ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3
*****

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******

Số: 08/2007/QĐ-UBND

Quận 3, ngày 14 tháng 06 năm 2007

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNHQUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN 3

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2004 của Chính phủ quy địnhtổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh;
Căn cứ Quyết định số 341/2004/QĐ-UB ngày 31 tháng 12 năm 2004 của Ủy ban nhân dânthành phố về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện;
Căn cứ Chỉ thị số 02/2005/CT-UB ngày 04 tháng 4 năm 2005 của Ủy ban nhân dân quận3 về việc rà soát, sửa đổi, bổ sung quy chế các Phòng, ban chuyên môn thuộcUBND quận 3;
Theo đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ quận 3 và Báo cáo thẩm định số 287/BC-TP ngày08 tháng 06 năm 2007 của Phòng Tư pháp quận 3
,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyếtđịnh này Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân quận 3.

Điều 2.Quyết định này có hiệu lực thihành sau 07 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quy chế tổ chức và hoạt động củaVăn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 3 được ban hành kèm theoQuyết định số 12/QĐ-UB ngày 15 tháng 01 năm 2001 của Ủy ban nhân dân quận 3.

Điều 3. Chánh Văn phòngHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 3 và Trưởng Phòng Nội vụ quận 3 cótrách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Trịnh Văn Thình

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNGCỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/2007/QĐ-UBND ngày 14 tháng 06 năm2007 của Ủy ban nhân dân quận 3)

Chương 1:

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

Điều 1. Chức năng

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânlà cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, hoạt động theo cơ chế“một cửa, một dấu”, chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện của Ủy bannhân dân quận, có chức năng tham mưu tổng hợp và tổ chức làm việc cho Ủy bannhân dân quận trong việc quản lý Nhà nước trên địa bàn quận, đồng thời chịu sựhướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân thành phố.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânquận có các nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu sau:

- Xây dựng kếhoạch, chương trình công tác, lịch làm việc của Ủy ban nhân dân quận. Kiểm tra,đôn đốc các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân quận triển khai tổ chức thực hiện các chươngtrình, kế hoạch công tác và các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận.

- Tổ chức công tác thu thập tư liệu, xử lý thôngtin và tổng hợp báo cáo sơ kết, tổng kết tình hình trên các lĩnh vực hoạt độngcủa Ủy ban nhân dân quận.

- Thực hiện công tác quản lý hành chính các vănbản của các cơ quan Nhà nước gửi đến Ủy ban nhân dân quận, xử lý sao y, saolục, truyền đạt các chủ trương, chính sách các văn bản chỉ đạo của Chính phủ,Bộ ngành Trung ương, Ủy ban nhân dân và các Sở, ngành thành phố phục vụ côngtác quản lý, chỉ đạo và điều hành của Ủy ban nhân dân quận. Tổ chức quản lý cậpnhật, lưu trữ khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của Ủy ban nhân dân quậntheo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và Quy chế làm việc của Ủy bannhân dân quận.

- Đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhândân quận chuẩn bị các phương án, đề án, hồ sơ văn bản cần thiết phục vụ các hộinghị, cuộc họp do Ủy ban nhân dân quận chủ trì. Thực hiện việc thẩm tra về thủtục hành chính, nội dung, hình thức và thể thức các văn bản do các cơ quan đơnvị chủ trì soạn thảo trình Ủy ban nhân dân quận ký. Phối hợp, trao đổi với cơquan chủ trì soạn thảo để chỉnh sửa cho phù hợp, đảm bảo về chuyên môn và tínhthống nhất của văn bản theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức bộ phận thực hiện nghiệp vụ hành chínhcông theo cơ chế “một cửa” để tiếp nhận, nghiên cứu, thụ lý và phối hợp với cácngành chức năng giải quyết các hồ sơ hành chính của công dân và các tổ chức.

- Tổ chức công tác tiếp dân, theo dõi kết quảgiải quyết hồ sơ, đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân.

- Quản lý hệ thống mạng vi tính, truyền thông dữliệu thông tin của quận.

- Bảo đảm các điều kiện làm việc và phục vụ hậucần cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận. Phối hợp vớicác Phòng chuyên môn trong cơ chế “một dấu” để thực hiện tốt công tác cấp phátlương và giải quyết kinh phí hoạt động cho đơn vị.

