UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH HOÀ BÌNH
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 08/2007/QĐ-UBND

Hoà Bình, ngày 30 tháng 7 năm 2007

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ HỌPTRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH.

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HOÀ BÌNH

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dânngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồngnhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 23 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm2006 của Thủ Tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động củacác cơ quan hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài chính tại Tờ trình số 80/TTr /STC-TCHCSN ngày 13-7-2007,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ họp trong hoạt độngcủa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngànhtỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp chịu trách nhiệm thi hành Quyết địnhnày./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Bùi Văn Tỉnh

QUY ĐỊNH

CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁCCƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 08/2007/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2007của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp tronghoạt động quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnhHoà Bình.

2. Phiên họp của Ủy ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cáchuyện, Thành phố, Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các hội nghị quốctế, hội thảo, tọa đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dâncác huyện, Thành phố (sau đây gọi chung là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện);Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Chủtịch Ủy ban nhân dân cấp xã).

2. Cơ quan và thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành (sau đây gọichung là thủ trưởng cơ quan chuyên môn) thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; cơ quan vàthủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; các tổ chức tư vấn,phối hợp liên ngành do Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện thànhlập.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, mộtcách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhànước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việcgiải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quyđịnh của pháp luật.

2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quanhành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơquan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin,có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

3. Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơquan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọngvượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tìnhhình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận nhữngvấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện cácdự án, đề án.

5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vịhành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác;trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

6. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai)là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung vàtinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước vềquản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp đểkiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng nămvà bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hànhchính nhà nước.

8. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết)chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện mộtchủ trương, chính sách quan trọng.

9. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hànhcuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

10. Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, ngườiđược mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc ngườiđược ủy quyền đi dự cuộc họp.

11. Cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân là cuộc họp do Chủtịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyếtnhững công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theoquy định của pháp luật.

12. Cuộc họp của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy bannhân dân cấp tỉnh, cấp huyện là cuộc họp do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện chủ trì để chỉ đạo,điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của cơ quan được phân công.

Điều 4. Mục tiêu

Quy định này nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng cáccuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, cácngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, gópphần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong chỉ đạo, điềuhành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cáchhành chính.

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vitrách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việcthuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyềnlên cho cấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành các cuộc họp khi thực sự cần thiết để phụcvụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nướctrong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp đểthay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.

3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần thamdự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân côngvà xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo,điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chínhnhà nước.

4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giảnhoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệuquả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.

5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xửlý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

6. Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề,công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạtđộng của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

Điều 6. Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học vàcông nghệ vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành để nâng cao chất lượng,hiệu quả các cuộc họp

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp,các ngành có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoahọc và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin, vào việc đổi mới công táclãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để giảm bớt các cuộc họp; để không ngừng cải tiếnnội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

Điều 7. Các trường hợp không tổ chức cuộc họp

1. Để Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên.

Đối với những văn bản quy định những chủ trương, chính sáchlớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về phát triển kinh tế - xãhội, thì khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằmthống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện. Nếu có vướng mắctrong quá trình triển khai thì kiến nghị để cơ quan có thẩm quyền ban hành vănbản giải thích, hướng dẫn bổ sung.

2. Sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 thángthực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm. Khi cần thiết, chỉđược tổ chức trong nội bộ ngành, cơ quan, đơn vị nhưng phải có văn bản xin ýkiến và phải được sự đồng ý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.

3. Để giải quyết những công việc thường xuyên trong tìnhhình có thiên tai, dịch bệnh, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp.

4. Để giải quyết những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặcphân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấpdưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ở cáccấp, các ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợpnhững đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộcphạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị.

6. Cấp trên triệu tập cấp dưới lên để trực tiếp phân công,chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay choviệc thực hiện chế độ đi công tác tại các ngành, cấp huyện, cấp xã, cơ sở trựctiếp kiểm tra, giám sát theo quy định.

7. Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữacác cấp, các ngành cơ quan, đơn vị.

8. Giải quyết những nội dung công việc mang tính chất chuyênmôn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổchức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng.

9. Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng cáccách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp.

Điều 8. Họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp trong cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước tổchức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức mình và được bố trí hợp lý phù hợpvới tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng cấp, từng ngành,từng cơ quan đơn vị.

