VĂN PHÒNG VIỆN KSND
TỐI CAO
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 547/VP
V/v thực hiện công tác lưu trữ

Hà nội, ngày 21 tháng 3 năm 2001

Kính gửi:

- Đ/c Viện trưởng VKSND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,
- Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc VKSTC.

Ngày 26/8/1999 Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã cócông văn số 1780/VP về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong ngànhKSND gửi các Viện kiểm sát tỉnh, thành phố và các đơn vị trực thuộc Viện kiểmsát nhân dân tối cao. Từ đó đến nay nhiều Viện kiểm sát địa phương và một sốđơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã nghiêm chỉnh thực hiện tốttheo công văn trên. Qua nghiên cứu 55 báo cáo của các đơn vị kết hợp kiểm tratrực tiếp tại 24 Viện kiểm sát tỉnh, thành trong năm 2000, Văn phòng Viện kiểmsát nhân dân tối cao nhận thấy một số vấn đề sau :

1/ Một số hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữtrong thời gian qua :

- Hầu hết các Viện kiểm sát nhân dân địa phươngthực hiện hoạt động thu thập hồ sơ tài liệu về bảo quản tại kho lưu trữ của cơquan tương đối đầy đủ và đã phân loại chỉnh lý để phục vụ khai thác đúng nhưhướng dẫn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Tuy nhiên còn một số Viện kiểmsát địa phương mặc dù đã tổ chức thu thập về lưu trữ cơ quan nhưng còn theophương thức ở dạng bó gói, chất đống mà chưa thực hiện đúng nội dung, trình tựđã hướng dẫn tại công văn số 1780/VP và công văn số 1474/VP ngày 24/8/1997 của Việnkiểm sát nhân dân tối cao. Do đó gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý,chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và phục vụ khai thác nghiên cứu.

- Một số đơn vị do được các đồng chí lãnh đạo Viện,lãnh đạo Văn phòng và Thủ trưởng đơn vị quan tâm đến hoạt động nghiệp vụ lưutrữ nên đã thực sự có một bước chuyển biến về chất. Đó là Viện kiểm sát tỉnhQuảng Ninh, Vĩnh Phúc, Tuyên Quang, Lạng Sơn, Lào Cai, Bình Định, Đồng Tháp,thành phố Đà Nẵng, Nam Định, Thừa Thiên-Huế, TP Hồ Chí Minh, Viện KSXX phúcthẩm 1, 2, Vụ KSXX dân sự (Vụ 5)... Vì có thành tích thực hiện tốt công tác lưutrữ trong năm 2000 nên trong số các đơn vị trên có 1 số đơn vị đã được Bộtrưởng, Trưởng Ban tổ chức cán bộ Chính phủ, Cục trưởng Cục lưu trữ Nhà nướckhen thưởng, tặng bằng khen. Riêng Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Viện kiểm sátnhân dân tối cao được Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen.

- Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu vàtiêu huỷ hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hoặc hết giá trị sử dụng thực hiện nghiêmtúc, đầy đủ theo đúng qui trình nghiệp vụ như: Viện kiểm sát tỉnh Tây Ninh,Đồng Tháp, Lạng Sơn v.v...

Song bên cạnh đó một số Viện kiểm sát thực hiệnhoạt động công tác lưu trữ còn hạn chế như: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh ThanhHoá, Yên Bái, Quảng Ngãi, Bà Rịa - Vũng Tàu v.v... một số Viện kiểm sát nhândân địa phương không gửi báo cáo thống kê hàng năm về Viện kiểm sát nhân dântối cao như: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Nguyên, Bắc Giang, Gia Lai, VĩnhLong, An Giang, Trà Vinh. Do đó việc tổng hợp để báo cáo lãnh đạo Viện kiểm sátnhân dân tối cao và Cục lưu trữ Nhà nước không thực hiện đúng theo thời gianquy định.

2/ Một số đề nghị các Viện kiểm sát địa phương vàcác đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao lưu ý về công tác lưu trữtrong thời gian tới:

a/ Nghiêm chỉnh thực hiện đúng nội dung tinh thầncông văn số 1474/VP ngày 28/7/1997 về chấn chỉnh công tác lưu trữ của Viện kiểmsát nhân dân tối cao và Chỉ thị số 726/TTg ngày 4/9/1997 của Thủ tướng Chínhphủ về tăng cương công tác lưu trữ trong thời gian tới.

b/ Thu thập hồ sơ :

- Thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyếtxong từ năm 1999 về trước đưa vào lưu trữ cơ quan để bảo quản.

Hàng năm hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc 1 năm phảiđược tập trung bảo quản tại kho lưu trữ. Cán bộ lưu trữ cần thường xuyên tiến hànhcác chế độ vệ sinh tài liệu, thực hiện chế độ bảo quản theo đúng quy định chung.

c/ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu :

- Tiếp tục chỉnh lý hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng ởdạng bó gói.

- Tiến hành đánh giá, xác định giá trị các hồ sơ,tài liệu chưa được phân loại chỉnh lý.

- Những hồ sơ, tài liệu trùng thừa hoặc hết giá trịvề mọi phương diện đã được loại ra cần phải có thống kê đầy đủ, ghi rõ lý doloại. Tiến hành tiêu huỷ tài liệu phải thực hiện theo đúng các quy định của Nhànước và của ngành (theo tinh thần nội dung công văn số 1780//VP ngày 26/8/1999về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong ngành KSND) và theo quy địnhtại bản danh mục tài liệu hồ sơ để bảo quản và lưu trữ trong ngành KSND (banhành kèm theo quyết định số 67/VTC ngày 24/9/1996 của Viện kiểm sát nhân dântối cao).

Văn phòng xin sao gửi tới các đơn vị bản danh mụchồ sơ, tài liệu cần bảo quản trong ngành KSND để các đồng chí nghiên cứu vậndụng, thực hiện.

VĂN PHÒNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG




Đỗ Đức Thà