Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của công tác văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội. Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác sử dụng, khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.

Do đó, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần xác định rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những giải pháp hiệu quả nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển. Điều đó sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao nhận thức đối với việc giữ gìn bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng.

1. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư:

1.1 Nguyên tắc quản lý công tác văn thư:

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

1.2. Yêu cầu quản lý công tác văn thư:

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư :

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

- Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

- Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

  • Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
  • Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
  • Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
  • Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
  • Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

3. Thể thức văn bản theo quy định pháp luật:

- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

  • Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
  • Số, ký hiệu của văn bản.
  • Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
  • Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
  • Nội dung văn bản.
  • Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
  • Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
  • Nơi nhận.

- Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

  • Phụ lục.
  • Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
  • Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
  • Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

- Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

4.Soạn thảo văn bản theo quy định pháp luật:

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

- Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Câu hỏi : Thưa luật sư, xin hỏi: Tại một doanh nghiệp phó giám đốc doanh nghiệp chuyển sang đơn vị khác nên hiện tại đơn vị này chưa có phó giám đốc thay thế. Khi ký các văn bản và xử lý công việc do phó giám đốc chịu trách nhiệm, giám đốc sử dụng hình thức "tl" đúng hay sai. Giải thích và cho ví dụ minh họa ? Cảm ơn luật sư! Người gửi : Nguyễn Hạ V

Luật sư trả lời: Cám ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến công ty Luật Minh Khuê, trường hợp của bạn theo nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định cụ thể tại điều 13 như sau:

 

Điều 13: Ký ban hành văn bản:

1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Như vậy Giám đốc doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký các văn bản do phó giám đốc chịu trách nhiệm. Giám đốc có thể ký bình thường, không cần sử dụng hình thức ''TL'' do giám đốc là người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan nên việc ký các văn bản do phó giám đốc chịu trách nhiệm cũng thuộc thẩm quyền của giám đốc. Vì vậy không cần sử dụng hình thức ''TL''.

 

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê