1. Khái niệm và cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 111 Luật doanh nghiệp 2020 Công ty cổ phần (Công ty CP) là doanh nghiệp, trong đó:

– Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

– Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

– Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

– Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.

– Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn.

Theo luật pháp của các quốc gia trên thế giới, việc quản lý Công ty cổ phần có thể được tổ chức theo hai phương án: hoặc một Hội đồng quản trị với một Chủ tịch có Tổng giám đốc phụ tá, hoặc một Ban chỉ đạo và một Ban kiểm soát (Pháp, Đức). Công ty cổ phần có thể tự do lựa chọn giữa hai phương án này. Ngoài ra, sau khi đã lựa chọn một phương án công ty có thể đổi sang phương án kia; chỉ cần sửa đổi lại Điều lệ mà không phải chuyển đổi cống ty. Luật Doanh nghiệp Việt Nam áp dụng một phương án chiết trung: vừa có Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, vừa có Ban kiểm soát nếu cồng ty có từ 11 cổ đông trở lên hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty.

2. Ban kiểm soát của công ty?

- Ban Kiểm soát (Board of Supervisors) của một công ty có nhiệm vụ giống như các cơ quan tư pháp trong mô hình tam quyền phân lập nhằm giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty.

- Cơ cấu Ban kiểm soát thường bao gồm:

+ Trưởng ban Kiểm soát

+ Thành viên Ban kiểm soát chuyên trách

+ Thành viên Ban kiểm soát không chuyên trách

- Thành viên Ban kiểm soát cần có một số điều kiện cốt yếu, thể hiện trong các quy định về tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên Ban kiểm soát như:

+ Từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;

+ Không phải là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng Giám đốc và người quản lý khác. Điểm này sẽ hạn chế các thông đồng hoặc hành vi không chuẩn của thành viên Ban kiểm soát.

+ Thành viên Ban kiểm soát không được giữ các chức vụ quản lý công ty.

+ Thành viên Ban kiểm soát cũng không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của Công ty.

Theo Luật doanh nghiệp thì các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần có trên 11 thành viên phải có ban kiểm soát. Ban kiểm soát do hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn) hoặc đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) bầu ra. Số lượng thành viên, quyền, nghĩa vụ và chế độ làm việc của ban kiểm soát công ty trách nhiệm hữu hạn do điều lệ của công ty quy định.

Ban kiểm soát công ty cổ phần có từ 3 đến 5 thành viên, trong đó có ít nhất 1 thành viên có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát bầu một thành viên làm trưởng ban. Trưởng ban kiểm soát phải là cổ đông của công ty cổ phần. Thành viên hội đồng quản trị, giám đốc và những người có liên quan với thành viên hội đồng quản trị, giám đốc, kế toán trưởng của công ty đó không được làm thành viên ban kiểm soát.

3. Quy chế Ban kiểm soát công ty cổ phần

Công ty cổ phần có số cổ đông từ 11 người trở lên hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát (Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020). Thành viên Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm, gồm từ 03 đến 05 người trong đó ít nhất phải có một người có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát bầu ra một người làm Trưởng ban; Trưởng ban bắt buộc phải là cổ đông công ty, còn những người kia có thể là người ngoài công ty.

Không được làm thành viên Ban kiểm soát (Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020):

- Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và những người có liên quan với họ.

- Theo định nghĩa của Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 thì người có liên quan là: vợ, chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh chị em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng.

- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù (treo) hoặc bị Toà án tước quyền hành nghề vì phạm các tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh ừái phép, ưôn thuế, lừa dốì khách hàng và các tội khác theo quy định của pháp luật.

Thành viên Ban kiểm soát không ăn lương của công ty mà chỉ hưởng một khoản thù lao do Điều lệ hoặc Đại hội đồng cổ đông quy định. Cũng như đối với thành viên Hội đồng quản trị, hàng năm Đại hội đồng biểu quyết dành cho Ban kiểm soát một ngân khoản, căn cứ vào đó Ban kiểm soát sẽ thoả thuận quy định tiền thù lao cho Trưởng ban và các thành viên; thành viên có thể được hưởng một khoản thù lao đặc biệt nếu được phân công phụ trách một công tác đặc biệt ngoài công việc thông thường của thành viên.

