BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
-------

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
---------------

Số: 02-HD/VPTW

Hà Nội, ngày 25 tháng 04 năm 2011

HƯỚNG DẪN

THỰCHIỆN “BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNGCỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG Ở TRUNG ƯƠNG”

Căn cứ Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06-3-2009của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa X) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng Sản ViệtNam; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 của Chính phủ về “Quy định chitiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia”; thực hiện Kết luậnHội nghị toàn quốc tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị- xã hội (2007 - 2009), Văn phòng Trung ương Đảng ban hành và hướng dẫn thựchiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương” như sau:

1. Về phạm vi và đối tượng áp dụngcủa Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- “Bảng thời hạn bảo quản mẫu nhữngtài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trungương” bao gồm những nhóm tài liệu, hồ sơ chủ yếu, tiêu biểu hình thành trongquá trình hoạt động của Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Ban Chấp hànhTrung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các ban tham mưu, giúp việc Trungương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các ban tham mưu, giúp việc Trung ươngĐảng (kể cả các ban chỉ đạo, tiểu ban, hướng dẫn do Trung ương thành lập), cácđảng ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương.

Những tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của Báo Nhân Dân, Tạp chí Cộng sản, Nhà xuất bản Chính trị quốcgia Sự thật, Học viện chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh không thuộc phạmvi của Bảng thời hạn bảo quản mẫu này.

- Đối tượng áp dụng của Bảng thời hạnbảo quản mẫu là tài liệu giấy (tài liệu hành chính). Tài liệu kỹ thuật (bản vẽ,thiết kế, thi công công trình ….), tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tàiliệu điện tử … không thuộc đối tượng áp dụng của Bảng thời hạn bảo quản mẫu.

- Thời hạn bảo quản của tài liệu kếtoán thực hiện theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31-5-2004 của Chính phủ“Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụngtrong lĩnh vực kế toán nhà nước” và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31-5-2004của Chính phủ “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kếtoán áp dụng trong hoạt động kinh doanh”.

2. Về các mức thời hạn bảo quản đượcquy định trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu

- Thời hạn bảo quản của các hồ sơ, tàiliệu trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu được định theo các mức độ: vĩnh viễn, 70năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm, 1 năm.

+ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn được ápdụng cho những hồ sơ, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ, những hoạt động cơbản, chủ yếu của các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương; những hồ sơ, tài liệucủa các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước có liên quan đến hoạt động của cáccơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương và những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.

+ Thời hạn bảo quản 70 năm được áp dụngđối với những hồ sơ, tài liệu về từng nhân sự cụ thể, trừ tài liệu của các cánhân các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ủy viên Trung ương Đảng, cácnhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng.

+ Thời hạn bảo quản 20 năm được áp dụngđối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị hiện hành, sổ tay công tác của cácđồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương ít có giá trị bổ sung chohoạt động của cơ quan, tổ chức và không phải là Ủy viên Trung ương Đảng.

+ Thời hạn bảo quản 10 năm được áp dụngđối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian dưới10 năm và không có giá trị lịch sử, những tài liệu có thông tin được phản ánhtrong những tài liệu khác.

+ Thời hạn bảo quản 5 năm, 1 năm đượcáp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu hành chính sự vụ, giao dịch thông thường,những tài liệu gửi để biết, ít liên quan hoặc không liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương.

- Những hồ sơ, nhóm tài liệu có ký hiệu“ĐG” (đánh giá), khi hết thời hạn bảo quản được xác định, phải tiến hành đánhgiá lại giá trị của hồ sơ, nhóm tài liệu đó; nếu thấy còn nhu cầu khai thác, sửdụng thì gia hạn thêm thời hạn bảo quản. Mức thời hạn bảo quản gia hạn thêm caonhất bằng mức thời hạn bảo quản đã xác định trước. Những hồ sơ, nhóm tài liệukhông có ký hiệu “ĐG”, khi hết thời hạn bảo quản được xác định sẽ loại ra khỏiphông và làm các thủ tục xét hủy.

3. Về cách tính thời hạn bảo quản

Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệuđược tính từ ngày 01-01 của năm tiếp liền sau năm công việc kết thúc và hoànchỉnh việc lập hồ sơ, tài liệu về công việc đã kết thúc đó.

4. Về cấu tạo của Bảng thời hạn bảoquản mẫu

Bảng thời hạn bảo quản được chia thành4 cột mục như sau:

- Cột 1: Ghi số thứ tự các hồ sơ, nhómtài liệu. Số thứ tự các hồ sơ, nhóm tài liệu được đánh liên tục bắt đầu từ 01đến hết.

- Cột 2: Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa,nhóm nhỏ và tên các hồ sơ, nhóm tài liệu.

- Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của cáchồ sơ, nhóm tài liệu.

- Cột 4: Ghi những điều ghi chú cầnthiết liên quan đến hồ sơ, nhóm tài liệu hoặc tài liệu.

5. Một số điểm lưu ý khi sử dụngBảng thời hạn bảo quản mẫu

- Bảng thời hạn bảo quản này được ápdụng làm tiêu chuẩn để định thời hạn bảo quản khi lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơhiện hành trong văn thư, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý tài liệu ở cáccơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệukhông được xác định thấp hơn so với thời hạn được quy định trong Bảng thời hạnbảo quản mẫu.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ, nhómtài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản mẫu được quy định theo những tiêu chuẩn xácđịnh giá trị tài liệu ở điều kiện bình thường. Khi sử dụng Bảng thời hạn bảoquản mẫu để xác định thời hạn bảo quản đối với tài liệu các phông lưu trữ chưađầy đủ, hoàn chỉnh hoặc tài liệu hình thành trong thời điểm lịch sử đặc biệt, tàiliệu có vật liệu chế tác đặc biệt, … phải căn cứ vào thực tiễn tài liệu trongphông và vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như thời gian và địađiểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng tài liệu trong phông,đặc điểm ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu.

Trường hợp phông lưu trữ thiếu nhữngtài liệu phản ánh hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông được phép nângmức thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ, tài liệu hiện có lên mức thời hạnbảo quản cao nhất. Ví dụ: Báo cáo sơ kết tình hình công tác tháng, quý, 6 thángtheo quy định có thời hạn bảo quản 10 năm ĐG, khi không có báo cáo tổng kết nămsẽ được nâng thời hạn bảo quản lên mức vĩnh viễn.

- Nếu trong một hồ sơ có nhiều tài liệucó thời hạn bảo quản khác nhau, thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác địnhtheo tài liệu có mức thời hạn bảo quản cao nhất.

Ban hành kèm theo Hướng dẫn “Bảng thờihạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng ở Trung ương”. Bảng thời hạn bảo quản này thay thế “Bảng thờihạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu của Đảng ở Trung ương” do Cục Lưu trữTrung ương Đảng ban hành kèm theo Công văn số 160-CV/LT, ngày 26-10-1988.

Nơi nhận:
- Các ban đảng;
- Các ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy trực thuộc Trung ương;
- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng;
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.

KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG




Nguyễn Văn Thạo