ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12
*****

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******

Số: 07/2007/QĐ-UBND

Quận 12, ngày 25 tháng 05 năm 2007

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNHVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quảnlý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 củaBộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản;
Căn cứ Quyết định số 17/2007/QĐ-UBND ngày 05 tháng02 năm 2007 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành quy định vềtrình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân cáccấp tại thành phố Hồ Chí Minh;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân quận
,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quy định về công tác vănthư tại Ủy ban nhân dân quận.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 07ngày kể từ ngày ký và thay thế các quy định của Ủy ban nhân dân quận trước đây vềcông tác văn thư.

Điều 3. Chánh Văn phòngHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vịthuộc quận và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường chịu trách nhiệm thi hànhQuyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Đặng Văn Đức

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯTẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN(Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2007/QĐ-UBND ngày 25/5/2007 của Ủyban nhân dân quận)

Nhằm phục vụ công tác quản lý,chỉ đạo điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, Ủyban nhân dân quận quy định về quản lý văn bản đến, văn bản đi và công tác soạn thảo,ban hành văn bản như sau:

Chương 1:

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 1. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả cácvăn bản, kể cả đơn, thư do tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan Ủy ban nhân dânquận (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký vào sổ văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyếtvăn bản đến.

Điều 2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn bảnđến bất cứ từ nguồn nào đều phải được tập trung tại bộ phận văn thư thuộc Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận (HĐND-UBND) để làm thủ tục tiếpnhận, đăng ký. Trường hợp thư gửi bảo đảm hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị gửi cósổ phát hành văn bản thì cán bộ, công chức bộ phận hành chính - văn thư ký vàosổ phát hành văn bản. Thời gian tiếp nhận và đăng ký văn bản đến không quá 1/2 giờ.

2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có tráchnhiệm giải quyết đối với những văn bản đến không được đăng ký đóng dấu văn bảnđến tại bộ phận văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận, trừ các trường hợp sau:

a) Trường hợp những bì thư của văn bản đến cóghi rõ chức danh gửi Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân,bộ phận văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, chuyển giao trực tiếp đến tên ngườinhận. Sau khi có bút phê vào văn bản đến của các cá nhân nêu trên, thì văn bảnđến được vào sổ giao nhận và chuyển ngay đến bộ phận văn thư thuộc Văn phòngHĐND-UBND để đăng ký trước khi xử lý các bước tiếp theo.

b) Trường hợp những bì thư văn bản đến có kýhiệu mật, khẩn cấp hoặc có ghi tên người được mở bì thư, bộ phận văn thư khôngđược bóc bì, chỉ ghi vào sổ đăng ký quản lý văn bản mật, khẩn và chuyển ngay,trực tiếp đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý.

3. Văn bản đến được phân loại và đăng ký nhưsau:

a) Loại văn bản ghi vào sổ: các văn bản có kýhiệu mật, khẩn, thư mời họp, đơn thư có ghi tên người nhận.

b) Văn bản không giải quyết và trả lời nơi gửi đốivới các trường hợp sau:

- Không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức vàkỹ thuật trình bày văn bản; Văn bản số 4897/VP-HC ngày 12 tháng 09 năm 2006 củaVăn phòng HĐND-UBND thành phố về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Nội dung không đúng chức năng và thẩm quyềngiải quyết của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânquận hoặc các phòng, ban trực thuộc Ủy ban nhân dân quận.

c) Các loại văn bản còn lại được đăng ký vào sổcông văn đến, cập nhật vào mạng tin học để quản lý và theo dõi quá trình xử lýchung.

Điều 3. Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải kịp thời trình cho người cótrách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Việc chuyển giaovăn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Quá trìnhchuyển giao văn bản đến phải được cập nhật vào mạng tin học kịp thời phục vụviệc quản lý theo dõi, từng trường hợp cụ thể thực hiện như sau:

1. Đối với các văn bản đến có các ký hiệu mật,tối mật, tuyệt mật; ghi chức danh hoặc có nội dung yêu cầu giải quyết có dấuchỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải được trình, chuyển và ký giaonhận ngay sau khi tiếp nhận văn bản.

2. Đối với các loại văn bản đến khác, bộ phậnvăn thư trình Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND được phân côngcho ý kiến chuyển văn bản đến các Thường trực Hội đồng nhân dân quận, Ủy bannhân dân quận theo lĩnh vực phụ trách hoặc các đơn vị, cá nhân có trách nhiệmgiải quyết.

3. Trường hợp đơn thư hành chính, đơn thư khiếunại, tố cáo đã có ý kiến phân công giải quyết của người có thẩm quyền, bộ phậnvăn thư có trách nhiệm chuyển giao nhận văn bản cho cá nhân, phòng, ban đơn vịgiải quyết và ghi vào sổ theo dõi riêng để kiểm tra theo đúng thời gian quyđịnh.

Điều 4. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việcgiải quyết văn bản đến

1. Phòng, ban,đơn vị, cá nhân được phân công có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đếntheo thời hạn luật định, quy định của cấp trên hoặc theo ý kiến phê duyệt củaChủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận trên văn bản;trừ trường hợp văn bản có đóng dấu mức độ khẩn phải giải quyết ngay theo quyđịnh.

2. Đối với các văn bản có nội dung không quyđịnh thời hạn hoặc không được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân quận ghi rõ thời hạn giải quyết thì tùy thuộc vào tính chất và đặcđiểm của từng loại vấn đề, thời gian xử lý được phân định như sau:

a) Các vấn đề thông thường không quá 03 ngày làmviệc.

b) Các trường hợp phức tạp, có liên quan đến đơnvị khác cần trao đổi, thẩm tra không quá 05 ngày làm việc.

Thời gian phân định giải quyết được tính từngày, giờ cá nhân, đơn vị nhận được văn bản chuyển giao đến hết ngày ban hànhvăn bản giải quyết; thời điểm giao nhận văn bản phải thể hiện trong sổ pháthành văn bản.

3. Kết quả giải quyết văn bản đến phải được thểhiện bằng văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quậnban hành hoặc do Trưởng các phòng, ban chuyên môn ban hành theo Quy chế “Thừaủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận”.

Trường hợp gặp khó khăn trong quá trình giảiquyết, Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được phân công giải quyết phải báo cáo ngayvới Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc người có bút phê chỉ đạo thực hiện để kịpthời chỉ đạo thực hiện.

4. Bộ phận văn thư, Thủ trưởng các đơn vị liênquan có trách nhiệm theo dõi việc xử lý giải quyết các văn bản đến như sau:

a) Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBNDhàng ngày có trách nhiệm in biểu báo cáo thống kê các văn bản đến đã đượcchuyển giao giải quyết. Trường hợp đến thời điểm lập biểu báo cáo chưa nhậnđược kết quả giải quyết của đơn vị hoặc cá nhân được phân công, báo cáo ChánhVăn phòng HĐND-UBND cho ý kiến xử lý tiếp theo.

b) Thủ trưởng các cơ quan, đơnvị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận việc giảiquyết nội dung văn bản đến hoặc thuộc lĩnh vực phụ trách đã được phân công.

Chương 2:

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 5. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả các văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận ký ban hành và do Trưởng các phòng, banchuyên môn thuộc quận ban hành theo Quy chế Thừa ủy quyền (sau đây gọi chung làvăn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản gồm: Quốc hiệu, tên đơn vị ban hành, số ký hiệu, địa danh và ngày, tháng,năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung văn bản; chứcvụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan ban hành, nơinhận và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).

2. Đóng dấu Ủy ban nhân dân quận và dấu chỉ mứcđộ khẩn hoặc mật (nếu có).

3. Đăng ký vào sổ văn bản đi.

4. Làm thủ tục chuyển gửi ký giao nhận và theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện.

5. Lưu văn bản.

Điều 6. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trìnhbày

1. Các văn bản trước khi phát hành phải đượckiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịchsố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ và Văn bản số 4897/VP-HC ngày 12 tháng 9 năm 2006 của Văn phòngHĐND-UBND thành phố về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Phân công kiểmtra như sau:

- Văn thư các phòng, ban, đơn vị chịu tráchnhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản do Trưởng phòng kýtrực tiếp hoặc ký dưới hình thức “Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận”.

- Văn phòng HĐND-UBND quận có trách nhiệm kiểmtra thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký và thủ tục ban hành văn bảndo Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận ký ban hành;văn bản có hình thức ký “Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận” củaTrưởng các phòng chuyên môn được ủy quyền.

- Thời gian kiểm tra và trình ký không quá 01ngày làm việc.

2. Bộ phận văn thư Văn phòng HĐND-UBND chịutrách nhiệm đóng dấu Ủy ban nhân dân và dấuchỉ mức độ khẩn, mật (nếu có). Việc đóng dấu văn bản được quy định nhưsau:

- Dấu đóngphải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùmlên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Các phụ lục kèm theo được đóng dấu treo trêntrang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. Trường hợp cónhiều biểu (phụ lục) thì đóng dấu giáp lai cho các biểu phụ lục.

- Việc đóng dấu văn bản đi chỉ được tập trungđóng dấu đầy đủ, một lần sau khi nhân bản, làm thủ tục phát hành.

- Đối với các văn bản Trưởng các phòng, ban kýdưới hình thức “Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận” chỉ được đóng dấuỦy ban nhân dân quận khi đúng với thẩm quyền ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhândân quận.

Điều 7. Đăng ký và chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ văn bảnđi và làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất làtrong ngày làm việc tiếp theo:

a) Văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền Chủtịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận ký ban hành dophòng, ban, đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm nhân bản đúng số lượngcần thiết, bộ phận văn thư Văn phòng HĐND-UBND chịu trách nhiệm đóng dấu Ủy bannhân dân quận và phát hành đến đúng đối tượng tại yếu tố nơi nhận.

b) Văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền củaTrưởng phòng, ban chuyên môn ký ban hành do văn thư phòng, ban chịu trách nhiệmphát hành. Trưởng các phòng, ban ký văn bản với hình thức “Trưởng phòng” chỉ cógiá trị lưu hành trong nội bộ quận; khi Trưởng các phòng, ban ký văn bản gửicác sở, ngành thành phố phải dùng danh nghĩa Ủy ban nhân dân quận với hình thức“Thừa ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận” và đóng dấu Ủy ban nhân dân quận.

2. Văn bản đicó thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.Việc chuyển văn bản đi qua mạng phải theo đúng quy định về thời gian, nội dungcủa Ủy ban nhân dân thành phố và đảm bảo tính bảo mật thông tin.

Điều 8. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bảnchính: một bản lưu tại bộ phận văn thư và một bản lưu trong hồ sơ giải quyếthoặc cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Bản lưu tại văn thư Văn phòng HĐND-UBND phảiđược sắp xếp thứ tự từng tập theo tên loại, số đăng ký, thời gian ban hành theoquy định của Nhà nước.

3. Bản lưu văn bản có nội dungquan trọng của cơ quan, đơn vị phải được thực hiện bằng loại giấy có độ pHtrung tính và được in bằng loại mực bền lâu.

Chương 3:

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 9. Việc soạn thảo và ban hành văn bản

Việc soạn thảo và ban hành văn bản trong Quyđịnh này được hiểu là các văn bản hành chính không phải văn bản quy phạm phápluật, cụ thể: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), chương trình, kế hoạch,phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, thông báo,công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉphép, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cầnsoạn thảo, Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân quận giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

2. Phòng, ban hoặc cá nhân được giao soạn thảohoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độkhẩn (nếu có) của văn bản cần soạn thảo;

b) Thu thập và xử lý tài liệu, thông tin có liênquan;

c) Soạn thảo văn bản;

d) Thể hiện đúng cơ quan, tổ chức có quyền kiểmtra, giám sát; cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện và phối hợp thựchiện tại yếu tố nơi nhận của văn bản. Đây là cơ sở để Văn phòng HĐND-UBND quậnphát hành và kiểm tra việc phát hành bản chính văn bản.

