ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH TÂN
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 04/2013/QĐ-UBND

Bình Tân, ngày 21 tháng 11 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC QUẬN BÌNH TÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH TÂN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Cán bộ, công chứcngày 13 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Luật Viên chức ngày 15tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tinngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mậtnhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê vàquản lý hồ sơ công chức;

Căn cứ Quyết định số 44/2013/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ ChíMinh ban hành Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức Thànhphố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nộivụ quận Bình Tân tại Tờ trình số 1351/TTr-NV ngày 15 tháng 11 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theoQuyết định này Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức quậnBình Tân.

Điều 2. Quyết định này cóhiệu lực thi hành sau 7 (bảy) ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủyban nhân dân quận, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc quận, Thủ trưởng cácđơn vị sự nghiệp thuộc quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 10 phường chịu tráchnhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- UBND Thành phố;
- Sở Nội vụ Thành phố;
- Sở Tư pháp Thành phố;
- Trung tâm Công báo Thành phố;
- UBND quận: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch;
- UB MTTQ VN quận và các đoàn thể quận;
- VP. UBND quận: các Phó Chánh Văn phòng;
- Lưu: VP-NV

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Huỳnh Văn Chính

QUY CHẾ

QUẢNLÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC QUẬN BÌNH TÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2013 củaỦy ban nhân dân quận Bình Tân)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc,nội dung, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị và cánhân trong việc quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hồ sơ điện tử cán bộ,công chức, viên chức (Hồ sơ điện tử).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này áp dụng đối với cáccơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc quận và Ủy ban nhân dân 10phường trên địa bàn quận Bình Tân.

2. Đối tượng áp dụng quy định tạiQuy chế này bao gồm:

a) Cán bộ, công chức, viên chứctheo quy định của pháp luật;

b) Những người làm việc theo chế độhợp đồng quy định tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 củaChính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hànhchính nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

c) Người lao động làm việc trong cơquan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc quận và Ủy ban nhân dân 10 phườngtrên địa bàn quận Bình Tân.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ điện tử là tập hợp một sốthông tin được chuyển hóa từ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thành kỹ thuậtsố lưu trữ trên máy tính.

2. Tài khoản người dùng là tên vàmật khẩu để đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

3. Quản lý tài khoản người dùng làviệc tạo mới, cấp phát, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền đăng nhập vào phầnmềm quản lý Hồ sơ điện tử.

4. Quản lý hồ sơ điện tử là việctạo lập, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái hồ sơ điện tử.

5. Khai thác Hồ sơ điện tử là việcthực hiện các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin vềcán bộ, công chức, viên chức hoặc tổng hợp các tiêu chí thông tin, kết xuất cácthông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo và in các kết quả xử lý được ramàn hình hoặc ra giấy.

Điều 4. Phần mềm quản lý Hồ sơđiện tử

1. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử làmột bộ công cụ để phục vụ việc quản lý, sử dụng, khai thác các thông tin từ Hồsơ điện tử.

2. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tửlà thành phần trong hệ thống Mạng thông tin Thành phố Hồ Chí Minh, được cài đặttrên máy chủ đặt tại Trung tâm dữ liệu của Thành phố.

3. Địa chỉ truy cập phần mềm quảnlý Hồ sơ điện tử tại http://cbcc.hochiminhcity.gov.vn.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêmcấm

1. Truy nhập trái phép hoặc cố ýnâng quyền truy cập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Sử dụng thông tin Hồ sơ điện tửvào mục đích vụ lợi cá nhân, các mục đích xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làmảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.

3. Cung cấp hoặc cố ý để lộ tên vàmật khẩu đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử cho cá nhân, tổ chứckhông được giao quyền và trách nhiệm quản lý, sử dụng.

Chương 2.

QUẢN LÝ, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Điều 6. Quản lý tài khoản đăngnhập Hồ sơ điện tử

1. Cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ,công chức, viên chức được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sửdụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Quy chếnày.

2. Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưucho Ủy ban nhân dân quận về công tác quản lý Hồ sơ điện tử và được Ủy ban nhândân quận ủy quyền sử dụng tài khoản người dùng của Ủy ban nhân dân quận để quảnlý, khai thác Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức quận Bình Tân;tham mưu Ủy ban nhân dân quận Quyết định ủy quyền quản lý, khai thác Hồ sơ điệntử và phân cấp tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy bannhân dân quận theo quy định; thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác cán bộ,công chức, viên chức quận Bình Tân.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quảnlý, khai thác, sử dụng Hồ sơ điện tử có trách nhiệm bảo đảm bí mật, an toàn tàikhoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

Điều 7. Mô hình tổ chức Hồ sơđiện tử

Hồ sơ điện tử của quận Bình Tânđược tổ chức theo mô hình 2 cấp như sau:

1. Cấp một là cấp có trách nhiệmcập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của các cơ quan chuyên môn, cácđơn vị sự nghiệp thuộc quận và Ủy ban nhân dân 10 phường.

2. Cấp hai là cấp có trách nhiệmquản lý, tổ chức triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử; tổng hợp và lưu trữHồ sơ điện tử của đơn vị cấp một. Ủy ban nhân dân quận thống nhất quản lý Hồ sơđiện tử và ủy quyền cho Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động củaphần mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định của Quy chế này và các quy địnhkhác của pháp luật.

Điều 8. Nguyên tắc quản lý Hồ sơđiện tử

1. Cơ quan, đơn vị được ủy quyềncập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật kịp thời,chính xác và đầy đủ thông tin cán bộ, công chức, viên chức hiện có mặt theobiên chế được giao vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Hồ sơ điện tử được quản lý, sử dụngvà bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người đượccơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử đồng ý bằng vănbản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử.

3. Thông tin trong Hồ sơ điện tửphải thống nhất với hồ sơ giấy; Hồ sơ điện tử có giá trị tương đương hồ sơgiấy.

Điều 9. Quy trình cập nhật Hồ sơđiện tử

Cơ quan, đơn vị được ủy quyền cậpnhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật những biếnđộng thường xuyên về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan, đơn vịmình quản lý vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử, cụ thể như sau:

1. Lập hồ sơ mới:

Trong thời gian 60 ngày, kể từ ngàycó quyết định tuyển dụng, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý Hồ sơ điện tử cótrách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin cán bộ, công chức, viên chức vào phần mềmquản lý Hồ sơ điện tử theo quy định.

2. Cập nhật thông tin Hồ sơ điện tửđã có:

a) Đối với thông tin thay đổi từphía cơ quan quản lý nhà nước như: Đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động,nâng lương, khen thưởng, kỷ luật... cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý Hồ sơđiện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào Hồ sơ điện tử của người đó (thờigian chậm nhất không quá 15 ngày, kể từ ngày văn bản có hiệu lực).

b) Đối với thông tin thay đổi từphía cá nhân như: Kê khai tài sản, thuế thu nhập cá nhân, kết hôn, ly hôn... cánhân có trách nhiệm kê khai với cơ quan, đơn vị theo định kỳ được thực hiệnđồng thời cùng việc kê khai phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầuquản lý của cơ quan, đơn vị để tiến hành cập nhật vào Hồ sơ điện tử.

Điều 10. Điều chuyển, tiếp nhậnHồ sơ điện tử

Cán bộ, công chức, viên chức đượcđiều động, luân chuyển đến cơ quan, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụthuộc cơ quan khác quản lý thì Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chứcđó vẫn do cơ quan, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ đượcchuyển giao cho các cơ quan, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, đơn vị đó cóyêu cầu bằng văn bản.

Điều 11. Khai thác Hồ sơ điện tử

1. Cơ quan quản lý cán bộ, côngchức, viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan quảnlý Hồ sơ điện tử được nghiên cứu, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử để phục vụyêu cầu công tác (tuyển dụng, nâng ngạch, nâng lương, đào tạo...).

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ quảnlý, khai thác về Hồ sơ điện tử có trách nhiệm tuân thủ các quy trình về an toànbảo mật thông tin.

Điều 12. Lưu trữ, bảo quản Hồ sơđiện tử

1. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữlâu dài để phục vụ công tác nghiên cứu và thực hiện chính sách đối với cán bộ,công chức, viên chức.

2. Việc lưu trữ phải thực hiện tuânthủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn đối với Hồ sơ điện tửtheo các quy định hiện hành.

3. Hồ sơ điện tử của cán bộ, côngchức, viên chức đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần vẫn được lưu trữ ở cơ quan, đơnvị để theo dõi.

4. Cơ quan quản lý hệ thống, phầnmềm Hồ sơ điện tử thường xuyên kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an ninh, antoàn Hồ sơ điện tử; đồng thời bảo đảm tính tương thích trong toàn hệ thốngthông tin liên quan đến Hồ sơ điện tử khi có sự thay đổi về thiết bị và côngnghệ.

Điều 13. Chế độ báo cáo công tácquản lý Hồ sơ điện tử

1. Báo cáo công tác quản lý Hồ sơđiện tử quy định như sau:

a) Hàng năm, các cơ quan, đơn vị cótrách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý Hồ sơ điện tử thuộcthẩm quyền về Ủy ban nhân dân quận thông qua Phòng Nội vụ.

Thời hạn gửi báo cáo đợt 1 trướcngày 01 tháng 6; đợt 2 trước ngày 01 tháng 12.

b) Phòng Nội vụ có trách nhiệm tổnghợp, tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nộivụ Thành phố về tình hình thực trạng công tác quản lý Hồ sơ điện tử trên địabàn quận.

2. Nội dung báo cáo công tác quảnlý Hồ sơ điện tử gồm:

a) Đánh giá việc thực hiện Quy chếquản lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị;

b) Báo cáo thực trạng số lượng,chất lượng Hồ sơ điện tử (các thông tin được kết xuất từ phần mềm quản lý Hồ sơđiện tử);

c) Tình trạng trang thiết bị phụcvụ công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

d) Công tác đào tạo, bồi dưỡng cánbộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử;

đ) Kiến nghị (nếu có).

Chương 3.

