BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1965/BHXH-BC
V/v Tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán

Hà Nội, ngày 19 tháng 05 năm 2010

Kính gửi:

- Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Thời gian qua, các đơn vị dự toán cấp2, cấp 3 trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã có nhiều cố gắng để đưa côngtác quản lý tài chính, kế toán đi vào nền nếp; nhiều biện pháp quản lý đượctăng cường; các sai sót được phát hiện đã chấn chỉnh kịp thời, từ đó giúp chocác hoạt động tài chính kế toán của ngành có những chuyển biến tích cực. Tuynhiên, qua công tác theo dõi nắm tình hình tại một số đơn vị vẫn còn sai sót,tồn tại; cá biệt có đơn vị để xảy ra sai phạm nghiêm trọng gây thất thoát tiền,tài sản của Nhà nước làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động của ngành. Để tăng cườngcông tác quản lý tài chính, kế toán; kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những thiếusót, sai phạm trong thực hiện tại các đơn vị, Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầuBảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các đơn vị dự toáncấp 3 trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện một số nội dung sau:

1. Thủ trưởng các đơn vị phải thực hiệnvà chỉ đạo thực hiện nghiêm túc những quy định hiện hành của Nhà nước và củaBảo hiểm xã hội Việt Nam về công tác tài chính, kế toán. Cụ thể là các quy địnhcủa Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn, Chế độ kế toán bảo hiểm xã hội, cácvăn bản khác của Chính phủ, của Bộ Tài chính và các văn bản:

- Văn bản liên ngành số 3068/LN ngày15/8/2006 của Liên ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam – Ngân hàng No&PTNT ViệtNam về mở, quản lý và sử dụng các tài khoản thanh toán giữa hệ thống BHXH ViệtNam và hệ thống Ngân hàng No&PTNT Việt Nam.

- Công văn số 1284/BHXH-KHTC ngày 22/4/2003về quản lý tiền mặt.

- Công văn số 3522/BHXH-BC ngày 02/10/2009về tăng cường công tác đảm bảo an toàn chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàngtháng.

2. Kiện toàn bộ máy làm công táctài chính kế toán, thủ quỹ và tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị:

2.1. Thủ trưởng các đơn vị phải quantâm, chỉ đạo và triển khai các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực quản lý,trình độ chuyên môn cũng như phẩm chất đạo đức, phẩm chất chính trị của cán bộquản lý, cán bộ làm công tác tài chính kế toán, thủ quỹ và các bộ phận khác cóliên quan. Đặc biệt quan tâm tới những cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý tiền(tiền mặt, tiền gửi), tài sản có giá trị nhằm ngăn chặn ngay từ đầu những hànhvi tiêu cực, lạm dụng chức vụ quyền hạn để tham ô, chiếm đoạt tài sản của Nhànước. Tiến hành rà soát để sắp xếp, bố trí cán bộ có đủ điều kiện, tiêu chuẩnvào các vị trí công tác nêu trên.

2.2. Tại các đơn vị dự toán cấp 2, dựtoán cấp 3 bố trí 01 (một) cán bộ có đủ điều kiện làm thủ quỹ. Thủ trưởng đơnvị có quyết định phân công nhiệm vụ thủ quỹ, làm thủ tục đăng ký họ tên, chữký, số chứng minh nhân dân của thủ quỹ với ngân hàng, kho bạc nơi đơn vị mở tàikhoản và có công văn gửi ngân hàng, kho bạc đề nghị ngân hàng, kho bạc chỉ chothủ quỹ đã đăng ký họ tên, chữ ký, số chứng minh nhân dân mới được rút tiền mặt.Trường hợp vì bất kỳ lý do gì thủ quỹ không đi lĩnh tiền được thì chủ tài khoảnphải làm văn bản gửi ngân hàng, kho bạc giao cho người khác lĩnh thay.

2.3. Tổ chức công tác kế toán tại BHXHcấp huyện: Tùy khối lượng công việc và đặc điểm của từng đơn vị để bố trí cánbộ kế toán, tổ chức công tác kế toán tại đơn vị đảm bảo chặt chẽ, đúng quy địnhvà khoa học. Tại mỗi đơn vị BHXH cấp huyện bố trí 01 (một) cán bộ làm kế toántrưởng hoặc phụ trách kế toán và tối thiểu 01 (một) cán bộ làm kế toán viên (cóthể làm kiêm nhiệm đối với những đơn vị nhỏ, khối lượng công việc không nhiều).Kế toán viên làm nhiệm vụ kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi và giao dịch vớingân hàng, kho bạc; kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm soát chặtchẽ tất cả các nghiệp vụ của kế toán viên và không được trực tiếp thực hiện cácnghiệp vụ của kế toán viên.

