Luật sư phân tích:

1. Cơ sở pháp lý về chứng từ, chứng từ điện tử

- Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

- Luật Thuế giá trị gia tăng ngày 03 tháng 6 năm 2008; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng ngày 19 tháng 6 năm 2013; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế ngày 26 tháng 11 năm 2014; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật Quản lý thuế ngày 06 tháng 4 năm 2016;

- Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

- Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

- Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2016;

- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 với hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2020. Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01/7/2022;

- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022;

- Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

 

1. Khái quát chung về hóa đơn chứng từ:

1.1. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Đối với công chức thuế:

- Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

- Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

- Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

 

Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan:

- Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

- Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

- Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

 

1.2. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

 

2. Quy định về chứng từ

2.1. Khái niệm chứng từ

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in. (Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ). 

 

2.2. Loại chứng từ

Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế

Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

- Biên lai gồm:

+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.

 

2.3. Sử dụng biên lai, chứng từ  

- Cục Thuế in, khởi tạo và phát hành biên lai thuế Mẫu CTT50 Phụ lục I.C ban hành kèm theo Thông tư này theo hình thức đặt in, tự in, điện tử để sử dụng thu thuế, phí, lệ phí đối với hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai và thu nợ đối với hộ khoán, thu thuế sử dụng đất nông nghiệp, phi nông nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân.

- Tiêu chí xác định địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai thuế: Căn cứ tình hình thực tế quản lý tại địa bàn Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực có trách nhiệm xác định và cập nhật Danh sách địa bàn đáp ứng điều kiện sử dụng biên lai thuế trình Cục Thuế phê duyệt. Những địa bàn được sử dụng biên lai thuế là địa bàn đáp ứng đồng thời 03 điều kiện: không có điểm thu, chưa thực hiện ủy nhiệm thu thuế và thuộc địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn theo quy định về đơn vị hành chính cấp xã thuộc vùng khó khăn.

- Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế, trường hợp tổ chức có nhu cầu sử dụng các loại chứng từ khác theo quy định tại khoản 2 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức có văn bản gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được chấp thuận, thực hiện.

- Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức có văn bản gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được chấp thuận, thực hiện.

 

3. Quy định về chứng từ điện tử

3.1. Khái niệm chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế. (khoản 5 điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng).

Theo đó, như đã nêu ở mục I, Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

 

3.2. Định dạng chứng từ điện tử

Định dạng biên lai điện tử:

Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:

- Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

- Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

- Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.

 

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

 

3.3. Trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Kênh đăng ký sử dụng biên lai điện tử:

Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 30 thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

 

Nội dung thông tin đăng ký:

Đối với nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức thu các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

- Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này tới các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.

Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử tại khoản 1 Điều 34 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. 

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài, gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng!

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và biên tập).