ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẢI DƯƠNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 08/2013/QĐ-UBND

Hải Dương, ngày 26 tháng 6 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

BANHÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚCTRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẢI DƯƠNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyđịnh chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủyban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theoQuyết định này Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhànước trên địa bàn tỉnh Hải Dương.

Điều 2. Quyết định này cóhiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủyban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban ngành tỉnh, các cơ quan, đơn vị cóliên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBNDcác xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Nguyễn Mạnh Hiển

 

QUY ĐỊNH

CHẾĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNHHẢI DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 08/2013/QĐ-UBND ngày 26 tháng 6 năm 2013 củaỦy ban nhân dân tỉnh Hải Dương)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này điều chỉnh việc tổchức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan hành chínhnhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Phiên họp của Ủy ban nhân dân(UBND) các cấp, hội nghị quốc tế, hội thảo, tọa đàm khoa học không thuộc phạmvi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Chủ tịch UBND các huyện, thị xã,thành phố (sau đây gọi chung là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện); Chủ tịchỦy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Chủ tịch Ủy bannhân dân cấp xã).

2. Cơ quan và Thủ trưởng các cơquan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; cơ quan và Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành do UBNDtỉnh và UBND huyện, thị xã, thành phố thành lập.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dướiđây được hiểu như sau:

1. Họp là một hình thức của hoạtđộng quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủtrưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩmquyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họpđể thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghịcủa thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa họcnhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theochức năng, thẩm quyền.

3. Họp làm việc là cuộc họp của cấptrên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc cótính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trựctiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

4. Họp chuyên môn là cuộc họp đểtrao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằmxây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

5. Họp giao ban là cuộc họp củalãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thựchiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết cáccông việc thường xuyên.

6. Họp tập huấn, triển khai (Hộinghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức vàhành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọngcủa Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết)hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiệnnhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tớicủa cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

8. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hộinghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triểnkhai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.

9. Người chủ trì cuộc họp là ngườicó thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

10. Người tham dự cuộc họp là ngườiđược triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị đượcmời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp.

11. Cuộc họp của Chủ tịch Ủy bannhân dân là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì đểchỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền củaChủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật.

12. Cuộc họp của Thủ trưởng cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện là cuộc họp do Thủ trưởnghoặc Phó Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấphuyện chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vichức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được phân công.

Điều 4. Mục tiêu

Nhằm giảm bớt số lượng, nâng caochất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cáccấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức các cuộc họp,góp phần tích cực đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hànhcủa Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu về cải cách hànhchính.

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộchọp

1. Bảo đảm giải quyết công việcđúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệpvà giải quyết công việc của cấp dưới; cấp dưới không đẩy công việc của mình chocấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành họp khi thực sựcần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quanhành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.

3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu,nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệmcá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệuquả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất, thông suốt của Thủtrưởng cơ quan hành chính nhà nước.

4. Theo chương trình kế hoạch; thựchiện cải tiến, đơn giản hóa quy trình, thủ tục tiến hành họp; cuộc họp được bốtrí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phôtrương, hình thức.

5. Thực hiện lồng ghép các nội dungvấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp một cách hợp lý các loại cuộc họp vớinhau.

6. Phù hợp với tính chất, yêu cầuvà nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặcđiểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

Điều 6. Trách nhiệm trong việcđẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điềuhành để giảm bớt và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hànhchính nhà nước các cấp, các ngành có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu,triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin vàoviệc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành, để giảm bớt các cuộc họp; không ngừngcải tiến nội dung, phương thức, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

Điều 7. Các trường hợp không tổchức cuộc họp

1. Phổ biến, quán triệt và triểnkhai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấptrên.

Đối với những văn bản quy định chủtrương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về pháttriển kinh tế - xã hội, khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt,tập huấn, nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện.

2. Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giátình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch công tác hàng nămcủa các Sở, ngành, chính quyền các cấp.

