BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC******

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc********

Số: 66/VTLTNN-NVTW
V/v phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 của các cơ quan, tổ chức trung ương

Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2006

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
- cơ quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Các Tổng công ty 91.

Để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội,Văn phòng Chủ tịch nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tốicao, các Tổng công ty 91 (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức trung ương)có căn cứ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm2006 của cơ quan, tổ chức mình, đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trựcthuộc triển khai thực hiện, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn một sốnhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tổ chức phổ biến các văn bản về công tác vănthư, lưu trữ

Tiếp tục tổ chức phổ biến, quán triệt nội dung củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tácvăn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia (sau đâygọi tắt là các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ) và các vănbản hướng dẫn thi hành do Bộ Nội vụ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước ban hành nhằm nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Công tác tổ chức và cán bộ

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ củacơ quan, tổ chức, đồng thời, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc kiện toàntổ chức và tăng cường cán bộ làm văn thư, lưu trữ, nhất là cán bộ lưu trữ theoquy định tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưutrữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân.

b) Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cáccán bộ làm văn thư, lưu trữ, đặc biệt là ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Đốivới những cán bộ chưa qua đào tạo nghiệp vụ, cần tạo điều kiện để những cán bộnày tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước và các cơ sở đào tạo khác tổ chức.

3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác vănthư, lưu trữ

Năm 2006, các cơ quan, tổ chức trung ương cần tiếptục hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,ngành, cụ thể là:

a) Những cơ quan, tổ chức chưa ban hành được quychế hoặc quy định về công tác văn thư, lưu trữ cần tổ chức biên soạn và banhành văn bản này trong năm 2006 (căn cứ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn xây dựng Quychế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan).

b) Đối với quy chế hoặc quy định về công tác vănthư, lưu trữ đã ban hành trước đây, cần rà soát lại và tiến hành sửa đổi, bổsung cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ (Pháplệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, các Nghị định của Chính phủ, các văn bản quyphạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ).

c) Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức trung ương cầnxây dựng, ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệpvụ cụ thể về văn thư, lưu trữ sau:

- Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quy định về việc quản lý văn bản đi, văn bản đếntheo hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Quy định về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộphồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơquan, của ngành;

- Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức.

4. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

Bên cạnh việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo,trong năm 2006, các cơ quan, tổ chức trung ương cần tăng cường kiểm tra, hướngdẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quảnlý của mình. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung vào những vấn đề sau:

a) Triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gianăm 2001, các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ và các vănbản hướng dẫn thi hành các văn bản trên của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

b) Thực hiện các quy định về soạn thảo và ban hànhvăn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

c) Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

d) Thực hiện chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộphồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

đ) Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác vănthư;

e) Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷtài liệu hết giá trị;

g) Thực hiện chế độ giao nộp tài liệu vào Trung tâmLưu trữ Quốc gia;

h) Công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ; khotàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;

i) ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănthư, lưu trữ.

II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Quản lý văn bản

a) Thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức theođúng hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan, tổ chức và hướngdẫn các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ theo danh mục.

2. Thu thập, chỉnh lý và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

a)Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kếhoạch thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị đã giải quyết xong từ năm 2004 vềtrước vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị đối với tàiliệu mới thu về và số tài liệu còn tồn đọng tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức;đối với tài liệu hết giá trị, cần tiến hành xác định giá trị và tổ chức tiêuhuỷ theo quy định của pháp luật hiện hành.

c) Các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cần phối hợp với Trung tâm Lưu trữQuốc gia có thẩm quyền thu thập, lập kế hoạch và tổ chức giao nộp hồ sơ, tàiliệu, đồng thời, gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Những cơ quan,tổ chức hiện còn lưu giữ tài liệu của các cơ quan, đơn vị đã giải thể cần hoànthành việc giao nộp tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền trongnăm 2006.

3. Bảo vệ, bảo quản tài liệu

a) Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích; đầu tư cảitạo, nâng cấp kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức để bảo đảm yêu cầu kỹ thuật bảoquản tài liệu lưu trữ.

b) Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để bảo vệ,bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảovệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ... Từng bước trang bị các thiết bịhiện đại như máy điều hoà không khí, máy hút ẩm... để bảo quản tài liệu.

c) Thực hiện các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu;vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu; thông gió và các biện pháp bảo quản tàiliệu khác theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

4. Tổ chức sử dụng tài liệu

a) Bố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả khaithác, sử dụng tài liệu.

b) Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tracứu thiết yếu như mục lục hồ sơ, thẻ để phục vụ độc giả và sổ sách để quản lýviệc khai thác sử dụng tài liệu và độc giả.

c) Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữdưới mọi hình thức.

III. NHỮNG NHIỆM VỤ KHÁC

1. Hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ

a) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản; quảnlý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Tăng cường các phương tiện, thiết bị hiện đại để quản lý tốt công tácvăn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Thống kê, báo cáo và sơ kết, tổng kết công tácvăn thư, lưu trữ

a) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báocáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của BộNội vụ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác vănthư, lưu trữ của cơ quan, ngành và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước.

c) Tổ chức tổng kết 5 năm thi hành Pháp lệnh lưutrữ quốc gia tại Bộ, ngành theo hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước.

3. Thực hiện chế độ đãi ngộ đối với người làm lưutrữ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các cơquan, tổ chức trung ương quan tâm chỉ đạo và thực hiện chế độ độc hại và chế độbồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm lưu trữ theo quy định và hướng dẫn hiệnhành.

4. Thi đua, khen thưởng

Để tiếp tục đẩy mạnh phong trào thi đua trong côngtác văn thư, lưu trữ năm 2006, đề nghị các cơ quan, tổ chức trung ương tích cựchưởng ứng và triển khai thực hiện các hoạt động thi đua, khen thưởng theo hướngdẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướngmắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội hoặc trao đổi quasố điện thoại: 8327008, 8349022 và 7665864 để cùng phối hợp giải quyết./.


Nơi nhận :
- Như trên;
- Bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c);
- Lãnh đạo Cục;
- Các đơn vị: VP, KH-TC, TCCB,
- TTr, TC VTLTVN;
- Trung tâm LTQG II, III;
- TTTH (website: luutruvn.gov.vn);
- Lưu VT, NVTW (6b).

CỤC TRƯỞNG




Trần Hoàng