ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 122/KH-UBND

Hưng Yên, ngày 16 tháng 08 năm 2013

KẾ HOẠCH

TRIỂNKHAI LỘ TRÌNH BẮT BUỘC THỰC HIỆN VIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CƠ QUANNHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN ĐẾN NĂM 2015

Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử tronghoạt động của các cơ quan Nhà nước; căn cứ Công văn số 1777/BTTTT-ƯDCNTT ngày21/6/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc xây dựng Lộ trình trong kếhoạch này bắt buộc thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quannhà nước; xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 185/TTr-STTTT ngày 19/7/2013; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành kế hoạch triển khaiLộ trình bắt buộc thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan nhànước trên địa bàn tỉnh Hưng Yên đến năm 2015 với những nội dung chính như sau:

I. MỤC TIÊU

1. 100% cán bộ, công chức trong cáccơ quan quản lý nhà nước từ cấp xã trở lên được cấp hộp thư điện tử để phục vụtrao đổi văn bản và xử lý công việc.

2. 100% các sở, ngành và UBND cáchuyện, thành phố được trang bị, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hànhvà kết nối liên thông với nhau.

3. Trao đổi hồ sơ, văn bản điện tửgiữa các cơ quan nhà nước cấp sở, ngành và UBND huyện, thành phố:

- Trong hoạt động nội bộ của mỗi cơquan, đơn vị: 80% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi hoàn toàn dưới dạngđiện tử và 10% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi có kèm theo văn bản giấy;

- Trao đổi giữa các cơ quan, đơnvị: 50% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử và30% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi có kèm theo văn bản giấy;

4. 90% các văn bản, tài liệu củacác cơ quan, đơn vị được số hóa để lưu trữ phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xửlý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

5. 100% các văn bản quy phạm phápluật của tỉnh được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử.

6. Triển khai ứng dụng chữ ký sốvào trong hoạt động trao đổi văn bản điện tử tại 100% các sở, ngành và UBND cáchuyện, thành phố.

II. CÁC NHIỆM VỤ

1. Sử dụng hồ sơ, văn bản điệntử trong hoạt động nội bộ cơ quan

a) Thủ trưởng các sở, ngành và UBNDcác huyện, thành phố chỉ đạo cán bộ, công chức trong các cơ quan, đơn vị mìnhcó trách nhiệm sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Hưng Yên được cấp một cách hiệuquả để trao đổi thông tin, văn bản dự thảo và một số văn bản theo quy địnhtrong xử lý công việc nhằm thay đổi lề lối, thói quen làm việc trên giấy, nângcao năng suất, hiệu quả công việc.

b) Các sở, ngành và UBND các huyện,thành phố đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụnghệ thống này để trao đổi các văn bản đến, dự thảo văn bản đi, thông tin chỉ đạovà điều hành của lãnh đạo, hồ sơ xử lý công việc, chương trình kế hoạch và cácloại văn bản khác…

c) Sử dụng phối hợp giữa hệ thốngthư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong công việc đảm bảohiệu quả, thuận tiện.

2. Sử dụng hồ sơ, văn bản điệntử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổchức doanh nghiệp, cá nhân

a) Các sở, ngành, UBND các huyện,thành phố và cá nhân các cán bộ, công chức thực hiện:

- Sử dụng hiệu quả hệ thống thưđiện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống gửi nhận văn bản củatỉnh để gửi nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước hoặc với các tổchức, cá nhân bên ngoài;

- Sử dụng các Cổng/Trang thông tinđiện tử của cơ quan, đơn vị để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, cungcấp đầy đủ thông tin các dịch vụ công trực tuyến tới người dân và doanh nghiệpở mức độ 2 và 3.

b) Thực hiện triển khai ứng dụngchữ ký số trong các hệ thống thông tin nhằm thay thế dần văn bản giấy sang vănbản điện tử có chữ ký số qua mạng.

