Thưa luật sư, xin luật sư cho biết để thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần tuân thủ các điều kiện nào theo quy định của pháp luật hiện hành? Tôi có thể tìm kiếm các thông tin liên quan về văn phòng đại diện tại văn bản pháp lý nào? Rất mong nhân được tư vấn của luật sư. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Người gửi: Đồng Phong - Đà Nẵng

Nội dung được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Doanh nghiệp của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp, gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

- Luật thương mại năm 2005;

- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP;

- Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.

2. Ưu điểm của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Bằng cách chọn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, các nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập một văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, được tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến các hợp đồng mua bán với các đối tác kinh doanh địa phương, tìm kiếm và phát triển các sản phẩm, tìm kiếm cơ hội cho việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ…

Những người lao động nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể sẽ được cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú 02 (hai) năm tương đương visa nhiều lần cho bản thân và các thành viên trong gia đình. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn là 05 năm.

Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ nhiều công việc kinh doanh cho Công ty mẹ nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh được các rủi ro phát sinh từ các thủ tục hành chính ở địa phương: không chịu các loại thuế như thuế Giá trị gia tăng, thuế Thu nhập Doanh nghiệp, không phải lập sổ kế toán hay phải thực hiện các thủ tục kiểm toán độc lập, cũng không phải lập báo cáo tài chính….và cũng rất dễ thực hiện việc giải thể văn phòng đại diện. Như vậy, văn phòng đại diện là lựa chọn tiết kiệm nhất cho các hoạt động đầu tư tại Việt Nam.

3. Những điều cần biết khi thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Với những ưu thế mà Văn phòng đại diện mang lại, nhiều thương nhân nước ngoài muốn lựa chọn loại hình hiện diện thương mại này tại Việt Nam để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của thương nhân. Tuy nhiên, pháp luật tại Việt Nam quy định khá chặt chẽ về việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, nếu như thương nhân nước ngoài không nắm được thì sẽ rất khó khăn trong việc xin giấy phép hoạt động cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Vì vậy, Luật Minh Khuê nghiên cứu và trình bày cụ thể điều kiện về thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam gửi tới bạn đọc như sau:

3.1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

3.2. Về nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Tại Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định: Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

3.3. Số lượng Văn phòng đại diện

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

3.4. Tên Văn phòng đại diện

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Xem thêm tại Điều 29 Nghị định 07/2016/NĐ-CP để cập nhật cụ thể hơn.

3.5. Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép (khoản 1 Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ/CP). Việc không báo cáo có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định số 98/2020/NĐ-CP.

3.6. Người đứng đầu văn phòng đại diện

Khoản 6 Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định về người đứng đầu văn phòng đại diện như sau:

– Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với văn phòng đại diện.

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

+ Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

+ Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Căn cứ theo quy định pháp luật được trích dẫn nêu trên thì trường hợp cá nhân đang là người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài, Chi nhánh cuả thương nhân nước ngoài khác; Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác, của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam thì không được làm trưởng Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

3.7. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Văn bản bổ nhiệm, Báo cáo tài chính, bản sao hộ chiếu phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Ngoài ra, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3.8. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thời gian:

– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ.

– Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Cơ quan có thẩm quyền:

– Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế suất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế suất, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành.

Lệ phí:

Cấp mới: 3.000.000 đồng/giấy phép.

Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.

(Xem thêm tại Điều 26 Nghị định 07/2016/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC).

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê