1 Quy định chung về đơn đặt hàng 

Đơn đặt hàng (tiếng anh là Purchase order) là giấy tờ dùng để xác minh các vấn đề đặt hàng số lượng lớn đúng thời gian và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch. Đơn đặt hàng thường dùng trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất hay cá nhân cần mua bán hàng hoá, sản phẩm với mức giá quy định hay số lượng rõ ràng có ràng buộc về pháp lý.Đơn đặt hàng cũng có thể là văn bản mà bên mua gửi cho bên bán với mong muốn được bên bán cung cấp mặt hàng nhất định

Trong thương mại quốc tế, thông thường đơn đặt hàng có nội dung của một hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu bên bán chấp nhận vô điều kiện đơn đặt hàng thì hợp đồng mua bán ngoại thương giữa hai bên coi như đã được kí kết.

Cụ thể nội dung trong đơn đặt hàng như sau

- Tên của bên bán, bên mua

- Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền

- Thời gian và điều kiện giao hàng

- Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán

- Chữ ký của bên bán và bên mua

 

2. Mẫu đơn đặt hàng mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————

 

ĐƠN ĐẶT HÀNG

 

Số: ……..

Kính gửi: Công ty A

Công ty B có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu.

Nội dung đặt hàng như sau:

STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
           
           

Tổng cộng:

Thời gian giao hàng: …… 

……………………………… 

……………………………… 

Địa điểm giao hàng

……………………………… 

……………………………… 

Phương thức thanh toán:

– Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

– Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.

 ……., ngày …..tháng……. năm …….

Giám đốc công ty

 

3. Những lưu ý khi làm đơn đặt hàng

- Cần điền đầy đủ các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Những nội dung này cũng là một cách xác nhận số lượng, giá cả hàng hóa làm căn cứ thanh toán sau này.

- Đồng thời, địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán, nếu giao hàng chậm sẽ bị phạt.

- Càng chi tiết càng tốt các thông tin về mặt hàng: Đặc biệt là các thông số kỹ thuật để không bị nhầm lẫn với mặt hàng khác. Đồng thời, cũng là cơ sở để 02 bên giao nhận hàng hóa và làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp sau này.

- Phương thức thanh toán: Mẫu đơn đặt hàng ngoài những thông tin cần thiết phải có ở trên thì người làm đơn cũng cần phải ghi rõ phương thức thanh toán, có thể là thanh toán trước 50 - 50 hoặc thanh toán 100% trước khi giao hàng hoặc ngay sau khi nhận hàng.

- Phương thức thanh toán trong Đơn đặt hàng là do sự thỏa thuận giữa 02 bên. Vì thế, nếu thấy Đơn đặt hàng ghi nội dung này chưa hợp lý thì bên nhận đặt hàng cũng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại.

- Ngoài ra, 02 bên cũng có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng.

- Sau khi nhận được Đơn đặt hàng từ bên mua, bên bán cần ký, đóng dấu hoặc sử dụng phương thức khác để xác nhận đã nhận được Đơn đặt hàng và gửi lại cho bên đặt mua hàng.

 

4. Đơn đặt hàng có thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa được không ?

Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. Theo đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.

Căn cứ vào quy định trên, đơn đặt hàng dù có tính chất là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán nhưng không được coi là một hình thức thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa.

Nếu chỉ có đơn đặt hàng thì khi xảy ra tranh chấp có giải quyết theo luật được không ?

Việc tranh chấp theo Đơn đặt hàng mà không ghi rõ sự điều chỉnh bởi pháp luật quốc gia nào có thể dẫn đến xung đột pháp luật. Bởi vì, doanh nghiệp mang quốc tịch Việt Nam có thể được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam và ngược lại, doanh nghiệp đối tác mang quốc tịch quốc gia nào đó cũng sẽ căn cứ vào pháp luật quốc gia sở tại để điều chỉnh. Đó chính là xung đột pháp luật trừ khi Việt Nam và quốc gia đó có ký hiệp ước để điều chỉnh vấn đề này.

Gửi đơn hàng có được báo giá ngay không?