3. Xây dựng và hoàn thiện hạtầng kỹ thuật

a) Các sở, ngành và UBND các huyệnthành phố nâng cấp, bảo trì hệ thống mạng nội bộ (LAN) của cơ quan, đơn vị mìnhđể đảm bảo thực hiện kết nối thông suốt giữa các mạng LAN của các cơ quan nhànước trên địa bàn tỉnh.

b) Nâng cấp mở rộng hệ thống thưđiện tử công vụ đảm bảo hoạt động ổn định và mở rộng cấp hộp thư điện tử chocán bộ công chức cấp xã.

c) Triển khai hiệu quả phần mềmquản lý văn bản và chỉ đạo điều hành cho các sở, ngành và UBND các huyện thànhphố của tỉnh nhằm phục vụ hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành củalãnh đạo tỉnh, các cấp chính quyền và nâng cao chất lượng quản lý văn bản, hồsơ công việc tại các cơ quan, đơn vị.

d) Các sở, ngành và UBND các huyệnthành phố sử dụng đường truyền số liệu chuyên dùng kết nối giữa các cơ quan vớinhau và khai thác internet để đảm bảo an toàn an ninh thông tin trong trao đổi,khai thác thông tin.

đ) Doanh nghiệp viễn thông đảm bảođường truyền số liệu chuyên dùng thông suốt, an toàn bảo mật để kết nối giữacác mạng LAN của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

4. Xây dựng văn bản pháp lý đốivới sử dụng văn bản điện tử

Ban hành các văn bản liên quan đếnviệc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước, gồm:

a) Quy chế sử dụng thư điện tửtrong các cơ quan nhà nước tỉnh Hưng Yên.

b) Quy chế quản lý và sử dụng hệthống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước tỉnh Hưng Yên.

c) Quy chế tổ chức quản lý và khaithác sử dụng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước tỉnhHưng Yên.

5. Tuyên truyền, nâng cao nhậnthức và đào tạo nhân lực

a) Tổ chức hướng dẫn, tập huấn sửdụng thư điện tử công vụ cho toàn bộ cán bộ, công chức tại các sở, ngành vàUBND các cấp huyện, xã.

b) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về kỹnăng sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành cho các đơn vị được triểnkhai, nhằm nâng cao hiệu suất lao động, tiết kiệm văn bản giấy tờ hành chính.

c) Tổ chức tuyên truyền, hướng dẫnđể toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước nhận thứcrõ vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong đó có việc trao đổi hồ sơ, sửdụng văn bản điện tử trong công việc.

6. Số hóa văn bản: Thực hiệnsố hóa các văn bản trên giấy tờ cũ trước đây chưa được số hóa để lưu trữ vàquản lý trên hệ thống máy tính, phục vụ cho việc lưu trữ, tra cứu thông tinnhanh hơn và tiện lợi hơn.

III. LỘ TRÌNH BẮT BUỘC THỰC HIỆNVIỆC TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊNĐẾN NĂM 2015

TT

Nội dung

Hiện trạng

2013

2014

2015

I

Sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan

1

Tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử

10%

20%

50%

80%

2

Các loại hồ sơ, văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử

Thông báo chung, Giấy mời họp, Văn bản góp ý

Công văn, Văn bản để biết, để báo cáo, Văn bản nội bộ

Văn bản dự thảo, Hồ sơ trình xử lý, Dự thảo báo cáo, Tài liệu trao đổi

Báo cáo, Văn bản dự thảo, Hồ sơ trình xử lý công việc, Tài liệu trao đổi

3

Tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy (%)

20%

20%

15%

10%

4

Các loại hồ sơ, văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy

Công văn đi và đến, Văn bản góp ý

Văn bản để biết, để báo cáo, Tài liệu phục vụ họp

Hồ sơ trình xử lý, Tài liệu trao đổi, Chương trình, đề tài, Kế hoạch

Quyết định, Chương trình, Đề tài, Kế hoạch, Dự án

5

Tỉ lệ hình thức hồ sơ, văn bản điện tử (văn bản có chữ ký số/văn bản không kèm chữ ký số/văn bản dạng quét ảnh)

10%

15%

50%

80%

6

Tỉ lệ văn bản, tài liệu lưu trữ được số hóa phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin (%)

30%

40%

60%

90%

II

Trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc với tổ chức doanh nghiệp, cá nhân

1

Tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử (%)

5%

10%

30%

50%

2

Các loại hồ sơ, văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử

Thông báo, Công văn đến

Văn bản góp ý, Văn bản để biết, để báo cáo

Giấy mời, Văn bản góp ý, Văn bản để biết, để báo cáo, Hồ sơ trình xử lý công việc

Báo cáo, Chương trình, Đề tài, Kế hoạch, Dự án, Thủ tục hành chính

3

Tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy (%)

10%

15%

20%

30%

4

Các loại hồ sơ, văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy

Thông báo, công văn đến

Văn bản góp ý, Văn bản để biết, để báo cáo

Giấy mời, Hồ sơ trình xử lý công việc, Tài liệu trao đổi, Thủ tục hành chính

Quyết định, Quy chế, Chương trình, Đề tại, Kế hoạch, Dự án, Thủ tục hành chính

5

Tỉ lệ hình thức hồ sơ, văn bản điện tử (văn bản có chữ ký số/văn bản không kèm chữ ký số/văn bản quét ảnh)

10%

20%

40%

60%

6

Tỉ lệ tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng không gửi thêm văn bản giấy

0%

0%

5%

20%

7

Tỉ lệ đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và chỉ đạo điều hành trên cổng/trang thông tin điện tử (%)

40%

50%

80%

100%

8

Tỉ lệ cách thức trao đổi văn bản điện tử (thư điện tử / hệ thống quản lý văn bản và điều hành…)

20%

30%

40%

50%

III

Phát triển và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật

1

Tỉ lệ kết nối mạng liên thông giữa cơ quan nhà nước cấp dưới (%)

100%

100%

100%

100%

2

Tỉ lệ các cơ quan nhà nước được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành (%)

10%

30%

60%

100%

3

Tỉ lệ triển khai cấp chữ ký số (%)

0%

0%

0%

100%

4

Tỉ lệ cán bộ được cấp phát hộp thư điện tử (%)

100%

100%

100%

100%

6

Tỉ lệ máy tính trên cán bộ (%)

80%

85%

90%

100%

IV. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Giải pháp về tổ chức

a) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trựctiếp chỉ đạo, thực hiện công tác trao đổi hồ sơ, sử dụng văn bản điện tử tronghoạt động cơ quan, đơn vị mình; bố trí phân công cán bộ chuyên trách về côngnghệ thông tin thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo các mục tiêu của Lộ trình trongkế hoạch này.

b) Thường xuyên kiểm tra, đánh giácông tác thực hiện trao đổi hồ sơ, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơquan, đơn vị để kịp thời phát triển các hệ thống phục vụ xử lý văn bản điện tử.

2. Giải pháp kỹ thuật công nghệ

a) Lựa chọn giải pháp, kỹ thuậtcông nghệ phù hợp cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành, nâng cấp mở rộnghệ thống thư điện tử công vụ nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của cán bộ, công chứctrong các cơ quan nhà nước.

b) Triển khai hệ thống phần mềmquản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị theo mô hình phần mềm vàdữ liệu tập trung tại Sở Thông tin và Truyền thông nhằm đảm bảo tiết kiệm chiphí đầu tư thiết bị, chi phí quản lý vận hành và nguồn nhân lực; hệ thống đảmbảo khả năng tích hợp gửi nhận văn bản giữa các cơ quan trong tỉnh và với cáchệ thống khác khi có nhu cầu mở rộng quy mô ứng dụng.

c) Sử dụng chữ ký số phục vụ hoạtđộng trao đổi văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước của tỉnh theo quyđịnh của Ban cơ yếu Chính phủ.

3. Giải pháp đào tạo nguồn nhânlực

Tổ chức các lớp đào tạo nâng caokiến thức về công nghệ thông tin, đặc biệt nâng cao khả năng quản trị hệ thống,Cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho cán bộ chuyêntrách về công nghệ thông tin tại các sở, ngành và UBND huyện, thành phố; tổchức đào tạo, tập huấn kỹ năng sử dụng máy tính, khai thác sử dụng thư điện tửcho cán bộ công chức.

