BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------

Số: 163/QĐ-VTLTNN

Hà Nội, ngày 04 tháng 08 năm 2010

QUY ĐỊNH

VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾNTRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 11Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;
Căn cứ Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướngChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương,
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức như sau:

Điều 1. Phạm viđiều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định về thời hạnbảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cáccơ quan, tổ chức.

2. Quy định này được áp dụng đốivới các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổchức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trangnhân dân.

Điều 2. Thờihạn bảo quản

1. Thời hạn bảo quản là khoảng thờigian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Thời hạn bảo quản được xác địnhtrên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ.

2. Các mức thời hạn bảo quản đượcquy định như sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn gồm: hồ sơ, tàiliệu về xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương, chínhsách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp;đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; dự án xây dựng cơ bảnnhóm A; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụviệc nghiêm trọng; vấn đề, sự kiện quan trọng … hình thành trong quá trình thựchiện chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, tổ chức.

b) Bảo quản có thời hạn là những hồsơ, tài liệu phản ánh các công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời giannhất định, gồm các mức sau đây:

- Từ 20 năm trở lên bao gồm cácnhóm hồ sơ: giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai; dựán xây dựng cơ bản nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp cơ sở; thư, điện trao đổivới nước ngoài; sổ đăng ký và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến …

- Từ 10 đến 15 năm bao gồm những hồsơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng;chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra;công văn trao đổi …

- Từ 5 năm trở xuống bao gồm nhữngtài liệu có tính chất hành chính sự vụ như: lịch công tác, báo cáo ngày, tuần,tháng; giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giaovăn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo …

Điều 3. Cácnhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

Các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thànhphổ biến bao gồm:

1. Tài liệu chung

a) Tài liệu tổng hợp;

b) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch,thống kê;

c) Tài liệu tổ chức, cán bộ;

d) Tài liệu lao động, tiền lương;

đ) Tài liệu tài chính, kế toán;

e) Tài liệu xây dựng cơ bản;

g) Tài liệu khoa học công nghệ;

h) Tài liệu hợp tác quốc tế;

i) Tài liệu thanh tra và giải quyếtkhiếu nại, tố cáo;

k) Tài liệu thi đua, khen thưởng;

l) Tài liệu pháp chế, hành chính,văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng.

2. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

Đây là nhóm tài liệu hình thànhtrong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ được giao của từngngành, lĩnh vực (gọi chung là ngành); phản ánh những vấn đề mang tính đặc thùcủa ngành. Do tính đa dạng của tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, nên trong Bảngthời hạn bảo quản tài liệu phổ biến chỉ đưa ra các nhóm hồ sơ, tài liệu mangtính định hướng để các ngành cụ thể hóa cho phù hợp.

3. Tài liệu của tổ chức Đảng, Côngđoàn và Đoàn Thanh niên cơ quan

a) Tài liệu của tổ chức Đảng;

b) Tài liệu của tổ chức Công đoàn;

c) Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanhniên.

Điều 4. Bảngthời hạn bảo quản tài liệu phổ biến

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (gọi tắt làBảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệucó chỉ dẫn thời hạn bảo quản (xem Bảng đính kèm).

Điều 5. Sử dụngBảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến

1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệuphổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hìnhthành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Một số trường hợp cầnlưu ý:

a) Khi xác định thời hạn bảo quảncác hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến, không được quy định thấp hơn mức thờihạn bảo quản trong Quy định này.

b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộpvào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồngthời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạnbảo quản của tài liệu hiện có.

c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thờihạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giálại, nếu cần có thể gia hạn thời hạn bảo quản.

2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệuphổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng Bảng thời hạn tài liệu chuyên ngành. Cáccơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào Quy định này để cụ thểhóa đầy đủ các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành và quy địnhthời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng.

3. Trường hợp trong thực tế cónhững hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệuphổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của cácnhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biếnđể xác định.

Điều 6. Hiệulực thi hành

Quy định này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày ký và thay thế Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hànhtheo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.

Điều 7. Tổ chứcthực hiện

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quanthuộc Chính phủ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tập đoànkinh tế nhà nước, tổng công ty 91 và các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chứcthực hiện Quy định này.

Nơi nhận:
- Như Điều 7;
- Các đơn vị thuộc Cục (16);
- Lãnh đạo Cục (03);
- Lưu: VT, NVTW.

CỤC TRƯỞNG




Vũ Thị Minh Hương

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN

HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁCCƠ QUAN, TỔ CHỨC (Ban hành kèm theo Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

STT

TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

(1)

(2)

(3)

I. TÀI LIỆU CHUNG

1. Tài liệu tổng hợp

1

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

- Hồ sơ nguyên tắc

Theo hiệu lực văn bản

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)

5 năm

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy định những vấn đề chung của ngành, cơ quan

- Văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

- Văn bản khác

15 năm

3

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của cơ quan

- Tổng kết năm

- Sơ kết 6 tháng quý …

Vĩnh viễn

5 năm

5

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng, tuần

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

6

Kế hoạch, báo cáo công tác của cơ quan chủ quản cấp trên

- Dài hạn, hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

10 năm

5 năm

7

Kế hoạch, báo cáo công tác của các đơn vị chức năng

- Hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

5 năm

8

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

9

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết minh/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn …)