Tùy vào từng thời điểm, nhưng chúng tôi sẽ báo giá cho Quý khách nhanh nhất có thể. Vì vậy Quý khách chỉ nên yêu cầu báo ngay với những sản phẩm Quý khách đang cần gấp.

- Có một sự thực: nếu Quý khách yêu cầu báo giá lúc đó, mà hôm sau mới mua, có khi lúc đó nhà cung cấp lại hết hàng. Vì vậy đa phần khách mua sỉ luôn đặt trước một khoản tiền, và gửi đơn hàng để đặt, chủ động hoàn toàn khi có nhu cầu bổ sung link đột xuất.

- Quý khách nên soạn đơn và kèm link thay thế, hoặc khi chúng tôi đặt đơn hàng của bạn sẽ liên lạc trực tiếp để kinh doanh hoặc CSKH của chúng tôi giúp bạn tìm link thay thế và đàm phán với nhà cung cấp.

 

5. Nghĩa vụ tuyên bố và đảm bảo của nhà cung cấp đơn đặt hàng ?

1) Hàng hóa cung cấp (và việc sản xuất, đóng gói, lưu kho, xử lý, vận chuyển theo đó):

- Sẽ tuân thủ theo tất cả pháp luật, quy định, quy tắc và hướng dẫn của quốc gia nơi sản xuất hàng hóa và nơi hàng hóa được giao đến,

- Sẽ phù hợp với đặc tính kỹ thuật, bản vẽ, hàng mẫu hoặc những mô tả khác được thể hiện trong Đơn Hàng hoặc được cung cấp hoặc được chấp thuận bởi Bên Mua,

- Có thể tiêu thụ, đáp ứng về chất lượng và làm bằng nguyên vật liệu và tay nghề tốt và không có khuyết điểm.

- Nếu được đặt hàng cho một mục đích cụ thể thì hàng hóa được cung cấp phải phải phù hợp và đầy đủ với mục đích đó,

- Trong trường hợp không có quy định các đặc tính kỹ thuật trái ngược, hàng hóa được cung cấp sẽ thuộc hạng tốt nhất và có chất lượng tốt nhất.

2) Dịch vụ được thực hiện bởi những nhân viên lành nghề và chuyên nghiệp , tuân thủ tất cả pháp luật, quy định, quy tắc và hướng dẫn, và tất cả các yêu cầu về an toàn và những yêu cầu khác của Bên Mua đã được thông tin đến Nhà Cung Cấp.

3) Nhà Cung Cấp sẽ:

- Giao hàng hóa và thực hiện dịch vụ theo Đơn Hàng đúng hạn theo quy định tại mặt trước của Đơn Hàng;

- Bằng chi phí của mình, Nhà Cung Cấp sẽ duy trì, giám sát tất cả các chương trình và sự đề phòng về an toàn và môi trường liên quan đến các dịch vụ và tuân thủ tất cả các quy định về an toàn, sức khỏe và môi trường của Bên Mua;

- Bằng chi phí của mình, Nhà Cung Cấp sẽ xin phép và duy trì tất cả các giấy phép hoặc sự chấp thuận khác để cung cấp dịch vụ;

- Bằng chi phí của mình, Nhà Cung Cấp sẽ cung cấp tất cả lao động, nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, công cụ, vận chuyển và những cơ sở vật chất khác và dịch vụ cần thiết để thực hiện và hoàn thành đúng Đơn Hàng, trừ khi được quy định khác tại mặt trước của Đơn Hàng;

- Chịu trách nhiệm duy nhất đối với tất cả các phương thức và quy trình giao hàng và điều phối tất cả các khâu của dịch vụ, trừ khi được quy định khác tại mặt trước của Đơn Hàng;

- Chịu trách nhiệm duy nhất về xử lý, vận chuyển và tiêu hủy tất cả các nguyên vật liệu, chất liệu và hóa chất mà Nhà Cung Cấp hoặc bất kỳ nhà thầu phụ nào mang đến cơ sở của Bên Mua và bất kỳ chất thải nào được sinh ra hoặc kết quả từ việc sử dụng những nguyên vật liệu, chất lượng và hóa chất nói trên;

- Không thải ra và cho phép việc thải ra bất kỳ nguyên vật liệu, chất liệu và hóa chất (hoặc bất kỳ chất thải nào được sinh ra hoặc là kết quả từ việc sử dụng những nguyên vật liệu, chất liệu và hóa chất đó) tại cơ sở của Bên Mua;

- Kiểm tra bất kỳ những trang thiết bị, công cụ, giàn giáo và/hoặc những nguyên vật liệu khác được cung cấp bởi Bên Mua (“Nguyên vật liệu Bên Mua”)

- Không sử dụng bất kỳ Nguyên vật liệu Bên Mua nào trừ khi chúng phù hợp với mục đích sử dụng của chúng và sẽ trả lại tất cả Nguyên vật liệu Bên Mua cho Bên Mua với tình trạng như ban đầu;

- Chịu toàn bộ trách nhiệm về an toàn và quản lý người và tài sản bên trong khu vực của Bên Mua nơi thực hiện các dịch vụ ("Địa Điểm Dịch Vụ") và trong phạm vi có thể, tách biệt Địa Điểm Dịch Vụ khỏi phần còn lại của cơ sở của Bên Mua;

 

6. Khi hàng về có được báo không và nếu xảy ra sự cố thì làm thế nào ?

Báo giá

Khi hàng về chúng tôi có thông báo tin nhắn trên tài khoản của Quý khách, trạng thái “Hàng đã về” Quý khách chủ động đến kho đã đăng ký để nhận hàng.

- Nhân viên kinh doanh, CSKH phụ trách tài khoản mua hàng của quý khách sẽ thông báo quý khách tới lấy hàng khi hàng về đủ.

- Giờ làm việc của chúng tôi từ 8h00-12h00 và từ 13h30-17h30 từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy hàng tuần. Quý khách vui lòng đến trước giờ đóng cửa ít nhất 15 phút để chúng tôi được phục vụ Quý khách chu đáo.

- Khi có sự cố hàng về chậm do “tắc biên”, chúng tôi cũng sẽ thông báo cho Quý khách. Nếu Quý khách muốn cập nhật thông tin nhanh nhất, Quý khách gọi đến Hotline 1900 2643 để được NV tư vấn.

Khi xảy ra sự cố

Sự cố do quá trình đặt hàng: nhầm size, nhầm màu, sai chủng loại ….khách hàng khi đã lên đơn, nếu phần ghi chú mô tả không được chính xác, thì sẽ không chịu trách nhiệm nếu xảy ra nhầm lẫn. Người mua không ghi chú, đồng nghĩa với việc lựa chọn random sản phẩm đó. Mọi thao tác giao dịch với nhà cung cấp đều có lịch sử giao dịch.

Trường hợp người bán đặt sai, chúng tôi sẽ chịu bồi thường 100% giá trị tiền hàng. Nếu làm đúng nhưng nhà cung cấp gửi sai, đó là lỗi của nhà cung cấp. thì lúc đó sẽ căn cứ vào việc người đặt hàng có lựa chọn dịch vụ có kiểm đếm hay không kiểm đếm để tiến hành hỗ trợ.Nếu

- Có kiểm đếm sẽ hỗ trợ 1 phần rủi ro cùng người đặt hàng

- Không kiểm đếm thì sẽ hỗ trợ tối đa người đặt khiếu nại với nhà cung cấp : Giảm giá, đổi hàng hoặc hoàn tiền. Hàng đổi trả khách hàng vui lòng chi trả theo mức 100.000 đ/ Kg đầu, 50.000 đ/ các Kg sau áp dụng đối với khách hàng chọn kho Hà Nội, 150.000đ Kg đầu, 70.000đ Kg tiếp theo áp dụng đối với khách hàng chọn kho Hồ Chí Minh, thời gian đổi trả từ 20-30 ngày tuỳ thuộc vị trí xa gần của Nhà cung cấp.

Mọi thắc mắc xin liên hệ với công ty Luật Minh Khuê chúng tôi thông qua Tổng đài luật sư tư vấn pháp luật: 1900.6162

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật - Công ty Luật Minh Khuê