- Quản lý tài sản của cơ quan, tổ chức công tácbảo vệ nội bộ, bảo vệ tài liệu, tài sản và trụ sở cơ quan.

Điều 3. Thẩm quyền ký văn bản

- Chánh, Phó Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân quận được ký các thông báo kết luận cuộc họp, các văn bản truyềnđạt chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận với tư cách thừalệnh Ủy ban nhân dân quận hoặc thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, nhữngvăn bản này nhất thiết phải được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụtrách khối duyệt thông qua nội dung trước khi Chánh, Phó Văn phòng ký, văn bảnnày mang tiêu đề Ủy ban nhân dân và đóng dấu Ủy ban nhân dân quận. Ngoài ra,trong trường hợp do yêu cầu nhiệm vụ và xét thấy cần thiết, Chủ tịch Ủy bannhân dân quận sẽ ủy quyền thêm bằng văn bản cụ thể.

- Đối với các văn bản mang tính chất,nội dung công việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thì Chánh,Phó Văn phòng ký theo chức năng phân công và đóng dấu Văn phòng.

Chương 2:

TỔ CHỨC BỘ MÁY

Điều 4. Cơ chế tổ chức hoạt động

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dântổ chức và hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có tư cách pháp nhân, con dấuriêng.

Điều 5. Bộ máy

1. Ban lãnh đạo Văn phòng:

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânquận có 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng.

Chánh Văn phòng:

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhândân quận, Ủy ban nhân dân quận và trước pháp luật về tổ chức thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, thẩm quyền được giao cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân quận.

- Xây dựng chươngtrình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểmcông tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân quận và các báo cáo khác của Ủyban nhân dân quận theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.

- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơquan thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường thực hiện các chươngtrình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân quận.

- Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân quận thông quavà giúp Ủy ban nhân dân quận kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chếlàm việc của Ủy ban nhân dân. Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dânquận tổ chức thực hiện quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân quận vớiThường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện Kiểmsát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.

- Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủyban nhân dân, tổ chức việc thu thập tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉđạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.

- Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận tổchức thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủtướng Chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quanhành chính Nhà nước ở địa phương; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giải quyết và trảkết quả theo cơ chế “một cửa” của Ủy ban nhân dân quận.

- Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phụcvụ các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, Ủyban nhân dân, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.

- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố vănbản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dânquận.

- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủtịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao.

- Trong điều hành hoạt động của cơ quan, ChánhVăn phòng phụ trách chung các tổ, các bộ phận, tổ chức mối quan hệ phối hợpgiữa các tổ, bộ phận của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, điềuhành thực hiện các yêu cầu nhiệm vụ công tác của cơ quan. Phụ trách công tác tổchức, tài vụ, chủ tài khoản, quản lý kinh phí hoạt động của Văn phòng Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân quận theo cơ chế “một cửa, một dấu”.

- Trong công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nạitố cáo, Chánh Văn phòng có trách nhiệm:

+ Bố trí phòng làm việc, nơi đón tiếp công dânbảo đảm thuận lợi, dễ dàng.

+ Phối hợp với Chánh Thanh tra quận xây dựnglịch tiếp dân của Ủy ban nhân dân quận.

+ Trả lời đương sự có đơn, thư kiến nghị, khiếunại, tố cáo khi được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy quyền.

Phó Chánh Văn phòng:

Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước ChánhVăn phòng về các nội dung công việc thuộc lĩnh vực được phân công, tham gia ýkiến với Chánh Văn phòng về những công việc chung của Văn phòng Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân và được thay mặt Chánh Văn phòng ký các văn bản, thư mờitheo nội dung được phân công phụ trách.

+ Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiêncứu tổng hợp:

- Cùng Chánh Văn phòng phối hợp với các phòng,ban, đơn vị tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phục vụ sự điềuhành chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận.

- Chịu trách nhiệm tổng hợp tình hình kinh tế xãhội của quận, các trọng tâm, chuyên đề công tác trên các lĩnh vực hoạt động củaquận.

