BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2159/BHXH-ST
V/v chấn chỉnh và xử lý những tồn tại, vướng mắc trong công tác thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

Hà Nội, ngày 18 tháng 06 năm 2014

Kính gửi: Bảohiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thời gian vừa qua, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh), về cơ bản đã thực hiện đúngcác quy định ban hành kèm theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 vềviệc quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT); cấp,quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT; Quyết định số 1518/QĐ-BHXH ngày 20/12/2011 về việcban hành mẫu sổ BHXH; Quyết định số 829/QĐ-BHXH ngày 26/7/2013 của BHXH ViệtNam về việc ban hành các phần mềm ứng dụng thuộc dự án "Nâng cấp phần mềmquản lý thu SMS" của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Tuy nhiên, trong quátrình tổ chức thực hiện vẫn còn một số tồn tại, vướng mắc như: một số tỉnh chưathực hiện đúng các quy định về phân cấp quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT;luân chuyển hồ sơ, dữ liệu giữa các phòng thuộc BHXH tỉnh và bộ phận thuộc BHXHcác quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện); chưa thực hiệnin, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT trên phần mềm quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT (QLST); chưaxử lý triệt để tình trạng cấp trùng thẻ BHYT trong năm 2014; việc cấp thẻ BHYTcho một số đối tượng còn chậm.

Để khắc phục những tồn tại, vướng mắc nêu trên,BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH các tỉnh thực hiện một số nội dung sau:

1. Về triển khai các quy định quản lý

- Thực hiện nghiêm túc việc phân cấp quản lý thu, cấpsổ BHXH, thẻ BHYT; luân chuyển, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu giữa các phòng/bộ phậnnghiệp vụ; quy trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; quy trình kiểm tra, đối chiếuhồ sơ, dữ liệu trước khi in, xác nhận trên sổ BHXH, thẻ BHYT, theo đúng quyđịnh tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH.

- Khi thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH, điều chỉnh nộidung đã ghi trên sổ BHXH (theo phân cấp quản lý), Tổ Thẩm định phải lập biênbản chi tiết cho từng hồ sơ (ghi rõ nội dung thẩm định; căn cứ thẩm định; ýkiến cụ thể, chịu trách nhiệm về nội dung thẩm định và ký xác nhận của từngthành viên).

- Đối với sổ BHXH thu hồi (do người lao động ngừngviệc không nhận sổ BHXH), cơ quan BHXH phải lập danh sách thống kê đối với từngđơn vị, chi tiết tới từng người, từng số sổ BHXH và thực hiện lưu trữ, chuyểntrả cho người lao động khi có yêu cầu theo đúng quy định (không được hủy, đụclỗ hoặc đóng dấu thu hồi…).

2. Về khắc phục tình trạng cấp trùng thẻ BHYT

- Tiếp tục phối hợp với các Sở, Ban, ngành và các đơnvị liên quan trên địa bàn tỉnh, để rà soát danh sách, dữ liệu cấp thẻ BHYTtrong năm 2014 đối với các đối tượng được Ngân sách Nhà nước đóng, hỗ trợ toànbộ hoặc một phần mức đóng BHYT.

- Cung cấp danh sách, dữ liệu thẻ BHYT cấp trùngtại các thời điểm từ năm 2011 đến năm 2013 (đã được Ủy ban nhân dân các tỉnh,thành phố phê duyệt và các cơ quan Thanh tra, Kiểm toán xác định) cho các đơnvị có trách nhiệm lập danh sách đăng ký cấp thẻ BHYT, để rà soát và lập danhsách báo giảm gửi cơ quan BHXH, làm căn cứ điều chỉnh dữ liệu thu, cấp thẻBHYT, đồng thời có văn bản đề nghị các đơn vị nêu trên thực hiện thu hồi thẻBHYT cấp trùng nhưng vẫn còn hạn sử dụng trong năm 2014 và các năm tiếp theo.

3. Về xử lý phôi sổ BHXH, thẻ BHYT còn tồn theo mẫucũ

Đối với phôi sổ BHXH, thẻ BHYT còn tồn theo mẫu cũ,BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện kiểm kê, chốt số lượng và thành lập hội đồnghủy phôi sổ BHXH, thẻ BHYT (như đối với sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng không sử dụngđược) quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH sau đó gửi văn bản báo cáo BHXHViệt Nam, kèm theo biên bản hủy sổ BHXH, thẻ BHYT.