đ) Trong trường hợp cần thiết, đơn vị hoặc cánhân chủ trì soạn thảo văn bản đề xuất với người ký văn bản tiến hành việc thamkhảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến đểhoàn chỉnh bản dự thảo.

3. Trường hợp cần điều chỉnh, bổ sung nội dungbản thảo văn bản phải trao đổi với lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản;trường hợp không thống nhất nội dung góp ý, đơn vị chủ trì soạn thảo phải xin ýkiến người ký văn bản.

4. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao soạnthảo văn bản hoặc chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước Thường trựcỦy ban nhân dân quận về độ chính xác của nội dung văn bản.

Điều 11. Duyệt bản thảo, kiểm tra văn bảntrước khi trình ký

1. Trước khi trình nội dung bản thảo cho ngườiký chính thức văn bản, Thủ trưởng hoặc cấp phó của đơn vị được phân công soạnthảo ký tắt kiểm tra nội dung vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản. Ngoàilãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản, các tổ, bộ phận của đơn vị không ký tắt vàovăn bản thuộc thẩm quyền ký của Thường trực Ủy ban nhân dân quận nếu không đượcphân công.

2. Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND quận chịu tráchnhiệm ký tắt kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành vănbản bên cạnh thẩm quyền của người ký chính thức.

3. Trình duyệt bản thảo phải kèm theo các tàiliệu có liên quan đến nội dung của bản thảo văn bản; trường hợp cần thiết Thủtrưởng đơn vị có tờ trình về tính cần thiết, tính phù hợp của văn bản và đềxuất các giải pháp thực hiện nếu có.

Điều 12. Trình ký văn bản

1. Các đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo vănbản, khi trình ký văn bản dự thảo văn bản phải kèm theo các tài liệu, văn bảncó liên quan và đĩa mềm có chứa nội dung của văn bản để bộ phận văn thư Vănphòng HĐND-UBND quận lưu trữ cùng với bản gốc của văn bản nếu được lãnh đạo ký.

2. Các phòng, ban đơn vị thuộc quận trình Thườngtrực Ủy ban nhân dân quận ký văn bản phải thông qua Văn phòng HĐND-UBND quận đểrà soát về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 13. Nhân bản, phát hành văn bản

1. Nhân bản và phát hành bản chính văn bản đúngthành phần ghi tại yếu tố nơi nhận. Các đơn vị, bộ phận có liên quan chỉ dùngbản photo để làm tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác.

2. Việc phát hành văn bản phảiđược đăng ký vào sổ văn bản đi, có tổng hợp theo dõi hàng ngày, hàng tuần. Đốivới những văn bản quan trọng, phải có sổ ký nhận khi chuyển giao văn bản.

Chương 4:

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 14. Dấu Quốc huy của Ủy ban nhân dânquận phải được sử dụng đúng theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng condấu.

Điều 15. Chánh Văn phòngHĐND-UBND chịu trách nhiệm quản lý con dấu và Tổ trưởng Tổ văn thư thuộc Vănphòng HĐND-UBND quận có trách nhiệm bảo quản, sử dụng con dấu Quốc huy của Ủyban nhân dân quận.

Chương 5:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điếu 16. Trách nhiệm thi hành

1. Chánh Văn phòng HĐND-UBND quận có trách nhiệmchỉ đạo thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư tại Văn phòngHĐND-UBND quận; triển khai, hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị, Ủy ban nhân dânphường thực hiện đúng các quy định trên.

2. Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận, Chủ tịch Ủy ban nhândân 11 phường chịu trách nhiệm thi hành Quy định này. Quy định này được xemxét, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế khi có điều, khoản trái với quy định củapháp luật hoặc không phù hợp với yêu cầu thực tế công tác quản lý văn thư củaỦy ban nhân dân quận./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Đặng Văn Đức