- Phân công, đôn đốc cán bộ nghiên cứu tổng hợpvà các chuyên viên trong việc theo dõi, nắm tình hình hoạt động của các ngành,đơn vị, kết quả triển khai tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch và cácchỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận tại cơ sở, tổng hợp báo cáo định kỳ cho Ủy bannhân dân quận và thành phố theo quy định.

- Tham mưu hoàn chỉnh các văn bản, các đề án docác phòng, ban, đơn vị và cán bộ nghiên cứu tổng hợp soạn thảo theo yêu cầu chỉđạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.

- Trực tiếp phụ trách Tổ Nghiên cứu tổng hợp vàTổ Tin học quản trị mạng.

+ Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính quảntrị:

- Chịu trách nhiệm quản lý điều hành công tác hànhchính, quản trị, hậu cần phục vụ yêu cầu hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân quận.

- Phân công và kiểm tra các bộ phận liên quantrong việc in ấn phát hành văn bản, thư mời họp, tổ chức phục vụ các cuộc hộinghị, tiếp khách đối ngoại, các hoạt động lễ hội, Tết.

- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản phương tiệnvận chuyển, trang thiết bị phục vụ yêu cầu làm việc của Thường trực Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân quận. Phối hợp với các phòng, ban, đơn vị quản lý cácthiết bị cơ sở vật chất của các đơn vị trong khu vực. Theo dõi việc sửa chữatrụ sở làm việc, máy móc thiết bị... của cơ quan và các phòng, ban, đơn vịtrong cơ chế “một cửa”.

- Giúp Chánh Văn phòng trong việc giải quyếtcông việc nội bộ cơ quan, quản lý các khoản thu chi, mua sắm trang thiết bị,văn phòng phẩm… theo đúng thủ tục, chế độ tài chính kế toán.

- Trực tiếp phụ trách Tổ Văn thư lưu trữ và TổQuản trị tài vụ.

+ Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổ nghiệp vụhành chính công:

- Chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức triển khaithực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Tổ nghiệp vụ hành chínhcông theo quy chế hoạt động được Ủy ban nhân dân quận ban hành.

- Trực tiếp ký các văn bản trình Ủy ban nhân dânquận xem xét quyết định việc giải quyết các hồ sơ hành chính của công dân, đảmbảo đúng quy định và quy trình giải quyết hồ sơ hành chính được ban hành. Kýcác văn bản trả lời cho công dân và tổ chức liên quan đến tác nghiệp công việchành chính công.

2. Các Tổ chuyên môn:

Tổ Văn thư lưu trữ:

- Tiếp nhận và phát hành công văn giấy tờ cácloại tư liệu, quản lý sử dụng con dấu.

- Tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ giao dịchcông văn, giấy tờ.

- Đánh máy, sao chụp, in ấn phát hành các vănbản của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân và các công văn đi đến, thư mời do Chánh, Phó Chánh Vănphòng xử lý, đảm bảo đúng thủ tục hành chính trong quản lý văn thư, lưu trữ vănbản.

- Lưu trữ công văn, giấy tờ, tài liệu đảm bảođúng chế độ bảo mật theo quy định của Nhà nước.

Tổ Tin học quản trị mạng:

- Quản lý hệ thống mạng vi tính, đảm bảo truyềnthông dữ liệu thông tin từ quận về thành phố và từ quận đến các cơ quan đơn vị,Ủy ban nhân dân 14 phường. Quản lý Trang tin điện tử website của quận.

- Phối hợp với Tổ Văn thư lưu trữ trong việc cậpnhật dữ liệu công văn đi đến phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và truy cập dữliệu của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận.

Tổ Nghiên cứu tổng hợp:

Tổ có nhiệm vụ theo dõi, nắm tình hình hoạt độngcủa các ngành, các đơn vị, các phường, tổng hợp tình hình, đề xuất ý kiến giảiquyết các vấn đề thuộc phạm vi được phân công, gồm một số nhiệm vụ cụ thể nhưsau:

- Nắm tình hình hoạt động của các cơ quan đơn vịcơ sở, Ủy ban nhân dân 14 phường, kết quả triển khai tổ chức thực hiện các chươngtrình, kế hoạch công tác và công tác chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quậntheo lĩnh vực được phân công, trên cơ sở đó tổng hợp làm báo cáo định kỳ (tuần,tháng, 6 tháng, quý, năm) và các báo cáo chuyên đề. Đôn đốc nhắc nhở các đơn vịthực hiện các yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.

- Đề xuất ý kiến trong việc xây dựng chươngtrình, lịch công tác của Ủy ban nhân dân quận.

- Phối hợp, đôn đốc các cơ quan, các ngành cóliên quan trong việc chuẩn bị nội dung các cuộc hội nghị, cuộc họp triển khaicông tác (nội dung, tài liệu, thành phần tham dự hội nghị..) và có trách nhiệmtham dự, ghi biên bản các cuộc họp do Thường trực Ủy ban nhân dân quận chủ trì(trừ các cuộc họp của Hội đồng, Ban chỉ đạo sẽ do Thường trực Hội đồng, Thườngtrực Ban chỉ đạo hoặc bộ phận Thường trực giúp việc cho Hội đồng, Ban chỉ đạochịu trách nhiệm chính trong việc lập biên bản, cán bộ nghiên cứu tổng hợp dựnắm tình hình và ghi sổ họp để lưu theo dõi).

- Rà soát chỉnh lý về mặt từ ngữ, nội dung, hìnhthức… của các văn bản do các ngành, các đơn vị dự thảo trình Thường trực Ủy bannhân dân quận ký nhằm đảm bảo tính pháp lý, đầy đủ về nội dung và đúng thủ tụchành chính về mặt văn bản. Dự thảo các văn bản pháp quy không thuộc chức năngcủa các Phòng chuyên môn do Ủy ban nhân dân quận giao.

- Được thamdự các cuộc họp của các ngành, các đơn vị cơ sở thuộc quận khi bàn đến công tácchung, các vấn đề thuộc phạm vi liên quan, thuộc chức năng của cán bộ nghiên cứutổng hợp được phân công cần phải nắm, được cung cấp các văn bản của các cơ quanTrung ương, thành phố ban hành thuộc phạm vi công tác được phân công.

Cán bộ nghiên cứu tổng hợp cần nắm chắc chủtrương, chính sách của Nhà nước, các quy định pháp luật, quy tắc hành chính,nội dung yêu cầu nhiệm vụ của lĩnh vực công tác được phân công, sưu tầm, tíchlũy, hệ thống hóa tư liệu phục vụ yêu cầu công tác.

- Cán bộ Tổ Nghiên cứu tổng hợp được phân côngtheo từng lĩnh vực công việc của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận. Cụ thể:

- Cán bộ trực tiếp giúp việc cho cơ quan Thườngtrực Hội đồng nhân dân.

- Cán bộ chuyên trách thi đua là Ủy viên Thườngtrực Hội đồng thi đua khen thưởng.

- Cán bộ chuyên trách tiếp dân, giải quyết đơnthư khiếu nại tố cáo.

- Cán bộ theo dõi khối kinh tế, khối quản lý đôthị, xây dựng cơ bản, khối văn hóa xã hội, khối nội chính và khối phường.

Tổ Quản trị - Tài vụ:

- Bảo đảm tốt các yêu cầu phục vụ cho hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân lúc bình thường cũng như khi có yêucầu đột xuất về mặt vật chất, phương tiện kỹ thuật.

- Tổ chức phục vụ các hội nghị, tiếp khách, cácdịp lễ, Tết, việc đi lại công tác, đối ngoại của Ủy ban nhân dân quận.

- Giúp Chánh Văn phòng trong việc dự trù kinhphí và quản lý các khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân, của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân vàcác Phòng chuyên môn chung tài khoản theo đúng quy định về chế độ tài chính -kế toán và quy chế chi tiêu nội bộ được Ủy ban nhân dân quận phê duyệt hàngnăm.

- Quản lý duy tu bảo trì, sửa chữa cơ sở vậtchất, tài sản, phương tiện vận chuyển, máy móc, trang thiết bị điện nước, phụcvụ yêu cầu chung của các cơ quan đơn vị trong khu vực trụ sở Ủy ban nhân dânquận, hội trường, phòng họp và các phòng làm việc của Thường trực Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận.