4. Giải pháp tuyên truyền tậphuấn

Thực hiện tuyên truyền trên cácphương tiện thông tin đại chúng, tổ chức hội nghị, hội thảo hướng dẫn, các cuộcthi cho cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệpvà người dân nhận thức rõ vai trò của việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử.

5. Giải pháp tài chính

- Kinh phí thực hiện Lộ trình trongKế hoạch này chủ yếu được chi từ nguồn ngân sách nhà nước của tỉnh, bao gồm nguồnvốn sự nghiệp, nguồn vốn đầu tư phát triển;

- Khuyến khích các cơ quan nhà nướcchủ động bố trí kinh phí; huy động các nguồn lực khác nhau từ nguồn vốn đầu tưcủa các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nhằm xã hội hóa đầu tư phát triển hạtầng, ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân lực.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các sở,ngành liên quan tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chỉđạo, quy định liên quan đến hoạt động trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử tronghoạt động cơ quan nhà nước.

b) Mở rộng quy mô, nâng cấp Trungtâm tích hợp dữ liệu, hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh đảm bảo 100% cơquan, cán bộ, công chức từ cấp xã trở lên được cấp một hộp thư điện tử.

c) Chủ trì, phối hợp với các sở,ngành và UBND các huyện thành phố triển khai phần mềm quản lý văn bản và điềuhành, cấp hộp thư điện tử cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân cán bộ, công chứctừ cấp xã trở lên.

d) Chủ trì, phối hợp với các sở,ngành và UBND các huyện thành phố triển khai phần mềm chữ ký số để phục vụ gửinhận văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh.

đ) Tổ chức tuyên truyền, đào tạo,tập huấn về kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao nhận thức, kỹnăng cho cán bộ, công chức các cơ quan nhà nước trong việc sử dụng văn bản điệntử; hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh định kỳhàng năm về tình hình thực hiện các nhiệm vụ trong Kế hoạch này.

2. Sở Tài chính:

Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tinvà Truyền thông thẩm tra, tổng hợp dự toán thực hiện nhiệm vụ trong Kế hoạch này,trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính,Sở Thông tin và Truyền thông cân đối ngân sách, các nguồn kinh phí đưa vào kếhoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm và giai đoạn 5 năm để thực hiện cácdự án sử dụng nguồn vốn đầu tư phát triển theo Lộ trình trong kế hoạch này.

4. Các sở, ngành khác và UBND cáchuyện, thành phố:

a) Căn cứ Lộ trình, nhiệm vụ trongKế hoạch, hàng năm lập dự toán kinh phí và tổng hợp chung với dự toán ngân sáchcủa cơ quan, đơn vị, gửi Sở Tài chính tổng hợp, thẩm định, trình bố trí kinhphí theo quy định.

b) Phối hợp với Sở Thông tin vàTruyền thông thực hiện các nhiệm vụ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điềuhành, đào tạo hướng dẫn sử dụng thư điện tử và sử dụng chữ ký số.

c) Định kỳ gửi báo cáo tổng kếttình hình thực hiện Lộ trình trong Kế hoạch này về Sở Thông tin và Truyền thôngđể tổng hợp báo cáo UBND tỉnh trước ngày 10 tháng 12 hàng năm.

Trên đây là Kế hoạch triển khai Lộtrình bắt buộc thực hiện trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử trong cơ quan nhà nướctrên địa bàn tỉnh Hưng Yên; các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố căn cứ Lộtrình và nhiệm vụ được giao trong Kế hoạch này triển khai, thực hiện đảm bảotiến độ, chất lượng, hiệu quả theo đúng quy định hiện hành./.

Nơi nhận:

- Bộ Thông tin và Truyền thông (để báo cáo);
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, UBND tỉnh;
- Các sở, ngành tỉnh;
- UBND các huyện, thành phố;
- Báo Hưng Yên, Đài PTTH tỉnh;
- Lãnh đạo Văn phòng;
- CV: THThắng, NCTuấn;
- Lưu: VT, VXCat

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC




Nguyễn Khắc Hào