BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------

Số: 3833/BGTVT-VP
V/v Một số nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữ năm 2007

Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2007

Kính gửi: Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ GTVT

Để xác định đúng vai trò, tầm quan trọng và giúp các cơquan, đơn vị tổ chức, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ năm 2007, Bộ Giaothông vận tải hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữnăm 2007 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

- Cập nhật, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ do Bộ GTVT và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.

- Tăng cường công tác tự kiểm tra, kiểm tra và hướng dẫnnghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; năm 2007, Bộ GTVT sẽ kiểm tra một số cơquan, đơn vị trực thuộc với các nội dung chủ yếu sau:

+ Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, các Nghị định củaChính phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnvề công tác văn thư, lưu trữ.

+ Thực hiện các quy định về soạn thảo, thẩm định và ban hànhvăn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như: Quyết định 25/2006/QĐ-BGTVTngày 24/5/2006 của Bộ GTVT, Quyết định 17/2005/QĐ-BGTVT ngày 21/3/2005 về Quy chếtiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của Bộ GTVT; Thông tư 55/TTLT-BNV-VPCPngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản và các văn bản liên quan khác; Chỉ thị 10/2006/CT-TTgngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm bớt văn bản, giấy tờ hànhchính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ vàphát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

+ Thực hiện quy định về lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ,tài liệu tại lưu trữ của cơ quan, đơn vị và nộp vào lưu trữ Bộ, lưu trữ Quốcgia;

+ Quản lý và sử dụng con dấu;

+ Chỉnh lý, xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu hết giátrị;

+ Thực hiện chế độ giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Bộ vàTrung tâm lưu trữ Quốc gia;

+ Bảo vệ, quản lý tài liệu lưu trữ (kho tàng, trang thiết bịbảo quản,…).

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ; số hóa tài liệu lưu trữ;

+ Văn phòng Bộ GTVT chủ trì, phối hợp với các cơ quan thammưu và các tổ chức có liên quan tiếp thu, hoàn thiện và trình Bộ trưởng banhành Quyết định sửa đổi, bổ sung Quyết định 17/2005/QĐ-BGTVT ngày 21/3/2005,của Bộ GTVT về việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản.

- Tham gia kiểm tra chéo các nội dung về công tác văn thư,lưu trữ giữa các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và giữa Bộ GTVT với các Bộ, cơquan trung ương.

II. CÁC HOẠT ĐỘNG VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1. Tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản

- Thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơnvị theo hướng dẫn tại văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thưvà Lưu trữ nhà nước (Bộ GTVT đã sao gửi các đơn vị) và Quyết định số17/2005/QĐ-BGTVT ngày 21/3/2005, về Quy chế tiếp nhận, xử lý và ban hành vănbản của Bộ GTVT.

- Thực hiện đúng các quy định về soạn thảo, ban hành vănbản; Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trìnhký, ban hành.

- Xây dựng danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan,đơn vị; hướng dẫn các cá nhân trong tổ chức lập hồ sơ theo danh mục công việc.

2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tàiliệu có giá trị đã giải quyết xong vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

- Chỉnh lý, xác định giá trị đối với tài liệu mới thu về vàsố tài liệu còn tồn đọng tại lưu trữ cơ quan, đơn vị; với các tài liệu hết giátrị, thực hiện việc tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật.

- Phối hợp với Văn phòng Bộ GTVT trong việc lập kế hoạch,thu thập và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

3. Quản lý và bảo vệ tài liệu

- Đầu tư cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cơ quan, đơn vị đạtyêu cầu kỹ thuật; bảo quản tài liệu theo quy định của Nhà nước (đủ diện tích,bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ).

- Trang bị đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, quản lýtài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; thiết bị bảo vệ; giá, hộp, cặpđựng tài liệu; bìa hồ sơ; tăng cường điều hòa không khí và hút ẩm để đảm bảo vệsinh môi trường, từng bước hiện đại hóa công tác này.

- Làm tốt công tác kiểm kê, thống kê; vệ sinh định kỳ khotàng, tài liệu và các biện pháp bảo quản tài liệu khác.

4. Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Bố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả khai thác, sửdụng tài liệu.

- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu nhưmục lục hồ sơ, thẻ tra cứu và sổ sách để quản lý việc khai thác sử dụng tàiliệu và độc giả.

- Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ để phát huygiá trị của tài liệu lưu trữ.

5. Đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ

- Đơn giản hóa thủ tục, đẩy mạnh cải cách hành chính; ứngdụng công nghệ thông tin vào quản lý, từng bước giảm văn bản giấy tờ hành chínhnhất là những khâu tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản;

- Không gửi văn bản vượt cấp, không trình hoặc giải quyếtcông việc không thuộc thẩm quyền, đã được phân cấp. Cải tiến việc nhân bản, saochụp, không gửi văn bản đến các cá nhân, tổ chức để biết hoặc để tham khảo;

- Các tổ chức, cá nhân không tự đặt ra các loại giấy tờ tráiquy định của pháp luật, kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ bất hợp lý, khắcphục bệnh quan liêu, hình thức;

- Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ. Tăng cường năng lực chođội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng;

- Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc cho cán bộ, côngchức, viên chức; đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, hiện đại hóa công sở theo yêucầu của Chương trình hiện đại hóa nền hành chính quốc gia của Chính phủ, để Vănphòng thực sự là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành củathủ trưởng các cấp.

III. MỘT SỐ NHIỆM VỤ KHÁC

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bổ sung cán bộ làm công tácvăn thư, lưu trữ; ưu tiên cán bộ đã qua đào tạo nghiệp vụ về công tác này.

- Tạo điều kiện để cán bộ, công chức được tham gia các lớpbồi dưỡng nghiệp vụ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc các cơ sở đào tạochuyên ngành tổ chức.

Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm chỉ đạo và thực hiệnchế độ bồi dưỡng độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm công tác vănthư, lưu trữ theo quy định tại văn bản 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 của CụcVăn Thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đốivới ngành lưu trữ.

Trên đây là một số nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư,lưu trữ năm 2007, Bộ GTVT yêu cầu lãnh đạo các cơ quan, đơn vị triển khai, thựchiện; định kỳ 6 tháng, báo cáo Bộ GTVT kết quả thực hiện./.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Các Đ/c Thứ trưởng;
- Lưu: VT, PCVP(LM).

BỘ TRƯỞNG




Hồ Nghĩa Dũng