BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC DỰ TRỮ
NHÀ NƯỚC
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 309/TCDT-VP
V/v phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013

Hà Nội, ngày 22 tháng 3 năm 2013

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị trực thuộcTổng cục.

Thực hiện công văn số 3076/BTC-VP ngày 11/3/2013 của Bộ Tàichính về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013; để công tácvăn thư, lưu trữ trong các đơn vị trực thuộc ngày càng hoàn thiện, đáp ứng yêucầu, nhiệm vụ trong tình hình mới, Tổng cục Dự trữ Nhà nước yêu cầu Thủ trưởng cácđơn vị tập trung chỉ đạo thực hiện các hoạt động chủ yếu như sau:

1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ đã được Quốchội khóa XIII thông qua ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ.

2. Tăng cường bổ sung biên chế đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụcho công tác văn thư, lưu trữ trong đơn vị nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ vănthư, lưu trữ đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ được giao. Tạo điều kiện cho cán bộlàm công tác văn thư, lưu trữ được tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệpvụ về văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố chiêu sinh cũng như cáckhóa đào tạo do các Trường có chức năng đào tạo nghiệp vụ tổ chức tại địaphương hoặc tại đơn vị để cập nhật kiến thức về soạn thảo văn bản, về lập hồ sơtài liệu,…cho cán bộ công chức nhằm phục vụ tốt hơn công tác chuyên môn.

3. Rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Quy chế vềcông tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo mật cho phù hợp với các quy định củaLuật Lưu trữ và các quy định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ. Những nộidung cơ bản cần lưu ý điều chỉnh cho phù hợp với Luật Lưu trữ là: Trách nhiệmquản lý nhà nước về lưu trữ (Điều 6 và Điều 38); Quyền và nghĩa vụ của ngườilàm lưu trữ (Điều 7); Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp(Điều 21).

4. Tiếp tục duy trì, tăng cường các hình thức kiểm tra vàhướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo mật tại các đơn vị.

- Theo kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013,Bộ Tài chính dự kiến kiểm tra Cục DTNN KV Hà Bắc (quý III/2013) và Cục DTNN KVNam Tây Nguyên (quý IV/2013). Tổng cục yêu cầu Thủ trưởng 02 đơn vị được kiểmtra chỉ đạo các đơn vị liên quan chuẩn bị các điều kiện cần thiết để phục vụĐoàn kiểm tra của Bộ Tài chính theo kế hoạch trên.

- Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cụcsẽ thông báo để các đơn vị biết, triển khai sau khi Lãnh đạo Tổng cục phêduyệt.

5. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theođúng quy định của pháp luật, của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nướcvề văn thư, lưu trữ.

a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Hướng dẫn, kiểmtra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo tất cả các văn bảnđược ban hành đúng quy định về thẩm quyền, hình thức và kỹ thuật trình bày vănbản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tácvăn thư và Quyết định số 772/QĐ-TCDT ngày 26/12/2012 của Tổng cục trưởng Tổngcục Dự trữ Nhà nước ban hành Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Dự trữ Nhànước.

b) Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ: Việc quản lý vănbản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu đến hạn vàolưu trữ cơ quan phải tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật hiện hành (Thông tưsố 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lậphồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 1939/QĐ-BTCngày 12/8/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về công tác lập hồ sơ, danhmục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơnvị thuộc Bộ).

c) Quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng condấu phải đảm bảo chặt chẽ, an toàn, thuận lợi, đúng các quy định hiện hành củaNhà nước và của Bộ Tài chính (Điều 15 Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Điều 25 Quyết định số 772/QĐ-TCDT ngày 26/12/2012của Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước).

d) Công tác thu thập, tổ chức chỉnh lý và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ: Thực hiện các Điều tại Chương II của Luật Lưu trữ, Thủ trưởngcác đơn vị chỉ đạo triển khai các nhiệm vụ trọng tâm như:

- Tổ chức thu thập và định kỳ giao nộp hồ sơ, tài liệu đếnhạn vào lưu trữ đơn vị.

