BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------

Số: 6025/THPT
V/v hướng dẫn quản lý, cấp phát bằng THPT, THCS năm 2003

Hà Nội, ngày 17 tháng 07 năm 2003

Kínhgửi: Các Sở Giáo dục và Đào tạo

Từ kỳ thi tốt nghiệp năm học2002-2003 Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp phát bằng tốt nghiệp trung học phổ thông,bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông,bản sao bằng tốt nghiệp trung học cơ sở theo mẫu mới.

Để thống nhất công tác quản lýcấp phát và ghi nội dung trên bằng, bản sao, Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫnnhư sau:

I. CÁC LOẠI BẰNG VÀ GIẤYCHỨNG NHẬN (Có mẫu kèm theo)

1. Bằng tốt nghiệp trung học phổthông: Là văn bằng cao nhất của bậc trung học, cấp cho học sinh tốt nghiệptrung học phổ thông.

2. Bằng tốt nghiệp trung học cơsở: Cấp cho học sinh tốt nghiệp cấp trung học cơ sở.

3. Bản sao bằng tốt nghiệp trunghọc phổ thông, bản sao bằng tốt nghiệp trung học cơ sở: Có giá trị pháp lýtương ứng với từng loại bằng. Cấp cho học sinh theo yêu cầu sử dụng cá nhânhoặc khi mất (hỏng) bằng tốt nghiệp.

II. QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CẤPPHÁT:

1. Quản lý in.

Bộ Giáo dục và Đào tạo thốngnhất in và cấp phôi bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, phôi bằng tốt nghiệptrung học cơ sở, phôi bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, phôi bản saobằng tốt nghiệp trung học cơ sở. Các đơn vị và các cá nhân không được quyền incác loại bằng và bản sao có tên trên.

2. Vụ Trung học phổ thông (đốivới Bộ Giáo dục và Đào tạo), Phòng Trung học phổ thông hoặc Phòng Khảo thí (đốivới Sở Giáo dục và Đào tạo) là những cơ quan có nhiệm vụ thực hiện quản lý nhànước các loại bằng tốt nghiệp, các loại bản sao bằng tốt nghiệp bậc trung học.

3. Tiếp nhận và quản lý phôibằng, bằng đã hoàn thiện.

a) Tiếp nhận tại Bộ.

- Chuyên viên nhận phôi bằng tốtnghiệp và bản sao tại Bộ phải mang theo:

+ Giấy giới thiệu do Giám đốc SởGiáo dục và Đào tạo ký ghi rõ số lượng từng loại.

+ Bản sao văn bản duyệt tốtnghiệp của Bộ Giáo dục và Đào tạo (đối với trung học phổ thông), của Sở Giáodục và Đào tạo (đối với trung học cơ sở).

- Người đi nhận phôi bằng khôngphải là thủ kho bằng.

- Bộ chỉ cấp đủ số lượng phôibằng, bản sao theo số lượng học sinh tốt nghiệp được duyệt.

b) Bàn giao và quản lý tại SởGiáo dục và Đào tạo.

- Toàn bộ phôi bằng, phôi bảnsao sau khi nhận tại Bộ được bàn giao ngay và quản lý tại kho bằng. Việc bàngiao phôi bằng phải được vào sổ và lập thành biên bản giữa người giao và ngườinhận, có chữ ký xác nhận vào biên bản của Trưởng hoặc Phó phòng trung học phổthông, Chánh hoặc Phó chánh thanh tra giáo dục.

- Mỗi Sở Giáo dục và Đào tạophải có một kho riêng hoặc tủ bảo mật đựng phôi bằng, bằng đã hoàn thiện, phôibản sao và thiết bị phòng cháy chữa cháy.

c) Bàn giao và quản lý ở cácPhòng Giáo dục và Đào tạo, các trường trung học.

- Việc bàn giao phôi bằng, bằngđã hoàn thiện, phôi bản sao cho các Phòng Giáo dục và Đào tạo, các trường trunghọc phổ thông phải vào sổ đầy đủ và thành lập biên bản bàn giao có chữ ký củangười giao, người nhận.

- Mỗi Phòng Giáo dục và Đào tạo,mỗi trường trung học phổ thông, trung học cơ sở đều phải có tủ bảo mật để bảoquản bằng, bản sao và giao cho cán bộ có trách nhiệm, có phẩm chất đạo đức tốtquản lý.

4. Thẩm quyền ký cấp bằng tốtnghiệp, cấp bản sao và công tác hoàn thiện bằng, bản sao.

a) Giám đốc Sở Giáo dục và Đàotạo là cấp có thẩm quyền ký cấp bằng tốt nghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp củabậc trung học.

b) Hoàn thiện bằng tốt nghiệp.

Căn cứ vào danh sách tốt nghiệpđã được duyệt. Sở Giáo dục và Đào tạo tổ chức hoàn thiện bằng tốt nghiệp gồmcác việc:

- Dán ảnh cỡ 3 cm x 4cm của họcsinh tốt nghiệp vào bằng và đóng dấu nổi của Sở lên ảnh.

- Ghi nội dung trên mặt bằng

- Trình Giám đốc ký và đóng dấulên chữ ký của Giám đốc.

- Giám đốc Sở Giáo dục và Đàotạo chỉ ký vào bằng khi ảnh của học sinh đã được dán theo quy định và các nộidung trên mặt bằng đã được ghi đầy đủ.

c) Hoàn thiện bản sao: Thực hiệnnhư quy định hoàn thiện bằng.

Sở Giáo dục và Đào tạo có tráchnhiệm hướng dẫn đầy đủ những yêu cầu, công việc cụ thể của quy trình hoàn thiệnbằng, bản sao và quản lý chặt chẽ khâu này để tránh sai sót về nội dung và thấtthoát về số lượng.

5. Cấp phát bằng.

- Bằng tốt nghiệp trung học phổthông, bằng tốt nghiệp trung học cơ sở chỉ cấp một lần.

Cấp lần đầu cho mỗi học sinh 01bằng tốt nghiệp và cấp kèm theo 03 bản sao nếu học sinh có nhu cầu đăng ký vớinhà trường.

- Nếu mất bằng và mất toàn bộ sốlượng bản sao đã được cấp theo quy định trong các trường hợp đặc biệt sẽ đượcxem xét cấp thêm bản sao.

- Trường trung học phổ thông,trung học cơ sở được giao nhiệm vụ phát bằng tốt nghiệp và bản sao cho học sinhcủa trường.

- Việc phát bằng tốt nghiệp vàsố lượng bản sao theo quy định thực hiện đồng thời với việc hoàn trả toàn bộ hồsơ cá nhân cho học sinh tốt nghiệp. Khi phát bằng, bản sao phải ghi đầy đủnhững nội dung quy định trong sổ cấp bằng theo mẫu của Bộ.

Số bằng, bản sao còn lại do họcsinh chưa đến nhận sau mỗi đợt cấp phát được lưu giữ tại nhà trường trong thờihạn 10 năm. Các loại bằng, bản sao đã được lưu giữ sau 10 năm, nhà trường làmbáo cáo với Sở Giáo dục và Đào tạo để xin quyết định hủy. Chỉ sau khi đã cóQuyết định của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo cho hủy bằng các nhà trường mớiđược tổ chức hủy bằng và bản sao. Quyết định của Giám đốc Sở Giáo dục và Đàotạo được lưu giữ lâu dài tại nhà trường.

Hồ sơ báo cáo của nhà trường gồm:

- Báo cáo đề nghị của nhà trường

- Bảng kê số bằng xin hủy theomẫu dưới đây.

