ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ TRÀ VINH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 04/2013/QĐ-UBND

TP.Trà Vinh, ngày 21 tháng 08 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY CHẾ (MẪU) CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ TRÀ VINH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ, về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013của Bộ Nội vụ, hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan, tổ chức;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế(mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

Điều2. Ủy ban nhân dân phường xã, các cơ quan, ban, ngành thành phố thuộcnguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố căn cứ vào Quy chế (mẫu) này để banhành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình cho phù hợp.

Điều3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau10 ngày, kể từ ngày ký.

Điều4. Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố,Trưởng phòng Nội vụ, Chủ tịch UBND phường xã, Thủ trưởng các cơ quan, ban,ngành thành phố thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố chịu tráchnhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Phạm Văn Tám

QUY CHẾ (MẪU)

VỀCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/ 2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm2013 của UBND thành phố Trà Vinh)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượngáp dụng

1. Phạm vi áp dụng

Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt độngvăn thư, lưu trữ cho các, cơ quan, ban ngành thành phố, UBND phường xã (gọi tắtlà cơ quan, đơn vị).

2. Đối tượng điều chỉnh

a). Công tác văn thư bao gồm cáccông việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bảnđi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơhiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu;

b). Công tác lưu trữ bao gồm cáccông việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụngtài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Điều 2.Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của người đứng đầucơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trong việc quản lý công tác vănthư, lưu trữ:

a). Căn cứ các văn bản quy phạm phápluật ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư,lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

b). Kiểm tra việc thực hiện các chếđộ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữtheo thẩm quyền.

c). Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu,ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

d). Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cánbộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ;

e). Tổ chức sơ kết, tổng kết vềcông tác văn thư, lưu trữ.

2. Phòng Nội vụ có trách nhiệm:

a). Tham mưu giúp UBND thành phốban hành các quy định hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bànthành phố chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

b). Trực tiếp quản lý Nhà nước vềcông tác văn thư, lưu trữ trong toàn thành phố, kiểm tra, giám sát việc thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Đồng thời tổ chức hướng dẫnnghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộplưu về lưu trữ thành phố.

3. Chánh Văn phòng trực tiếp quảnlý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các cơquan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.

4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vịtrực thuộc có trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vịmình và triển khai, tổ chức thực hiện theo Quy chế này.

5. Mỗi cán bộ, công chức, viên chứctrong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phảithực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Bảovệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về vănthư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải thực hiệntheo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước.

2. Các cơ quan, đơn vị (nêu rõ têncơ quan, tổ chức) có trách nhiệm quản lý chặt chẽ văn bản có độ mật: Tuyệt mật,tối mật, mật. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn thư, Lưu trữ cótrách nhiệm bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luậthiện hành.

Chương 2.

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO,BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 4. Hình thứcvăn bản

Tùy thuộc loại hình cơ quan, đơn vị,các cơ quan, đơn vị được ban hành các hình thức văn bản sau:

a). Văn bản quy phạm pháp luật.

b). Văn bản hành chính.

c). Văn bản chuyên ngành.

d). Văn bản trao đổi với các cơquan, đơn vị hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 5. Thể thứcvăn bản

a). Văn bản quy phạm pháp luật vàVăn bản hành chính

Thực hiện theo Thông tư liên lịchsố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính.

b). Văn bản chuyên ngành

Thực hiện theo hướng dẫn của cơquan, đơn vị quản lý ngành chuyên môn cấp trên quy định theo luật định.

c). Văn bản trao đổi với cơ quan,tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Thực hiện theo thông lệ quốc tế vàcác văn bản hướng dẫn chuyên ngành.

Điều 6. Soạn thảovăn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạmpháp luật thực hiện các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân.

2. Việc soạn thảo văn bản của cơquan, đơn vị được quy định như sau:

a). Căn cứ tính chất, nội dung củavăn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị giao cho một đơn vị hoặcmột công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

b). Cơ quan, đơn vị hoặc công chức,viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việcsau:

- Xác định hình thức, nội dung vàđộ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản.

- Thu thập, xử lý thông tin cóliên quan.

- Soạn thảo văn bản.

- Trường hợp cần thiết, đề xuất vớiThủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) tham khảo ýkiến của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếpthu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

- Trình duyệt dự thảo văn bản.

Điều 7. Duyệt dự thảovăn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do ngườicó thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã đượclãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phê duyệt, nhưng thấy cầnthiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việcsửa chữa, bổ sung.

Điều 8. Kiểm travăn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trìsoạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nộidung văn bản, ký nhái/ tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khitrình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đềxuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nướcxác định việc đóng dấu mật; đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyếtđịnh.

2. Chánh văn phòng giúp người đứngđầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thậttrình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nhái/tắtvào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận”.

Điều 9. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiệntheo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (nêu rõ têncơ quan, tổ chức).

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữký của người có thẩm quyền.

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõtên cơ quan, tổ chức) ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơquan, tổ chức) ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phảighi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.)

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ đểký văn bản.

Điều 10. Bản saovăn bản

1. Các hình thức bảnsao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản saothực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

3. Việc sao y bảnchính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòngcơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) quyết định.

4. Bản sao y bảnchính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lýnhư bản chính.

5. Bản sao chụp(photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tạiKhoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao,chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản.Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thểchế hóa bằng văn bản hành chính.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂNBẢN

Điều 11. Nguyêntắc chung

1. Tất cả các văn bản đi, văn bản đếncủa cơ quan, ban ngành thành phố và phường, xã phải được quản lý tập trung tạivăn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản đượcđăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng kýtại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngàynào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất làtrong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏatốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung làvăn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay saukhi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mangbí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quyđịnh của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thôngtư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ.

Điều 12. Trình tựquản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cánhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theotrình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việcgiải quyết văn bản đến.

Điều 13. Tiếp nhận,đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọinguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếucó), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với bản fax,phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó,khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký(số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

3. Văn bản khẩn đếnngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếpnhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêurõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý.

4. Văn bản đến phảiđược đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trênmáy tính.

5. Văn bản mật đếnđược đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nốimạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

Điều 14. Trình,chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến saukhi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản.Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiếnchỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bảntheo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giaovăn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 15. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận đượcvăn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theothời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức);theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bảnđến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiệntheo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

3. Văn thư có tráchnhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đến hạn nhưngchưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu“Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lạinơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòngcó trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết,tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liênquan.

Điều 16. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải đượcquản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thứcvà kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bảnđi.

3. Nhân bản, đóng dấucơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

4. Làm thủ tục pháthành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

5. Lưu văn bản đi.

Điều 17. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vàngày, tháng của văn bản.

1. Kiểm tra thể thứcvà kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hànhvăn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày,tháng ban hành văn bản

a). Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đicủa cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức doVăn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc ghi số văn bảnquy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăngký riêng.

- Việc ghi số văn bảnhành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b). Ghi ngày, thángcủa văn bản

- Việc ghi ngày,tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của phápluật hiện hành.

- Việc ghi ngày,tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT- BNV.

3. Văn bản mật đi đượcđánh số và đăng ký riêng.

Điều 18. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăngký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máytính.

1. Lập sổ đăng kývăn bản đi

Căn cứ tổng số và sốlượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lậpsổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Văn bản mật đi đượcđăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bảnđi

Việc đăng ký văn bảnđi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng kýtrên máy tính.

Điều 19. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a). Số lượng văn bảncần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản;nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạnthảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư;

b). Nơi nhận phải đượcxác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổchức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết,tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đếnnội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

c). Giữ gìn bí mật nộidung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d). Việc nhân bảnvăn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổchức) và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan

a). Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b). Dấu đóng phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c). Đóng dấu vào phụlục kèm theo

Việc đóng dấu lêncác phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu đượcđóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan,tổ chức) hoặc tên của phụ lục.

d). Đóng dấu giáplai

Việc đóng dấu giáp laiđối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vàokhoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờgiấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấu độ khẩn,mật

a). Việc đóng dấucác độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hànhchính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số01/2011/TT-BNV .

b). Việc đóng dấucác độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy địnhtại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thựchiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnhBảo vệ bí mật nhà nước.

c). Vị trí đóng dấuđộ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ),XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tạiĐiểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .

Điều 20. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

1. Thủ tục phát hànhvăn bản

Văn thư cơ quan, tổchức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) tiến hành các công việc sau đây khi pháthành:

a). Lựa chọn bì;

b). Viết bì;

c). Vào bì và dánbì;

d). Đóng dấu độ khẩn,dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bảnđi

a). Những văn bảnlàm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bảnđó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bảnquy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

b). Đối với nhữngvăn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNGKHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

c). Văn bản đi đượcchuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khigiao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấuvào sổ;

d). Việc chuyển giaotrực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơquan, tổ chức) hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhậnvào sổ chuyển giao văn bản;

đ). Chuyển phát vănbản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cầnchuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy faxhoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những vănbản có giá trị lưu trữ.

e). Chuyển phát vănbản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.

3. Theo dõi việcchuyển phát văn bản đi

a). Công chức, viênchức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b). Lập Phiếu gửitheo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việcxác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảovăn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c). Đối với nhữngvăn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn;khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thấtlạc;

d). Trường hợp pháthiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòngđể xử lý.

Điều 21. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phảiđược lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưutrong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tạiVăn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được đóng dấu và sắpxếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảoquản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiệntheo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có tráchnhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thưtheo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

MỤC3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lậphồ sơ công việc

a). Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mụchồ sơ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và thực tế công việcđược giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồsơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết côngviệc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b). Thu thập văn bảnvào hồ sơ

- Cán bộ, công chức,viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ vàcác tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

- Các văn bản tronghồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau củacông việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thờigian và diễn biến công việc).

c). Kết thúc và biênmục hồ sơ

- Khi công việc giảiquyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệmlập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vàloại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để tronghồ sơ;

Đối với các hồ sơ cóthời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầyđủ.

2. Yêu cầu đối với mỗihồ sơ được lập.

a). Hồ sơ được lậpphải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thànhhồ sơ;

b). Văn bản, tài liệuđược thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúngtrình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c). Văn bản trong hồsơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 23. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõtên cơ quan, tổ chức)

1. Trách nhiệm cán bộ,công chức, viên chức

a). Cán bộ, công chức,viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõtên cơ quan, tổ chức) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trườnghợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản choLưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) biết và phải được sự đồngý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời hạn giữlại không quá 02 năm;

b) Cán bộ, công chức,viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phảibàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặccho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tàiliệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) khác.

2. Thời hạn nộp lưuhồ sơ, tài liệu

a). Trong thời hạn01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

b). Sau 03 tháng kểtừ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ,tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)

1. Trách nhiệm củangười đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)

Hàng năm Lãnh đạo cơquan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Trách nhiệm củaChánh Văn phòng

a). Tham mưu cho ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

b). Tổ chức thực hiệnviệc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm củacán bộ, công chức, viên chức

a). Cán bộ, công chức,viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;

b). Giao nộp hồ sơ,tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

4. Trách nhiệm củacông chức, viên chức văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chứcvăn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viênchức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo đúng quy định của Nhà nước.

MỤC4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 25. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòngchịu trách nhiệm trước người đứng đầu việc quản lý, sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổchức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấuriêng).

2. Các con dấu củacơ quan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quảnlý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấuchịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, cótrách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a). Con dấu phải đượcbảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cầnđưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu vàphải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quảnan toàn trong giờ hành chính cũng như ngoài giờ làm việc;

b). Không giao con dấucho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bịmòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứngđầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu,lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyếtđịnh chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấumới.

Điều 26. Sử dụng con dấu

1. Cán bộ, công chức,viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ đóng dấu vàocác văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người cóthẩm quyền.

3. Không được đóng dấutrong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khiký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký củangười không có thẩm quyền.

Chương 3.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 27. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm công chức,viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệuđến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thuthập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơnvị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộplưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơnvị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho vàcác phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhậnhồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thựctế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 28. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu củacơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tc chnh lý

a). Không phân tánphông lưu trữ;

b). Khi phân loại, lậphồ sơ (chỉnh sa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ),phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c). Tài liệu sau khichỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổchức.

2. i liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a). Phân loại và lậphồ sơ hoàn chnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c). Hệ thống hóa hồsơ, tài liệu;

d). Lập công cụ tracứu: Mục lục hồ sơ, cơ s dliệu vàcác công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ). Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 29. Xác định giá trị tài liệu

1. Phòng/Bộ phận Vănthư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thờihạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêurõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cu sau:

a). Xác định tài liệucần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b). Xác định tài liệuhết giá trị để tiêu hủy.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Thực hiện theo quy địnhtại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.

Điều 31. Hủy tài liệu hết giá trị

Thực hiện theo quy địnhtại Điều 28 Luật lưu trữ 2011.

Điều 32. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Thực hiện theo quy địnhtại Điều 21 luật Lưu trữ 2011.

MỤC 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 33. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệuchưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu têncơ quan, tổ chức) do các cán bộ, côngchức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệulưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tậptrung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõtên cơ quan, tổ chức). Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị,phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

3. Chánh Văn phòngcó trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bốtrí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chốngcháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tàiliệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tàiliệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chứcvăn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa họctài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầyđủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyênkiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tàiliệu.

Điều 34. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Tất cả cán bộ,công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chínhđáng.

2. Cán bộ, công chức,viên chức ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phảicó giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơquan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.

3. Cá nhân khai thácsử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minhthư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc ChánhVăn phòng đồng ý (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).

Điều 35. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo quy địnhtại Điều 32 Luật lưu trữ 2011.

Điều 36. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo các quyđịnh tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.

Điều 37. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan,tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.

2. Nội quy Phòng đọcbao gồm các nội dung cần quy định sau:

a). Thời gian phục vụđộc giả;

b). Các giấy tờ độcgicần xuất trình khi đến khai tháctài liệu;

c). Những vật dụngđược và không được mang vào phòng đọc;

d). Quy định độc giphải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

đ). Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tínhvà thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

e). Ngoài các quy địnhtrên, độc giả cần thực hiện nghiêm chnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định vềsử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơquan, tổ chức.

3. Công chức, viênchức lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải lập các Snhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và s đăng ký độc giả đquản lý tài liệu lưu trvà phục vụ khaithác tài liệu.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 38. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Việc thực hiện các nội dung của Quy chế này là mộttrong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vịvà cá nhân công chức, viên chức, là cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức,viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức.

2. Công chức, viên chức vi phạm các quy định tạiQuy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷluật áp dụng theo quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, côngchức, viên chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm các quyđịnh tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệthại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ,công chức, viên chức.

Điều 39. Khiếu nại, tố cáo

1. Các đơn vị, công chức, viên chức có quyền khiếunại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữđối với cơ quan mình.

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tácvăn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tốcáo.

Điều 40. Tổchức thực hiện

1. Trưởng Phòng Nội vụ thành phố có trách nhiệm đônđốc, theo dõi việc thực hiện Quy chế này và định kỳ hàng năm báo cáo Ủy bannhân dân tỉnh và Sở Nội vụ theo quy định.

2. Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành thành phố thuộcnguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố, UBND phường xã tổ chức xây dựng vàban hành quy chế công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình và có trách nhiệmphổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến cán bộ, công chức trong phạm viquản lý.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc,cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng hoặc người được phân công đề nghị lãnhđạo cơ quan sửa đổi, bổ sung Quy chế này phù hợp tình hình thực tế./.