BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 6408/BGD &ĐT-GDTrH
V/v: Hoàn thiện và quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS, THPT năm 2006

Hà Nội, ngày 25 tháng 07 năm 2006

Kínhgửi: Các Sở Giáo dục và Đào tạo

Từ năm học 2005-2006, cùng với việccấp phát bằng tốt nghiệp trung học phổ thổng (THPT) Bộ GD&ĐT yêu cầu cấpphát bằng tốt nghiệp trung học cơ sở (THCS) và bản sao bằng tốt nghiệp THCStheo mẫu mới cho người học được công nhận tốt nghiệp ở các địa phương.

Để thống nhất việc hoàn thiện nộidung trên bằng, quản lý và tổ chức cấp phát đúng quy định, Bộ GD&ĐT hướngdẫn cụ thể như sau:

I. HOÀN THIỆN NỘI DUNG TRÊN BẰNGTỐT NGHIỆP VÀ BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP

1. Hoàn thiện bằng tốt nghiệpTHCS

a) Những vấn đề chung

- Trong kỳ cấp phát bằng năm 2006,việc hoàn thiện nội dung trên bằng tốt nghiệp, bản sao bằng tốt nghiệp thựchiện trên máy in; do sở GD&ĐT đảm nhiệm; không viết tay dưới bất kỳ hìnhthức nào;

- Màu mực in nội dung trên bằng tốtnghiệp và bản sao là màu đen;

- Các chữ và số ghi trên bằng có cỡchữ tương đương với cỡ chữ 12 hoặc 13; kiểu chữ VnTime của máy vi tính; khôngin nghiêng; những dòng in đậm, in nghiêng, in bằng kiểu chữ hoặc cỡ chữ khác sẽđược quy định cụ thể;

- Không sửa chữa hoặc tẩy xóa bằngtốt nghiệp, nếu in sai nội dung trên văn bằng thì phải in lại trên phôi mới.

b) Hoàn thiện nội dung trên bằng

Bằng tốt nghiệp THCS có 2 trang bìa(trang 1 và trang 4) và 2 trang nội dung (trang 2 và trang 3).

Trang 2: in từ trên xuống dưới gồmhai dòng đậm:

- Tên Sở GD&ĐT (cỡ chữ 13);

- Tên Phòng GD&ĐT (cỡ chữ13);

Ví dụ:

SỞGIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TỉnhBắc Giang

PHÒNGGIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Thànhphố Bắc Giang

- Ảnh cỡ 3 cm x 4 cm của học sinhđược dán trong ô đóng khung ở trang 2, đóng dấu nổi của Phòng GD&ĐT vào gócphải duới ảnh;

- Số hiệu bằng: là số do Sở GD&ĐTquy định cho từng huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấphuyện) và quản lý thống nhất trong từng năm cấp bằng; số hiệu được đóng bằngmực dấu màu đỏ;

Ví dụ: Thành phố Bắc Giangcó số hiệu từ 000001 đến 0053141, huyện Lục Ngạn có số hiệu từ 0053142 đến0074250.

- Vào sổ cấp bằng số: là số thứ tựghi trên sổ cấp bằng do nhà trường lập và quản lý để phát bằng cho người đượccông nhận tốt nghiệp;

- Ngày vào sổ cấp bằng: là ngàyphát bằng cho học sinh;

Số vào sổ cấp bằng và ngày vào sổ,do nhà trường ghi trực tiếp khi phát bằng cho học sinh.

Trang 3: in các nội dung từ trênxuống dưới như trang 2, chữ đứng, gồm:

- Họ và tên: Họ, tên đệm (nếu có),tên của người học được cấp bằng căn cứ vào họ, tên đệm, tên ghi trên giấy khaisinh và hồ sơ của người học. Nếu có sự không thống nhất về họ, tên đệm, tên ghitrên sổ hộ tịch và hồ sơ học sinh thì người học được thông báo và tự chịu tráchnhiệm điều chỉnh cho thống nhất về họ, tên đệm, tên trên các loại giấy tờ; đềnghị cơ sở giáo dục sửa chữa trước khi hoàn chỉnh gửi danh sách về Sở GD&ĐTđể hoàn thiện văn bằng tốt nghiệp (Họ, tên đệm, tên được in đậm bằng kiểu chữVnTimeH, cỡ chữ 12 hoặc 13);

Ví dụ: NGUYỄN VĂN ĐÔNG

- Ngày sinh: ghi đầy đủ ngày,tháng, năm sinh bằng chữ số;

- Giới tính: ghi nam hoặc nữ;

- Nơi sinh: ghi tên đơn vị hànhchính cấp huyện, tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), căn cứ vào nơi sinhghi trên giấy khai sinh;

Ví dụ: Sinh tại Bệnh việnthành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn thì ghi nơi sinh là: thành phố Lạng Sơn, tỉnhLạng Sơn.

- Nơi học: ghi tên cơ sở giáo dụcnơi học lớp 9 (trường THCS, Trung tâm GDTX, trường văn hóa quân đội…);

Ví dụ: Trường THCS Giảng Võ,quận Ba Đình, TP Hà Nội.

- Tốt nghiệp ngày, tháng, năm vàxếp loại tốt nghiệp: ghi theo ngày ký duyệt công nhận và xếp loại tốt nghiệpcủa Trưởng phòng GD&ĐT;

- Dòng ngày, tháng, năm trên dòngchữ Trưởng phòng ghi theo ngày ký duyệt công nhận tốt nghiệp;

- Trưởng Phòng ký trực tiếp vàobằng tốt nghiệp; đóng dấu chữ họ, tên; đóng con dấu ướt của Phòng GD&ĐT lên1/3 bên trái chữ ký; mực dấu màu đỏ.

2. Hoàn thiện bằng tốt nghiệptrung học phổ thông

Thực hiện như hướng dẫn hoàn thiệnbằng tốt nghiệp THCS, nhưng khác những chi tiết dưới đây:

a) Số hiệu bằng do Bộ GD&ĐT đãđóng khi cấp phôi bằng;

b) Dấu nổi đóng trên ảnh là dấu nổicủa Sở GD&ĐT;

c) Tốt nghiệp khóa thi: ngày,tháng, năm; ký cấp bằng: ngày, tháng, năm; vào sổ cấp bằng: ngày, tháng, năm doSở GD&ĐT xác định.

d) Giám đốc Sở GD&ĐT ký cấpbằng tốt nghiệp THPT.

3. Hoàn thiện bản sao bằng tốtnghiệp

Thực hiện như hoàn thiện bằng tốtnghiệp.

4. Công việc cụ thể của các cấpquản lý giáo dục và cơ sở giáo dục trong hoàn thiện bằng tốt nghiệp THCS

a) Sở GD&ĐT:

- Hướng dẫn công tác lập danh sáchngười học được công nhận tốt nghiệp THCS và tiếp nhận danh sách người học đượccông nhận tốt nghiệp THCS của các Phòng GD&ĐT; danh sách người học đượccông nhận tốt nghiệp lập đủ các cột ghi nội dung có trên trang 3 của phôi bằng;

- In nội dung trên trang 2 và trang3 của bằng hoặc bản sao bằng tốt nghiệp căn cứ vào báo cáo của Phòng GD&ĐT;đóng số hiệu lên bằng theo số hiệu đã được quy định cho từng đơn vị cấp huyện;

- Chuyển giao văn bằng đã in hoànthiện cho từng đơn vị cấp huyện;

- In bổ sung những bằng hỏng do lỗikỹ thuật hoặc do có sai sót.

b) Phòng GD&ĐT:

- Lập danh sách người học được côngnhận tốt nghiệp THCS ở tất cả các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền cấp phát theomẫu của Sở GD&ĐT, báo cáo về Sở GD&ĐT; danh sách này cần được kiểm tracẩn thận tránh sai sót khi hoàn thiện văn bằng; trường hợp phát hiện có sailệch trong danh sách công nhận tốt nghiệp phải yêu cầu cơ sở giáo dục điềuchỉnh ngay cho đúng;

- Tiếp nhận phôi bằng đã được hoànthiện do Sở GD&ĐT chuyển giao;

- Dán ảnh người được công nhận tốtnghiệp lên bằng và đóng dấu nổi của Phòng GD&ĐT lên ảnh theo quy định;

- Trưởng phòng GD&ĐT ký cấpbằng và đóng dấu theo quy định;

- Chuyển giao bằng tốt nghiệp đãhoàn thiện về từng cơ sở giáo dục theo danh sách được công nhận tốt nghiệp.

c) Cơ sở giáo dục:

- Tiếp nhận văn bằng đã hoàn thiệndo Phòng GD&ĐT chuyển giao;

- Phát bằng tốt nghiệp cho ngườihọc ở cơ sở giáo dục theo danh sách được công nhận tốt nghiệp; người phát bằngtốt nghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp phải ghi trực tiếp số vào sổ cấp bằng,ngày, tháng, năm vào sổ cấp bằng khi phát bằng cho người được công nhận tốtnghiệp. Cơ sở giáo dục có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin về bằng tốtnghiệp của người học ở cơ sở giáo dục vào sổ đăng bộ.

d) Đối với người được công nhận tốtnghiệp: Khi nhận văn bằng hoặc bản sao văn bằng phải kiểm tra để phát hiện saisót (nếu có) và trực tiếp ký nhận vào sổ cấp văn bằng (người được ủy quyềnnhận văn bằng hộ người được cấp phát, phải có đầy đủ thủ tục ủy quyền và cũngphải ký nhận trực tiếp vào sổ).

6. Chi phí cho công tác hoànthiện, quản lý và cấp phát bằng

Sở GD&ĐT có trách nhiệm trìnhUBND tỉnh (thành phố) trực thuộc trung ương việc khai thác, sử dụng nguồn kinhphí và chế độ cụ thể cho các công việc của quá trình hoàn thiện văn bằng và bảnsao, chế độ chi phục vụ cho công tác quản lý, cấp phát bằng tốt nghiệp. Sở GD&ĐTcùng với các cấp quản lý tài chính hướng dẫn các cấp quản lý và cơ sở giáo dụcthực hiện.

II. QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CẤP PHÁTBẰNG TỐT NGHIỆP, BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP

Bằng tốt nghiệp THPT, THCS chỉ cấpmột lần sau khi được công nhận tốt nghiệp; người mất bằng tốt nghiệp hoặc cóyêu cầu sẽ được cấp bản sao thay cho bản chính. Bằng tốt nghiệp và bản sao cógiá trị pháp lý như nhau; người học có thể xuất trình bản sao bằng tốt nghiệpthay cho bản chính khi cần sử dụng.

1. Phôi bằng

Năm 2006, Bộ GD&ĐT quản lý việcin phôi bằng tốt nghiệp THPT, phôi bằng tốt nghiệp THCS, phôi bản sao bằng tốtnghiệp THPT, phôi bản sao bằng tốt nghiệp THCS và phân phối trực tiếp cho cácSở GD&ĐT. Trên phôi bằng tốt nghiệp và phôi bản sao có tem bảo hiểm do BộGD&ĐT quy định.

2. Tiếp nhận, quản lý phôi vănbằng, phôi bản sao văn bằng, văn bằng và bản sao văn bằng tốt nghiệp đã hoànthiện

a) Tiếp nhận:

- Sở GD&ĐT là cơ quan trực tiếpnhận phôi bằng tốt nghiệp THPT, THCS và phôi bản sao của hai loại bằng tốtnghiệp từ Bộ GD&ĐT;

- Năm 2006, do việc giao cho Sở GD&ĐTin hoàn thiện nội dung và đóng số hiệu trên bằng tốt nghiệp THCS, Bộ sẽ cấp dựphòng phôi bằng tốt nghiệp THCS cho các địa phương nhưng không vượt quá 3% tổngsố người học được công nhận tốt nghiệp;

- Người được giao nhiệm vụnhận phôi bằng, khi đến nhận phải xuất trình đủ các giấy tờ sau đây:

+ Giấy giới thiệu của Sở GD&ĐT,trong đó ghi rõ số lượng phôi bằng của từng loại văn bằng và bản sao văn bằng;

+ Văn bản duyệt số lượng người họctốt nghiệp THPT của Bộ GD&ĐT;

+ Bảng kê số lượng người học đượccông nhận tốt nghiệp THCS của từng huyện, có xác nhận của Sở GD&ĐT;

- Sau khi nhận phôi từ Bộ GD&ĐTvề, người đi nhận phải bàn giao để nhập kho các loại phôi. Biên bản bàn giaophải có đủ chữ ký của người bàn giao, thủ kho văn bằng của Sở, đại diện Thanhtra Sở;

- Sở GD&ĐT chỉ chuyển giao chocác Phòng GD&ĐT bằng tốt nghiệp cùng với bản sao bằng tốt nghiệp THCS saukhi đã đóng dấu số hiệu trên bằng và in hoàn thiện nội dung.

b) Quản lý:

- Phôi bằng tốt nghiệp, phôi bảnsao bằng tốt nghiệp, bằng và bản sao đã hoàn thiện phải được các cấp quản lýgiáo dục, các cơ sở giáo dục quản lý chặt chẽ và bảo quản cẩn thận.