Vĩnh viễn

10

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo

- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

- UBND tỉnh và tương đương

- Cơ quan, tổ chức khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

5 năm

2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

11

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

2.1. Tài liệu quy hoạch

12

Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

13

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

14

Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan

- Được duyệt

- Không được duyệt

Vĩnh viễn

10 năm

15

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

16

Hồ sơ thẩm định đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan

- Phê duyệt

- Không phê duyệt

Vĩnh viễn

10 năm

17

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước

- Tổng kết

- Sơ kết

Vĩnh viễn

10 năm

18

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

10 năm

2.2. Tài liệu kế hoạch

19

Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

20

Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm

- Cơ quan ban hành

- Cơ quan thực hiện

- Cơ quan để biết

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

5 năm

21

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

22

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

23

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

24

Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

- Hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

25

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

10 năm

2.3. Tài liệu thống kê

26

Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

27

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành

Vĩnh viễn

28

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề

- Dài hạn, hàng năm

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

29

Báo cáo điều tra cơ bản

- Báo cáo tổng hợp

- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

Vĩnh viễn

10 năm

30

Báo cáo phân tích và dự báo

Vĩnh viễn

31

Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

10 năm

3. Tài liệu tổ chức, cán bộ

32

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

33

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/ quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ

Vĩnh viễn

34

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

35

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

36

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

37

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

38

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức.

Vĩnh viễn

39

Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

Vĩnh viễn

40

Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

Vĩnh viễn

41

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

20 năm

42

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ

70 năm

43

Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

10 năm

5 năm

44

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

70 năm

45

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

46

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm

47

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

48

Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu tham khảo

Vĩnh viễn

10 năm

49

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ của cơ quan

10 năm

50

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan

20 năm

51

Hồ sơ về công tác bảo hiểm xã hội của cơ quan

70 năm

52

Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ

10 năm

4. Tài liệu lao động, tiền lương

53

Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4.1. Tài liệu lao động

54

Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

55

Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

56

Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành

Vĩnh viễn

57

Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

58

Hồ sơ các vụ tai nạn lao động

- Nghiêm trọng

- Không nghiêm trọng

Vĩnh viễn

20 năm

59

Hợp đồng lao động vụ việc

5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng

60

Công văn trao đổi về công tác lao động

10 năm

4.2. Tài liệu tiền lương

61

Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

62

Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

63

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

64

Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan

20 năm

65

Công văn trao đổi về tiền lương

10 năm

5. Tài liệu tài chính, kế toán

66

Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

67

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

68

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

69

Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

70

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

- Hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

71

Hồ sơ xây dựng chế độ/ quy định về giá

Vĩnh viễn

72

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định

20 năm

73

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

- Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

74

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

75

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

76

Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

Vĩnh viễn

10 năm

77

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

78

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho …)

5 năm

79

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

6. Tài liệu xây dựng cơ bản

80

Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

81

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

82

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

83

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

Vĩnh viễn

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Theo tuổi thọ công trình

84

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

85

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

7. Tài liệu khoa học công nghệ

86

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

87

Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

88

Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

89

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

90

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

91

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

92

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

93

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành

Vĩnh viễn

94

Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

95

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

96

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

97

Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ

10 năm

8. Tài liệu hợp tác quốc tế

98

Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung, đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

99

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

100

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

101

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

102

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

Vĩnh viễn

103

Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

104

Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)

Vĩnh viễn

105

Hồ sơ niên liễm, đóng góp của cơ quan cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

106

Hồ sơ đoàn ra

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn

20 năm

107

Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn

20 năm

108

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Quan trọng

- Thông thường

Vĩnh viễn

20 năm

109

Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

110

Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

111

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

112

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

113

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

20 năm

5 năm

114

Hồ sơ thanh tra các vụ việc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

115

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

116

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân

- Báo cáo năm

- Tài liệu khác

Vĩnh viễn

5 năm

117

Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

10 năm

10. Tài liệu thi đua, khen thưởng

118

Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

119

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

Vĩnh viễn

120

Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

121

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

122

Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm

10 năm

123

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ

Vĩnh viễn

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

20 năm

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

10 năm

124

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

11. Tài liệu về pháp chế, hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng

11.1. Tài liệu về công tác pháp chế

125

Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

126

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

127

Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế

- Dài hạn, hàng năm

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

128

Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

129

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì

5 năm

130

Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

131

Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

11.2. Tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

132

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

133

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

134

Hồ sơ hội nghị công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

20 năm

135

Kế hoạch, báo cáo công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ của ngành, cơ quan hàng năm

20 năm

136

Hồ sơ về cải cách hành chính của cơ quan

20 năm

137

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc

20 năm

138

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

139

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

20 năm

140

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

141

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan

- Văn bản quy phạm pháp luật

- Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn

- Văn bản khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

70 năm

142

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

143

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

11.3. Tài liệu về công tác quản trị văn phòng

144

Tập văn bản về công tác quản trị văn phòng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

145

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị văn phòng

Vĩnh viễn

146

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

147

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan

10 năm

148

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

149

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

150

Công văn trao đổi về công tác quản trị văn phòng

10 năm

II. TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ

151

Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

152

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

153

Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

154

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

155

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

10 năm

156

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

157

Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn

Vĩnh viễn

158

Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

159

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

160

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ

- Vụ việc quan trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

161

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

162

Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ

20 năm

163

Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ

10 năm

III. TÀI LIỆU CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG, CÔNG ĐOÀN VÀ ĐOÀN THANH NIÊN CƠ QUAN

1. Tài liệu của tổ chức Đảng

164

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

165

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

166

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

167

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

168

Tài liệu về đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

169

Hồ sơ đảng viên

70 năm

170

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

171

Công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

2. Tài liệu của tổ chức Công đoàn

172

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

173

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

174

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

175

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Công đoàn cấp trên và Công đoàn cơ quan

Vĩnh viễn

176

Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan

20 năm

177

Sổ sách

20 năm

178

Công văn trao đổi về công tác Công đoàn

10 năm

3. Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên

179

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Theo hiệu lực văn bản

180

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

181

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

182

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

183

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan

20 năm

184

Sổ sách

20 năm

185

Công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm