Xin chào Luật Minh Khuê ! Theo mẫu số 02-vt ban hành kèm theo thông tư 133 của bộ tài chính. Em đang làm mẫu phiếu xuất kho theo mẫu trên. Thì thay yêu cầu thay đổi về cơ bản thì vẫn thế chỉ thay ô ký người lập phiếu thay bằng thủ kho và ô ký thủ kho thì thay bằng người giám sát. Như vậy thi có ảnh hưởng gì không ?

Mong Luật sư tư vấn giúp ! Xin cảm ơn !

 

Trả lời:

Phiếu xuất kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, làm căn cứ để hạch toán chi phí và kiểm tra sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Doanh nghiệp lập phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

 

1. Mẫu phiếu xuất kho ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Đơn vị:  

Bộ phận:    

Mẫu số 02 – VT

    Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)

                                                                                                                        

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày ...... tháng ...... năm 20....

Số: ...........................................

Nợ: ..........................

Có: ..........................

Họ và tên người nhận hàng :... Địa chỉ (bộ phận) :... 

Lý do xuất kho :......................................................... 

Xuất tại kho (ngăn lô) : ........... Địa điểm :.................. 

STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
Cộng x x x x x

Số chứng từ gốc kèm theo: ...................................... 

Tổng số tiền (viết bằng chữ): ..................................... 

Ngày....tháng.....năm....
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Người nhận hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên)

 

2. Mẫu phiếu xuất kho ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Đơn vị: ................. 

Bộ phận: .................... 

Mẫu số 02 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày ... tháng ... năm ......

Số: ...............................

Nợ .............................

Có .............................

- Họ và tên người nhận hàng: .......... Địa chỉ (bộ phận): ........ 

- Lý do xuất kho: ..................................................................... 

- Xuất tại kho (ngăn lô): ........................ Địa điểm ................. 

STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
Cộng x x x x x

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ........................ 

- Số chứng từ gốc kèm theo: ........................... 

Ngày....tháng.....năm....
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Người nhận hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên)

 

3. Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho 

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.

Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).

Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).

Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).

Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).

Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất).

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa.

Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng.

Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.

Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản lý và quy định của từng loại doanh nghiệp), lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.

Sau khi xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Giao cho người nhận hàng.

 

4. Phiếu xuất kho là gì ?

Sử dụng phiếu xuất kho sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý kho hiện nay, hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình tiêu thụ, giảm thiểu chi phí, tính toán nhập kho hợp lý để đảm bảo quá trình luân chuyển trong kho được thực hiện đồng bộ, nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phiếu xuất kho còn là cơ sở để bên quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý được tình trạng kho, tránh được tình trạng thất thoát trong nội bộ. 

Phiếu xuất kho không chỉ hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý một cách đơn thuần mà qua đó, bên doanh nghiệp sẽ có được những kế hoạch dự toán, tính toán để chuẩn bị nhập số lượng hàng hóa đang thiếu hụt và có nhu cầu lớn sử dụng, số lượng hàng cần dự trữ trong kho để nắm bắt được những cơ hội làm giàu cho doanh nghiệp, tránh những rủi ro về lượng tồn kho quá nhiều. Muốn quản lý kho hiệu quả, kế toán cần phải ghi chép các thông tin chi tiết về hàng hóa, theo dõi lượng hàng nhập và hàng xuất, thường xuyên kiểm kê lại hàng hóa trong kho và đối chiếu với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để đưa ra số liệu chính xác nhất.

Cũng tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là những chứng từ, văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ trong nhà kho phục vụ cho quá trình sử dụng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức...Giúp quản lý theo dõi chặt chẽ số lượng được nhập vào cũng như xuất ra của kho. 

Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hoạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp. Phiếu xuất kho được làm theo mẫu 02 - VT ban hành theo thông tư 200 hoặc QĐ 48 của nhà nước.

Phiếu xuất kho là bước quan trọng trong việc xử lý hàng hóa, vật tư, công cụ, vật dụng...được tiêu thị trong kho hàng. Phiếu xuất kho là cơ sở để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa nhập vào giúp tính toán các chi phí sản xuất.

Khi xác định được số lượng hóa nhập xuất doanh nghiệp sẽ xác định được mức tiêu hao vật tư từ đó có thể điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc. Sau khi nhập kho số lượng hàng hóa được xác định chính xác theo bộ phận kế toán mang lại tính chính xác tuyệt đối cho doanh nghiệp.

 

5. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì ?

Phiếu xuất kho không chỉ làm nhiệm vụ giám sát các vật tư vào kho mà còn có thể kết hợp với phiếu điều chuyển nội bộ. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là mẫu phiếu được lập ra với nhiệm vụ xuất kho kiêm vận chuyển trong nội bộ của doanh nghiệp. Trong mẫu phiếu có ghi rõ các phần như tên tổ chức, người lập phiếu, người vận chuyển hàng, phương tiện vận chuyển và thông tin xuất nhập ở kho nào.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ngoài việc quản lý nội bộ cũng mang ý nghĩa hợp thức hóa vận chuyển trên đường di chuyển. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là giấy tờ bảo đảm xác minh được nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, nguyên vật liệu trung chuyển.

 

6. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sử dụng như thế nào ? 

Thông thường tại các doanh nghiệp, cơ quan quan muốn vận chuyển hàng hóa, vật tư qua các kho hàng khác nhau hoặc vận chuyển trong nội bộ thì sẽ ghi theo giá xuất kho hay còn gọi là giá vốn. Các doanh nghiệp thường chỉ ghi số lượng mà không đề giá thành vào các sản phẩm vận chuyển. 

Ngoài ra, một số doanh nghiệp tính giá theo phương pháp bình quân quyền cuối kỳ vì vậy đến cuối kỳ mới tính được giá xuất kho nên không có giá chính xác ghi vào phiếu xuất.

Khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, thông tin hàng hóa vật tư. Quan trọng nhất là cần phải có số lượng, đơn giá, thành tiền ( giá thành có thể tùy thuộc vào việc doanh nghiệp công khai vốn).

Để được sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý cũng như báo cáo tình trạng sử dụng cùng với tình trạng hóa đơn về cơ quan thuế giống như là hóa đơn.

 

6.1 Nội dung của phiếu xuất kho

Cột A. B: Ghi số thứ tự và tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn)..

Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).

Cột D: Đơn vị tính (ghi theo hóa đơn).

Cột 1: Ghi số lượng xuất theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất).

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng này có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa bao gồm thuế GTGT cho một đơn vị hàng hóa.

Cột 4: Thành tiền bằng đơn giá nhân với số lượng.

Dòng cộng: Cộng tổng giá trị cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.

Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải số tiền bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất kho.

 

6.2 Lưu ý khi viết phiếu xuất kho

Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị và bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong kho dùng cho một  một mục đích sử dụng hoặc cùng một đối tượng hạch toán chi phí.

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu xuất kho; lý do tiến hành xuất kho và kho nơi xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

Phiếu xuất kho do bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần).

Liên 1: Lưu giữ ở bộ phận lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi chép và ghi vào sổ kế toán.               

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ 

Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên), người nhận sẽ cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho. Thủ kho và người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ký và ghi rõ họ tên).

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê