BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 246/VTLTNN-TCCB
V/v tăng cường công tác PCCC và PCLB, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu

Hà Nội, ngày 04 tháng 04 năm 2012

Kính gửi:

- Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- Các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước;
- Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

Trong những năm gần đây, do tác độngcủa biến đổi khí hậu, ở nhiều địa phương trong cả nước đã diễn ra tình trạngthời tiết thay đổi bất thường, hết mùa khô hanh kéo dài, tiếp đến là mùa mưabão, lũ lụt xảy ra, đang tiềm ẩn nguy cơ cháy, nổ và bão, lũ rất cao. Số lượngcác vụ cháy, nổ và bão, lũ trong thời gian qua có chiều hướng gia tăng, nhiềuvụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhângây cháy chủ yếu: do sơ xuất; sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bịđiện; do điều kiện phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa tuân thủ triệt đểcác quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy (PCCC) và nhiều trận bão,lũ xảy ra gây tổn thất đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ do không thực hiện tốt côngtác phòng chống lụt bão (PCLB) theo chỉ đạo của Ban PCLB Trung ương. Các vụcháy xảy ra đã thiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị sựnghiệp và doanh nghiệp nhà nước.

Thực hiện Công điện số 242/CĐ-TTg ngày27 tháng 02 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường biện pháp phòngcháy, chữa cháy. Để chủ động phòng ngừa, hạn chế các vụ cháy, nổ và tránh xảyra các thiệt hại do cháy, nổ gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, Sở Nội vụ các tỉnh, thànhphố trực thuộc trung ương, các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước vàcác Trung tâm lưu trữ quốc gia cần triển khai một số công việc sau:

- Trên cơ sở các phương án PCCC và PCLBchung của các cơ quan, tổ chức đã xây dựng, Thủ trưởng các đơn vị cần chỉ đạoxây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưutrữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy PCCC và PCLB của kho lưu trữ;

- Thường xuyên tuyên truyền, phổ biếncho công chức,viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh các quy định vềPCCC, đặc biệt đối với công chức, viên chức và những người trực tiếp làm côngviệc liên quan tới hồ sơ, tài liệu;

- Định kỳ tổ chức tập huấn, thực hànhvề PCCC;

- Thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảoquản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước, tránh để hồ sơ, tài liệu tồn đọngtại các cơ quan, tổ chức;

- Đầu tư kinh phí xây dựng mới, cảitạo nâng cấp kho tàng theo đúng yêu cầu của các thông số kỹ thuật quy định tại Thôngtư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữchuyên dụng;

- Kịp thời báo cáo về Cục Văn thưvà Lưu trữ Nhà nước về các vụ cháy xảy ra gây thiệt hại tới hồ sơ, tài liệu đểCục chỉ đạo các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy.

Để thực hiện tốt công tác PCCC và PCLBbảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị Thủtrưởg và Lãnh đạo Văn phòng các Bộ, ngành, các cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Nộivụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các Tập đoàn kinh tế, các Tổngcông ty nhà nước và các Trung tâm Lưu trữ quốc gia quan tâm chỉ đạo, đôn đốc,nhắc nhở, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt những nộidung đã nêu trên.

Nơi nhận:
- Như trên;
- TTrg. Văn Tất Thu (để b/c);
- Lãnh đạo Cục (03b);
- Các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục;
- Lưu: VT, TCCB.

CỤC TRƯỞNG




Vũ Thị Minh Hương