3. Giải quyết những công việcthường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp.

4. Những việc cụ thể đã được ủyquyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền, trách nhiệm cho tổ chức hoặc cánhân cấp dưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạocác cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện các đềán, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đếnnhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan, đơnvị.

6. Cấp trên triệu tập cấp dưới lênđể trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác, hoặc để nghebáo cáo tình hình thay cho chế độ đi kiểm tra, giám sát công tác địa phương, cơsở.

7. Trao đổi thông tin hoặc giaolưu, học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị.

8. Giải quyết những nội dung côngviệc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việcchuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họplớn, quan trọng.

9. Những việc đã được pháp luật quyđịnh giải quyết bằng cách thức khác, không cần thiết phải thông qua cuộc họp.

Điều 8. Họp của tổ chức chínhtrị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ chức xã hội - nghề nghiệptrong cơ quan hành chính nhà nước

Tổ chức chính trị, tổ chức chínhtrị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ quan, đơnvị hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức mình vàđược bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt độngcủa mỗi cơ quan, đơn vị.

Điều 9. Phối hợp giữa cơ quanhành chính nhà nước với cơ quan, tổ chức khác của hệ thống chính trị trong việctổ chức các cuộc họp

Các cơ quan hành chính nhà nước cóthẩm quyền các cấp phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với cơ quan khác trong bộmáy nhà nước, Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan lãnh đạo của các tổ chức chínhtrị - xã hội cùng cấp trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức cáccuộc họp một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Điều 10. Xây dựng kế hoạch tổchức các cuộc họp

1. Căn cứ vào chương trình công táchàng năm, hàng tháng của cơ quan mình và yêu cầu giải quyết công việc, Thủtrưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổchức các cuộc họp trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơnvị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chứccác cuộc họp đó.

 Kế hoạch tổ chức các cuộc họptrong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệutập hoặc mời tham dự.

2. Các cuộc họp bất thường chỉ đượctổ chức khi có những công việc đột xuất, khẩn cấp.

Điều 11. Chuẩn bị nội dung cáccuộc họp

1. Các cơ quan, đơn vị được phâncông chuẩn bị nội dung các cuộc họp phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ, chuđáo, đúng yêu cầu về nội dung, số lượng và thời gian quy định về việc gửi vănbản.

2. Những vấn đề liên quan đến nộidung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến phảiđược chuẩn bị đầy đủ trước bằng văn bản.

3. Đối với những văn bản dài, cónhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt, trongđó cần nêu rõ những nội dung chính, cốt lõi của nội dung cần đưa ra cuộc họp.

Điều 12. Giấy mời họp

1. Giấy mời họp phải được ghi rõnhững nội dung sau đây:

a) Người triệu tập và chủ trì;

b) Thành phần tham dự;

c) Người được triệu tập; người đượcmời tham dự;

d) Nội dung cuộc họp; thời gian,địa điểm họp;

đ) Những yêu cầu đối với người đượctriệu tập hoặc được mời tham dự.

2. Giấy mời họp phải được gửi trướcngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung,yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộchọp đột xuất.

Điều 13. Thành phần và số lượngngười tham dự cuộc họp

1. Tùy theo tính chất, nội dung, mụcđích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyếtđịnh thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệmvà hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đượcmời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, nănglực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người được mời là Thủtrưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấpdưới đi thay, nhưng phải báo cáo trước cho người chủ trì cuộc họp để có sự đồngý hoặc cho phép.

Điều 14. Thời gian tiến hànhcuộc họp

1. Thời gian tiến hành một cuộc họpthuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định như sau:

a) Họp tham mưu, tư vấn không quámột buổi làm việc;

b) Họp chuyên môn từ 01 buổi đến 01ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dàithời gian hơn, nhưng không quá 02 ngày;

c) Họp tổng kết công tác năm khôngquá 01 ngày;

d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đềtừ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệmvụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề.

2. Các loại cuộc họp khác thì tùy theotính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 02ngày.

Điều 15. Những yêu cầu về tiếnhành cuộc họp

1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợpnhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với từngvấn đề và điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chấtlượng và hiệu quả giải quyết công việc.