3. Về quản lý séc lĩnh tiền mặt và nghiệpvụ rút tiền mặt tại ngân hàng:

3.1. Séc lĩnh tiền mặt là chứng chỉđặc biệt, giao cho kế toán viên quản lý và phải tuân thủ đúng các quy định của nhànước. Kế toán viên được giao nhiệm vụ giữ và viết séc lĩnh tiền mặt có tráchnhiệm bảo quản séc chưa sử dụng, cuống séc trong tủ, két an toàn; thực hiệnviệc ghi chép trên tờ séc lĩnh tiền mặt đúng quy định, đầy đủ nội dung và chỉđược sử dụng bút có mực màu xanh. Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toáncó trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số lượng séc đã sử dụng lũy kế từđầu năm và số lượng séc trắng chưa sử dụng sau mỗi lần sử dụng séc lĩnh tiền.

3.2. Rút tiền mặt phục vụ chi trả cácchế độ BHXH hàng tháng:

- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy địnhgiao dịch với ngân hàng trong nghiệp vụ rút tiền mặt. Trường hợp bàn giao tiền mặtcho đại diện chi trả tại ngân hàng, Bảo hiểm xã hội cấp huyện phải lập kế hoạchsử dụng tiền mặt, đăng ký ngày, giờ rút tiền và thông báo với ngân hàng, vớicác đại diện chi trả để phối hợp thực hiện và đảm bảo an toàn tiền mặt. Trườnghợp bàn giao tiền mặt cho đại diện chi trả tại các điểm chi trả ở xã, phường;Bảo hiểm xã hội cấp huyện phải lập kế hoạch rút, vận chuyển, bàn giao tiền vàthông báo cho Chủ tịch UBND xã, phường biết trước ít nhất 1 ngày để bố trí ngườinhận tiền (tối thiểu 02 người) và phương án bảo vệ.

- Việc vận chuyển tiền mặt từ ngân hàngtới các đại diện chi trả phải sử dụng phương tiện ô tô tự có của đơn vị hoặc ôtô thuê ngoài. Những địa bàn có số chi lớn, số tiền vận chuyển, bàn giao nhiều phảithuê công an áp tải, bảo vệ tiền để đảm bảo an toàn; chi phí thuê vận chuyển,áp tải, bảo vệ tiền được hạch toán vào nguồn lệ phí chi.

- Trong thời gian thực hiện việc rút,bàn giao tiền cho các đại diện chi trả tại ngân hàng hoặc tại xã, phường; Bảo hiểmxã hội cấp huyện phải bố trí thủ quỹ, kế toán và lãnh đạo đơn vị cùng thực hiệnđể bảo đảm an toàn và cùng kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện.

3.3. Rút tiền về đơn vị để phục vụ chihoạt động, chi trả trực tiếp BHXH, BHYT tại cơ quan BHXH:

Chỉ cho phép thủ quỹ đã đăng ký giaodịch với ngân hàng được rút tiền ra khỏi ngân hàng để nhập quỹ của đơn vị. Trườnghợp đặc biệt thủ quỹ không thể rút tiền phải cử người khác rút tiền, đơn vịphải có văn bản gửi ngân hàng giới thiệu người được lĩnh tiền để phối hợp và kiểmtra, giám sát.

Các đơn vị phải bám sát nhu cầu chibằng tiền mặt tại đơn vị để có kế hoạch rút tiền mặt hợp lý. Chủ tài khoản và kếtoán phải kiểm tra và đảm bảo tiền mặt sau khi rút từ ngân hàng được nhập quỹ,bảo quản an toàn trong két sắt sau mỗi lần rút tiền mặt.

4. Quản lý tài khoản tiền gửi chi BHXH,BHYT; tài khoản tiền gửi chi hoạt động và nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng:

4.1. Tất cả các đơn vị phải tuân thủnghiêm ngặt các quy định trong giao dịch với ngân hàng và làm việc cụ thể vớiNgân hàng No&PTNT tại địa phương trong việc đăng ký cho các cá nhân làm chủtài khoản, kế toán, thủ quỹ khi giao dịch với ngân hàng. Kế toán viên phải ghiđầy đủ, rõ ràng các thông tin trên các ủy nhiệm chi và phải được chủ tài khoản,kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra, ký duyệt trước khi chuyểntiền thanh toán. Tất cả các chữ ký trên các ủy nhiệm chi chuyển tiền, séc rúttiền mặt phải ký bằng bút có mực màu xanh. Ngoài ra khi chuyển tiền thanh toántừ tài khoản chi quản lý bộ máy, tàu khoản chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tếphải lập “bảng kê chuyển tiền” (theo mẫu số 1) làm 02 liên, liên 1 giao chongân hàng nơi mở tài khoản để kiểm tra, giám sát; liên 2 lưu tại cơ quan BHXHsau khi ngân hàng đã xác nhận các nội dung trên “bảng kê chuyển tiền”.