4. Hướng dẫn việc ghi các tiêu thức phát sinh trongbiểu mẫu quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH(có mẫu kèm theo):

- Về sổ BHXH: tại chỉ tiêu cấp lại sổ BHXH, bổ sungthêm tiêu thức: “cấp lại sổ do gộp sổ BHXH", “cấp lại sổ dohưởng trợ cấp một lần sau đó tiếp tục đi làm”“cấp lại do nguyên nhânkhác"; tại chỉ tiêu quản lý phôi sổ BHXH, bổ sung thêm tiêu thức “mấtdo bảo quản", “hỏng do bảo quản”"giảm khác” vàocác biểu mẫu C06-TS; S04-TS; B01-TS.

- Về thẻ BHYT: tại chỉ tiêu cấp lại, đổi thẻ BHYT,bổ sung thêm tiêu thức “cấp lại, đổi thẻ do nguyên nhân khác"; tạichỉ tiêu quản lý phôi thẻ BHYT, bổ sung thêm tiêu thức “mất do bảo quản”,“hỏng do bảo quản”“giảm khác" vào các biểu mẫu C07-TS;S06-TS; B01-TS.

5. Về triển khai phần mềm QLST

BHXH các tỉnh khẩn trương rà soát dữ liệu và kếtchuyển toàn bộ dữ liệu từ phần mềm quản lý thu (SMS) sang phần mềm QLST để in,cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Kể từ ngày 01/7/2014 BHXH Việt Nam sẽ thực hiện khóa toànbộ chức năng in sổ BHXH, thẻ BHYT của phần mềm SMS.

6. Về cấp thẻ BHYT cho người nghèo, cận nghèo,người có công với cách mạng và cựu chiến binh

BHXH các tỉnh tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh cóvăn bản chỉ đạo Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; Sở Tài chính; Ủy ban nhân dâncác huyện và các đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh phối hợp chặt chẽ với cơquan BHXH trong việc: lập danh sách cấp thẻ BHYT hàng năm cho đối tượng làngười nghèo, cận nghèo kịp thời, chính xác, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thànhphố phê duyệt, tránh việc chuyển danh sách đăng ký cấp thẻ BHYT chậm gây ảnhđến quyền lợi cho người tham gia BHYT; thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồngđóng BHYT và lập hồ sơ, danh sách cấp thẻ BHYT cho đối tượng là người có côngvới cách mạng, cựu chiến binh theo đúng thời hạn quy định tại Điểm 2.5, Khoản2, Điều 39 Quyết định số 1111/QĐ-BHXH.

Yêu cầu BHXH các tỉnh thực hiện theo đúng các nộidung trên. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo về Bảohiểm xã hội Việt Nam (Ban Sổ - Thẻ) để xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Tổng Giám đốc (để b/c);
- Các Phó TGĐ;
- Các Ban: BT, CSYT, PC, KT, CNTT;
- Lưu: VT, ST (02b).

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC




Đỗ Văn Sinh

BHXH ………….
BHXH ………….

Mẫu C06-TS

(Ban hành kèm theo QĐ số: 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

PHIẾU SỬ DỤNGPHÔI BÌA SỔ BHXH

Số: ……………., ngày:…………..

Họ tên cán bộ phát hành:

Phôi bìa sổ BHXH có trước khi in: …………….. Phôi

Phôi bìa sổ BHXH còn sau khi in:…………… Phôi

Tên các đơn vị cấp sổ BHXH

Mã các đơn vị

Nội dung:

STT

Diễn giải

Số lượng

1

2

3

1

Số phôi sử dụng

2

Cấp mới

3

Cấp lại do mất

4

Cấp lại do hỏng

5

Cấp lại do thay đổi nhân thân

6

Cấp lại do gộp sổ

7

Cấp lại do đã hưởng trợ cấp BHXH 1 lần

8

Cấp lại do nguyên nhân khác

9

Do đổi sổ BHXH

10

Hỏng do nhà in

11

Hỏng do in

12

Mất do bảo quản

13

Hỏng do bảo quản

14

Giảm khác

Ngày ... tháng ... năm ....
CÁN BỘ PHÁT HÀNH(Ký, ghi rõ họ tên)

BHXH ………….
BHXH ………….

Mẫu C07-TS

(Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

PHIẾU SỬ DỤNGPHÔI THẺ BHYT

Số: ……………., ngày:…………..

Họ tên cán bộ phát hành:

Phôi thẻ BHXH có trước khi in: …………….. Phôi

Trong đó: Phôi lẻ chưa sử dụng……………. Phôi

Phôi thẻ BHXH còn sau khi in:…………… Phôi

Tên các đơn vị cấp thẻ BHYT

Mã các đơn vị

Nội dung:

STT

Diễn giải

Số lượng

Số serial

Từ

Đến

1

2

3

4

5

1

Số phôi sử dụng

Trong đó: Phôi lẻ

2

Tăng mới

3

Gia hạn

4

Cấp lại

5

Cấp đổi do hỏng

6

Cấp đổi do sai thông tin

7

Cấp đổi nơi KCB BĐ

8

Cấp đổi quyền lợi

9

Cấp đổi do nguyên nhân khác

10

Hỏng do nhà in

11

Hỏng do in

12

Mất do bảo quản

13

Hỏng do bảo quản

14

Giảm khác

....., ngày ... tháng ... năm .......
CÁN BỘ PHÁT HÀNH(Ký, ghi rõ họ tên)

BẢO HIỂM XÃ HỘI ………….
BẢO HIỂM XÃ HỘI ………….

Mẫu B01-TS(Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

BÁO CÁO CHỈ TIÊU
QUẢN LÝ THU, CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT
Tháng ………..
Năm …………..

STT

Ch tiêu

Mã số

ĐV tính

Trong kỳ

Lũy kế

Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7

A

TỐNGHỢP CHUNG

I

Bảo hiểm xã hội

...

...

...

...

II

Bo hiểm y tế

...

...

...

Ill

Bo hiểm thất nghiệp

...

...

...

IV

Cp s BHXH

1

Tổng số lao động chưa được cấp sổ kỳ trước

162

Người

2

Số LĐ tăng đã có sổ

163

Người

...

...

28

Phôi bìa sổ BHXH tồn cuối kỳ

189

Phôi

29

Số phôi bìa sổ BHXH cấp lại do gộp sổ BHXH

219

Phôi

30

Số phôi bìa sổ BHXH cấp lại do hưởng trợ cấp 1 lần sau đó tiếp tục đi làm

220

Phôi

31

Số phôi bìa sổ BHXH cấp lại do nguyên nhân khác

221

Phôi

32

Số phôi bìa sổ BHXH mất do bảo quản

222

Phôi

33

Số phôi bìa sổ BHXH hỏng do bảo quản

223

Phôi

34

Sổ phôi bìa sổ BHXH giảm khác

224

Phôi

V

Cấp th BHYT

1

Tổng số thẻ BHYT có giá trị sử dụng đầu kỳ

190

Thẻ

2

Th BHYT tăngmới

191

Thẻ

31

Trong đó: Phôi thẻ BHYT lẻ

218

Phôi

32

Phôi thẻ BHYT đổi do nguyên nhân khác

225

Phôi

33

Phôi thẻ BHYT mất do bảo quản

226

Phôi

34

Phôi thBHYT hỏng do bảo qun

227

Phôi

35

Phôi thẻ BHYT giảm khác

228

Phôi

B

KHỐI LOẠI HÌNH (theo phân khối quản lý thu)

KHỐI A ...........


Phụ trách thu(Ký, ghi rõ họ tên)


Phụ trách cấp sổ, thẻ(Ký, ghi rõ họ tên)


Phụ trách kế toán(Ký, ghi rõ họ tên)

Ngày…tháng…năm…
Giám đốc(Ký và đóng dấu)


BHXH …………
BHXH …………

SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG PHÔI SỔ BHXH

Tháng………Năm…….

Mẫu S04-TS

(Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

STT

Diễn giải

Số phiếu

Ngày phiếu

Phôi sổ nhận trong tháng

Sử dụng

Tồn

Cấp mới

Cấp lại

Đổi sổ BHXH

Hỏng do nhà in

CQ BHXH in hỏng

Mất do bảo quản

Hỏng do bảo quản

Giảm khác

Mất

Hỏng

Thay đổi họ và tên

Thay đổi ngày tháng năm sinh

Gộp sổ

Sổ cũ đã hưởng trợ cấp 1 lần

Khác

Tổng

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Tổng số

……, ngày … tháng … năm ……..
Cán bộ chuyên quản(Ký, ghi rõ họ tên)

BHXH …………
BHXH …………

SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG PHÔI THẺ BHYT

Tháng………Năm…….

Mẫu S06-TS

(Ban hành kèm theo QĐ số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam)

Chuyên quản sổ, thẻ:

STT

Nội dung

Số phiếu

Ngày phiếu

Nhận phôi mới

Xuất

Tồn

Sử dụng

Cấp mới

Cấp lại do mất

Đổi thẻ

Phôi thẻ giảm

Tổng số

Tổng

Trong đó

Hỏng

Sai thông tin

Đổi nơi KCB BĐ

Đổi quyền lợi

Khác

Hỏng do nhà in

BHXH in hỏng

Mất do bảo quản

Hỏng do bảo quản

Giảm khác

Gia hạn sử dụng tiếp

Đăng ký KCB tỉnh khác

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Tổng số

Người lập