UBND TỈNH SƠN LA
SỞ
NỘI VỤ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 373/HD-SNV

Sơn La, ngày 16 tháng 4 năm 2015

HƯỚNG DẪN

THỰCHIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nướcsố 30/2000/PL- UBTVQH10 ngày28 tháng 12 năm 2000;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệbí mật Nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 181/2004/QĐ-TTgngày 15 tháng 10 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật Nhà nước,độ Tuyệt mật và Tối mật của Tỉnhủy, Hội đồng nhân dân, Ủyban nhân dânvà cơ quan, tổ chức có liên quan thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trungương; Quyết định số 1279/QĐ- BCA(A11) ngày 10 tháng 11 năm 2004 của Bộ trưng Bộ Công anvề danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân và các cơ quan, tổ chức liên quan thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộctrung ương;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Quyết định số 17/2014/QĐ- UBND ngày 13tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ban hành Quy định về công tác vănthư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La.

Thực hiện Kếhoạch số 41/KH- UBND ngày 25tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La về thực hiện công tác Bảo vệbí mật Nhà nước trên địa bàn tỉnh Sơn La năm 2015. Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiệncông tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cáccơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh như sau:

I. CÔNG TÁC QUẢN LÝVĂN BẢN

Bí mật Nhà nước trong lĩnh vực vănthư, lưu trữ gồm hồ sơ, tài liệu mật, văn bản mật được hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân; vật mang bí mật Nhà nướctại Lưu trữ lịch sử,Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

1. Quản lý văn bản mật,vật mang bí mật nhà nước đến

a) Tiếp nhận văn bản mật, vật mang bí mậtnhà nước đến

 - Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nướcgửi đến từ các nguồn đều phải qua Văn thư vào sổ đăng ký văn bản mật đến đểtheo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.

- Trường hp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến màbì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào s số tài liệughi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người cótên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết; Văn thưkhông bóc bì.

- Trường hp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửiđến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người cótrách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiệntài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọtbí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đi, mất, hư hỏng... thì ngưi nhận phảibáo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

b) Đăng ký văn bản mật và vật mang bí mậtNhà nước đến

Văn bản mật và vật mang bí mật đến đượcvào sổ đăng ký riêng (Phụ lục II Thông tư số 07/2012/TT-BN V ngày 22tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ). Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ vàmạng diện rộng để đăng ký văn bản mật và vật mang bí mật đến.

c) Chuyển giao văn bản mật và vật mang bímật đến

Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vậtmang bí mật nhà nước giữa những người (người dự thảo, văn thư, giao thông viên,người có trách nhiệm giải quyết, người lưu gữi, bảo quản...) đều phải vào sổ,có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩmquyền, Văn thư chuyển giao văn bản mật, vật mang bí mật đến cho người có tráchnhiệm giải quyết. Việc chuyển giao phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đốitượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

2. Quản lý văn bản mật,vật mang bí mật Nhà nưc đi

a) Công tác soạn thảo, nhân bản văn bản mật

- Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật nhànước, người được phân công soạn thảo văn bản phải đề xuất với lãnh đạo (thủ trưởng)cơ quan, xác định mức độ mật theo đúng danh mục bí mật của cơ quan và củangành; đối với những văn bản trình ký ở mức độ mật có tài liệu kèm theo, đơn vịsoạn thảo văn bản phải trình rõ mức độ mật cho từng loại tài liệu; người có thẩmquyền ban hành văn bản chịu trách nhiệm quyết định mức độ mật, số lượng bảnphát hành và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước. Đối với vật mangbí mật nhà nước (băng, đĩa đã ghi âm, ghi hình; phim đã chụp, ảnh... có bí mậtnhà nước) phải có văn bản ghi rõ tên của vật lưu kèm theo và đóng dấu mức độ mậtvào văn bản này.

- Việc soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp cácvăn bản, hồ sơ, tài liệu... có nội dung bí mật nhà nước phải được tiến hành ởnơi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tàiliệu mật quy định. Trường hp đặc biệt, khi có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thốngtrang thiết bị đã qua kiểm tra và đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật.Không sử dụng máy tính,máy chuyên dùng đã kết nối mạng Internet, hoặc sử dụng các thiết bịlưu giữ tài liệu (USB, thẻ nhớ,...) để đánh máy, in, sao các loại tài liệu mật.

- Người có trách nhiệm in, sao chụp tài liệu, vậtmang bí mật nhà nước chỉ được in, sao chụp đúng số lượng văn bản đã được Thủtrưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền phê duyệt; với tài liệu đánhmáy, in, sao chụp phải đánh số trang, ghi rõ số lượng bản phát hành, phạm vilưu hành, tên người đánh máy, in, sao, chụp tài liệu, tuyệt đối không đánh máythừa hoặc sao, chụp, in thừa. Sau khi đánh máy, in, sao chụp xong phải kiểm tralại, hủy ngay bản dư thừa và những bản đánh máy, in, sao, chụp hỏng theo quy địnhchung. Với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được sao chụp ra phải chuyển chobộ phận Văn thư bảo mật niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao chụpở bì niêm phong.

- Những văn bản, tài liệu thuộc các loại Tuyệt Mật”,“Tối Mật” nếu có yêu cầu sao chụp hoặc chuyển sang dạng tin khác phải được Thủtrưởng cơ quan, đơn vị nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản và phảighi rõ số lượng được phép sao chụp hoặc chuyển dạng tin.

- Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia để xây dựng dựthảo văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo phải xác định cụ th phạm vi, đốitượng (các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) cần xin ý kiến hoặc tham khảoý kiến, phải đóng dấu xác định mức độ mật cần thiết vào dự thảo trước khi gửixin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quảnlý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.

- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượngđược phổ biến, sử dụng hạn chế, cần sử dụng các chỉ dẫn lưu hành như “trả lạisau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”. Chỉ dẫn về phạmvi lưu hành thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BN Vcủa Bộ Nội vụvà chỉ dẫn này được trình bày tại ô số 11 tại Phụ lục II - Sơ đồ bố trí cácthành phần thể thức văn bản ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

b) Đăng ký văn bản mật và vật mang bí mậtNhà nước đi

- Văn bản mật, vật mang bí mật Nhà nước đi đượccho số, ký hiệu và mở sổ đăng ký riêng được thực hiện theo mẫu (Phụ lục VIIThông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ). Trường hp sử dụng phầnmềm trên máy vi tính thì không nối mạng nội bộ (mạng LAN) hoặc mạng Internet.

- Tài liệu mật trước khi gửi đi Văn thư vào sổđăng ký văn bản mật đi, phải ghi đầy đủ các cột, mục như: số thứ tự, ngày,tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họtên).

- Việc ghi số, ký hiệu của văn bản mật đi thựchiện theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ.

c) Đóng dấu mức độ mật trong văn bản mậtđi

- Mu dấu chỉ mức độ mật: (“tuyệt mật”, “tối mật”,“mật”) dấu “tài liệu thu hồi” và “Chỉ người có tên mới được bóc bì” được thựchiện theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày13/9/2002 của Bộ Công an.

- Dấu chỉ mức độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồiđược đóng vào ô số 11 tại Phụ lục II sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bảnban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

Hướng dẫn 373/HD-SNV 2015 bảo vệ bí mật nhà nước trong văn thư lưu trữ tỉnh Sơn La3. Phát hành, chuyểnphát, giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhàc

a) Tài liệu mật gửi đi

- Trường hợp tài liệu mật gửi đi phải kèm theoPhiếu gửi vàphảibỏchungvào bì cùng vớitài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơinhận,sốhiệu từng tàiliệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên củaPhiếu gửi.

- Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải hoànngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu mật.

- Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không gửi chungtrong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giy dai, khóbóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phảidính, khó bóc.

Việc đóng dấu ký hiệu các “độ mật”ngoài bì thực hiện như sau:

- Văn bản mật gửi đi phải làm bì riêng. Mu con dấu A,B, C thực hiệntheo quy định tại Tiết b.1, Mục 3 Thôngtư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày13/9/2002 của Bộ Công an.

- Văn bản mật độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữHướng dẫn 373/HD-SNV 2015 bảo vệ bí mật nhà nước trong văn thư lưu trữ tỉnh Sơn La

- Văn bản mật độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữHướng dẫn 373/HD-SNV 2015 bảo vệ bí mật nhà nước trong văn thư lưu trữ tỉnh Sơn La

- Văn bản mật độ “Tuyệt mật” gửi bng hai bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số ký hiệu của tài liệu,tên người nhận, đóng dấu Tuyệt mật”. Nếulà tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉcó người có tên mới được bóc bì”.

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường,đóng dấu ký hiệu chữHướng dẫn 373/HD-SNV 2015 bảo vệ bí mật nhà nước trong văn thư lưu trữ tỉnh Sơn La

b) Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mậtnhà nưc

Mọi trường hp giao nhậntài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy,in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản...)đều phải vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao, nhận. Việc giao, nhận tài liệu mậtphải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan,đơn vị có tài liệu mật.

c) Chuyển phát tài liệu mật

- Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu mật ởtrong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơquan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiệntheo quy định riêng của ngành Bưu chính Viễn thông.

- Vận chuyển, giao nhận tài liệu mật giữa cáccơ quan, t chức trongnước với các cơ quan, tổ chức ở nước ngoài do người làm giao liên ngoại giao thựchiện.

- Trường hp truyền đưa tài liệu mật bằng phương tiện viễnthông và máy tính thì phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

- Khi vận chuyển tài liệu mật phải có đủ phươngtiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.Các tài liệu mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.

- Phương tiện vận chuyển do Thủ trưởng cơ quan,đơn vị có tài liệu mật quyết định và phải chịu trách nhiệm nếu đ xảy ra mấtan toàn; trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, bảođảm an toàn tuyệt đi các loạitài liệu mật.

Nơi gửi và nơi nhận tài liệu mật phảitổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện nhng sai sót, mấtmát để xử lý kịp thời.

d) Thu hồi tài liệu mật

Những tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệuthu hồi”, Văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn. Khinhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu, theo dõi trong sổ sách bảo đảmtài liệu không bị thất lạc.

II. LƯU TRỮ, BẢO QUẢN,SỬ DỤNG TÀI LIỆU MẬT, VẬT MANG BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

1. Mọi tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước, sổquản lý và giao nhận văn bản mật phải được bảo quản theo chế độ mật; lưu giữ, bảoquản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích. Tài liệu mật, vật mang bí mật nhà nướcsau khi xử lý xong phải được sp xếp, lập hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không tựđộng mang ra khỏi cơ quan.

Khi xử lý văn bản, tài liệu mật, ngườiđược giao tài liệu mật không tự ý mang tài liệu về nhà riêng. Nếu phải xử lýgấp, phải báo cáo th trưởng cơquan, đơn vị xem xét, quyết định và làm thủ tục đăng ký làm việc ngoài giờ vớiVăn phòng cơ quan hoặc bảo vệ cơ quan theo quy định.

Trường hp cần thiết phải mangtài liệu mật, vật mang bí mật nhà nước ra khỏi cơ quan, mang về nhà riêng, đicông tác hoặc cho mượn thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị,phải đăng ký với bộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ.

2. Tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nướckhi mang ra nước ngoài phải có văn bản xin phép và được người đứng đầu hoặc ngườiđược ủy quyền của cơ quan, tổ chức ở Trung ương, Chủ tịch y ban nhândân tỉnh đồng ý; văn bản xin phép phải nêu rõ người mang tài liệu, vật thuộc phạmvi bí mật nhà nước ra nước ngoài; tài liệu, vật sẽ mang đi; phạm vi, mục đích sửdụng. Khi xuất cảnh phải trình văn bản xin phép có sự phê duyệt của cấp có thm quyền chocơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.

Trong hoạt động văn thư, lưu trữ việcphát ngôn, trao đi thông tin,trong hội thảo, trao đổi tài liệu khoa học, mẫu vật trong quá trình hợp tác, tiếpxúc với tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi bí mật nhà nước, cơ quan, t chức phảixin phép bằng văn bản cấp có thẩm quyền duyệt cho phép cung cấp tin thuộc phạmvi bí mật nhà nước. Trong đó, nêu rõ người hoặc tổ chức cung cấp tin; loại tinthuộc bí mật nhà nước sẽ cung cấp; tổ chức, cá nhân nước ngoài sẽ nhận tin; phạmvi, mục đích sử dụng tin.