2. Người chủ trì hoặc người đượcphân công báo cáo chỉ trình bày tóm tắt nội dung chính, cốt lõi của đề án, dựán, vấn đề được đưa ra cuộc họp, hoặc chỉ nêu những vấn đề còn nhiều ý kiếnkhác nhau, không trình bày toàn văn nội dung chi tiết cần xử lý tại cuộc họp.

3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiếntại cuộc họp phải tập trung vào những vấn đề còn ý kiến khác nhau để đề xuấtbiện pháp xử lý, khắc phục.

4. Ý kiến kết luận của người chủtrì cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung vàyêu cầu của cuộc họp.

Điều 16. Trách nhiệm của ngườichủ trì cuộc họp

1. Quán triệt mục đích, yêu cầu,nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.

2. Xác định thời gian tối đa chomỗi người trình bày ý kiến tại cuộc họp.

3. Điều khiển cuộc họp theo đúngmục đích, yêu cầu đặt ra.

4. Có ý kiến kết luận cuộc họp,trước khi kết thúc cuộc họp.

5. Giao trách nhiệm cho cơ quan,đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến các cơ quan, đơnvị, cá nhân có liên quan.

Điều 17. Trách nhiệm của ngườitham dự cuộc họp

1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản củacuộc họp trước khi đến dự cuộc họp.

2. Chuẩn bị ý kiến phát biểu tạicuộc họp.

3. Phải đi dự họp đúng thành phần,đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian cuộc họp. Trường hợp vì lý do độtxuất, nếu được sự đồng ý của người chủ trì, người tham dự có thể đến muộn hoặcnghỉ sớm hơn thời gian kết thúc.

4. Khi dự họp, không được làm việcriêng hoặc xử lý công việc không liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọihoặc nghe điện thoại trong phòng họp.

5. Trình bày ý kiến hoặc tranh luậntại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề cần bàn và không vượt quá thờigian cho phép.

6. Trường hợp được cử đi dự họpthay, thì người dự họp thay phải báo cáo kết quả cuộc họp cho Thủ trưởng cơquan, đơn vị đã cử mình đi họp.

Điều 18. Biên bản cuộc họp vàthông báo kết quả cuộc họp

1. Nội dung diễn biến của cuộc họpphải được ghi thành biên bản. Trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghihình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp phải gồm nhữngnội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách nhữngngười tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những nội dung được trình bày vàthảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những ngườitham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ trì cuộc họp.

2. Chậm nhất là 05 ngày làm việcsau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ban hànhthông báo kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quanbiết, thực hiện.

Thông báo kết quả cuộc họp bao gồmnhững nội dung chính sau đây:

a) Những nội dung được trình bày,báo cáo tại cuộc họp;

b) Ý kiến kết luận của người chủtrì về các nội dung của cuộc họp;

3. Văn bản thông báo kết quả cuộchọp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệtcủa Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền để giải quyết các vấnđề liên quan tại cuộc họp.

Điều 19. Trách nhiệm theo dõi,đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộchọp

Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm traviệc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải được giaocho một cơ quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm.

Chương III

CÁC CUỘC HỌP CỦA THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘCUBND TỈNH

Điều 20. Các loại cuộc họp củaThủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh

1. Họp giao ban của Thủ trưởng cơquan chuyên môn thuộc UBND tỉnh với cấp phó cơ quan và người đứng đầu các đơnvị trực thuộc.

2. Họp tham mưu.

3. Họp làm việc.

4. Họp (hội nghị) tập huấn, triểnkhai.

5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kếtchuyên đề.

6. Họp (hội nghị) tổng kết năm.

Điều 21. Việc tổ chức cuộc họp(hội nghị) tập huấn, triển khai

1. Khi thực sự cần thiết phải tổchức họp (hội nghị) để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi toàn tỉnhnhững chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nướcthuộc ngành, lĩnh vực quản lý, thì Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBNDtỉnh phải có Tờ trình xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh. Trong đó, nêu rõ mục tiêu,yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức họp (hộinghị) và phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.