Số TT

Tên người được cấp ghi trên bằng, bản sao

Số hiệu của bằng

Số lượng BS kèm theo bằng

Ghi chú

1

2

3

4

5

Thủ tục hủy bằng và bản sao:

- Nhà trường phải thành lập mộtban hủy bằng để tiến hành hủy bằng và bản sao.

- Tiến hành kiểm kê toàn bộ sốbằng, bản sao bị hủy.

- Lập biên bản hủy bằng và bảnsao (ghi đầy đủ số lượng bằng, bản sao hủy) có họ, tên và chữ ký của đầy đủ cácthành viên của Ban sau khi đã hoàn thành công việc.

6. Đổi phôi bằng và cấp thêmphôi bằng mới.

a) Bộ chỉ đổi phôi bằng do bịhỏng trong quá trình hoàn thiện hoặc cấp thêm bản sao trong trường hợp có đềnghị của học sinh xin cấp thêm bản sao ngoài quy định.

b) Người đi đổi phôi bằng hoặcnhận bản sao không phải là thủ kho bằng và phải mang theo:

- Giấy giới thiệu của Giám đốcSở Giáo dục và Đào tạo ghi rõ số lượng từng loại

- Biên bản xác nhận số lượngphôi bằng bị hỏng trong quá trình hoàn thiện có chữ ký xác nhận của Trưởng hoặcPhó Trưởng phòng Trung học phổ thông, Chánh hoặc Phó Chánh thanh tra giáo dụcvà người chịu trách nhiệm quản lý bằng.

- Toàn bộ phôi bằng hỏng và bảngkê số hiệu phôi bằng hỏng.

- Báo cáo về nhu cầu cấp thêmbản sao.

c) Trong trường hợp mất phôibằng hoặc phôi bản sao do rủi ro đột xuất hoặc do thiếu trách nhiệm trong côngtác quản lý xảy ra ở Sở Giáo dục và Đào tạo, ở Phòng Giáo dục và Đào tạo hoặc ởtrường trung học thì Bộ sẽ xem xét cấp thêm cho đủ số lượng phôi bằng hoặc phôibản sao nếu có đủ các giấy tờ hợp pháp sau:

- Báo cáo của Sở Giáo dục và Đàotạo về mất bằng, mất bản sao.

- Biên bản kiểm kê và xác nhậnsố lượng phôi bằng hoặc phôi bản sao bị mất của một ban kiểm kê do Giám đốc Sởchỉ định gồm: Trưởng hoặc Phó Trưởng phòng THPT, Chánh hoặc Phó chánh thanh tragiáo dục, Trưởng hoặc phó trưởng phòng hành chính – tổng hợp và chuyên viên làmnhiệm vụ quản lý cấp phát bằng. Hiệu trưởng trường trung học nơi bị mất bằnghoặc mất bản sao.

- Bảng kê số hiệu bằng bị mấtcăn cứ vào số hiệu bằng nhận tại Bộ hoặc nhận tại Sở.

- Biên bản xác nhận của cơ quancông an từ cấp huyện trở lên về thời điểm, lý do mất bằng.

- Biên bản kiểm điểm việc mấtbằng và xử lý trách nhiệm cá nhân.

7. Việc sửa nội dung ghi trênbằng theo Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ thực hiệntheo hướng dẫn dưới đây:

- Bộ đồng ý cho sửa tên, tênđệm, ngày sinh, nơi sinh trên bằng tốt nghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp.

- Học sinh xin sửa nội dung ghitrên bằng phải có đơn xin sửa nội dung kèm theo giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩuthường trú.

- Nội dung sửa đổi trên bằng,bản sao phải được sửa đổi trên Học bạ, sổ Gọi tên và Ghi điểm, sổ Đăng bộ vàcác giấy tờ khác của học sinh. Nhà trường nơi học sinh học lớp cuối cấp xácnhận việc sửa đổi nội dung vào các loại sổ nêu trên và các giấy tờ của học sinh.

III. GHI NỘI DUNG TRÊN BẰNGVÀ GIẤY CHỨNG NHẬN

1. Ghi nội dung trên bằng.

Bằng trung học phổ thông, trunghọc cơ sở có 2 trang bìa (gọi là bìa 1 và bìa 4), 2 trang ruột (gọi là trang 2,trang 3). Việc ghi nội dung trên bằng được thực hiện trên trang 2 và trang 3.

a) Trang 2

Dưới dòng chữ Bộ Giáo dục vàĐào tạo là số hiệu của bằng do Bộ Giáo dục và Đào tạo đóng trước khi phânphối phôi bằng cho các Sở Giáo dục và Đào tạo.

Ảnh cỡ 3 cm x 4 cm được dán vàokhung và đóng dấu nổi của Sở lên góc phải phía dưới ảnh.

Hai dòng chữ: Vào sổ cấp bằng số…….

Ngày…. tháng … năm……

theo quy định chung của Sở Giáodục và Đào tạo.

Tem bảo hiểm của Bộ được dán vàogóc trái phía trên cùng của trang 2.

b) Trang 3.

Họ và tên: Viết chữ in hoa tươngđương cỡ 14 của máy tính. Ghi đúng tên theo khai sinh, hộ khẩu, sổ Đăng hộ vàcác giấy tờ khác của học sinh.

Từ dòng ngày sinh trở xuống đếnhết trang viết chữ thường tương đương với cỡ chữ 13 của máy tính, đậm nét, viếthoa theo quy định hiện hành.

Ngày sinh: Theo giấy khai sinh.

Giới tính: Ghi rõ nam hay nữ

Nơi sinh: Ghi tên huyện (quận,thị xã, thành phố thuộc tỉnh), tỉnh, thành phố nơi sinh.

Học sinh trường: Tên trường đãhọc cả cấp học hay học lớp cuối cấp.

Kỳ thi ngày … tháng … năm … :Ghi ngày tháng năm dự thi.

Tại Hội đồng thi: Tên huyện, thịxã, thành phố thuộc tỉnh (đối với THCS), tên tỉnh, thành phố trực thuộc TW (đốivới THPT).

Xếp loại tốt nghiệp: Theo loạitốt nghiệp trong danh sách duyệt thi.

Hai dòng cuối bên phải phía dướichỗ Giám đốc ký tên:

+ Ngày … tháng… năm… : Ghi theongày trình ký.

+ Dưới dòng chữ Giám đốc SởGiáo dục và Đào tạo ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc TW.

Dưới cùng là chữ ký và họ têncủa Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo được ủy quyền. Dấu của Sởđóng lên 1/3 phía bên trái chữ ký của Giám đốc.

2. Hoàn thiện và ghi nội dungtrên bản sao.

Việc hoàn thiện đồng thời vớighi nội dung và hoàn thiện bằng, thực hiện như đối với bằng tốt nghiệp.

Hướng dẫn này được áp dụng từ kỳthi tốt nghiệp trung học phổ thông, trung học cơ sở năm học 2002 - 2003 thay cho những hướng dẫn mà Bộ đã ban hành trước đây. Các Sở Giáo dục và Đàotạo cần phổ biến đầy đủ đến các cơ quan quản lý giáo dục, các trường trung họcvà tất cả cán bộ chuyên viên làm nhiệm vụ quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp.Trong quá trình thực hiện, nếu có những vướng mắc cần báo cáo ngay về Bộ (VụTHPT) để được giải thích hoặc làm cơ sở cho việc điều chỉnh phù hợp với thực tế.

Nơi nhận:
- Như trên
- LĐ Bộ (để b/c)
- Hội đồng VB-CC của Bộ, Văn phòng Bộ, Thanh tra GD;
- Lưu VP, Vụ THPT

TL. BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VỤ TRƯỞNG VỤ TRUNG HỌC PHỔ THÔNG




Nguyễn Văn Trang