BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
---------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 260/VTLTNN-NVĐP
V/v. Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ

Hà Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2005

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Cơ quan TW của các tổ chức chính trị - xã hội;
- Các tổng công ty nhà nước.

Thực hiện chức năng quản lý nhà nướcvề công tác văn thư và công tác lưu trữ được giao tại Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng quy chế(hoặc quy định) công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọichung là quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan) như sau:

1. Mục đích xây dựng quy chế

Việc xây dựng, ban hành quy chế côngtác văn thư và lưu trữ cơ quan nhằm cụ thể hoá các quy định của Nhà nước vềcông tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan,tổ chức; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động trongcông tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việcban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâudài.

2. Đối tượng xây dựng quy chế

Tất cả các cơ quan nhà nước, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinhtế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) cần xâydựng, ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.

3. Phạm vi áp dụng quy chế

Quy chế công tác văn thư và lưu trữcơ quan chỉ nên áp dụng trong nội bộ từng cơ quan, tổ chức. Đối với những cơquan, tổ chức có các cơ quan, tổ chức trực thuộc, thì mỗi cơ quan, tổ chức trựcthuộc cũng cần có quy chế riêng để quy định những điều chi tiết, cụ thể phù hợpvới chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đặc điểm của cơ quan, tổ chức mình. Tuynhiên, nếu các cơ quan, tổ chức trực thuộc không có quy định gì khác chi tiếthơn các quy định của cơ quan, tổ chức cấp trên, thì quy chế công tác văn thư vàlưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên cũng có thể quy định áp dụng cho cả cáccơ quan, tổ chức trực thuộc.

4. Căn cứ để xây dựng quy chế

Quy chế công tác văn thư và lưu trữcơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây:

- Văn bản quy định chức năng, nhiệmvụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức;

- Các Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật hiện hành;

- Các văn bản quy phạm pháp luậthiện hành về công tác văn thư và lưu trữ như: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001; Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị địnhsố 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành mộtsố điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; các Thông tư hướng dẫn thực hiện haiNghị định nói trên và các văn bản quy phạm pháp luật khác;

- Những tiêu chuẩn, quy trình, hướngdẫn nghiệp vụ văn thư và lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hànhnhư: các tiêu chuẩn ngành về giá, hộp, sổ thống kê…; các văn bản hướng dẫn vềquản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ hiện hành, nguồn và thành phần tài liệu nộplưu vào lưu trữ lịch sử các cấp, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ…

- Những văn bản pháp luật hiện hànhvề bảo vệ bí mật nhà nước, về quản lý và sử

dụng con dấu.

5. Hướng dẫn vận dụng bản đề cươngquy chế

Bản Đề cương quy chế tham khảo gửikèm theo văn bản này có tính chất định hướng chung, nhằm đưa ra các gợi ý đểgiúp các cơ quan, tổ chức tham khảo, vận dụng trong quá trình xây dựng quy chếcông tác văn thư và lưu trữ cơ quan.

Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào tìnhhình thực tế để lựa chọn hình thức xây dựng quy chế và nội dung điều chỉnh chophù hợp. Bản quy chế có thể xây dựng theo các hướng sau: quy chế chung công tácvăn thư và lưu trữ cơ quan; quy chế công tác văn thư riêng và quy chế công táclưu trữ riêng; quy định một phần nội dung trong công tác văn thư và lưu trữ (vídụ quy chế về xây dựng và ban hành văn bản; quy chế về quản lý văn bản và lậphồ sơ hiện hành...).

Dựa vào những tiêu chí hướng dẫntrong từng Điều của bản Đề cương quy chế, các cơ quan, tổ chức áp dụng nhữngquy định đã có ở các văn bản căn cứ nói trên và cụ thể hoá, chi tiết hơn vớiđiều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức mình.

Để phổ biến rộng rãi văn bản này,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBNDcác tỉnh, thành phố sao gửi văn bản này đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm viquản lý của mình, đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện.

Trong quá trình thực hiện, nếu cókhó khăn, vướng mắc, đề nghị các ơ quan phản ánh bằng văn bản về Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội.

CỤC TRƯỞNG
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC




Dương Văn Khảm

ĐỀ CƯƠNG THAM KHẢO
(Ban hành kèmtheo Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước)

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điềuchỉnh

Quy định phạm vi áp dụng của quychế.

