ỦY BAN NHÂN DÂNGIA LAI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: 5006/KH-UBND

Gia Lai, ngày 31 tháng 10 năm 2016

KẾ HOẠCH

VỀ VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG UBND TỈNH GIA LAI TỪ NĂM 1963-1996, GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN TỪ NĂM 2017 ĐẾN NĂM 2021

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1601/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố định mức lắp đặt phần cứng và cài đặt phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin;

Căn cứ Chỉ thị số 07/2013/CT-UBND ngày 30/7/2013 của UBND tỉnh Gia Lai về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Gia Lai;

Căn cứ Chỉ thị số 11/2013/CT-UBND ngày 01/11/2013 của UBND tỉnh Gia Lai về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Gia Lai,

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh Gia Lai từ năm 1963-1996, giai đoạn thực hiện từ năm 2017 đến năm 2021, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bảo tồn, gìn giữ di sản văn hóa của quốc gia nói chung và của địa phương nói riêng, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin số hóa thành nội dung hoạt động thường xuyên có tính chuyên nghiệp cao của Lưu trữ lịch sử tỉnh, làm thay đổi căn bản về phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh, cung cấp thông tin đến với công chúng.

- Tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một cách "toàn vẹn" thông qua quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ lịch sử bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng nhất các loại hình tài liệu; quản lý và khai thác tập trung.

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho việc số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Sở Nội vụ.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng, đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng.

- Phục vụ nhanh chóng yêu cầu các cơ quan, tổ chức và nhân dân có nhu cầu cung cấp thông tin của các hồ sơ gốc đang lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu và kỹ thuật thành thạo về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

II. NỘI DUNG, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Nội dung

- Trang bị cơ sở vật chất như: Phần mềm, máy chủ, máy trạm, máy Scan, và các thiết bị khác nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệu quả - Xây dựng CSDL và nhập liệu.

- Tiến hành số hóa 500 mét giá tài liệu có giá trị vĩnh viễn đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh. Giai đoạn 1 số hóa thí điểm 55,78 mét giá, với 282.772 trang tài liệu có thời gian từ năm 1963-1996 (phông UBND cách mạng tỉnh Gia Lai, UBND tỉnh Gia Lai - Kon Tum; UBND tỉnh Gia Lai) tài liệu cũ đang xuống cấp có nguy cơ hư hỏng, nhiều tài liệu được sản sinh với chất liệu giấy, mực in kém chất lượng và kỹ thuật in ấn lạc hậu, có thời gian dài bảo quản trong điều kiện không đảm bảo quy chuẩn về môi trường, nhiệt độ, độ ẩm đã bị hư hỏng trầm trọng. Đặc biệt là những tài liệu hình thành trên chất liệu giấy Pơluyr (pelure) với kỹ thuật in roneo có tốc độ tự lão hóa nhanh, đang trong tình trạng dòn mủn dễ gãy, dính kết và mờ chữ, đứng trước nguy cơ bị mất đi vĩnh viễn mà không thể thay thế.

- Việc số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu là xu thế tất yếu, giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.

- Góp phần bảo quản, bảo hiểm an toàn tài liệu và thông tin tài liệu; giảm nguồn nhân lực cho việc quản lý và bảo quản tài liệu truyền thống; mở rộng cộng đồng người sử dụng.

- Số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh là chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản.

- Đồng thời chuyển hình thức khai thác tài liệu lưu trữ từ khai thác thủ công sang trình chiếu, khai thác tài liệu lưu trữ cơ sở dữ liệu điện tử;

- Nhằm giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ dễ dàng hơn. Ngoài ra số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau; tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thông tin nhanh chóng; tăng cường khả năng bảo mật thông tin; nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời; Chi phí vận hành, quản lý thấp và hiệu quả hơn.

