CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 287/LTNN-KH
V/v hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

Hà Nội, ngày 03 tháng 7 năm 2000

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
- Văn phòng Quốc hội
- Văn phòng Chủ tịch nước
- Văn phòng Chính phủ
- Toà án Nhân dân tối cao
- Viện kiểm sát Nhân dân tối cao
- Cơ quan TW của các đoàn thể
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hộiđồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổchức của Cục Lưu trữ Nhà nước;

Thực hiện điểm 2 của Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thờigian tới; sau khi trao đổi xin ý kiến Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Cục Lưu trữ Nhànước ban hành Bản hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kholưu trữ kèm theo.

Trong quá trình nghiên cứu áp dụng văn bản này, nếucó vấn đề gì vướng mắc, xin liên hệ với Cục Lưu trữ Nhà nước để cùng hợp tácgiải quyết.

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC




Dương Văn Khảm

BẢN HƯỚNG DẪN

LẬP DỰ ÁN VU KẾHOẠCH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG, CẢI TẠO KHO LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo văn bản số 283/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm 2000 của CụcLưu trữ Nhà nước)

I. Những vấn đề chung

Việc lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạokho lưu trữ của các Bộ, ngành và địa phương phải tuân theo các quy định quản lýđầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổsung một số điều của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghịđịnh số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.

Tuy nhiên, dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưutrữ có những đặc thù kỹ thuật riêng. Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ quốc gia theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữquốc gia và yêu cầu của Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủvề việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Cục Lưu trữNhà nước hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữcủa các Bộ, ngành và địa phương.

II. Những nội dung chính của dự án đầu tư xâydựng, cải tạo kho lưu trữ

1. Tên dự án: Trung tâm lưu trữ Tỉnh, hoặc Kho lưutrữ Bộ.

2. Chủ đầu tư: Văn phòng UBND tỉnh, hoặc Văn phòngBộ.

3. Người quyết định đầu tư:

- Thủ tướng Chính phủ - đối với các dự án nhóm A.

- Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Bộ trưởng - đối với cácdự án nhóm B và nhóm C.

4. Địa điểm xây dựng: Địa danh cụ thể nơi côngtrình xây dựng.

5. Thời gian xây dựng: Thời gian bắt đầu xây dựngvà thời gian hoàn thành dự án đưa vào sử dụng.

6. Những căn cứ để xác định sự cần thiết phải đầutư:

a. Các căn cứ pháp lý: các quy định của Chính phủ,UBND tỉnh, Bộ, ngành về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; các quy địnhhiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng; văn bản của cấp có thànhphố cho phép đầu tư xây dựng hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ; các quy địnhcủa Nhà nước về bảo quản bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia.

b. Đánh giá về hiện trạng cơ sở vật chất, kho tàngbảo quản tài liệu lưu trữ của đơn vị, tình hình tài liệu lưu trữ hiện có; nhucầu thu nhận tài liệu lưu trữ hàng năm. Phân tích khả năng đáp ứng về cơ sở vậtchất, kho tàng đối với nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ hiện tại và tương lai.

c. Kết luận về sự cần thiết, tính cấp bách phải đầutư xây dựng hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ.

7. Lựa chọn hình thức đầu tư.

a. Đầu tư xây dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng:

- Đối với các Bộ, ngành, địa phương chưa có kho lưutrữ;

- Đối với yêu cầu bảo quản cố định tài liệu lưu trữquốc gia tại trung tâm, kho lưu trữ lịch sử.

b. Cải tạo, nâng cấp:

- Đối với các Bộ, ngành, địa phương đã có kho lưutrữ nhưng qui mô nhỏ hoặc chưa bảo đảm tiêu chuẩn bảo quản, bảo vệ an toàn tàiliệu lưu trữ;

- Đối với yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ có giátrị hiện hành, sau đó phải giao nộp để bảo quản cố định tại trung tâm, kho lưutrữ lịch sử.

8. Qui mô công trình:

a. Căn cứ vào khối lượng tài liệu lưu trữ (mét giá)hiện có đang bảo quản tại cơ quan.

b. Dự tính khối lượng tài liệu (mét giá) sẽ thutiếp trong 15-20 năm tới.

c. Tổng số khối lượng tài liệu tính theo mét giá;số tài liệu lưu trữ hiện có cộng với số tài liệu sẽ thu tiếp là nhu cầu cần bảoquản tại kho và là căn cứ để tính tổng diện tích kho phải đầu tư xây dựng.

9. Yêu cầu về diện tích sử dụng và tổ chức mặt bằngkho lưu trữ:

Căn cứ nhu cầu bảo quản tài liệu đã xác định ở điểm8 nói trên và diện tích cho các hoạt động cần thiết khác tại cơ quan lưu trữ đểxác định mặt bằng sử dụng.