Nhiệm kỳ của thành viên kiểm soát do Điều lệ công ty quy định, hoặc Đại hội đồng cổ đông ấn định. Thông thường nhiệm kỳ này là năm năm. Thành viên mãn nhiệm kỳ có thể được tái bổ nhiệm nếu Điều lệ không quy định khác.

Thành viên Ban kiểm soát chấm dứt chức vụ khi hết nhiệm kỳ, đến hạn tuổi quy định ttong Điều lệ công ty, khi được bổ nhiệm thành Quản trị viên, Tổng giám đốc hay Kế toán ttưởng .công ty. Thành viên Ban kiểm soát cũng chấm dứt chức vụ khi bị Đại hội đồng cổ đông bãi nhiệm hay cách chức, việc cách chức có thể xảy ra bất cứ lúc nào mà không cần phải viện dẫn lý do.

4. Quyền hạn và nhiệm vụ.

Vai trò chủ yếu của Ban kiểm soát là thực hiện một sự kiểm tra thường trực công việc quản lý công ty. Việc kiểm tra này chú trọng vào tính hợp lệ của việc quản lý, vào sự tuân thủ các quy định của pháp luật và của Điều lệ công ty. Cụ thể Ban kiểm soát có các quyền và nhiệm vụ sau (Điều 125 Luật Doanh nghiệp 2020):

+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính;

+ Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty; kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% (hay tỷ lệ ít hơn do Điều lệ quy định) số cổ phần phổ thông trong thời hạn ít nhất sáu tháng;

+ Thường xuyên thông báo vổi Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động; tham khảo ý kiến Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

+ Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của công ty; tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

+ Kiến nghị biện pháp bổ sung, sữa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt đông kinh doanh của công ty;

+ Để thực hiện các nhiệm vụ ưên, Ban kiểm soát được quyền yêu cầu Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, những người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, tài liệu về hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, khi thực hiện quyền này Kiểm soát viên không được làm trở ngại hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.

Ngoài các quyền hạn trên Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 còn cho phép Ban kiểm soát được thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập mặc dù có yếu cầu của cổ đông hay nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng. Ban kiểm soát cũng có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông trường hợp Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của người quản lý (Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020) hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao.

Đối với công ty mà pháp luật yêu cầu phải được kiểm toán (công ty có vôn đầu tư nước ngoài) thì công ty phải nhờ tổ chức kiểm toán độc lập xác nhận báo cáo tài chính hàng năm ưước khi trình Đại hội cổ đông thông qua (Điều 175 Luật Doanh nghiệp 2020).

Ngoài ra, trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, công ty phải gửi báo cáo tài chính hàng năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua đến cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. Tóm tắt nội dung báo cáo tài chính hàng năm phải được thông báo đến tất cả các cổ đông.

Mọi tổ chức, cá nhân có quyền xem hoặc sao chép báo cáo tài chính hàng năm của công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh (Điều 177 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trong khi thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát chịu ưách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty. Nếu phạm lỗi thì Kiểm soát viên phải bồi thường thiệt hại cho công ty.

5. Điều kiện của thành viên Ban kiểm soát?

  • Phải có ít nhất một thành viên có nghiệp vụ kế toán, kiểm toán
  • Có tuổi đời từ 21 trở lên, đủ năng lực và hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp cũng như quản lý doanh nghiệp
  • Không phải là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc trong doanh nghiệp và người quản lý khác, đểm này sẽ hạn chế các thông đồng hoặc hành vi không chuẩn của thành viên Ban kiểm soát.
  • Các thành viên trong Ban kiểm soát không được giữ các chức vụ quản lý trong công ty
  • Thành viên Ban kiểm soát không nhất thiết phải là cổ đông hay người lao động trong công ty.