4.2. Chủ tài khoản các đơn vị dự toáncấp 3 phải đăng ký dịch vụ SMSBanking để tiếp nhận thông tin về tài khoản tiềngửi chi tại ngân hàng nhằm kiểm soát kịp thời các giao dịch của tài khoản tiềngửi chi BHXH, BHYT và chi hoạt động. Phí dịch vụ SMSBanking được thanh toán vàochi quản lý bộ máy của các đơn vị.

4.3. Hàng tháng phải tổ chức đối chiếukịp thời số dư trên các tài khoản tiền gửi với ngân hàng. Các chữ ký xác nhậntrên “Bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng” (theo mẫu số 2) phải ký trựctiếp bằng bút có mực màu xanh và đóng kèm trong báo cáo quyết toán.

4.4. Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ làmviệc với Ngân hàng No&PTNT Việt Nam để ban hành quy định liên ngành, trongđó có quy định về trách nhiệm phối hợp kiểm soát các nghiệp vụ rút tiền ra khỏitài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH các cấp mở tại các Chi nhánh ngân hàngNo&PTNT.

Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh căn cứ cácquy định liên ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam – Ngân hàng No&PTNT Việt Nam, nhữngquy định tại văn bản này và đặc điểm tại địa phương để thống nhất, ban hành quyđịnh liên ngành về quản lý các tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH tại các chinhánh Ngân hàng No&PTNT trên địa bàn; phổ biến rộng rãi và tổ chức thựchiện các quy định. Đối với các chứng từ giao dịch với ngân hàng của cơ quanBHXH cấp tỉnh, cấp huyện phải bảo đảm chặt chẽ về nội dung, về thủ tục và phảiký bằng bút có mực màu xanh trên tất cả các liên. Cơ quan Ngân hàng chịu tráchnhiệm kiểm tra, giám sát chứng từ đảm bảo chỉ những chứng từ đủ điều kiện mớicho phép chuyển tiền ra khỏi tài khoản.

5. Tăng cường quản lý quỹ tiền mặt tạiđơn vị: Thủ trưởng các đơn vị dự toán chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc vàpháp luật nếu để xảy ra mất tiền, bị chiếm dụng tiền tại đơn vị mình. Các đơnvị phải thực hiện ngay các biện pháp:

5.1. Chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹcủa các đơn vị thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu số tiền tồn quỹ và kýxác nhận vào sổ quỹ vào cuối giờ tất cả các ngày làm việc trong tuần. Định kỳlập biên bản kiểm kê quỹ vào cuối giờ của ngày làm việc cuối cùng trong tháng(theo mẫu số C34-HD, C35-HD ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày22/6/2007 của Bộ Tài chính) và đóng kèm báo cáo quyết toán.

5.2. Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh xem xéttình hình cụ thể tại địa phương để quy định mức tồn quỹ tiền mặt tại BHXH cấptỉnh và BHXH cấp huyện cho phù hợp nhằm hạn chế thấp nhất thiệt hại khi xảy rarủi ro bất khả kháng. Trường hợp đơn vị đã chuẩn bị tiền chi trả trong ngày nhưngđến cuối ngày chưa chi hết, còn dư số lượng lớn trên 50 triệu đồng phải thực hiệnký gửi quỹ tại kho, két sắt của ngân hàng trên địa bàn. Riêng định mức tồn quỹvào cuối ngày thứ 6 hàng tuần không được vượt quá 20 triệu đồng/đơn vị dự toáncấp 2 và không vượt quá 10 triệu đồng/các đơn vị còn lại.

6. Tăng cường quản lý công tác chi trảlương hưu và trợ cấp BHXH:

6.1. Bảo hiểm xã hội cấp huyện phảiphối hợp chặt chẽ với các đại diện chi trả trong công tác quản lý đối tượng hưởngcác chế độ BHXH và công tác tổ chức chi trả các chế độ BHXH cho các đối tượng.Đối với những đơn vị tổ chức chi qua đại diện chi trả phải luân phiên phối hợpvới đại diện chi trả để thực hiện chi trả trực tiếp cho đối tượng nhằm nắm bắtkịp thời tình hình chi trả tại cơ sở. Tổ chức kiểm tra đối tượng hưởng bảo hiểmxã hội kết hợp với kiểm tra công tác chi trả tại các xã, phường tối thiểu 1lần/năm đối với tất cả các đại diện chi trả.