Điều 9. Phối hợp giữa cơ quan hành chính nhà nước với các cơquan, tổ chức khác của hệ thống chính trị trong việc tổ chức các cuộc họp

Các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ở các cấp, cácngành phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với cơ quan khác trong bộ máy nhànước, cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan lãnh đạo của các tổ chứcchính trị - xã hội cùng cấp trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chứccác cuộc họp có liên quan một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Điều 10. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

1.Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng củacơ quan mình và yêu cầu giải quyết công việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhànước chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quantrọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bịnội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họpđó.

Chương trình, kế hoạch tổ chức họp phải nêu rõ nội dung, sốlượng và thành phần mời, địa điểm dự kiến tổ chức báo cáo với cấp trên trựctiếp. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báotrước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.

2. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyếtnhững công việc đột xuất, khẩn cấp.

Điều 11. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp

1. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phâncông chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đảm bảo yêu cầu và đúng thời gian.

2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nộidung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bịđầy đủ trước thành văn bản.

Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bảnchính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.

Điều 12. Giấy mời họp

1. Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây:

a) Người triệu tập và chủ trì;

b) Thành phần tham dự;

c) Người được triệu tập; người được mời tham dự;

d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;

đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mờitham dự.

2. Giấy mời họp, các tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu vànhững gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp phải được gửi người được triệu tập,người được mời tham dự họp đến trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc (trừcác cuộc họp giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp).

Điều 13. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộchọp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, sốlượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử ngườitham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứngnội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủtrưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấpdưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay vàphải chịu trách nhiệm về các ý kiến của người được cử dự họp hoặc có thể gửivăn bản đóng góp ý kiến cho người chủ trì cuộc họp trước ngày tổ chức họp trêncơ sở nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp đã nhậnđược kèm theo giấy mời họp.

Điều 14. Thời gian tiến hành cuộc họp

1.Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họpdưới đây được quy định như sau:

a) Họp tham mưu, tư vấn không quá 01 buổi làm việc và đốivới một vụ việc chỉ tham mưu tư vấn một lần.

 b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 01 ngày, trườnghợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn,nhưng cũng không quá 02 ngày;

c) Họp tổng kết công tác năm không quá 01 ngày;

d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 01 đến 02 ngày tùy theotính chất và nội dung của chuyên đề;

đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề.

2. Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dungmà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 02 ngày.

Điều 15. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

1. Bố trí địa điểm họp thuận lợi để đạt hiệu quả cao nhất,có biển chỉ dẫn lối vào phòng họp, công khai chương trình, sơ đồ, vị trí chỗngồi của đại biểu.

2. Mỗi cuộc họp có thể lồng ghép kết hợp giải quyết nhiềunội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất,yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian,bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.

3. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tómtắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa racuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tàiliệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đềcần xử lý tại cuộc họp.

4. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tậptrung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất nhữngbiện pháp xử lý.

5. Bố trí người ghi biên bản cuộc họp, thể hiện ý kiến đónggóp của các thành viên dự họp làm cơ sở để bảo lưu ý kiến trái với kết luận củangười chủ trì cuộc họp ( nếu có).

6. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràngvà cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Điều 16. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thờigian và lịch trình của cuộc họp.

2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họpđược trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. Tuỳ tính chất cuộc họp, ngườichủ trì linh hoạt điều hành để nhiều thành viên được mời tham gia được phátbiểu ý kiến trực tiếp hoặc gửi bằng văn bản.

3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.

4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.

5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra vănbản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Điều 17. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp

1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trướckhi đến dự cuộc họp.

2. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

3. Phải đi họp đúng thành phần (trừ điểm 3 Điều 13) và phảiđến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Trong trường hợp vìnhững lý do đột xuất người tham dự có thể rời cuộc họp khi được sự đồng ý củangười chủ trì. Đối với các cuộc họp phối hợp mà nội dung không liên quan, khôngthuộc thẩm quyền.... thì được phép từ chối tham gia họp nhưng phải thông báocho cơ quan mời họp hoặc người chủ trì được biết.

4. Không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không cóliên quan đến nội dung cuộc họp trong khi dự họp.

5. Không sử dụng điện thoại trong phòng họp.

6. Tham gia ý kiến tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vàonội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

7. Các báo cáo tham luận phải được gửi trước cho người chủtrì cuộc họp và trình bày không quá 20 phút, nội dung tập trung vào việc giảithích hoặc so sánh các vấn đề cần trao đổi, thảo luận; đề xuất các giải pháp,biện pháp thiết thực; có thể sử dụng các thiết bị phụ trợ bằng hình ảnh để minhhoạ.

8. Trong trường hợp được cử đi họp thay thì phải báo cáo kếtquả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.

Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp

1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biênbản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tạicuộc họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ratại cuộc họp.

2. Chậm nhất là 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp,cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quảcuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.Đối với các cuộc họp đột xuất, cần xử lý ngay thời gian thông báo chậm nhất là02 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp.

Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dungchính sau đây:

a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đềđược đưa ra tại cuộc họp;

b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộchọp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chứcthực hiện. Trong đó ghi rõ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc,kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận chỉ đạo tại cuộc họp.

3. Văn bản thông báo kết quả cuộc họp không thay thế choviệc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quanhành chính nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết cácvấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp. Trong trường hợp đột xuất, cầnxử lý ngay thì thực hiện theo văn bản thông báo kết quả cuộc họp.

Điều 19. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thựchiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp

Căn cứ văn bản thông báo kết quả cuộc họp, cơ quan, đơn vịcó thẩm quyền được giao có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện ýkiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp.

Chương III

CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH ỦY BANNHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH UBND CẤP HUYỆN VÀ CỦA THỦ TRƯỞNG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔNTHUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH, HUYỆN

Điều 20. Các loại cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện và của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân cấp tỉnh, huyện.

1. Họp giao ban.

2. Họp tham mưu, tư vấn.

3. Họp làm việc.

4. Họp hội nghị, tập huấn.

5. Họp ( hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề.

Điều 21. Việc tổ chức cuộc họp để giải quyết những vấn đềquan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy bannhân dân

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cáccấp có thể đề nghị tổ chức cuộc họp làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùngcấp để Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều phối giải quyết những vấn đề quan trọngliên ngành vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Chánh Văn phòngỦy ban nhân dân cấp huyện, có thể được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp ủyquyền chủ trì cuộc họp nói tại khoản 1 Điều này; báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhândân kết quả cuộc họp.

Điều 22. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dântỉnh và Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức cuộc họpcủa Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàngquý, hàng tháng, hàng tuần của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủyban nhân dân, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định.

2. Thẩm tra về sự cần thiết và nội dung cuộc họp làm việcnói tại khoản 1 Điều 21 của Quy định này.

3. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý, trình Chủtịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định.

4. Gửi giấy mời họp đến các cơ quan và cá nhân đúng thànhphần theo chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân cùng cấp.

5. Đôn đốc, hướng dẫn cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhândân cùng cấp được phân công chuẩn bị đầy đủ, đúng yêu cầu quy định các tàiliệu, văn bản thuộc nội dung của cuộc họp và gửi trước ngày họp ít nhất 03 ngàylàm việc.

6. Thẩm tra các đề án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộcnội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề thuộc nội dung cuộc họp, xác định nhữngvấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý.

7. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp.

8. Tổ chức ghi biên bản, trong trường hợp cần thiết thì cóthể ghi âm nội dung cuộc họp.

9. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận chỉ đạo của ngườichủ trì cuộc họp.

10. Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùngcấp thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Điều 23. Không chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triểnkhai nhiệm vụ công tác

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dâncấp huyện tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vivà trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không chỉ đạo Chủ tịchỦy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn, triển khainhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn.

Điều 24. Không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ của Chủtịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh không tổ chức cuộc họp giaoban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không tổ chức cuộc họpgiao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 25. Việc tổ chức họp sơ kết, tổng kết, các cuộc họp kỷniệm ngày thành lập ngành của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấptỉnh, huyện

1. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh không triệutập cuộc họp (hội nghị) toàn ngành ở địa phương để sơ kết, tổng kết thực hiệnnhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm. Trường hợp cơ quan chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân tỉnh thấy cần thiết phải triệu tập cuộc họp toàn ngành ở địaphương để tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác năm, thì phải có văn bản trìnhxin ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về nội dung, thành phần, thờigian, địa điểm tổ chức cuộc họp trước 10 đến 15 ngày. Trong thời gian 03 đến 05ngày kể từ ngày nhận được tờ trình của cơ quan chuyên môn Chủ tịch Uỷ ban nhândân tỉnh có ý kiến trả lời bằng văn bản để cơ quan chuyên môn thực hiện.