- Tổ chức,kiểm tra, đôn đốc công tác bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật tự phòng cháychữa cháy, đảm bảo an toàn cơ quan, thực hiện công sở văn minh sạch đẹp.

Tổ Nghiệp vụ hành chính công:

- Tiếp nhận nghiên cứu thụ lý và trực tiếp thammưu trình Ủy ban nhân dân quận xem xét giải quyết các hồ sơ hành chính của côngdân và các đơn vị có nhu cầu giải quyết trên các lĩnh vực: đăng ký kinh doanh,nhà đất, xây dựng công trình đô thị, đảm bảo việc hoàn trả hồ sơ, giấy tờ lạicho dân và các đơn vị đúng thời hạn quy định.

- Phối hợp, quan hệ trực tiếpvới các Phòng, đơn vị chức năng trong quá trình thụ lý giải quyết các hồ sơhành chính của công dân.

Chương 3:

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 6. Chế độ làm việc

1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân làm việc từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần. Nghỉ làm việc vào ngày thứ bảy,chủ nhật và các ngày lễ, Tết theo quy định chung.

2. Giờ làm việc: làm việc đúng giờ và đủ 8giờ/ngày (sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30, chiều từ 13 giờ đến 17 giờ)

Cán bộ, công chức phải có mặt tại nơi làm việcđúng giờ quy định (trừ trường hợp đi hội họp, đi công tác bên ngoài). Từng bộphận phải có người trực để tiếp nhận và giải quyết công việc.

3. Cán bộ, công chức có bảng tên, chức vụ, chứcdanh đặt tại bàn làm việc và đeo thẻ công chức theo quy định.

4. Trong công tác tiếp công dân và các cơ quanđơn vị đến liên hệ giải quyết công việc, cán bộ, công chức phải có thái độ âncần, lịch sự, tận tình hướng dẫn giải thích, giúp đỡ. Nêu cao tinh thần tráchnhiệm, giải quyết công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ và các quy định hiệnhành của Nhà nước. Trong giao tiếp phải giữ vững nguyên tắc không gây phiền hàcho dân, không đùn đẩy công việc cũng không vượt quá chức năng nhiệm vụ đượcphân công.

5. Từng thành viên trong Văn phòng Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân có trách nhiệm cùng nhau giúp đỡ và phối hợp hỗ trợ chonhau để hoàn thành nhiệm vụ thường xuyên của cơ quan và phải thực hiện các yêucầu công tác đột xuất của cơ quan khi được phân công, nêu cao tinh thần tráchnhiệm, phấn đấu hoàn thành công việc được giao, sống chan hòa với đồng đội, cóý thức xây dựng đoàn kết thống nhất trong cơ quan và luôn tu dưỡng rèn luyệnphẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn. Nêu cao ý thức cảnh giác cách mạng, giữgìn bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước nghiêm chỉnh chấp hành các chủ trương chínhsách của Nhà nước. Thực hành tiết kiệm, bảo vệ của công, bảo vệ tài sản xã hộichủ nghĩa.

Điều 7. Chế độ thông tin báo cáo

- Văn phòngHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận thực hiện chế độ thông tin báo cáo(tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm) theo quy định của Ủy ban nhân dân quận và Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. Thực hiện các báo cáochuyên đề, đột xuất khác theo yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo quận và thànhphố.

- Hàng tuần, các chuyên viên và phụ trách từngbộ phận có nhiệm vụ thông tin và báo cáo những công việc khối mình phụ tráchcho Chánh Văn phòng (vào ngày cuối tuần). Trên cơ sở đó, Chánh Văn phòng tổnghợp tình hình báo cáo trong giao ban Thường trực Ủy ban. Trong quá trình côngtác, nếu có tình huống đột biến cụ thể nào, các chuyên viên phải kịp thời thôngtin, báo cáo ngay cho Thường trực Ủy ban và Chánh Văn phòng để giải quyết trongphạm vi chức năng và quyền hạn.

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm đảm bảo thờigian chế độ thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo quy định.

