UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 01/2012/QĐ-UBND

Thái Nguyên, ngày 31 tháng 01 năm 2012

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY ĐỊNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONGCÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động của các cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình quốcgia về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn2011 – 2015;

Xét đề nghị của Giám đốc SởNội vụ tại Tờ trình số 1616/TTr-SNV ngày 19/12/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theoQuyết định này “Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưutrữ trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên”.

Điều 2. Chánh Văn phòngUBND tỉnh, Thủ trưởng sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã;Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyếtđịnh này./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Dương Ngọc Long

QUY ĐỊNH

ỨNGDỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔCHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2012/QĐ-UBND ngày 31tháng 01 năm 2012của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng, phạmvi điều chỉnh

Quy định này được áp dụng đốivới:

1. Các sở, ban, ngành; UBND cáchuyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Lãnh đạo, cán bộ, công chức,viên chức đang làm việc trong các cơ quan, tổ chức nêu tại Khoản 1 Điều này vànhững cơ quan, tổ chức có liên quan áp dụng Quy định này trong việc vận hành,khai thác và sử dụng hệ thống thông tin tại các cơ quan, tổ chức mình.

Điều 2. Ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là việc áp dụng các công cụ tinhọc để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìmthông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chínhxác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các cơ quan, đơn vị, tạo môitrường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộvà các mạng thông tin quốc gia được công khai, minh bạch, góp phần thực hiện cácmục tiêu của cải cách hành chính.

Điều 3. Nhân lực

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Các cơ quan, tổ chức bố trí nhânsự đã được đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin để phụ trách việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức của mình.

Điều 4. Cơ sở hạ tầng

1. Các cơ quan, tổ chức đầu tưxây dựng, khai thác, duy trì và nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin của mình phảiđồng bộ; đúng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; tuân thủ các quy định của phápluật về đầu tư và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí để việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ gắn với việc nâng cao hiệu quảhoạt động của cơ quan nhà nước.

2. Các cơ quan, tổ chức xây dựnghệ thống mã hóa quản lý văn bản, tra cứu tài liệu lưu trữ phù hợp với thực tế,sử dụng Website để tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng.

3. Cơ sở vật chất phải được bốtrí hợp lý và khoa học. Trang thiết bị phải phù hợp, đảm bảo thông tin chínhxác, thông suốt, nhanh chóng. Hệ thống máy tính cài đặt các phần mềm quản lýtương thích, phù hợp, dễ sử dụng, khai thác, đảm bảo việc tra cứu, truyền tảithông tin, lưu trữ dữ liệu lâu dài. Các phương tiện truyền tin khác như điệnthoại, máy Fax…được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

4. Đảm bảo an toàn thông tintrên môi trường mạng theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cáccơ quan nhà nước và các văn bản có liên quan.

Điều 5. Trách nhiệm củacác cơ quan, tổ chức

1. Thực hiện nghiêm túc Chỉ thịsố 05/CT-UBND ngày 24/02/2009 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc tăng cường sửdụng và khai thác hệ thống thư điện tử thống nhất của cơ quan nhà nước tỉnhThái Nguyên và các văn bản có liên quan.

2. Có sự phối hợp chặt chẽ vớinhau trong việc ứng dụng công nghệ thông tin theo đúng quy định hiện hành củapháp luật.

3. Khi thanh tra, kiểm tra phảicung cấp đầy đủ các thông tin, đảm bảo các điều kiện cần thiết theo yêu cầu đểviệc thanh tra, kiểm tra đạt hiệu quả cao.

4. Báo cáo tình hình và kết quảthực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ về Sở Nộivụ theo định kỳ và đột xuất.

Điều 6. Trách nhiệm củalãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức

1. Trách nhiệm của lãnh đạo:

Thủ trưởng sở, ban, ngành; Chủtịch UBND huyện, thành phố, thị xã chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh trong việctriển khai và thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,lưu trữ của đơn vị mình.

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cótrách nhiệm gương mẫu thực hiện và quán triệt, chỉ đạo cán bộ, công chức, viênchức của cơ quan ứng dụng công nghệ thông tin trong tác nghiệp, xử lý công việchàng ngày để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành; tiết kiệm chi phí in ấn, saochụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.