Quy định đối tượng điều chỉnh củaquy chế là công tác văn thư và lưu trữ:

- Công tác văn thư bao gồm các côngviệc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành vàgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

- Công tác lưu trữ bao gồm các côngviệc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thựchiện công tác văn thư và lưu trữ:

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơquan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư và lưu trữ;

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng(hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chứcchỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ;

- Trách nhiệm của thủ trưởng các đơnvị trong cơ quan, tổ chức;

- Trách nhiệm của mỗi cán bộ côngchức trong cơ quan, tổ chức.

Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của vănthư và lưu trữ cơ quan

- Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơquan.

- Tổ chức, nhiệm vụ của lưu trữ cơquan.

Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưutrữ

Quy định cán bộ làm công tác văn thưvà lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạchcông chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định.

Điều 5. Kinh phí cho hoạt động vănthư và lưu trữ

Quy định trách nhiệm của người đứngđầu cơ quan, tổ chức và của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)trong việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức cáchoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trongcông tác văn thư và lưu trữ

Quy định mọi hoạt động trong côngtác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy địnhcủa pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục I. Soạn thảo, ban hành văn bản

Điều 7. Hình thức văn bản

Quy định cụ thể các hình thức vănbản mà cơ quan được phép ban hành:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính thông thường;

- Văn bản chuyên ngành (nếu có)...

Điều 8. Thể thức văn bản

Quy định thể thức các loại văn bảnmà cơ quan, tổ chức được phép ban hành:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành (nếu có);

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổchức hoặc cá nhân nước ngoài (nếu có)...

Kèm theo Điều này cần có một số phụlục về mẫu trình bày từng loại văn bản và bảng chữ viết tắt tên các đơn vịtrong cơ quan, tổ chức để ghi ký hiệu văn bản.

Điều 9. Soạn thảo văn bản

- Quy định về việc soạn thảo văn bảnquy phạm pháp luật được thực hiện theo các Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật hiện hành.

- Quy định trách nhiệm của ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức; của đơn vị và cá nhân được giao chủ trì soạn thảovăn bản đối với việc soạn thảo văn bản hành chính trong cơ quan, tổ chức.

Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa,bổ sung bản thảo đã duyệt

Quy định về quy trình duyệt bảnthảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.

Điều 11. Đánh máy, nhân bản

Quy định những yêu cầu của việc đánhmáy, nhân bản văn bản trong cơ quan, tổ chức.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khiký ban hành

- Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị hoặccác nhân chủ trì soạn thảo văn bản trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm vềđộ chính xác của nội dung văn bản.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng(hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về hìnhthức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 13. Ký văn bản

- Thẩm quyền ký: của người đứng đầucơ quan, tổ chức; các trường hợp ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.), ký thừa ủyquyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của người ký văn bảnvề số lượng bản ký trực tiếp; số lượng bản phát hành; gửi văn bản vượt cấp (nếucó).

- Loại bút, mực dùng để ký văn bản.

Điều 14. Bản sao văn bản

- Các hình thức sao văn bản (sao ybản chính, bản trích sao, bản sao lục).

- Thể thức của bản sao.

- Giá trị pháp lý của các bản sao códấu.

- Giá trị pháp lý của các bản saokhông có dấu.

Mục 2. Quản lý văn bản

Điều 15. Trình tự quản lý văn bảnđến

Quy định tất cả văn bản, kể cả đơn,thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến.

Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bảnđến

Quy định chi tiết việc tiếp nhận,phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ (hoặc cơ sở dữ liệu quản lý vănbản đến).

Điều 17. Trình, chuyển giao văn bảnđến

- Thời hạn trình và chuyển giao vănbản (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc đối với từng loại văn bản khẩn vàvăn bản thường).

- Yêu cầu chuyển giao chính xác, giữgìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đônđốc việc giải quyết văn bản đến

- Trách nhiệm của người đứng đầu vàcấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo giải quyết kịpthời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Trách nhiệm của đơn vị, cá nhântrong việc giải quyết văn bản.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng(hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chứctheo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.

- Quy định thời hạn giải quyết đốivới văn bản đến loại khẩn và loại bình thường.

Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi

Quy định tất cả văn bản do cơ quan,tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra hình thức, thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độkhẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản;

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theodõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 20. Chuyển phát văn bản đi

- Quy định thời hạn chuyển phát vănbản đi đối với loại khẩn và loại thường.

- Quy định trong trường hợp cầnthông tin nhanh phải gửi văn bản đi bằng Fax, gửi qua mạng, sau đó phải gửi bảnchính.

Điều 21. Lưu văn bản đi

- Quy định số lượng và nơi lưu vănbản phát hành.

- Yêu cầu đối với tập lưu văn bản điở văn thư của cơ quan, tổ chức.

- Yêu cầu giấy và mực in đối với bảnlưu văn bản quy phạm pháp luật.

Mục 3. Lập hồ sơ hiện hành và giaonộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ vàyêu cầu đối với hồ sơ được lập

- Khái niệm hồ sơ.

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành.

- Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhântrong cơ quan, tổ chức đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơquan, tổ chức.

- Thời hạn giao nộp, hồ sơ tài liệuvào lưu trữ cơ quan đối với tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật;tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô- phim, tài liệughi âm, ghi hình.

- Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 24. Trách nhiệm đối với việclập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơquan, tổ chức.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng(hoặc Trưởng phòng Hành chính).

- Trách nhiệm của thủ trưởng các đơnvị trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của mỗi cá nhân trongcơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành.

Mục 4. Quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư

Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

- Quy định về người giữ dấu, việcbảo quản con dấu trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính.

- Trách nhiệm của nhân viên văn thưtrong việc giữ và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

Điều 26. Đóng dấu

- Quy định cách đóng dấu lên bảnchính, lên chữ ký.

- Quy định về đóng dấu lên phụ lục,dấu giáp lai, dấu nổi (nếu có).

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. Công tác thu thập, bổ sungtài liệu

Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan

Quy định trách nhiệm hàng năm củalưu trữ cơ quan trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vàolưu trữ cơ quan.

Điều 29. Xác định giá trị tài liệu

- Yêu cầu của việc xác định giá trịtài liệu.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hànhtrong việc nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổchức.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trịtài liệu của cơ quan

- Nhiệm vụ của Hội đồng.

- Thành phần Hội đồng.

- Phương thức làm việc của Hội đồng.

Điều 31. Tiêu hủy tài liệu hết giátrị

- Thẩm quyền của cơ quan, tổ chứctrong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị đối với cơ quan, tổ chức trực thuộc(nếu có).

- Thẩm quyền của cơ quan, tổ chứccấp trên (nếu có) trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổchức.

- Thẩm quyền của người đứng đầutrong việc quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức.

- Thủ tục và hồ sơ tiêu hủy tài liệuhết giá trị.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tàiliệu vào lưu trữ lịch sử)

- Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan.

- Thời hạn giao nộp các loại tàiliệu vào lưu trữ lịch sử.

Mục 2. Thống kê, bảo quản tài liệulưu trữ của cơ quan

Điều 33. Thống kê tài liệu lưu trữ

- Đối tượng thống kê lưu trữ.

- Chế độ thống kê định kỳ hàng nămvề công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Các loại sổ sách thống kê trongkho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Quy định tài liệu lưu trữ của cơquan, tổ chức phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ.

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơquan, tổ chức trong việc chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệulưu trữ.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành trongviệc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ.

Mục 3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ của cơ quan

Điều 35. Đối tượng và thủ tục khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng được phép khai thác sửdụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành.

- Cá nhân trong cơ quan;

- Cá nhân ngoài cơ quan;

- Cá nhân có nhu cầu riêng chínhđáng. trên.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tàiliệu tại lưu trữ hiện hành đối với từng đối tượng

Điều 36. Các hình thức tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ

- Phòng đọc phục vụ tại chỗ;

- Cho mượn về phòng làm việc;

- Các hình thức khác (nếu có).

Điều 37. Thẩm quyền cho phép khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.

- Thẩm quyền của Chánh Văn phòng(hoặc Trưởng phòng Hành chính).

- Thẩm quyền của người phụ trách lưutrữ cơ quan.

Điều 38. Quản lý việc sử dụng tàiliệu lưu trữ

Quy định việc khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để quản lý như: sổ đăng ký độc giả; sổgiao nhận tài liệu với độc giả.

Điều 39. Khen thưởng và xử lý viphạm