UBND TỈNH AN GIANG
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------

Số: 44/HD-GDDT
V/v thực hiện Quy chế văn bằng, chứng chỉ và điều chỉnh chi tiết hộ tịch trong hồ sơ học tập của học sinh

Long Xuyên, ngày 10 tháng 01 năm 2008

Kính gửi:

- Trưởng phòng Giáo dục – Đào tạo các huyện, thị, thành phố.
- Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở GD-ĐT.

Đầu năm học 2007 – 2008, Đoàn thanhtra của Bộ Giáo dục và Đào tạo do ông Trần Bá Giao, Phó Chánh thanh tra Bộ, đãđến kiểm tra một số trường học trong tỉnh An Giang; trong các nội dung làm việccủa Đoàn, có kiểm tra việc quản lý, cấp phát văn bằng chứng chỉ (VBCC) ở các cơsở giáo dục trong tỉnh. Qua kiểm tra, Đoàn kết luận, việc thực hiện ở trường cónhiều điều bất cập: sổ cấp VBCC của một số đơn vị kẻ tay, không thống nhất vớimẫu của Bộ phát hành; ghi chép không đủ cột trong sổ; không có đủ tên họ, chữký của người nhận VBCC, không kết sổ theo năm;…

Đoàn yêu cầu Sở hướng dẫn các đơn vịkhắc phục những tồn tại về quản lý cấp phát VBCC.

Thực hiện Quy chế văn bằng, chứngchỉ, ban hành kèm theo Quyết định số 33/2007/QĐ-BGD &ĐT ngày 20-6-2007 củaBộ Giáo dục và Đào tạo (gọi chung là Quy chế VBCC) (có bản sao kèm theo) vàkhắc phục những hạn chế do Đoàn thanh tra của Bộ kiến nghị, Sở Giáo dục - Đàotạo (GDĐT) An Giang yêu cầu các đơn vị trực thuộc, khi thực hiện Quy chế VBCCvà khi điều chỉnh chi tiết hộ tịch liên quan đến VBCC được cấp phát theo thẩmquyền cần lưu ý những nội dung sau:

I. VỀ QUẢN LÝ, CẤP PHÁT VBCC:

1. Rà soát lại toàn bộ sổ cấp phátVBCC:

1.1. Tổ chức kiểm tra lại công tácquản lý, cấp phát VBCC của đơn vị trong thời gian qua theo Quy chế VBCC.

1.2. Nếu thực hiện đúng mẫu (phụ lục1 kèm theo) hoặc sử dụng mẫu cũ để cấp phát: kiểm tra lại việc bao bì; đóng dấugiáp lai; ghi chép các cột mục; khóa sổ từng loại VBCC theo năm học.

1.3. Nếu thực hiện không đúng mẫu:Bổ sung đầy đủ theo yêu cầu của sổ đó.

Lưu ý: Từ năm 2007, sử dụng mẫusổ theo Quy chế VBCC. Các trường THPT, Trung tâm Giáo dục thường xuyên (GDTX),Phòng GDĐT nhận sổ tại Sở GDĐT (Phòng Khảo thí) khi nhận bằng tốt nghiệp năm2007.

2. Chuẩn bị để “Công bố thông tin vềcấp văn bằng, chứng chỉ trên trang thông tin điện tử” (Điều 8 Quy chế) trong phạm vi thẩm quyềncấp phát VBCC và trong điều kiện cho phép.

3. Tổ chức triển khai trong tập thể sư phạm, học sinh,cha mẹ học sinh Quy chế VBCC trong học kỳ 2 năm học 2007 – 2008.

II. VỀ ĐIỀU CHỈNH VBCC:

1. Thẩm quyền điều chỉnh:

1.1. Sở GDĐT chịu trách nhiệm điềuchỉnh VBCC đối với những VBCC được cấp theo thẩm quyền (bằng TN.THPT,TN.BT.THPT; bằng TN.THCS, TN.BT.THCS từ năm học 2004 – 2005 trở về trước; cácchứng chỉ, chứng nhận theo quy định của Bộ);

1.2. Phòng GDĐT tạo chịu trách nhiệmđiều chỉnh VBCC đối với những VBCC được cấp theo thẩm quyền (bằng TN.THCS từnăm học 2005 – 2006 trở về sau; các chứng chỉ, chứng nhận theo quy định củaBộ).

1.3. Các Trung tâm GDTX trách nhiệmđiều chỉnh đối với các CC được phép cấp theo thẩm quyền.

(Có thể vận dụng mẫu Quyết địnhchỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ kèm theo).

2. Trên cơ sở quyết định điều chỉnhVBCC, các trườnghọc, cơ sở giáo dục liên quan có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ học tập trongthời gian đơn vị trực tiếp quản lý học sinh.

3. Điều kiện để được điều chỉnhVBCC: Theo “Điều21: Chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ” Quy chế VBCC.

Lưu ý: Thẩm quyền cho phép cảichính hộ tịch: (dưới 14 tuổi: UBND xã; trên 14 tuổi UBND huyện).

Thẩm quyền cho phép bổ sung chi tiếttrong khai sinh (ngày, tháng sinh, nơi sinh, tên họ cha, mẹ…): UBND xã, phường,thị trấn (gọi chung là xã).

III. ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT HỘ TỊCHTRONG HỒ SƠ HỌC TẬP:

1. Trường hợp đã có bằng tốt nghiệpTHCS, BT. THCS, THPT, BT.THPT:

1.1. Từ 01-01-2008, Sở và các PhòngGDĐT huyện, thị, thành phố (gọi chung là huyện) không dùng công văn để cho phépđiều chỉnh chi tiết hộ tịch trong hồ sơ học tập của học sinh như trước đây nữa.

1.2. Phải thực hiện thủ tục điềuchỉnh VBCC; trên cơ sở điều chỉnh VBCC, các trường học, cơ sở giáo dục liênquan có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ học tập trong thời gian đơn vị trực tiếpquản lý học sinh.

2. Trường hợp chưa có bằng tốtnghiệp:

Điều chỉnh theo quyết định cải chínhhộ tịch, bổ sung chi tiết hộ tịch của cơ quan có thẩm quyền:

2.1. Nếu đủ tuổi đi học theo quyđịnh của Bộ: cho học sinh bình thường.

2.2. Nếu thừa tuổi đi học, chuyểnhọc đúng hệ, cấp học theo quy định; nếu thiếu tuổi đi học, người học phải camkết ở lại lớp, phù hợp với độ tuổi đi học.

3. Quy trình giải quyết hồ sơ xinđiều chỉnh chi tiết hộ tịch trên bằng TN.THCS, Giấy chứng nhận Tiểu học trongnhững trường hợp đặc biệt:

3.1. Nếu do trường, cơ sở giáo dụclàm sai:

+ Người trực tiếp làm sai viết tườngtrình nhận sai sót, có xác nhận đã xử lý trách nhiệm đương sự của thủ trưởngđơn vị.

+ Thủ trưởng đơn vị viết tường trìnhnhận trách nhiệm đã để xảy ra sai sót.

+ Người có chi tiết hộ tịch sai sótlàm đơn gửi cho cơ quan thẩm quyền quản lý, cấp phát VBCC xin được điều chỉnhchi tiết hộ tịch.

3.2. Nếu do học sinh sử dụng nhiềukhai sinh:

- Đơn xin điều chỉnh nói rõ lý do sửdụng khai sinh sai; có ý kiến của thủ trưởng đơn vị mà học sinh đang theo học.

- UBND xã xác nhận:

+ Khai sinh nào trong bộ lưu tại xã:

+ Khai sinh không có trong bộ lưutại xã phải có quyết định của UBND huyện thu hồi hủy bỏ (Nơi nhận đơn xin điềuchỉnh thuộc thẩm quyền, cũng cần lưu bản sao khai sinh bị thu hồi này).

+ Nếu cả hai khai sinh đều có trongbộ lưu tại xã, UBND huyện ra quyết định thu hồi một khai sinh.

- Nộp bản photocopy học bạ cấp tiểuhọc, cấp THCS, bằng TN.THCS, Giấy chứng nhận (GCN) tiểu học, hộ khẩu, CMND (kèmbản chính để đối chiếu).

Lưu ý: Nếu được điều chỉnh chi tiết hộtịch, so với quy định, học sinh học sớm hơn tuổi đi học, phụ huynh phải cam kếtcho con em ở lại lớp để phù hợp với độ tuổi đi học theo quy định của Bộ.

3.3. Trường hợp học sinh mượn khaisinh người khác để đi học, nay xin điều chỉnh đúng hộ tịch:

- Cần xuất trình hồ sơ học tập của 2học sinh (người mượn và người cho mượn khai sinh) gồm: học bạ cấp 1, 2, 3, GCNtiểu học, bằng TN.THCS, khai sinh.

- Bản photocopy hộ khẩu, CMND (nếucó), kèm theo bản chính để đối chiếu.

- Người cho mượn khai sinh viếttường trình, xác nhận việc cho mượn khai sinh, được UBND xã chứng thực.

- Nếu được điều chỉnh chi tiết hộtịch, so với quy định, học sinh học sớm hơn tuổi đi học, phụ huynh phải cam kếtcho con em ở lại lớp để phù hợp với độ tuổi đi học theo quy định của Bộ.

3.4. Các trường hợp có quyết địnhcải chính hộ tịch của UBND huyện, hồ sơ phải nộp gồm: học bạ; bản sao khaisinh; bằng TN.THCS, GCN tiểu học (bằng TN.THPT, nếu xin điều chỉnh bằng THPT);Quyết định cải chính hộ tịch; bản photocopy hộ khẩu, CMND (kèm bản chính để đốichiếu).

GHI CHÚ: Kể từ nay, tất cả cáctrường hợp sai lệch hộ tịch trên bằng tốt nghiệp, căn cứ khai sinh gốc để điềuchỉnh chi tiết hộ tịch, còn hộ khẩu, CMND chỉ dùng để đối chiếu.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Các phòng chức năng Sở;
- Lưu VT, KT, TTS.

GIÁM ĐỐC




Hồ Việt Hiệp