NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
VIỆT NAM
-----

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------

Số: 2685/NHNN-KTTC
V/v Hướng dẫn quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán tại Phòng/ Điểm giao dịch của QTDCS

Hà Nội, ngày 21 tháng 3 năm 2008

Kính gửi:

- Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố
- Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở

Để thống nhất quytrình hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu phát sinh, luân chuyển chứng từ và mởsổ kế toán tại Phòng giao dịch, Điểm giao dịch của Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở(QTDCS), Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hướng dẫn QTDCS thực hiện như sau:

I- NGUYÊN TẮC CHUNG

- Phòng giao dịch, Điểmgiao dịch (gọi tắt là Phòng/ Điểm giao dịch) là đơn vị phụ thuộc củaQTDCS, hạch toán báo sổ, không có bảng cân đối riêng, có con dấu để sử dụngtrong giao dịch, chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của QTDCS, hoạt độngtheo chức năng, nhiệm vụ đã được Hội đồng quản trị QTDCS quy định.

- Giám đốc QTDCS phảiquy định cụ thể giới hạn các loại nghiệp vụ được thực hiện, giới hạn tối đatrong từng nghiệp vụ Phòng/ Điểm giao dịch được phép thực hiện, quy chế quản lýđối với “thẻ lưu” tiền gửi tiết kiệm, Hồ sơ tín dụng, tài sản cầm cố, thế chấpcủa Phòng/ Điểm giao dịch, quy trình giao nhận, bảo quản tiền mặt, ấn chỉ quantrọng, tài sản quý, giấy tờ có giá, tài sản cầm cố, thế chấp giữa trụ sở chínhQTDCS với Phòng/ Điểm giao dịch, phù hợp với quy định hiện hành và đảm bảo antoàn tài sản.

- Hoạt động nghiệp vụcủa Phòng/ Điểm giao dịch phải tuân thủ đúng theo quy định hiện hành về cơ chếnghiệp vụ và trong phạm vi chức năng nhiệm vụ, giới hạn nghiệp vụ được giao.

- Tổ chức công tác kếtoán tại Phòng/ Điểm giao dịch phải tuân thủ Luật kế toán, các chuẩn mực kếtoán, chế độ kế toán của Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước ban hành.

- Phòng/ Điểm giaodịch phải tổ chức ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tếphát sinh vào sổ kế toán theo quy định hiện hành nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý,đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

- Cuối ngày làm việc,Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện giao nộp tồn quỹ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờcó giá, ấn chỉ quan trọng về trụ sở chính QTDCS để bảo quản trong kho tiền.Việc bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quantrọng từ trụ sở chính QTDCS đến Phòng/ Điểm giao dịch và ngược lại phải đảm bảoyêu cầu tuyệt đối bí mật, an toàn tài sản theo quy định hiện hành.

- Phòng kế toán QTDCSmở các tài khoản chi tiết như tiền gửi tiết kiệm, cho vay,… theo từng Phòng/ Điểmgiao dịch để xử lý số liệu hoạt động của Phòng/ Điểm giao dịch, phản ánh vàoBảng cân đối tài khoản kế toán của QTDCS, làm cơ sở kiểm soát, đối chiếu với sốliệu chi tiết (theo từng khách hàng, khoản vay… ) tại Phòng/ Điểm giaodịch.

II- SỔ KẾ TOÁN

- Phòng/ Điểm giaodịch thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khóa sổ kếtoán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán theo quy định hiện hành về chế độ sổ kếtoán.

- Phòng/ Điểm giaodịch mở các loại sổ sau:

+ Sổ kế toán:

· Sổ quỹ tiền mặt (đượclập theo quyển, đánh thứ tự từng trang, đóng dấu giáp lai giữa các trang);

· Nhật ký quỹ;

· Bảng cân đối chứngtừ;

· Liệt kê chứng từ (đượclập 02 liên, trong đó 01 liên đính kèm chứng từ kế toán trong ngày gửi về Phòngkế toán QTDCS, 01 liên xếp theo số thứ tự để cuối tháng đóng thành tập lưu tạiPhòng/ Điểm giao dịch);

· Bảng tổng hợp sốliệu hoạt động;

· Sổ kế toán chi tiết;

· Sổ theo dõi pháttiền vay;

· Sổ theo dõi tài sảncầm cố thế chấp;

· Sao kê các khoảncho vay;

· Sao kê chi tiếttiền gửi tiết kiệm theo từng hình thức;

· Sao kê các khoảnphải thu, phải trả;

· Bảng kiểm kê ấn chỉquan trọng (được lập 02 liên, trong đó 01 liên lưu tại Phòng/ Điểm giaodịch, 01 liên nộp về trụ sở chính QTDCS cùng với số ấn chỉ trắng tồn quỹ cuốingày).

+ Sổ quản lý và theodõi ấn chỉ trắng quan trọng.

+ Sổ đăng ký mẫu chữký của thủ quỹ, các nhân viên, kiểm soát viên, người phê duyệt. Sổ đăng ký mẫuchữ ký phải lập thành hai bộ (có giá trị pháp lý như nhau), đánh số trang, đóngdấu giáp lai và được Giám đốc QTDCS phê duyệt. Một bộ sổ do Trưởng Phòng/ Điểmgiao dịch quản lý, một bộ sổ gửi Giám đốc QTDCS (hoặc người được uỷ quyền) đểtiện tra cứu, kiểm tra khi cần thiết.

+ Sổ giao nhận chứngtừ giữa Phòng/ Điểm giao dịch với Phòng kế toán QTDCS.

+ Ngoài ra, Phòng/ Điểmgiao dịch có thể mở thêm các loại sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý.

III- TRÌNH TỰ LẬP,LUÂN CHUYỂN, KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ KẾ TOÁN

- Tất cả các chứng từkế toán do Phòng/ Điểm giao dịch lập hoặc khách hàng lập phải được kế toánviên, kiểm soát viên, người phê duyệt (đối với những chứng từ có quy định phảiphê duyệt) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và ký trên chứng từ kế toán trước khighi sổ kế toán.

- Kế toán thực hiệnluân chuyển, kiểm tra chứng từ và ghi sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc ghi Nợtrước, ghi Có sau, hoặc đồng thời ghi Nợ, ghi Có.

+ Đối với chứng từthu tiền mặt, phải đảm bảo thu tiền đầy đủ trước khi ghi có vào tài khoản kháchhàng.

+ Đối với chứng từchi tiền mặt, phải đảm bảo kiểm soát, ghi sổ kế toán đầy đủ, chính xác trướckhi chi tiền cho khách hàng.

- Trình tự luânchuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận, xửlý chứng từ kế toán;

+ Kế toán viên, kiểmsoát viên, người phê duyệt (đối với những chứng từ có quy định phải phê duyệt),thủ quỹ (đối với chứng từ tiền mặt) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và ký trênchứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

+ Phân loại chứng từkế toán, ghi sổ kế toán chi tiết;

+ Cuối ngày, Kế toánsắp xếp toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày theo từng loại nghiệp vụ cùng vớiBảng liệt kê chứng từ, Bảng cân đối chứng từ, Bảng tổng hợp số liệu hoạt độngđể chuyển về Phòng Kế toán QTDCS kiểm tra, xử lý hạch toán, phản ánh vào Bảngcân đối tài khoản của QTDCS và lưu trữ, bảo quản theo quy định.

- Trình tự kiểm trachứng từ kế toán:

+ Kiểm tra tính rõràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kếtoán;

+ Kiểm tra tính hợppháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán,đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

+ Kiểm tra tính chínhxác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từkế toán, nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định vềquản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuấtquỹ, thanh toán,…) đồng thời báo ngay cho cấp có thẩm quyền biết để xử lý kịpthời theo pháp luật hiện hành.

Đối với những chứngtừ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngườichịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục vàđiều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

IV- QUY TRÌNH HẠCHTOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU

1. Kế toán nghiệp vụtiếp quỹ, nộp tiền mặt

1.1. Kế toán nghiệpvụ tiếp quỹ tiền mặt:

1.1.1. Tại Phòng kếtoán QTDCS:

Căn cứ vào Giấy đềnghị tiếp quỹ (phụ lục 01) của Phòng/ Điểm giao dịch đã được Giám đốcQTDCS phê duyệt, Kế toán lập Phiếu Chi và hạch toán:

a) Trường hợp giaonhận tiền tại trụ sở chính QTDCS:

Số tiền tiếp quỹ

Nợ TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

(mở TK chi tiết theoPhòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền)

Có TK 1011- Tiền mặttại đơn vị

b) Trường hợp giaonhận tiền tại Phòng/ Điểm giao dịch:

+ Khi xuất kho tiền,Kế toán hạch toán:

Nợ TK 1019- Tiền mặtđang vận chuyển

(mở TK chi tiết theoPhòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền)

Có TK 1011- Tiền mặttại đơn vị

+ Khi nhận được Biênbản giao nhận tiền mặt (phụ lục 02) có đầy đủ chữ ký của người giao, thủquỹ, kiểm soát và trưởng Phòng/ Điểm giao dịch, Kế toán lập phiếu chuyển khoản,hạch toán:

Nợ TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

(mở TK chi tiết theoPhòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền)

Có TK 1019- Tiền mặtđang vận chuyển

(TK chi tiết đã mởtheo Phòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền)

1.1.2. Tại Bộ phận kếtoán Phòng/ Điểm giao dịch:

Căn cứ vào liên 2Phiếu chi, Biên bản giao nhận tiền đã có đủ chữ ký khớp đúng với số tiền thựctế được tiếp quỹ, kế toán Phòng/ Điểm giao dịch lập Phiếu thu, vào Sổ nhật kýquỹ (tài khoản 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ) số tiền được tiếpquỹ.

1.2. Kế toán nghiệpvụ nộp tiền mặt về trụ sở chính QTDCS:

1.2.1. Tại Bộ phận kếtoán Phòng/ Điểm giao dịch:

Căn cứ vào số tiềnmặt nộp về trụ sở chính QTDCS, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch lập Phiếu chi tiềnmặt tại đơn vị hạch toán báo sổ, đồng thời lập giấy nộp tiền để nộp về quỹchính, vào Sổ nhật ký quỹ (tài khoản 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báosổ) số tiền xuất quỹ nộp về quỹ chính.