6.2. Hạn chế thấp nhất việc để tồn dưtiền mặt qua đêm tại các đại diện chi trả. Đối với những địa bàn có số chi lớn,số đối tượng hưởng BHXH nhiều không thể chi trả trong vòng 01 (một) ngày phảichủ động, phối hợp với đại diện chi trả phân chia danh sách và số tiền chi trả,đảm bảo số tiền chuyển từ cơ quan BHXH cho đại diện chi trả phải được chi đếncác đối tượng hưởng BHXH trong ngày. Kiểm tra, phát hiện kịp thời những đại diệnchi trả còn để tồn dư tiền mặt qua đêm để có phương án cụ thể bảo vệ an toàntiền và kiên quyết yêu cầu đại diện chi trả khắc phục tình trạng để tồn dư tiềnmặt qua đêm.

7. Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh phải tăngcường công tác kiểm tra tại đơn vị và tại các BHXH cấp huyện trực thuộc:

7.1. Giám đốc Bảo hiểm xã hội cấp tỉnhtổ chức kiểm tra tại đơn vị và chỉ đạo kiểm tra tại Bảo hiểm xã hội cấp huyệnviệc thực hiện các quy định về tài chính, kế toán của nhà nước và của Bảo hiểmxã hội Việt Nam, các quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác tài chính, kếtoán và những quy định trong văn bản này.

7.2. Định kỳ khi xét duyệt, thẩm địnhquyết toán quý cho BHXH cấp huyện, các Đoàn xét duyệt quyết toán phải kiểm traviệc thực hiện quy định đã nêu ở trên, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các saisót và kiên quyết xử lý đối với những đơn vị còn để xảy ra sai sót nghiêm trọnghoặc chậm khắc phục thiếu sót.

7.3. Phòng Kế hoạch Tài chính của Bảohiểm xã hội cấp tỉnh chủ trì tổ chức kiểm tra đột xuất tại các đơn vị trực thuộcvà tham mưu cho Giám đốc BHXH cấp tỉnh các giải pháp để quản lý chặt chẽ, đúngquy định công tác tài chính, kế toán, tài sản thuộc phạm vi quản lý. Sau khikết thúc kiểm tra, đoàn kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra, giao cho đơn vịđược kiểm tra 01 bản va gửi về Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Ban Chi) 01 bản thaycho báo cáo. Trường hợp phát hiện có vi phạm pháp luật về tài chính, kế toánthì phải xử lý theo thẩm quyền, kiến nghị xử lý hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quannhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.

Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu Thủtrưởng các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốcBHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện và chỉ đạo các đơn vịtrực thuộc thực hiện kịp thời.

Nơi nhận:
- Như trên;
- HĐQL (để báo cáo);
- TGĐ (để báo cáo);
- Các Phó TGĐ;
- Các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam;
- Lưu: VT, BC(3b)

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC




Nguyễn Đình Khương

MẪUSỐ 01

ĐƠN VỊ:………..

BẢNGKÊ CHUYỂN TIỀN NGÂN HÀNG

Ngàytháng năm 2010

Tàikhoản chuyển tiền:………………… Số hiệu:…………………

STT

Tên đơn vị nhận tiền

Số ủy nhiệm chi

Số liên

Số tiền

Ghi chú

A

B

1

2

3

4

Cộng

Ngày tháng năm
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH (HUYỆN)……….
Kế toán Chủ tài khoản

Ngày tháng năm
CHI NHÁNH NHNO&PTNT…………
Kế toán Giám đốc

MẪUSỐ 02

BẢNGĐỐI CHIẾU SỐ DƯ TÀI KHOẢN TIỀN GỬI MỞ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂNNÔNG THÔN

Tháng……. năm……..

Đơnvị: đồng

TT

Tên tài khoản – Số hiệu

Số dư đầu tháng

Số phát sinh trong tháng

Dư cuối tháng

Nợ

Nợ

Nợ

A

B

1

2

3

4

5

6

1

Thu bảo hiểm xã hội

2

Chi bảo hiểm xã hội

3

Chi quản lý bộ máy

Cộng

Ngày tháng năm
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH (HUYỆN)……….
Kế toán Chủ tài khoản

Ngày tháng năm
CHI NHÁNH NHNO&PTNT…………
Kế toán Giám đốc