2. Thời gian thực hiện: Bắt đầu từ năm 2017 đến năm 2021

- Tổng dự toán kinh phí:

a) Chi phí thiết bị, phần mềm:

Năm 2017: Mua sắm trang thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác số hóa tài liệu; nhập cơ sở dữ liệu ó danh mục chi tiết kèm theo).

b) Chi phí nhân công:

- Áp dụng theo quy định tại điểm b, khoản 1 Điều 4 Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, cách tính như sau:

- Tiến độ số hóa tài liệu lưu trữ thực hiện như sau:

STT

Năm tài liệu

Số mét

Số lượng trang văn bản

Đơn giá đồng/trang

Thành tiền

Năm 2018

1963-1981

12,72

71.485

2.850đ

203.732.250đ

Năm 2019

1982-1988

16,16

77.921

2.850đ

222.074.850đ

Năm 2020

1989-1993

13,31

68.831

2.850đ

196.168.350đ

Năm 2021

1993-1996

13,59

64.535

2.850đ

183.924.750đ

Tổng cộng

805.900.200đ

- Việc số hóa tài liệu trong giai đoạn này giao cho Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) hợp đồng với đơn vị chuyển giao công nghệ phần mềm (Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Nhà nước) thực hiện.

- Sau khi số hóa xong tài liệu phông UBND tỉnh từ năm 1963-1996, đơn vị chủ trì thực hiện Kế hoạch là Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) sẽ thụ hưởng các trang thiết bị để quản lý, tiếp tục thực hiện số hóa tài liệu từ năm 1997 - 2007 phông của UBND tỉnh và các phông của sở, ban, ngành,... Đồng thời, Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm quản lý, theo dõi, đánh giá khấu hao tài sản được trang bị cho đơn vị theo quy định của Nhà nước.

3. Nguồn kinh phí thực hiện: Nguồn sự nghiệp kinh tế hàng năm của tỉnh

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chủ trì, phối hợp với các Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và các ngành chức năng có liên quan triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Kế hoạch theo quy định của pháp luật.

- Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hàng năm lập dự toán gửi Sở Tài chính và các cơ quan liên quan tổng hợp chung vào dự toán năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện việc biên mục, số hóa để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử; định kỳ hàng năm, báo cáo UBND tỉnh tiến độ thực hiện theo đúng lộ trình thời gian quy định, tiết kiệm và có hiệu quả.

- Theo dõi Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp triển khai Kế hoạch tiết kiệm, có hiệu quả, đạt tiến độ theo kế hoạch được duyệt.

2. Các sở có liên quan

- Hàng năm, Sở Tài chính tham mưu cho UBND tỉnh bố trí nguồn kinh phí để thực hiện kế hoạch.

- Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho UBND tỉnh thẩm định trang thiết bị, phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Lịch sử tỉnh đúng quy định.

Trên đây là Kế hoạch của UBND tỉnh về số hóa tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh Gia Lai từ năm 1963-1996, giai đoạn thực hiện từ năm 2017 đến năm 2021; yêu cầu các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch đảm bảo đúng quy định./.

Nơi nhận:- TT. Tnh ủy;
- TT. HĐND tnh;
- Sở Tài chính, Sở Nội vụ;
- Sở Kế hoạch và Đầu tư;
- Sở Thông tin và Truyền thông;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử tnh;
- Lưu: VT, KT, NC.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂNVõ Ngọc Thành

DANH MỤC

TRANG THIẾT BỊ
(Kèm theo Kế hoạch số 5006/KH-UBND ngày 31/10/2016 của UBND tỉnh)

STT

Sản phẩm

Số lượng

Đơn vị tính

CO/ CQ

Xuất xứ

Đơn giá

Thành tiền

Ghi chú

I

TRANG THIẾT BỊ, PHẦN MỀM

01

Máy chủ HP PROLIANT DL380 GEN9

Processor: Intel® Xeon® Processor E5-2620 v3 (15M Cache, 2.40 GHz)

Memory: 2 x 8GB PC4-19200 ECC 2400 MHz Registered DIMMs

Network Controller: HPE Embedded 1Gb Ethernet 4-port 331i Adapter

Raid Controller: HP Smart Array P440ar/2GB FBWC 12Gb 2-ports Int FIO SAS Controller

Hard Drive: 3 x HP 1TB 6G SATA 7.2K rpm SFF (2.5-inch) SC Midline 1yr Warranty Hard Drive - NONE TRAY, 8 SFF HDD Bays (upgradable to 24)

Optical Drive: HP DL380 Gen9 Universal Media Bay Kit

PCI-Express Slots: 3 PCIe slots (+3 PCI slots available with upgrade option, second processor required)

Power Supply: (1) HPE 500W Flex Slot Platinum Power Supply

Fans: 4 hot plug fans, redundant

Management: iLO Management (standard), Intelligent Provisioning (standard), iLO Advanced (optional), Insight Control (optional), HPE OneView (optional)

Form Factor: Rack (2U), HPE Easy Install Rails 2 x HP Gen8 2.5in SAS/SATA Tray Caddy Heatsink Kit for Proliant DL380P G9

Màn hình HP Compaq B191 18.5” LED backlit

1

Bộ

Singapore

113.000.000

113.000.000

02

MÁY TÍNH ĐỂ BÀN DELL VOSTRO 3650MT

Model Vostro 3650 (BLACK) Form Factor Mini Tower

Chipset Intel H110 Processor Intel Core i3-6100 Processor (4 x 2.70 GHz) - Max Turbo Frequency: 3.30 GHz Features

RAM 1 x 4GB DDR3L/ 1600MHz (2 slots)

HDD 500GB SATA3 (7200rpm)

Optical Drive DVD-RW SATA3

Video Intel HD Graphics 530 - WIN10 x64 : 2127MB

Drive Bays 1 x 3.5" bays ; 1 x 5.25” bays ; 2 x 2.5" bays

Card Reader 5-in-1 card reader

Audio Reallek High Definition Audio - (Integrated 5.1)

LAN 10/100/1000 Mbps

Wireless Realtek (802.11 b/g/n)

Bluetooth 4.0

ATX Power 240W

Weight 7.45 kg

Dimension 350 x 154 x 278.4 mm (H x W x D)

OS Ubuntu 14.04

I/O ports 2 x USB 3.0 ports (front) ; 4 x USB 2.0 port (2 back); Front: 1 x headphone/microphone Combo; Back: 3 x (line-in, line-out, microphone in)

1 x VGA; 1 x HDMl;

2 x PCI-Ex 1X ; 1 x PCI-Ex 16X; 4 x SATA

Keyboard + Mouse USB

MÀN HÌNH DELL LCD LED E1916HV - 18.5"

2

Bộ

Maylaisia

14.575.000

29.150.000

03

Bộ lưu điện 2,2 KVA APC Smart-UPS 2200VA USB & Serial RM 2U 230V SUA2200 RMI2U

SmartUPS Rack Mount 230V Online for Server&Network Power Solution (with PowerChute Plus Software Bundles) /Output Power Capacity 1980 Watts / 2200 VA Max Configurable Power 1980 Watts / 2200 VA Nominal Output Voltage 230V /Nominal Input Voltage 230V Input Frequency 50/60 Hz +/- 3 Hz (auto sensing) Input Connections IEC-320 C20; Schuko CEE 7 / EU1-16P, British BS1363A, Input voltage range for main operations 160 - 286V Input voltage adjustable range for mains operation 151 - 302V /Typical recharge time 3 hour(s) /Typical Backup Time at Half Load 15.7 minutes (990 Watts) Typical Backup Time at Full Load 5.2 minutes (1980 Watts).

1

Bộ

Philippines

21.615.000

21.615.000

04

Thiết bị lưu điện UPS Santak 500VA/300W - TG 500

Điện áp vào: 220 AC/ 50 Hz

Lưu điện nửa tải: 06 phút

Kích thước: 80 x 230 x 176.5 mm

2

Bộ

China

1.370.000

2.740.000

05

Máy Scan A4 KODAK SCANMATE i1150 SCANNER

Khổ giấy: A4. Khay nạp giấy: 50 tờ.

Tốc độ: 40 tờ/phút/ 2 mặt cho 10 tờ đầu tiên.

25 tờ/phút cho các tờ tiếp theo.

Kết nối / Driver: USB 2.0 / TWAIN, ISIS.

Kích thước: HxWxD - 246x330x162 mm

Trọng lượng: 3,2kg

Tặng phần mềm SOHO bản standard: phần mềm tách bộ và hỗ trợ tiếng Việt

2

Bộ

China

18.590.000

37.180.000

06

Máy Scan Plustek A300 (A3)

Máy quét Plustek A300 (A3): Cảm biến hình ảnh: CCD, độ phân giải: 600 x 1200 dpi. Kiểu quét: Quét sách, quét 1 mặt (flatbed), tốc độ quét: 2,48s/tờ. Công suất quét/ngày: ~ 5000 tờ, khổ giấy: A3

1

Bộ

Taiwan

36.850.000

36.850.000

07

Thiết bị sao lưu dự phòng, lưu trữ mạng NAS SYNOLOGY DISKSTATION DS414J

• CPU MindSpeed: Comcerto 2000 Dual Core 1,2GHz

• Hardware Encryption Engine: Yes

• Memory: DDR3 512 MB

• Internal HDD/SSD: 3.5” or 2.5” SATA(II) X 4 (hard drives not included)

• Max Internal Capacity: 24TB (4 X 6TB hard drive) (The actual capacity will differ according to volume types.)

• Hot Swappable HDD: No

• External Storage Interface: USB3.0 port X 1, USB2.0 port X 1

• Size (HxWxD): 184mm X 168mm X 230mm

• Weight: 2.21kg

• LAN Gigabit: X 1

1

Bộ

Taiwan

14.850.000

14.850.000

08

Ổ cứng Western Red 1TB WD10EFRX (gắn vào thiết bị lưu trữ NAS)

4

Cái

Maylaisia

2.145.000

8.580.000

09

Tủ RACK AMTEC SMART-NET® Cabinet 15U

Kích thước: Rộng 600 x Cao 794 x Sâu 1000 mm quạt gió. Hệ thống cửa đều có khóa an toàn, dễ dàng tháo lắp; cửa lưới giúp quan sát thiết bị bên trong.

1

Bộ

China

8.900.000

8.900.000

10

Bitdefender GravityZone Business Security (1 server + 3 pc)

1

Gói

4.100.000

4.100.000

11

SQLSvrStd 2016 OLP NL Gov

1

License

19.500.000

19.500.000

12

WinSvrSTDCore 2016 OLP 2Lic NL Gov CoreLic

1

Bộ

21.500.000

21.500.000

13

WinSvrCAL 2016 OLP NL Gov DvcCAL

5

License

2.100.000

10.500.000

14

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ

1

Bộ

Việt Nam

300.000.000

300.000.000

14

Switch 24 Port 10/100/1000 Mbps DLINK (DGS-1024D) Rackmount

1

Bộ

China

2.307.000

2.307.000

15

Bộ định tuyến DLink DIR-816L

1

Bộ

China

1.208.000

1.208.000

16

AMP Category 6 UTP Cable, 4-Pair, 23AWG, Solid, CM, 305m, Blue

1

Thùng

China

4.070.000

4.070.000

17

Đầu nối cáp mạng RJ-45

100

Cái

China

6.000

600.000

II

NHÂN CÔNG VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ

01

Nhân công lắp đặt

10

Công

550.000

5.500.000

02

Chi phí bảo trì

1

Năm

17.105.000

17.105.000

Tổng cộng

659.255.000

Đã bao