Một Trung tâm lưu trữ hoặc Kho lưu trữ lớn đượcchia làm hai khu vực chính:

a. Khu vực kho tài liệu. Diện tích sàn kho đượctính theo công thức:

Diện tích sàn kho = Số mét giá tài liệu cần bảo quản

b. Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật bao gồm:

- Các phòng làm việc của cán bộ công chức lưu trữ.

- Khu vực tiếp nhận tài liệu, bảo quản tạm.

- Khu vực phân loại, chính lý, xác định giá trị,lựa chọn, loại huỷ tài liệu.

- Khu vực khử trùng tài liệu.

- Khu vực phục vụ độc giả và các công tác nghiệp vụkhác.

Số diện tích sàn khu vực này thường chiếm khoảng30% diện tích sàn kho.

10. Yêu cầu về tải trọng sàn kho:

a. Đối với các kho lưu trữ có sử dụng giá cố địnhbảo quản tài liệu: tải trọng là 1.200 kg/m2.

b. Đối với các kho lưu trữ có sử dụng giá di độngbảo quản tài liệu: tải trọng là 1.700kg/m2.

Tùy theo tính chất của tài liệu và địa chất côngtrình, tải trọng sàn có thể thay đổi cao hơn, nhưng không được thấp hơn mức quyđịnh trên.

11. Yêu cầu về chế độ bảo quản đối với từng loạihình tài liệu:

a. Chế độ nhiệt độ, độ ẩm:

- Tài liệu giấy: nhiệt độ 20oC (± 2oC)

Độ ẩm: 50% (± 5%)

- Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 16oC(± 2oC)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

- Tài liệu ảnh màu: nhiệt độ 5oC (± 2oC)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

- Tài liệu Microfim: nhiệt độ 2oC (± 2oC)

Độ ẩm: 35% (± 5%)

- Tài liệu ghi âm: nhiệt độ 18oC (± 2oC)

Độ ẩm: 45% (± 5%)

b. Chế độ ánh sáng: hạn chế tối đa ánh sáng tựnhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Trong phòng kho độ chiếu sáng là 30-50 lux;phòng đọc là 200 lux trở lên.

c. Chế độ thông gió luôn duy trì lượng gió lưuthông luân chuyển 1-8 lần trong 1 giờ.

d. Chế độ vệ sinh môi trường: Nồng độ khí độc hạitrong kho phải hạ mức tiêu chuẩn:

- Khí sunfuarơ: < 0.15="">3.

- Khí ôxít nitơ: < 0,1="">3.

- Khí CO2 < 0,15="">3.

12. Yêu cầu phòng chống cháy và an ninh:

a. Yêu cầu phòng chống cháy: có hệ thống báo cháytự động, chữa cháy bán tự động bằng khí hoặc nước; tường kho chịu lửa 4 giờ;cửa kho mở ra ngoài; có cầu thang cứu hoả, thoát hiểm an toàn; xung quanh nhàcó hệ thống đường cho xe cứu hoả và hệ thống nước cứu hoả. Bản thiết kế thicông của kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy thamgia ý kiến.

b. Yêu cầu phòng bụi và ô nhiễm: xung quanh kho cóđủ diện tích trồng cây xanh để chắn bụi; không dùng cửa sổ thông thoáng tựnhiên cho kho lưu trữ; cửa sổ thông khí của kho phải lưới chắn bụi; nền kho látbằng gạch men hoặc trải thảm chuyên dụng, không lát nền bằng xi măng cát.

c. Yêu cầu phòng chống mối, chuột và côn trùng: khixây dựng kho, nền nhà kho phải xử lý chống mối. Cửa kho phải được thiết kếchống côn trùng và chống chuột.

d. Yêu cầu phòng chống đột nhập: cửa kho phải chắcchắn, có thiết bị bảo vệ an toàn, có khóa tốt; toàn kho phải có hệ thống báođộng bằng camera.

13. Các phương án lựa chọn địa điểm xây dựng.

a. Địa điểm: giao thông thuận tiện cho việc vậnchuyển tài liệu và xe cứu hỏa đi lại: địa thế dễ thoát nước, thông thoáng,thuận tiện cho độc giả đến khai thác tài liệu.

b. Hướng chính: cố gắng chọn hướng đông nam.

c. Địa chất công trình: ổn định, sức chịu tải củađất phải phù hợp với yêu cầu xây dựng kho lưu trữ.

14. Phân tích, lựa chọn phương án dây chuyển côngnghệ xử lý tài liệu lưu trữ:

Căn cứ vào quy trình xử lý tài liệu lưu trữ để bốtrí phương án sử dụng mặt bằng công trình. Qui trình xử lý tài liệu lưu trữ là:

a. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: thu tàiliệu, bao quản tạm, phân loại, chỉnh lý, loại huỷ tài liệu hết giá trị, làmcông cụ tra cứu, khử trùng, đưa vào bảo quản chính thức.

b. Bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu: kho bảo quảntạm thời tài liệu thu về trước khi xử lý kỹ thuật; kho bảo quản tài liệu loạihuỷ; kho bảo quản chính thức tài liệu đã xử lý kỹ thuật, trong đó có kho bảoquản tài liệu giấy và tài liệu ở hình thức vật màng tin đặc biệt; phòng bảoquản tài liệu xuất ra khỏi kho đang sử dụng cho yêu cầu nghiên cứu; phòng tubổ, phục chế tài liệu; phòng camera...

c. Tổ chức sử dụng tài liệu: phòng đọc phục vụ độcgiả; phòng công cục tra cứu, tài liệu tham khảo; phòng máy tính; phòng sao chụptài liệu; phòng trưng bày triển lãm tài liệu.

d. Khu vực hành chính: phòng làm việc của cán bộcông chức; phòng bảo vệ, thường trực; phòng giao dịch; phòng hội thảo.

Vậy diện tích sàn của công trình lưu trữ phải đượcbố trí theo dây chuyền hợp lý, phù hợp với quy trình xử lý kỹ thuật của tàiliệu và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ là: đầu vào - xử lý kỹ thuật vàbảo quản - khai thác thông tin đầu ra.

15. Các phương án và giải pháp xây dựng.

a. Các phương án qui hoạch của kho lưu trữ: khi lậpphương án quy hoạch phải chú ý đến dây chuyền công nghệ và tính năng hoạt độngcủa toàn công trình. Lưu ý hướng phát triển sau này của công tác lưu trữ. Tốithiểu phải có 2 đến 3 phương án để so sánh chọn phương án tối ưu. Phải có bảnvẽ minh hoạ về quy hoạch.

b. Các phương án kiến trúc: khi lập phương án kiếntrúc cần phải thiết kế từ 2 đến 3 phương án để so sánh chọn phương án tối ưu.Mỗi phương án có các bản vẽ phối cảnh, mặt bằng, mặt đứng, mặt bên, và một sốmặt cắt chính thể hiện phương án thiết kế.

c. Các thông số kỹ thuật:

- Chiều cao tầng kho: thông thuỷ tối thiểu là 2,4m.

- Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao 2,1m -2,4m.

- Tầng mái: tầng giáp mái cao 3,6m. Mái kho làm 2lớp, lớp 1 là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp 2 là vật liệu cách nhiệt, tạo độdốc, có chiều cao tạo thành lưu không thông thoáng, chiều cao tối thiểu 1m.

- Tường kho: thiết kế 2 lớp, tường ngoài cách tườngtrong 1m - 2m tạo thành hành lang bên để chống nóng, chống ánh sáng và đi lạithuận tiện và để lắp đặt các thiết bị kỹ thuật.

- Cửa kho: Cửa kho ra vào làm 2 lớp bằng vật liệuchống cháy, chống ẩm, cách nhiệt, chống mối.

- Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và có songsắt, lưới sắt, có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, chống bụi.

- Diện tích các phòng kho: loại phòng lớn có diệntích tối đa 200m2; loại nhỏ có diện tích tối đa 100m2.

- Lối đi trong kho: lối đi giữa các hàng giá cốđịnh là 0,7 - 0,8m; lối đi đầu giá là 0,4-0,6 m; lối đi chính trong kho là1,2-1,5 m; lối đi hành lang xung quanh là 1-1,2 m.

- Hệ thống điện: đường điện trong kho có dây bọc,ruột bằng đồng được đặt trong ống an toàn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật an toànđiện. Nhà kho có hai hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện trong kho và hệthống điện bảo vệ ngoài kho.

- Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh hoạt,hệ thống cấp nước cứu hỏa.

Đường ống nước không đi qua phòng kho lưu trữ. Hệthống thoát nước thải và nước mua phải bảo đảm thoát nhanh, bảo đảm độ kín,không rò rỉ.

16. Các giải pháp kết cấu chính của khu lưu trữ:

Do đặc thù của kho lưu trữ phải chịu tải lớn và lâudài nên kết cấu nhà kho thường là nhà khung sàn bê tông cốt thép đổ tại chỗ, cósức chịu tải bền vững; có giải pháp chống động đất.

17. Mạng kỹ thuật hạ tầng của kho lưu trữ:

Ngoài phần nhà kho, khu làm việc, cần phải có cáccông trình phụ trợ: tường rào; đường đi xung quanh cho xe cứu hoả và vận chuyểntài liệu; hệ thống nước cứu hoả, bể nước cứu hoả; trạm điện; cây xanh; hệ thốngthông tin liên lạc, hệ thống công nghệ thông tin...

18. Yêu cầu về trang thiết bị bảo quản tài liệu:

- Thiết bị điều hoà nhiệt độ, thông gió.

- Thiết bị chống sét.

- Thiết bị cấp thoát nước.

- Thiết bị phòng, chống cháy.

- Thiết bị điện.

- Thiết bị vận chuyển tài liệu gồm: thang máy, xeđầy tài liệu, băng tải.

- Thiết bị bảo quản tài liệu: giá, tủ đựng tài liệu.

- Thiết bị thông tin liên lạc.

- Thiết bị tin học.

- Thiết bị khử trùng tài liệu.

- Thiết bị loại huỷ tài liệu.

- Thiết bị phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu.

- Thiết bị văn phòng (phòng làm việc, phòng tiếpkhách, hội trường).

19. Phương án tài chính - kinh tế.

a. Kinh phí xây lắp.

b. Kinh phí trang thiết bị.

c. Kinh phí kiến thiết cơ bản khác. d. Kinh phí dựphòng.

e. Tổng mức vốn đầu tư.

20 Trách nhiệm quản lý chuyên ngành:

Trước khi các Bộ, ngành, địa phương trình duyệt dựán đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ phải có văn bản thoả thuận của Cục lưutrữ Nhà nước về các vấn đề liên quan đến dự án theo yêu cầu của Chỉ thị 726/TTg của Thủ tướng Chính phủ đã nêu và quy định tại mục b khoản 5, Điều 7 của Quichế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày08/7/1999 của Chính phủ.

21. Các giai đoạn thực hiện dự án.

Dự án phải nêu được thời gian khởi công, thời giantriển khai các hạng mục, thời gian hoàn thành đưa vào sử dụng.

III. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng kho lưu trữ:

1. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm:

Hàng năm, trong thời gian lập dự toán Ngân sách nhànước cho năm sau, theo quy định của Luật ngân sách nhà nước, căn cứ vào tiến độthực hiện dự án và số kiểm tra kế hoạch do các cấp có thẩm quyền thông báo, cácTrung tâm lưu trữ tỉnh (đối với các dự án kho lưu trữ địa phương) và các Phònglưu trữ Bộ (đối với các dự án kho lưu trữ các Bộ, ngành quản lý), xây dựng kếhoạch vốn đầu tư XDCB của đơn vị trình Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ.Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ tổng hợp kế hoạch trình Chủ tịch UBNDtỉnh và Bộ trưởng để tổng hợp trình Chính phủ.

2. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản:

a. Lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư:

Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và Phòng lưu trữ Bộ, căncứ vào tình hình thực tế và khả năng phát triển về công tác lưu trữ của đơn vị,tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị đầu tưđể thực hiện các nội dung sau:

- Điều tra, khảo sát.

- Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khảthi của dự án.

- Thẩm định dự án và quyết định đầu tư.

Việc lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư của các dự ánphải dựa vào quy hoạch phát triển của Bộ, ngành, địa phương và quy hoạch hệthống kho lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước.

b. Lập kế hoạch chuẩn bị thực hiện dự án:

Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và các Phòng lưu trữ Bộ,sau khi có quyết định phê duyệt đầu tư dự án, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnhhoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị thực hiện dự án để thực hiện các nộidung:

- Khảo sát, thiết kế kỹ thuật.

- Lập tổng dự toán.

- Lập hồ sơ mời thầu.

- Chi phí quản lý: đền bù đất đai, giải phóng mặtbằng...

Các dự án được đưa vào kế hoạch chuẩn bị thực hiệnlà các dự án có quyết định đầu tư theo đúng Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày08/7/1999 của Chính phủ về việc ban hành Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng và Nghịđịnh số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung mộtsố điều của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.

c. Lập kế hoạch thực hiện dự án:

Khi công tác chuẩn bị của dự án đã hoàn thành, cácTrung tâm lưu trữ tỉnh và Phòng lưu trữ Bộ tiếp tục lập kế hoạch thực hiện dựán để xác định các nội dung sau:

- Chi phí xây lắp.

- Chi phí thiết bị.

- Chi phí khác.

- Phí dự phòng.

Các dự án được đưa vào kế hoạch thực hiện dự án làcác dự án đã có tổng dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc đã có quyếtđịnh đầu tư phê duyệt mức vốn của từng hạng mục trong dự án.