1.2.2. Tại Phòng kếtoán QTDCS:

Căn cứ vào Giấy nộptiền của Phòng/ Điểm giao dịch, Kế toán hạch toán:

Số tiền nộp

Nợ TK 1011- Tiền mặttại đơn vị

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

(mở TK chi tiết theoPhòng/ Điểm giao dịch nộp tiền)

2. Nghiệp vụ huy độngvốn tại Phòng/ Điểm giao dịch

2.1. Kế toán nhậntiền gửi tiết kiệm

2.1.1. Quy trình lậpvà kiểm soát chứng từ

- Khi khách hàng cónhu cầu gửi tiền tiết tiệm, Kế toán giao dịch hướng dẫn khách hàng viết đầy đủcác yếu tố trên chứng từ gửi tiền theo mẫu in sẵn của QTDCS, ghi số Chứng minhthư nhân dân (CMTND) (Trường hợp người gửi tiền là người giám hộ hoặc ngườiđại diện theo pháp luật, ngoài việc xuất trình CMTND hoặc hộ chiếu, phải xuấttrình các giấy tờ chứng minh tư cách của người giám hộ hoặc người đại diện theopháp luật của người chưa thành niên…), sau đó ký tên và ghi rõ họ tên trênchứng từ gửi tiền.

- Kế toán giao dịchkiểm tra các yếu tố trên chứng từ gửi tiền, số tiền lãi trả trước (đối vớihình thức tiền gửi tiết kiệm trả lãi trước) của khách hàng, lập sổ tiếtkiệm và sổ kế toán chi tiết tiền gửi tiết kiệm (thẻ lưu), đồng thời đềnghị người gửi tiền đăng ký chữ ký mẫu trên thẻ lưu. Sau đó thực hiện ghi số sổtiết kiệm, số hiệu tài khoản vào nơi quy định trên giấy gửi tiền, thẻ lưu, kýtên trên sổ tiết kiệm, giấy gửi tiền, thẻ lưu; vào nhật ký quỹ và chuyển toànbộ chứng từ sang thủ quỹ để thu tiền.

- Thủ quỹ hướng dẫnkhách hàng lập bảng kê các loại tiền thu (theo mẫu in sẵn của QTDCS).Thủ quỹ thực hiện thu đủ tiền, ký tên và đóng dấu “đã thu tiền”, đóng dấu “đãtrả lãi” (đối với hình thức tiền gửi tiết kiệm trả lãi trước) trên cácchứng từ; vào sổ quỹ và chuyển toàn bộ chứng từ cho Kiểm soát viên.

- Kiểm soát viên phảikiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu khớp đúng các yếu tố trên chứngtừ gửi tiền, số tiền lãi trả trước (đối với hình thức tiền gửi tiết kiệm trảlãi trước), sổ tiết kiệm, thẻ lưu, ký tên trên chứng từ và chuyển các chứngtừ này sang Kế toán để hạch toán và trả sổ tiền gửi tiết kiệm cho khách hàng.

- Kế toán giao sổ tiếtkiệm cho khách hàng, trong sổ tiết kiệm phải có đầy đủ các yếu tố theo quy địnhhiện hành về Quy chế tiền gửi tiết kiệm của Ngân hàng Nhà nước và có dấu “đãtrả lãi” đối với sổ tiết kiệm trả lãi trước.

2.1.2. Hạch toán kếtoán

a) Tiền gửi tiết kiệmkhông kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm trả lãi sau:

Căn cứ chứng từ gửitiền tiết kiệm hợp lệ, hợp pháp do kiểm soát viên chuyển sang, Kế toán hạchtoán:

Số tiền khách hànggửi

Nợ TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

Có TK 4231- Tiền gửi tiếtkiệm không kỳ hạn

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Hoặc Có TK 4232- Tiềngửi tiết kiệm có kỳ hạn

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Hoặc Có TK 4238- Tiềngửi tiết kiệm khác

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

b) Tiền gửi tiết kiệmcó kỳ hạn trả lãi trước:

Số tiền khách hàngthực nộp vào Phòng/Điểm giao dịch

Căn cứ chứng từ gửitiền tiết kiệm hợp lệ, hợp pháp do kiểm soát viên chuyển sang, Kế toán hạch toán:

Nợ TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

Số tiền lãi kháchhàng đã lĩnh trước

Nợ TK 388- Chi phíchờ phân bổ

(mở TK chi tiết tiềngửi tiết kiệm trả lãi trước)

Số tiền khách hànggửi

(số thực nộp + lãilĩnh trước)

Có TK 4232- Tiền gửi tiếtkiệm có kỳ hạn

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Số tiền khách hànggửi

(số thực nộp + lãilĩnh trước)

Hoặc Có TK 4238- Tiềngửi tiết kiệm khác

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Lưu ý: Chứng từgửi tiền tiết kiệm trả lãi trước cần có đầy đủ thông tin về số tiền lãi lĩnhtrước, số tiền thực nộp.

2.2. Kế toán phân bổlãi trả trước, lãi phải trả (dự chi) đối với tiền gửi tiết kiệm:

Định kỳ hàng thángtheo quy định , vào cuối ngày tính lãi dự chi, phân bổ lãi trả trước, Kế toánPhòng/ Điểm giao dịch thực hiện:

+ Thực hiện kiểm trasố liệu chi tiết lãi phải trả, lãi trả trước của từng khoản tiền gửi tiết kiệmđảm bảo khớp đúng với số dư tài khoản 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệmbằng đồng Việt Nam, tài khoản 388- Chi phí chờ phân bổ theo dõi cho Phòng/Điểmgiao dịch.