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm giải quyết dứtđiểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng, chưa được chỉnh lý. Việc thực hiện cáchợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các quy định của Nhà nước vàcủa Bộ (Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chínhban hành Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ). Trong khi Bộ chưa ban hànhvăn bản thay thế, căn cứ pháp lý để xác định giá trị tài liệu của ngành Tàichính là Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

đ) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Căn cứ các Điều tạiChương III, Chương IV của Luật Lưu trữ, Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo triểnkhai các nội dung sau:

- Xây dựng mới hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị theo quy định của Luật Lưu trữ và phùhợp với đặc thù hoạt động của đơn vị.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện đa dạng hóa các hình thức sửdụng tài liệu lưu trữ (được quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ) nhằm tăng cườngvà phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và các phương tiệnthiết yếu để bảo quản an toàn tài liệu; thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ khotàng, giá tủ, tài liệu.

e) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: Đảm bảo tổ chức phụcvụ tốt việc khai thác tài liệu cho các đối tượng độc giả đến khai thác trongtất cả các ngày làm việc theo Nội quy quy định của cơ quan. Trong đó, chú ý:

- Bố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả có nhu cầu khaithác, sử dụng tài liệu.

- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiếtyếu như mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm tài liệuvà sổ sách quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.

- Rà soát, lập danh mục tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ cácmức độ mật và tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng trình cấp có thẩmquyền phê duyệt để có chế độ quản lý và phục vụ khai thác phù hợp, hiệu quả vàđúng luật.

- Chủ động công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới các hìnhthức như: Thông báo, xuất bản sách, viết bài giới thiệu, trưng bày triểnlãm…nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

f) Công tác bảo mật: Để tăng cường công tác bảo vệ bí mậtnhà nước, Tổng cục yêu cầu các đơn vị triển khai những công việc sau:

- Thực hiện phổ biến, quán triệt tới cán bộ, công chức nộidung Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, Kế hoạch triển khai Chỉ thị số 05/CT-TTgngày 21/02/2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng, hiệu quả côngtác bảo vệ bí mật nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 1973/QĐ-BTC ngày07/8/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Quy định về việc đảm bảo an toàn thôngtin trên môi trường máy tính và mạng máy tính ban hành kèm theo Quyết định số 2615/QĐ-BTC ngày 19/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫnkhác.

- Căn cứ vào Danh mục bí mật Nhà nước của ngành Tài chínhkhẩn trương xây dựng văn bản quy định độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) đối vớitừng loại tài liệu của đơn vị mình theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.

- Bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tácbảo vệ bí mật nhà nước; tổ chức cho cán bộ làm công tác liên quan trực tiếp đếncông tác bảo mật làm cam kết bằng văn bản không tiết lộ bí mật mà mình nắm giữ.

- Quản lý chặt chẽ và có quy trình tiếp nhận, soạn thảo, lưuhành, in, sao, quản lý và lưu trữ đối với văn bản, tài liệu và vật mang bí mậtnhà nước.

- Quản lý và sử dụng con dấu, sổ sách, phong bì, phần mềm đểphục vụ việc giao, nhận, gửi, vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đivà đến. Thực hiện quy định về thẩm quyền quyết định việc sao, chụp tài liệu,văn bản mật.

- Định kỳ hàng năm tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ vàcông tác bảo vệ bí mật nhà nước, không chỉ cho cán bộ, công chức làm công tácvăn thư, lưu trữ mà là tất cả cán bộ chuyên viên và lãnh đạo nhằm trang bị kiếnthức cần thiết và đặc biệt là thay đổi nhận thức cho cán bộ về công tác bảo mật.

6. Một số nhiệm vụ cụ thể khác

- Từng bước hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ: Xây dựng,hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào côngtác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Thực hiện nghiêm túc, có chất lượng chế độ báo cáo định kỳvà báo cáo chuyên đề khi được cấp có thẩm quyền yêu cầu.

- Thực hiện đầy đủ chế độ trang bị bảo hộ lao động cho cánbộ làm công tác lưu trữ.

- Tổ chức ngày Lưu trữ Việt Nam (ngày 03 tháng 01 hàng năm)trang trọng, tiết kiệm nhằm động viên tinh thần của cán bộ văn thư, lưu trữ củađơn vị.

Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị quán triệt thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ đảm bảo theo đúng phương hướng, nhiệm vụ đã đề ra./.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Lãnh đạo Tổng cục (để b/c);
- Lưu: VT, TH.

TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG




Hồ Ngọc Quỳnh