2. Trách nhiệm của cán bộ, côngchức, viên chức:

a) Nghiêm chỉnh thi hành các quychế nội bộ, quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ của cơ quan, đơn vị và các quy định khác của pháp luật;

b) Chủ động tiếp cận các thiếtbị công nghệ hiện đại như máy Fax, đường truyền Internet, trang Website…để thựcthi nhiệm vụ, công vụ;

c) Hưởng ứng, tham gia đầy đủcác chương trình đào tạo, hội nghị về ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư, lưu trữ.

3. Trách nhiệm của người làmcông tác chuyên môn về văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin:

a) Chịu trách nhiệm triển khaicác biện pháp quản lý vận hành, quản lý kỹ thuật và tham mưu xây dựng quy trìnhứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cũng như các quy địnhđảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống thông tin tại đơn vị mình theocác quy định nêu trên;

b) Phối hợp với các cơ quan, tổchức liên quan trong việc kiểm tra, bổ sung và hiệu chỉnh dữ liệu; phát hiện vàkhắc phục nhanh chóng, kịp thời các sự cố mất an toàn, an ninh thông tin;

c) Chịu trách nhiệm tham mưuchuyên môn và vận hành an toàn hệ thống thông tin văn thư, lưu trữ của cơ quan,đơn vị.

Điều 7. Trách nhiệm củaSở Nội vụ

1. Thanh tra, kiểm tra việc thựchiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ theo định kỳvà đột xuất; báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra với UBND tỉnh.

2. Phối hợp với Sở Thông tin vàTruyền thông hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưutrữ cho cán bộ, công chức, viên chức đồng thời kết hợp với cải cách hành chínhtrong cơ quan, tổ chức.

3. Đề xuất UBND tỉnh khen thưởngcho các tập thể, cá nhân thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư, lưu trữ quy định tại Khoản 1, Điều 9 của Quy định này.

4. Sơ kết, tổng kết đánh giáviệc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 8. Trách nhiệm củacác cơ quan, tổ chức có liên quan

1. Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Khảo sát, hỗ trợ các cơ quan,tổ chức trong việc xây dựng phương án, lựa chọn công nghệ để hoàn chỉnh hệthống quản lý văn bản và công cụ tra tìm dữ liệu. Xây dựng kế hoạch đầu tư,nâng cấp phần mềm và hạ tầng kỹ thuật, xây dựng khung quy trình đảm bảo antoàn, an ninh thông tin mạng cho công tác văn thư, lưu trữ.

b) Thực hiện việc kiểm tra, đánhgiá hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

c) Tiến hành xử phạt theo Luậtđịnh đối với các hành vi vi phạm an toàn, an ninh thông tin trong ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

2. Sở Khoa học và Công nghệ:

Hàng năm ưu tiên bố trí ngânsách sự nghiệp khoa học cho các đề tài, dự án nghiên cứu và thử nghiệm nhằmnâng cao chất lượng cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vănthư, lưu trữ.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Chủ trì, phối hợp với Sở Tàichính, Sở Thông tin và Truyền thông cân đối, tổng hợp và phân bổ đầy đủ nguồnvốn cho các dự án, hạng mục ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănthư, lưu trữ.

4. Sở Tài chính:

Kiểm tra việc sử dụng kinh phíđầu tư, trên cơ sở đó bố trí kinh phí hàng năm và đảm bảo kinh phí cho các hoạtđộng khác liên quan đến công tác này.

5. Công an tỉnh:

Chủ trì, phối hợp với các ngànhchức năng hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệtài sản và phương tiện kỹ thuật phục vụ việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; điều tra,làm rõ và xử lý các trường hợp sai phạm theo thẩm quyền.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Khen thưởng, xửlý vi phạm, khiếu nại tố cáo

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân cóthành tích xuất sắc trong thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn thư, lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi vi phạm an toàn, an ninh thôngtin khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, thì đượckhen thưởng theo quy định của pháp luật

2. Tổ chức, cá nhân có hành vivi phạm Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷluật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu gây thiệthại thì phải bồi thường theo quy định hiện hành của pháp luật.

3. Tổ chức, cá nhân có quyềnkhiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về ứng dụng công nghệthông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo đượcthực hiện theo quy định của pháp luật

Điều 10. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm chủtrì, phối hợp với các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố, thị xã và cáccơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện Quy định này.

2. Căn cứ vào điều kiện thực tế,Quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong cáccơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên có thể được thay thế, sửa đổi,điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp

Trong quá trình thực hiện, nếugặp vướng mắc, các cơ quan, tổ chức báo cáo UBND tỉnh để kịp thời để xem xét,chỉ đạo giải quyết./.