Điều 8. Chế độ hội họp

- Từng Tổ, từng bộ phận phát huy quy chế dân chủcơ quan, thực hiện chế độ sinh hoạt định kỳ hàng tháng, qua đó kiểm điểm côngviệc của Tổ, của từng thành viên trong Tổ, dự kiến công tác sắp tới, bình bầuthi đua. Sau cuộc họp của các Tổ, lãnh đạo Văn phòng sẽ có cuộc họp với Côngđoàn cơ quan và Tổ trưởng các Tổ để đánh giá hoạt động chung của Văn phòngtrong tháng, thống nhất chương trình công tác sắp tới, phân công trách nhiệm,giải quyết các kiến nghị của mỗi Tổ, của cán bộ - công chức trong đơn vị

- Định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm sinh hoạt toàncơ quan để đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ.

Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức cuộc họp bấtthường phổ biến triển khai những công việc đột xuất của thành phố hoặc của quận.

Điều 9. Mối quan hệ công tác

1. Đối với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân thành phố:

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânquận chịu sự hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân vàỦy ban nhân dân thành phố, có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động cho Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định.

2. Đối với Văn phòng Quận ủy:

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânquận quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Quận ủy trên cơ sở hiệp đồng công tác, phốihợp chương trình làm việc, lịch công tác, cung cấp thông tin, tài liệu phục vụcho sự lãnh đạo thống nhất của Quận ủy và Ủy ban nhân dân quận.

- Phối hợp giữa 2 Văn phòng và các đơn vị ngànhchức năng để chuẩn bị nội dung cuộc họp định kỳ của Thường trực Quận ủy vàThường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận.

3. Đối với các Phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dâncác phường và các đơn vị thuộc quận.

- Văn phòng thực hiện mối quan hệ bình đẳng,phối hợp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được quy định để tổ chức công tác thôngtin, nắm tình hình hoạt động trên các lĩnh vực, theo dõi, đôn đốc việc thựchiện các chủ trương chính sách, các văn bản chỉ đạo của cấp trên và của Ủy bannhân dân quận. Phối hợp xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và nộidung các cuộc họp của Thường trực Ủy ban nhân dân với các đơn vị, các phường.

- Phối hợp, trao đổi với các Phòng chuyên môn,phường và các đơn vị trực thuộc quận về thủ tục hành chính, quy chế, về côngvăn giấy tờ, về lập hồ sơ đề án trình Ủy ban nhân dân quận, hồ sơ lưu trữ, lềlối làm việc, bảo đảm có sự phối hợp trên dưới kịp thời đồng bộ.

- Phối hợp với các Phòng chức năng trong cơ chế“một dấu” để thực hiện đúng quy chế ủy nhiệm và giải quyết tốt các nhu cầu kinhphí hoạt động của đơn vị: Thủ trưởng các Phòng chịu trách nhiệm quản lý cáckhoản chi của đơn vị mình đúng quy định về quản lý ngân sách và quy chế chitiêu nội bộ được Ủy ban nhân dân quận phê duyệt. Văn phòng có trách nhiệm liênhệ các ngành chức năng và Kho bạc để đảm bảo kinh phí và quyết toán kinh phí,thực hiện công khai dự toán ngân sách hàng năm cho các đơn vị theo quy định.

4. Đối với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thểvà các cơ quan ngành dọc.

Văn phòng giúp Thường trực Hội đồng nhân dân,Thường trực Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ chặt chẽ và thực hiện tốt cơchế phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể, với Tòa án nhân dân,Viện Kiểm sát nhân dân quận trong thực hiện nhiệm vụ kinh tế xã hội của quận,hỗ trợ cho các hoạt động đoàn thể và các phong trào chung của cơ quan đơn vị.

Điều 10. Chế độ khen thưởng, kỷ luật

Cán bộ, công chức của Văn phòngHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được khen thưởng hoặc kỷ luật tùy vào mứcđộ hoàn thành công tác chuyên môn, gắn liền với việc chấp hành nội quy cơ quan,thông qua nhận xét đánh giá kết quả công việc hàng tháng, quý, 6 tháng,năm.

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Chánh Văn phòngHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có trách nhiệm triển khai thực hiệnQuy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có những khó khăn vướng mắc, ChánhVăn phòng trao đổi thống nhất với Phòng Nội vụ quận đề xuất Ủy ban nhân dânquận điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi cho phù hợp./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Trịnh Văn Thình