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONGVIỆC VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Điều 14. Phòng Nội vụ

1. Tham mưu cho Ủy ban nhân dânquận ban hành các văn bản quy định về quản lý Hồ sơ điện tử; đề xuất việc nângcấp phần mềm bảo đảm yêu cầu về khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điệntử.

2. Hướng dẫn các cơ quan chuyênmôn, các đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân 10 phường cập nhật, khai thác, sửdụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử vào công tác quản lý cán bộ, công chức,viên chức (tuyển dụng, nâng ngạch, nâng lương, đào tạo...).

3. Được phép sử dụng tài khoản quảntrị để quản lý các tài khoản người dùng của các cơ quan, đơn vị.

4. Kiểm tra việc xây dựng và quảnlý Hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị; tham mưu Ủy ban nhân dân quận báo cáokết quả với Ủy ban nhân dân Thành phố và Sở Nội vụ Thành phố theo quy định tạiĐiểm b, Khoản 1 Điều 13 Quy chế này.

5. Xây dựng và thực hiện kế hoạchbồi dưỡng nghiệp vụ cho những người làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

6. Xây dựng dự toán kinh phí hàngnăm để bảo đảm việc quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử của quận Bình Tân.

7. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủyban nhân dân quận thông báo bằng văn bản và trên Cổng thông tin điện tử của Ủyban nhân dân quận cho các cơ quan, đơn vị về việc xảy ra sự cố hoặc nguy cơ xảyra sự cố có ảnh hưởng xấu đến việc quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lýHồ sơ điện tử (khi phần mềm ngừng hoạt động trong 2 ngày làm việc liên tiếp).

Điều 15. Văn phòng Ủy ban nhândân quận

1. Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật antoàn, bảo mật cho việc vận hành phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để duy trì sựhoạt động thông suốt của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.

2. Chủ trì, phối hợp với Phòng Nộivụ xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng và phần mềm đáp ứng nhu cầu vậnhành của hệ thống được thông suốt và ổn định.

3. Phối hợp với Phòng Nội vụ và đơnvị cung cấp giải pháp phần mềm trong việc tổng hợp ý kiến đóng góp từ ngườidùng để xem xét sửa đổi, nâng cấp phần mềm nhằm cải tiến phần mềm ngày cànghoàn thiện và thân thiện với người sử dụng, đáp ứng tốt hơn trong việc quản lýhồ sơ điện tử.

Điều 16. Các cơ quan chuyên môn,các đơn vị sự nghiệp, Ủy ban nhân dân 10 phường

1. Thực hiện quản lý Hồ sơ điện tửcủa cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Điều 8 Quy chế này.

2. Được cấp tài khoản người dùng đểthực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử thuộc cơ quan, đơnvị mình. Quyết định phân công cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp được phépsử dụng tài khoản người dùng để quản lý khai thác Hồ sơ điện tử.

3. Xây dựng quy chế quản lý và khaithác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Điều 6, 7, 8, 9,10, 11, 12, 13 Quy chế này.

4. Kiến nghị và đề xuất với cơ quancó thẩm quyền sửa đổi, bổ sung những quy định liên quan đến chế độ cập nhật,quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử.

5. Xây dựng dự toán kinh phí hàngnăm để bảo đảm cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vịmình.

Điều 17. Trách nhiệm của người đượcphân công trực tiếp làm công tác quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử

1. Được sử dụng tài khoản ngườidùng của cơ quan, đơn vị để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơđiện tử theo phân cấp quản lý; thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tàikhoản người dùng của đơn vị.

2. Chịu trách nhiệm về tính kịpthời, chính xác của các thông tin trong Hồ sơ điện tử, sử dụng có hiệu quả phầnmềm quản lý Hồ sơ điện tử để cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác phục vụyêu cầu quản lý và tác nghiệp chuyên môn.

3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm antoàn và bảo mật Hồ sơ điện tử; đề xuất các biện pháp bảo đảm sử dụng và khaithác có hiệu quả Hồ sơ điện tử.

4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáovới cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quảnlý Hồ sơ điện tử.

5. Định kỳ báo cáo với người đúngđầu cơ quan, đơn vị.

6. Trường hợp mất mật khẩu phải báocáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị và báo cáo bằng văn bản về Phòng Nội vụ đểđược cấp lại mật khẩu mới.

7. Thường xuyên học tập, trao đổikinh nghiệm, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Phòng Nội vụ có trách nhiệmhướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp và Ủyban nhân dân 10 phường triển khai thực hiện Quy chế này. Tổng hợp, tham mưu Ủyban nhân dân quận báo cáo kết quả triển khai thực hiện với Ủy ban nhân dânThành phố và Sở Nội vụ Thành phố theo quy định.

2. Đây là một trong các tiêu chí đểChủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, khen thưởng hàng năm cho các cơ quanchuyên môn, các đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân 10 phường và các cá nhân cóthành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này.

3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân viphạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lýtheo quy định của pháp luật.

4. Trong quá trình thực hiện, nếucó vấn đề gì vướng mắc, phát sinh các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp,Ủy ban nhân dân 10 phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan kịp thời phảnánh về Phòng Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân quận xem xét, sửa đổi,bổ sung cho phù hợp./.