- Mỗi cấp quản lý giáo dục có mộtbộ phận quản lý cấp phát văn bằng; mỗi cơ sở giáo dục có một cán bộ làm nhiệmvụ quản lý cấp phát văn bằng. Việc bố trí cán bộ làm nhiệm vụ quản lý cấp phátvăn bằng phải lựa chọn những người có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thóiquen làm việc cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác.

- Lãnh đạo các cơ quan quản lý giáodục, các cơ sở giáo dục phải coi trọng việc bảo đảm đầy đủ cơ sở vật chất phụcvụ cho công tác quản lý và bảo quản bằng tốt nghiệp, bản sao bằng tốt nghiệp;

- Khi tiếp nhận, bàn giao phôibằng, phôi bản sao bằng, bằng và bản sao bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện giữa cáccá nhân hoặc các cơ quan quản lý, giữa cơ quan quản lý với cơ sở giáo dục phảighi đầy đủ vào sổ cấp phát có kèm theo biên bản bàn giao của từng lần cấp phát,chuyển giao;

- Phôi bằng, phôi bản sao, bằng tốtnghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện phải được bảo quản chu đáo.Trường hợp bằng hoặc bản sao bằng tốt nghiệp bị mất mát, cơ quan quản lý hoặccơ sở giáo dục phải báo cáo với cơ quan Công an từ cấp xã trở lên để làm rõnguyên nhân; lập biên bản (ghi rõ nguyên nhân mất, trách nhiệm thuộc về ai, sốlượng bằng hoặc bản sao bị mất, các biện pháp đã giải quyết, các biện pháp giảiquyết tiếp) có xác nhận của Công an và báo cáo với Sở GD&ĐT. Khi đề nghịcấp bù số lượng bị mất, Sở phải có văn bản đề nghị với Bộ GD&ĐT, gửi kèmtheo biên bản.

Về việc đổi phôi bằng: Những trườnghợp bằng bị hỏng do lỗi kỹ thuật in ấn hoặc vì bất kỳ lý do nào khác, Sở GD&ĐTphải lập biên bản xác nhận đúng số lượng, lý do bị hỏng và báo cáo bằng văn bảnvới Bộ GD&ĐT. Khi đề nghị cấp bù số phôi bằng bị hỏng, phải có công văn đềnghị kèm theo biên bản nói trên và nộp lại các phôi bằng bị hỏng (Biên bản xácnhận phải có đủ chữ ký của Lãnh đạo Sở, Chánh thanh tra Sở, Trưởng phòng GDTrHhoặc Khảo thí và đại diện bộ phận tổ chức hoàn thiện bằng).

3. Kiểm tra, thanh tra công tácquản lý cấp phát bằng

Các cấp quản lý, cơ sở giáo dục cầntăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về quản lý và cấp phát bằng tốt nghiệp,kịp thời phát hiện và sữa chữa những sở hở, thiếu sót, sai phạm trong công tácnày. Công tác thanh tra, kiểm tra được thực hiện bằng nhiều hình thức như tựkiểm tra của cơ sở giáo dục, kiểm tra chéo giữa các cơ sở giáo dục, kiểm tra địnhkỳ hoặc thường xuyên của các cấp quản lý giáo dục. Công tác quản lý cấp phátbằng tốt nghiệp phải được đưa vào báo cáo đánh giá công tác hằng năm của các cơsở giáo dục, các cấp quản lý giáo dục.

Nhận được công văn này, các Sở GD&ĐTcần hướng dẫn các cấp quản lý giáo dục, các cơ sở giáo dục thuộc phạm vi quảnlý, cấp phát văn bằng tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu cóvướng mắc cần kịp thời báo cáo với Bộ GD&ĐT (qua Vụ GDTrH) để hướngdẫn giải quyết.

Nơi nhận:
- Như trên;
- TT Nguyễn Văn Vọng (để b/cáo);
- Cục KT-KĐCLGD (để ph/hợp);
- VP Bộ (để ph/hợp);
- Lưu: VT, Vụ GDTrH.

TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ GIÁO DỤC TRUNG HỌC




Lê Quán Tần