2. Việc tổ chức cuộc họp tổng kết công tác hàng năm của cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có mời lãnh đạo cơ quan chuyênmôn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp vàlãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấntham dự, thì phải có văn bản trình xin ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấphuyện về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp trước 07đến 10 ngày. Trong thời gian 03 đến 05 ngày kể từ ngày nhận được tờ trình củacơ quan chuyên môn Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện có ý kiến trả lời bằngvăn bản để cơ quan chuyên môn thực hiện.

3. Việc tổ chức cuộc họp, kỷ niệm vào năm chẵn (5 năm, 10năm, 15 năm, 20 năm…) của các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh thì phải xin ý kiến Uỷban nhân dân tỉnh và được sự đồng ý của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh. Việc tổchức kỷ niệm ngày thành lập một số ngành như: Ngày Thầy thuốc Việt Nam (27.02),Quốc tế phụ nữ (08.3), Thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (26.3), Quốc tế lao động(01.5), Thương Binh liệt sĩ (27.7), kỷ niệm ngày thành lập Quân đội nhân dânViệt nam (22.12)…được thực hiện theo kế hoạch đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phêduyệt về tổ chức các ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn của tỉnh hàng năm.

Điều 26. Việc tổ chức cuộc họp tập huấn, triển khai do thủtrưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân triệu tập

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnhtriệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủyban nhân dân cấp huyện, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dựthì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấphuyện triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịchỦy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn kháccùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhândân cấp huyện.

Điều 27. Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý đểgiảm bớt việc tổ chức các cuộc họp, tăng cường đi công tác cơ sở

1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, thủtrưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo xâydựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng của cơ quan mìnhbảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành và khả năng,năng lực trình độ thực tế của bộ máy giúp việc.

2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quảnlý, thực hiện chương trình công tác. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thìmới điều chỉnh chương trình công tác.

Điều 28. Yêu cầu đối với việc tổ chức cuộc họp của các cơquan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc củacá nhân, tổ chức

1. Các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trựctiếp giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chứccác cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà choviệc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của phápluật.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước không đượcsử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiệncủa công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.

Điều 29. Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan,nghỉ mát

1. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan,nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, côngchức, viên chức.

2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứngra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xảyra tình trạng nói tại khoản 1 Điều này.

Điều 30. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyếtcông việc tại chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dướiđể giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh.

1. Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên khôngđược sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụcông tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan,đơn vị cấp dưới và cơ sở.

2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp phảidành thời gian thích đáng và có chương trình kế hoạch cụ thể để thực hiện chếđộ kiểm tra thường xuyên hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việcthực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉđạo xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.

Điều 31. Quy định chế độ báo cáo về việc thực hiện cải tiếnhội họp.

1. Thủ trưởng từng cơ quan,đơn vị có trách nhiệm báo cáo Thủtrưởng cơ quan cấp trên định kỳ (6 tháng một lần), hoặc đột xuất bằng văn bảnđánh giá tình hình thực hiện kế hoạch họp và các biện pháp giảm số lượng cuộchọp, nâng cao chất lượng cuộc họp theo Quy định này.

2. Báo cáo phải thể hiện số lượng các cuộc họp được tổchức,chất lượng,hình thức họp đã được cải tiến, hình thức chấp hành các quyđịnh và các kiến nghị về việc cải tiến họp.

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm giúp Ủy bannhân dân tỉnh theo dõi, tổng hợp về công tác cải tiến hội họp trên địa bàntỉnh.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 32. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các cơ quanhành chính nhà nước

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, cácngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chứchọp trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình; Thủ trưởng các cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đơn vị hànhchính nhà nước các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quyđịnh của pháp luật và quy định này về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động củacơ quan, đơn vị mình.

2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm kiểmtra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dâncấp huyện và cấp xã trong việc thực hiện Quy định này.

Điều 33. Khen thưởng, và xử lý vi phạm

1.Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủtịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngànhthực hiện tốt Quy định này thì sẽ được đề nghị xem xét khen thưởng;

2.Các cơ quan và cá nhân không thực hiện hoặc thực hiệnkhông đúng Quy định này thì sẽ bị xem xét xử lý theo quy định.

Điều 34. Hiệu lực thi hành

1. Quy định này có hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hànhcủa Quyết định ban hành; có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp trong quátrình thực hiện.

2. Các quy định trước đây về họp trong hoạt động của các cơquan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh trái với Quy định này đều bãi bỏ ./.