+ Lập bảng kê tínhlãi phải trả (phụ lục 10), bảng kê tính lãi trả trước theo từng món tiềngửi (phụ lục 11), Trưởng Phòng/ Điểm giao dịch kiểm tra tính chính xác,ký vào Bảng kê tính lãi, Kế toán thực hiện hạch toán:

Số tiền lãi phải trảcủa tháng

a) Đối với hình thức tiếtkiệm trả lãi sau:

Nợ TK 801- Trả lãitiền gửi

Có TK 4913- Lãi phảitrả cho tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam

b) Đối với hình thức tiếtkiệm trả lãi trước:

Phân bổ số tiền lãitrả trước của tháng vào chi phí

Nợ TK 801- Trả lãitiền gửi

Có TK 388- Chi phíchờ phân bổ

(Tài khoản chi tiếtđã mở)

2.3. Kế toán trả(gốc, lãi) tiền gửi tiết kiệm

2.3.1. Kế toán trả(gốc, lãi) tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn

a) Trả lãi tiền gửi tiếtkiệm không kỳ hạn:

- Lãi tiền gửi tiếtkiệm không kỳ hạn được tính theo phương pháp tích số và trả theo định kỳ tháng.

- Định kỳ hàng thángtheo quy định , Kế toán thực hiện tính lãi cho tất cả các tài khoản tiết kiệmkhông kỳ hạn, thực hiện nhập lãi vào tài khoản tiết kiệm của người gửi tiền (lãinhập gốc), Kế toán lập phiếu chuyển khoản và hạch toán:

Số tiền lãi

Nợ TK 801- Trả lãitiền gửi

Có TK 4231- Tiền gửi tiếtkiệm không kỳ hạn

(TK chi tiết theotừng sổ gửi tiền đã mở)

Kế toán ghi số tiềnlãi nhập gốc vào thẻ lưu để theo dõi.

- Khi khách hàng đếnPhòng/ Điểm giao dịch lĩnh lãi hàng tháng: Kế toán yêu cầu khách hàng làm thủtục lĩnh tiền lãi từ số lãi đã nhập gốc.

b) Trảgốc tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn:

- Khi khách hàng cónhu cầu rút tiền gửi tiết kiệm, Kế toán hướng dẫn khách hàng viết giấy lĩnhtiền (theo mẫu in sẵn của QTDCS), ký tên theo đúng chữ ký mẫu đã đăng kýkhi gửi tiền và ghi rõ họ tên, đồng thời xuất trình sổ tiết kiệm và CMTND.

Trong trường hợpngười gửi tiền không thể đến Phòng/ Điểm giao dịch để rút tiền gửi tiết kiệmthì người lĩnh thay phải xuất trình giấy ủy quyền của người gửi tiền (có xácnhận của cơ quan có thẩm quyền) kèm theo CMTND của người lĩnh thay.

- Kế toán giao dịchsau khi nhận và kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp trên giấy lĩnh tiền, sổ tiếtkiệm, CMTND, giấy ủy quyền (nếu có), đối chiếu thẻ lưu với sổ tiết kiệmcủa khách hàng, chữ ký mẫu của khách hàng ký trên thẻ lưu với chữ ký trên giấylĩnh tiền do khách hàng lập, khớp đúng, xử lý:

(i) Trường hợp kháchhàng rút một phần số tiền ghi trên sổ tiết kiệm: Kế toán ghi số tiềnkhách hàng lĩnh theo giấy lĩnh tiền vào sổ tiết kiệm, thẻ lưu, ký tên trên cácchứng từ, vào nhật ký quỹ và chuyển sang Kiểm soát viên (kế toán không phảitính lãi ngay khi chi trả tiền gửi).

- Kiểm soát viên phảikiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu khớp đúng các yếu tốgiữa các chứng từ, CMTND, giấy ủy quyền (nếu có) của người lĩnh tiền, kýtên trên chứng từ và chuyển chứng từ sang cho kế toán

- Căn cứ vào cácchứng từ trên, Kế toán hạch toán và chuyển chứng từ cho thủ quỹ để trả tiền chokhách hàng:

Số tiền khách hàngrút

Nợ TK 4231- Tiền gửi tiếtkiệm không kỳ hạn

(TK chi tiết theotừng sổ gửi tiền đã mở)

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

- Sau khi nhận dạng,đối chiếu giữa khách hàng và CMTND, Thủ quỹ yêu cầu khách hàng ký tên vào chỗquy định trên giấy lĩnh tiền, bảng kê các loại tiền chi, vào sổ quỹ và thựchiện chi trả tiền, trả lại CMTND, sổ tiết kiệm cho khách hàng và chuyển chứngtừ cho kế toán tổng hợp, lưu trữ theo quy định.

(ii) Trường hợp kháchhàng rút hết số tiền ghi trên sổ tiết kiệm: Kế toán thực hiệntính lãi trong tháng chưa nhập gốc (nếu có) và hướng dẫn khách hàng viếtgiấy lĩnh tiền. Kế toán thực hiện tất toán sổ tiết kiệm cho khách hàng và thulại sổ tiết kiệm của khách hàng để đóng cùng với giấy lĩnh tiền của khách hàngtrong tập chứng từ vào ngày tất toán sổ tiết kiệm. Trình tự các bước thực hiệntương tự như trường hợp (i) nêu trên.

Bút toán hạch toán:

Số tiền lãi

Nợ TK 801- Trả lãitiền gửi

Số tiền gốc

Nợ TK 4231- Tiền gửi tiếtkiệm không kỳ hạn

Số tiền chi trả kháchhàng

{gốc cộng (+) lãi}

(TK chi tiết theotừng sổ gửi tiền đã mở)

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

2.3.2. Kế toán trả(gốc, lãi) tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn

Quy trình kế toán trảgốc, lãi tiền gửi tiền tiết kiệm có kỳ hạn thực hiện tương tự như quy trình kếtoán trả gốc, lãi tiền tiết kiệm không kỳ hạn.

Hạch toán kế toánđược thực hiện như sau:

2.3.2.1. Trường hợprút gốc và lãi tiền gửi tiết kiệm đúng hạn

a) Tiền gửi tiết kiệmcó kỳ hạn trả lãi trước:

(i) Kế toán trả lãi:

+ Tiền gửi tiết kiệmcó kỳ hạn trả lãi trước ngay khi gửi tiền:

Kế toán hạch toán nhưđiểm b mục 2.1- Kế toán nhận tiền gửi tiết kiệm.

+ Tiền gửi tiết kiệmcó kỳ hạn trả lãi định kỳ:

Định kỳ trả lãitrước, Kế toán tính toán số lãi phải trả cho khách hàng, hạch toán:

Số tiền lãi trả trướccho khách hàng

Nợ TK 388- Chi phíchờ phân bổ

(mở TK chi tiết tiềngửi tiết kiệm trả lãi trước)

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

(ii) Kế toán trả gốc(tất toán sổ): Vào ngày đến hạn, khách hàng làm thủ tục lĩnh tiền, Kếtoán hạch toán:

Số tiền khách hànggửi

Nợ TK 4232- Tiền gửi tiếtkiệm có kỳ hạn

Số tiền khách hànggửi

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Hoặc Nợ TK 4238- Tiềngửi tiết kiệm khác

Số tiền thanh toáncho khách hàng

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

b) Tiền gửi tiết kiệmcó kỳ hạn trả lãi sau:

(i) Tiền gửi tiếtkiệm có kỳ hạn trả lãi sau vào ngày đến hạn:

Vào ngày đến hạn,khách hàng làm thủ tục lĩnh tiền, Kế toán tính toán lãi và gốc phải trả chokhách hàng, tất toán số lãi đã hạch toán dự trả.

Bút toán hạchtoán:

Số lãi đã hạch toándự trả

Nợ TK 4913- Lãi phảitrả cho tiền gửi

Tổng số lãi trừ (-)Số lãi đã hạch toán dự trả tiết kiệm bằng đồng Việt Nam

Nợ TK 801- Trả lãitiền gửi

Số tiền khách hànggửi (gốc)

Nợ TK 4232- Tiền gửi tiếtkiệm có kỳ hạn

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Số tiền khách hànggửi (gốc)

Hoặc Nợ TK 4238- Tiềngửi tiết kiệm khác

Số tiền thanh toáncho khách hàng

{gốc cộng (+) lãi}

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

(ii) Tiền gửi tiếtkiệm có kỳ hạn trả lãi sau theo định kỳ:

+ Kế toán trả lãi :

Định kỳ trả lãi sau,khách hàng lĩnh lãi, Kế toán tính toán lãi phải trả, hạch toán:

Số lãi đã hạch toándự trả

Nợ TK 4913- Lãi phảitrả cho tiền gửi

Tổng số lãi trừ (-)Số lãi đã hạch toán dự trả

tiết kiệm bằng đồngViệt Nam

Nợ TK 801- Trả lãitiền gửi

Số tiền lãi phảithanh toán cho khách hàng

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

+ Kế toán trả gốc(tất toán sổ): Vào ngày đến hạn, khách hàng làm thủ tục lĩnh tiền, Kếtoán tính toán lãi phải trả của kỳ trả lãi cuối cùng, hạch toán:

Số lãi đã hạch toándự trả

Nợ TK 4913- Lãi phảitrả cho tiền gửi

Tổng số lãi trừ (-)Số lãi đã hạch toán dự trả

tiết kiệm bằng đồngViệt Nam

Nợ TK 801- Trả lãitiền gửi

Số tiền khách hànggửi (gốc)

Nợ TK 4232- Tiền gửi tiếtkiệm có kỳ hạn

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Số tiền khách hànggửi (gốc)

Hoặc Nợ TK 4238- Tiềngửi tiết kiệm khác

Số tiền thanh toáncho khách hàng

{gốc cộng (+) lãi}

(mở TK chi tiết theotừng sổ tiền gửi)

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

2.3.2.2. Trường hợprút tiền gửi tiết kiệm trước hạn

QTDCS phải có quyđịnh (hoặc thoả thuận) cụ thể với khách hàng gửi tiền về việc rút tiền gửi tiếtkiệm trước hạn theo từng hình thức gửi tiền tiết kiệm có kỳ hạn phù hợp với quyđịnh hiện hành về Quy chế tiền gửi tiết kiệm.

Việc rút gốc và lãitiền gửi tiết kiệm trước hạn của Phòng/ Điểm giao dịch được thực hiện theo quyđịnh của QTDCS.

a) Tiềngửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi trước:

Khách hàng có nhu cầurút tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi trước, Kế toán căn cứ vào quy định củaQTDCS về việc rút tiền gửi tiết kiệm trước hạn, hướng dẫn khách hàng làm thủtục rút tiền.

Kế toán tính toán sốgốc và lãi phải trả cho khách hàng theo quy định của QTDCS (nếu có), thuhồi số lãi đã trả trước cho khách hàng nhưng khách hàng không được hưởng, tấttoán số tiền đã hạch toán vào TK 388- Chi phí chờ phân bổ và hạch toán giảm chiphí trả lãi.

b) Tiềngửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi sau:

Khách hàng có nhu cầurút tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi sau, Kế toán căn cứ vào quy định củaQTDCS về việc rút tiền gửi tiết kiệm trước hạn, hướng dẫn khách hàng làm thủtục rút tiền, tính toán số gốc và lãi phải trả cho khách hàng theo quy định củaQTDCS (nếu có), tất toán số tiền đã hạch toán vào TK 4913- Lãi phải trảcho tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam và hạch toán giảm chi phí trả lãi.

2.3.2.3. Trường hợpkéo dài kỳ hạn gửi

Khi đến hạn thanhtoán tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn, nếu người gửi tiền không đến lĩnh và khôngcó yêu cầu gì khác thì Phòng/ Điểm giao dịch có thể nhập lãi vào gốc và kéo dàithêm một kỳ hạn mới theo thỏa thuận của QTDCS với người gửi tiền phù hợp vớiquy định hiện hành.

3. Nghiệp vụ cho vaytại Phòng/ Điểm giao dịch

3.1. Kế toán pháttiền vay:

Kế toán tiếp nhận bộhồ sơ vay vốn của khách hàng, thực hiện kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của bộhồ sơ cho vay, đối chiếu khớp đúng các yếu tố như tên người vay, CMTND, số tiềnvay… trên các chứng từ của bộ hồ sơ vay vốn. Căn cứ vào hợp đồng tín dụng đãđược cán bộ có thẩm quyền phê duyệt và chứng từ chi tiền đã có đủ chữ ký theoquy định, Kế toán hạch toán:

Số tiền giải ngân chokhách hàng theo Hợp đồng tín dụng

Nợ TK cho vay thíchhợp

(TK nợ đủ tiêu chuẩnthích hợp thuộc nhóm TK 21)

(mở TK chi tiết thíchhợp theo từng khách hàng vay)

Có TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

Trường hợp khách hàngthực hiện cầm cố sổ tiết kiệm, thế chấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà vàquyền sử dụng đất ở/ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để đảm bảo khoản vay,ngoài bút toán định khoản như trên, Kế toán lập phiếu nhập tài sản cầm cố/ thếchấp chuyển thủ quỹ nhập tài sản cầm cố/ thế chấp theo quy định, kế toán thựchiện hạch toán ngoại bảng và vào sổ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng cầmcố, thế chấp để theo dõi, ghi:

Giá trị tài sản cầmcố/ thế chấp

Nợ TK 994- Tài sảncầm cố, thế chấp của khách hàng

(mở TK chi tiết theotừng loại tài sản thế chấp, cầm cố)

3.2. Kế toán lãi phảithu (dự thu)

Định kỳ hàng thángtheo quy định, vào cuối ngày tính lãi dự thu, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch lậpbảng kê tính lãi phải thu theo từng món tiền vay thuộc nhóm nợ đủ tiêu chuẩn (phụlục 12), Trưởng Phòng/ Điểm giao dịch kiểm tra tính chính xác và ký vàobảng kê tính lãi.

Trên cơ sở Bảng kêtính lãi, Kế toán thực hiện hạch toán:

Số lãi dự thu củatháng

Nợ TK 3941- Lãi phảithu từ cho vay bằng đồng Việt Nam

Có TK 702- Thu lãicho vay

3.3. Kế toán thu nợ(gốc, lãi) khoản vay

Căn cứ vào thỏa thuận(lịch trả nợ) giữa khách hàng với Phòng/ Điểm giao dịch và được quy định tạiHợp đồng tín dụng.

a) Thu nợ gốc:

Khi khách hàng đếntrả nợ gốc, căn cứ vào chứng từ nộp tiền của khách hàng, Kế toán hạchtoán:

Số tiền trả nợ

Nợ TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

Có TK cho vay thíchhợp thuộc nhóm TK 21

(TK chi tiết thíchhợp đã mở tương ứng)

Trong trường hợp tấttoán khoản vay, sau khi khách hàng nộp đủ số tiền trả nợ (gốc, lãi), Kế toánghi số tiền thu nợ, lãi vào Hợp đồng tín dụng và rút số dư. Hồ sơ tín dụng củacác khoản vay đã tất toán được lưu cùng chứng từ thu nợ để chuyển về phòng kếtoán QTDCS. Kế toán làm thủ tục giải chấp, lập phiếu xuất tài sản cầm cố/ thếchấp, và xuất sổ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng cầm cố, thế chấp vàhạch toán:

Có TK 994- Tài sảncầm cố, thế chấp của khách hàng

(TK chi tiết thíchhợp đã mở tương ứng)

Thủ quỹ căn cứ vàoPhiếu xuất tài sản cầm cố/ thế chấp đã được trưởng Phòng/ Điểm giao dịch phêduyệt, yêu cầu khách hàng ký trên Phiếu xuất tài sản và trả lại Sổ tiết kiệmcho khách hàng đã cầm cố, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đấtở/ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã nhận thế chấp cho khách hàng.

b) Thu lãi cùng vớithu nợ gốc:

Kế toán tính toán sốtiền lãi khách hàng phải trả và căn cứ vào giấy nộp tiền của khách hàng, Kếtoán tất toán số lãi đã hạch toán dự thu.

Bút toán hạch toán:

Tổng số tiền kháchhàng thanh toán {gốc cộng (+) lãi}

Nợ TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

Số lãi đã hạch toándự thu

Có TK 3941- Lãi phảithu từ cho vay

Tổng số lãi trừ (-)Số lãi đã hạch toán dự thu bằng đồng Việt Nam

Và/ Hoặc Có TK 702-Thu lãi cho vay

Nợ gốc khách hàngthanh toán

Có TK cho vay thíchhợp thuộc nhóm TK 21

(TK chi tiết thích hợpđã mở tương ứng)

Đồng thời hạch toánCó TK 941- Lãi cho vay chưa thu được bằng đồng Việt Nam (nếu có).

c) Thu lãi:

Khi khách hàng đếntrả lãi, căn cứ vào giấy nộp tiền của khách hàng, Kế toán tất toán số lãi đãhạch toán dự thu.

