VT (Tho).

CỤC TRƯỞNG




Nguyễn Công Khanh