3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trực tiếp quảnlý bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình phải thường xuyên kim tra, chỉ đạoviệc lưu giữ, bảo quản và thực hiện báo cáo thống kê tài liệu mật theo quy định.Tài liệu mật độ Tuyệt mật, Tối mật phải được lưu gi riêng, cóphương tiện (tủ, két sắt...) bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.

III. TỔ CHỬC TIÊU HỦYTÀI LIỆU MẬT

1. Cơ quan, tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tàiliệu mật thuộc độ Tuyệt mật, Ti mật và Mật khi đã được thực hiện giải mật theo quy địnhtại Điu 28 Luật Lưutrữ và Điều 21 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP .

2. Thủ trưởng các cơ quan, t chức có tàiliệu mật có trách nhiệm xem xét, xác định giá trị tài liệu mật trong phạm vi quảnlý của mình. Việc xác định giá trị tài liệu mật phải thành lập Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu mật, thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ.

3. Trong quá trình tiêu hủy tài liệu mật phải bảođảm yêu cầu không để lộ, lọt bí mật nhà nước. Tiêu hủy tài liệu mật phải đốt,xén, nghiền nhỏ đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi đượcvà phải được lập thành biên bản.

IV. VỀ CUNG CẤP THÔNGTIN TÀI LIỆU MẬT

1. Cơ quan, tchức thực hiện theo quy định tại Điều 18 vàĐiều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP .

2. Việc nghiên cứu, sao chụp hồ sơ tài liệu mậtchỉ thực hiện khi có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.

3. Cơ quan, đơn vị và người thực hiện chỉ đượccung cấp theo đúng nội dung đã được duyệt. Bên nhận tin không làm lộ thông tinvà không cung cấp thông tin đã nhận cho bên khác. Nội dung buổi làm việc về cungcấp thông tin phải được th hiện chi tiết bng biên bản đ báo cáo với người đãduyệt cung cp thông tinvà nộp lại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị.

4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu mật được người cóthẩm quyền cho phép khai thác sử dụng, bộ phận quản lý tài liệu mật phải mở s riêng đ theo dõi.

V. BẢO VỆ BÍ MẬT VỀ ĐỊAĐIỂM, KHO LƯU TRỮ

1. Cán bộ, công chức, viên chức không tiết lộcho cá nhân hoặc cơ quan không có trách nhiệm biết:

- Địa điểm đặt kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệumật.

- Kế hoạch, phương án bảo vệ phòng cháy, chữacháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.

- Sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng và địadanh của các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu mật.

2. Không cho người không có trách nhiệm đếnthăm, khảo sát hoặc chụp ảnh, quay phim các vùng kho, tng kho, nơi cấtgi hồ sơ, tàiliệu mật khi chưa được phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý địađim đó.

VI. TRÁCH NHIỆM THỰCHIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Trách nhiệm của ngưi đứng đầu cơ quan, tổ chức

- Người đứng đầu cơ quan, t chức trongphạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, áp dụng các biện pháp và có trách nhiệm tổchức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữtheo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Căn cứ các quy định, hướng dẫn liên quan côngtác bảo vệ bí mật nhà nước, t chức tuyên truyền phổ biến và thực hiện các quy định vềbảo vệ bí mật nhà nước trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- T chức chỉ đạo xây dựng và ban hành các văn bảnquy định, nội quy về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Phân công, bố trí và xác định trách nhiệm củacông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước. Thựchiện việc ký cam kết với công chức,viên chức có liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực vănthư, lưu trữ tại cơ quan.

- Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấpcó thẩm quyền quyết định, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựngvà ban hành văn bản quy định các mức độ mật (Tuyệt mật, Ti mật, Mật) củatừng loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc cơ quan, t chc quản lý.

- Quan tâm đầu tư kinh phí, mua sắm trang thiếtbị cần thiết như máy vi tính, máy photocopy, tủ, két sắt... phục vụ công tác bảovệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và kim tra việc thựchiện các chế độ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ thuộc phạm vi quản lý.

- Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật vềcông tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước, theo tình hình thựctế của cơ quan, tổ chức, thủ trưởng cơ quan xác định biên chế, bố trí, phâncông và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm văn thư,lưu trữ liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Trách nhiệm của ChánhVăn phòng (Trưởng phòng Hành chính-Tổchức)

- Trực tiếp tham mưu, đề xuất các biện pháp vàgiúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác bảo vệ bí mậtnhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

- Tham mưu việc khắc đủ các con dấu theo quy địnhcủa công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Thường xuyên hướng dẫn, kim tra việcđóng du các mức độmật của Văn thư cơ quan trong văn bản, bì văn bản.

3. Trách nhiệm của ngưi đứng đầu đơn vị

 - Phân công, bố trí công chức, viên chứcthuộc phạm vi quản lý làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đơn vị, t chức thực hiệntốt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơnvị.

- Trong tham mưu xây dựng văn bản, phân côngcho các cá nhân trong đơn vị xây dựng văn bản có chứa đựng và đề xuất các mức độmật theo quy định, đảm bảo không để lộ, lọt các thông tin liên quan đến bí mậtnhà nước.

- Chỉ đạo, quản lý việc lập hồ sơ, bảo quản hồsơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước đang ở giai đoạn văn thư (từ lúchình thành hồ sơ, tài liệu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan) và bảo đảm an toàn theoquy định.

4. Trách nhiệm của côngchức, viên chức

- Thường xuyên nghiên cứu, học tập đầy đủ cácquy định về bảo vệ bí mậtnhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

 - Trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc có hồ sơ, tài liệu liên quan đến phạm vi bí mật nhà nước, mỗicá nhân phải lập hồ sơ và có trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng theo các quy địnhvà hướng dẫn của công tác bảo vệ bí mậtnhà nước trong lĩnh vựcvăn thư, lưu trữ.

- Công chức, viên chức liên quan đến tài liệu mậtkhi chuyển công tác, nghỉhưu, thôi việc tuyệt đối tuân thủ các quy địnhcủa pháp luật về công tác bảo vệ bímật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

5. Trách nhiệm của côngchức, viên chức trực tiếp làm công tác vănthư, lưu trữ hoặcliên quan đến công tác bí mật nhà nước

- Công chức, viên chức làm công tác văn thư,lưu trữ hoặc liên quan đếncông tác bảo vệ bí mật nhà nước phải trung thực,cn thận, cótinh thần tráchnhiệm,ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; phải kýcam kết vớingười đứng đầu cơ quan, tổ chức về bảo vệ bí mật nhà nước bằng vănbản; văn bảncam kết nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức lưu giữ.

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Trên cơ sở nội dung Hướng dẫn của Sở Nộivụ tỉnh, thủ trưởng các cơquan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyn, thành phốtrong tỉnh triển khai, hướngdẫn đến các phòng chuyên môn và đơn vị trực thuộcthực hiện công tác bảo vệ bímật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữthuộc phạm vi quản lý; thực hiện chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nướctrong lĩnh vực văn thư, lưu trữđịnh kỳ hng năm về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư -Lưu trữ) để tổng hp trìnhcơ quan Thườngtrực Ban chỉ đạo công tác bảo vệ bí mật nhà nước tỉnh.

Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ vềcông tác bảo vệ bí mật nhà nướctrong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Trong quá trìnhthực hiện, nếu có khó khăn,vướng mắc, đề nghị các quan, t chức kịp thờiphản ảnh về Sở Nội vụ (qua Chicục Văn thư - Lưu trữ) số điện thoại3.755.573) để tng hợp, báocáo trình cấp cóthẩmquyền xem xét, giải quyết./.


Nơi nhận:
-Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (để b/c);
-
UBND tỉnh (để b/c);
-
Phòng PA83-Công an tỉnh;
-
Các sở, ban, ngành;
-
Các tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp;
- U
BND các huyện, thành phố;
-
Lưu: VT, CCVTLT, (L65b).

GIÁM ĐỐC



Lưu Minh Quân