Bút toán hạchtoán:

Tổng số tiền lãikhách hàng thanh toán

Nợ TK 1012- Tiền mặttại đơn vị hạch toán báo sổ

Số lãi đã hạch toándự thu

Có TK 3941- Lãi phảithu từ cho vay

Tổng số lãi trừ (-)Số lãi đã hạch toán dự thu bằng đồng Việt Nam

Có TK 702- Thu lãicho vay

Đồng thời hạch toánxuất TK 941- Lãi cho vay chưa thu được bằng đồng Việt Nam (nếu có).

3.4. Chuyển nhóm nợ

Căn cứ vào thời gianquá hạn và/ hoặc kết quả phân loại nợ theo các tiêu chí phân loại nợ theo quyđịnh hiện hành, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện chuyển toàn bộ số dư nợsang nhóm nợ thích hợp như sau:

a) Kế toán chuyển từnhóm nợ “đủ tiêu chuẩn” sang các nhóm nợ thích hợp khác:

+ Bút toán hạch toánđối với nợ gốc:

Số dư nợ gốc ghi trênHợp đồng tín dụng

Nợ TK nhóm nợ tươngứng chuyển đến

(TK chi tiết thíchhợp tương ứng khi chuyển nhóm nợ)

Có TK nợ đủ tiêuchuẩn thích hợp chuyển đi

(TK chi tiết thíchhợp đã mở)

+ Đối với nợ lãi (lãiđã dự thu, chưa thu):

Số lãi cho vay đãhạch toán dự thu nhưng chưa thu được

Nợ TK 809- Chi phíkhác

Có TK 3941- Lãi phảithu từ cho vay bằng đồng Việt Nam

Đồng thời hạch toánngoại bảng để theo dõi và đôn đốc thu hồi:

Nợ TK 941- Lãi chovay chưa thu được bằng đồng Việt Nam

b) Kế toán chuyển từcác nhóm nợ thích hợp khác về nhóm nợ “đủ tiêu chuẩn”:

+ Bút toán hạch toánđối với nợ gốc:

Số dư nợ gốc ghi trênHợp đồng tín dụng

Nợ TK nợ đủ tiêuchuẩn thích hợp chuyển đến

(TK chi tiết thíchhợp tương ứng chuyển đến)

Có TK nhóm nợ thíchhợp chuyển đi

(TK chi tiết thíchhợp đã mở)

+ Bút toán hạch toánlãi:

Hạch toán xuất ngoạibảng số lãi chưa thu đã hạch toán nợ ngoại bảng (nếu có):

Có TK 941- Lãi chovay chưa thu được bằng đồng Việt Nam

Đồng thời hạch toánlãi dự thu (nếu có):

Nợ TK 3941- Lãi phảithu từ cho vay bằng đồng Việt Nam

Có TK 702- Thu lãicho vay

c) Kế toán chuyểnnhóm nợ giữa các nhóm 2, 3, 4, 5 với nhau:

Bút toán hạch toán:

Số dư nợ gốc ghi trênHợp đồng tín dụng

Nợ TK nhóm nợ tươngứng chuyển đến

(TK chi tiết thíchhợp tương ứng khi chuyển nhóm nợ)

Có TK nhóm nợ thíchhợp chuyển đi

(TK chi tiết thíchhợp đã mở)

d) Lưu ý:

+ Tuỳ theo quy địnhcủa QTDCS về việc hạch toán lãi dự thu khi chuyển nhóm nợ, Phòng/ Điểm giaodịch thực hiện theo từng bút toán hoặc theo định kỳ tính lãi dự thu và phải đảmbảo tính nhất quán về phương pháp lựa chọn trong năm tài chính.

+ Đối với các khoảnnợ (thuộc các nhóm nợ 2, 3, 4, 5) định kỳ tính lãi, Phòng/Điểm giao dịch vẫntiếp tục tính lãi phải thu nhưng không được hạch toán vào TK 3941- Lãi phải thutừ cho vay bằng đồng Việt Nam mà hạch toán vào TK 941- Lãi cho vay chưa thuđược bằng đồng Việt Nam để tiếp tục theo dõi và tận thu lãi.

4. Xử lý cuối ngàylàm việc:

4.1. Tại Phòng/Điểmgiao dịch

4.1.1. Kiểm kê, đốichiếu:

Sau khi kết thúc giaodịch, cuối ngày Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch phải làm các công việc sau:

+ Cộng “Nhật ký quỹ”,rút số dư.

+ In báo cáo ngày (Sổkế toán chi tiết; Liệt kê chứng từ; Bảng cân đối chứng từ; Bảng tổng hợp sốliệu hoạt động và các báo cáo khác theo quy định nội bộ) và thực hiện:

· Kiểm soát, đốichiếu các chứng từ gốc phát sinh trong ngày với sổ kế toán chi tiết, Bảng liệtkê chứng từ, đảm bảo khớp đúng về số chứng từ, tài khoản ghi Nợ/ ghi Có và sốtiền.

· Đối chiếu số liệutrên Liệt kê chứng từ với Bảng cân đối chứng từ. Yêu cầu số liệu trên Bảng cânđối chứng từ:

Tổng doanh số phátsinh Nợ = Tổng doanh số phát sinh Có.

· Đối chiếu số liệutrên Bảng cân đối chứng từ với Bảng tổng hợp số liệu hoạt động.

· Trên cơ sở Bảngtổng hợp số liệu hoạt động, lập chứng từ hạch toán theo tài khoản do Phòng kếtoán QTDCS đã mở làm cơ sở để xử lý hạch toán, phản ánh số liệu hoạt động củaPhòng/ Điểm giao dịch vào Bảng cân đối tài khoản của QTDCS .

+ Đối chiếu số liệu,kiểm kê hiện vật (tiền mặt, ấn chỉ quan trọng, tài sản cầm cố/ thế chấp) đảmbảo khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán.

- Thủ quỹ thực hiệncộng “sổ quỹ tiền mặt”, rút số dư, kiểm tra, đối chiếu số liệu về tiền mặt, ấnchỉ quan trọng, tài sản cầm cố/ thế chấp (theo quy chế của QTDCS) đảm bảo khớpđúng giữa hiện vật với số liệu trên sổ kế toán theo dõi.

- Việc kiểm kê cuốingày đối với tiền mặt, ấn chỉ quan trọng, tài sản cầm cố/ thế chấp (theo quyđịnh của QTDCS) do Thủ quỹ, Kế toán, Trưởng Phòng/ Điểm giao dịch thực hiệntheo quy định hiện hành.

4.1.2. Kết thúc ngàylàm việc:

· Toàn bộ chứng từphát sinh trong ngày (sắp xếp theo trình tự phát sinh) cùng với 01 liên Liệt kêchứng từ, hồ sơ tín dụng của các khoản vay đã tất toán, cân đối chứng từ vàBảng tổng hợp số liệu hoạt động nộp về Phòng Kế toán QTDCS.

· Đối với tiền mặttồn quỹ, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng cuối ngày được giaonộp về trụ sở chính QTDCS để bảo quản trong kho tiền theo quy định hiện hành.

· Thẻ lưu tiết kiệm,Hồ sơ tín dụng, tài sản cầm cố/ thế chấp bảo quản theo quy chế của QTDCS.

4.2. Tại Phòng Kếtoán QTDCS

Xử lý hạch toán sốliệu của Phòng/ Điểm giao dịch vào Bảng cân đối tài khoản kế toán:

Kế toán QTDCS kiểmtra, đối chiếu toàn bộ chứng từ gốc phát sinh trong ngày cùng với Liệt kê chứngtừ, Bảng cân đối chứng từ và Bảng tổng hợp số liệu hoạt động do Phòng/ Điểmgiao dịch chuyển về, đảm bảo khớp đúng; thực hiện xử lý hạch toán vào các tài khoảnkế toán thích hợp để phản ánh vào Bảng cân đối tài khoản kế toán của QTDCS, sắpxếp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ và từng Phòng/ Điểm giao dịch, thực hiệnlưu trữ, bảo quản theo quy định.

5. Công việc kế toánngày cuối tháng tại Phòng/Điểm giao dịch:

Vào ngày làm việccuối tháng, sau khi xử lý hoàn tất công việc tại điểm 4.1, Kế toán Phòng/ Điểmgiao dịch thực hiện các công việc sau:

· Sao kê chi tiết cáckhoản tiền gửi tiết kiệm còn số dư, đảm bảo đối chiếu khớp đúng số liệu giữasao kê, thẻ lưu với số dư tài khoản theo dõi hoạt động của Phòng/ Điểm giaodịch trên Bảng cân đối tài khoản kế toán;

· Sao kê chi tiết cáckhoản cho vay còn số dư, đảm bảo đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sao kê, hợpđồng tín dụng, bảng kê tính lãi dự thu (tài khoản nội và ngoại bảng) với số dưtrên Bảng cân đối tài khoản kế toán;

· Sao kê các khoảnphải thu, phải trả, đối chiếu khớp đúng với số dư trên bảng cân đối tài khoảnkế toán (nếu có);

· Thực hiện kiểm kêtài sản cầm cố thế chấp theo quy chế của QTDCS, đối chiếu khớp đúng với số dưtài khoản 994- Tài sản thế chấp cầm cố của Phòng/ Điểm giao dịch;

· Lập các loại báocáo theo quy định của QTDCS.

6. Định kỳ theo quyđịnh của QTDCS (tối đa 12 tháng), Phòng/ Điểm giao dịch phải tổchức đối chiếu, xác minh giữa số dư tiền gửi, tiền vay với khách hàng.

Trong quá trình thựchiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Ngân hàng Nhà nước ViệtNam (Vụ Kế toán- Tài chính) để nghiên cứu, giải quyết./.


Nơi nhận:

- NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố; (sao gửi và chỉ đạo các QTDCS trên địa bàn thực hiện) để báo cáo
- PTĐ Đặng Thanh Bình
- PTĐ Nguyễn Minh Tuấn
- Vụ Các TCTD hợp tác
- Thanh tra NHNN để phối hợp
- Lưu VT, KTTC2.

TL. THỐNG ĐỐC
KT. VỤ TRƯỞNG
VỤ KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH
PHÓ VỤ TRƯỞNG




Nguyễn Thị Thanh Hương

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Công văn 2685/NHNN-KTTC Hướng dẫn quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán tại Phòng/ Điểm giao dịch của QTDCS