2. Dự kiến tổ chức họp (hội nghị)phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp (hội nghị) của cơquan chuyên môn thuộc UBND tỉnh ngay từ đầu năm, trừ các cuộc họp phát sinh,đột xuất. Giấy mời họp (hội nghị) phải gửi trước ít nhất là 05 ngày làm việc.

Điều 22. Việc tổ chức họp (hộinghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề

1. Chỉ được tổ chức họp (hội nghị)sơ kết, tổng kết chuyên đề khi có quy định hoặc chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh.Trường hợp không có quy định hoặc không có chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, nếuthấy cần thiết phải tổ chức họp (hội nghị), thì Thủ trưởng cơ quan chuyên mônthuộc UBND tỉnh có Tờ trình về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự,thời gian, địa điểm họp (hội nghị) để Chủ tịch UBND tỉnh xem xét chỉ đạo cụ thể.

2. Việc tổ chức họp (hội nghị) phảiđưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp (hội nghị) của cơ quanchuyên môn thuộc UBND tỉnh ngay từ đầu năm. Giấy mời họp (hội nghị) phải gửitrước ít nhất là 05 ngày làm việc.

Điều 23. Việc tổ chức họp (hộinghị) tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác hàng năm củacơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh

1. Các cơ quan chuyên môn thuộcUBND tỉnh không tổ chức họp (hội nghị) toàn ngành trên địa bàn tỉnh để sơ kết,tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.

2. Trường hợp thấy cần thiết thìThủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh phải xin phép và được sự đồng ýtrước của Chủ tịch UBND tỉnh về nội dung, thành phần, thời gian và địa điểm họp(hội nghị).

3. Nếu cuộc họp (hội nghị) có mờilãnh đạo các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND tỉnh và UBND cấp huyện tham dự,thì phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 24. Trách nhiệm của ChánhVăn phòng các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh đối với cuộc họp của Thủ trưởng cácSở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cáccuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình Thủ trưởng cơ quanquyết định.

2. Bố trí, sắp xếp, tổ chức cáccuộc họp một cách hợp lý.

3. Đôn đốc các đơn vị, phòng, ban đượcphân công chuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp đầy đủ, đúngyêu cầu quy định.

4. Tổ chức ghi biên bản cuộc họp.

5. Thông báo bằng văn bản ý kiếnkết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.

6. Kiểm tra, đôn đốc, nắm tình hìnhvà kết quả thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Chương IV

CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH UBND CẤP HUYỆN

Điều 25. Các loại cuộc họp củaChủ tịch UBND cấp huyện

1. Họp giao ban của Chủ tịch UBNDcấp huyện với các Phó Chủ tịch UBND cùng cấp.

2. Họp tham mưu, tư vấn.

3. Họp làm việc.

4. Họp (hội nghị) tập huấn, triểnkhai.

5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kếtchuyên đề.

Điều 26. Việc tổ chức cuộc họpđể giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành, vượt quá thẩm quyền của cơquan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên mônthuộc UBND cấp huyện có thể đề nghị tổ chức cuộc họp làm việc để Chủ tịch UBND cấphuyện điều phối, giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành, vượt quá thẩmquyền của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.

2. Chủ tịch UBND cấp huyện tổ chứccuộc họp có mời UBND tỉnh, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thamdự thì phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấphuyện có thể được Chủ tịch UBND cùng cấp ủy quyền chủ trì cuộc họp nêu tại Khoản1, Điều này; sau đó, phải báo cáo kết quả cuộc họp bằng văn bản cho Chủ tịchUBND cùng cấp.

Điều 27. Trách nhiệm của Chánh Vănphòng HĐND và UBND cấp huyện trong việc tổ chức cuộc họp của Chủ tịch UBND cùngcấp

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cáccuộc họp hàng năm, tháng, tuần của Chủ tịch UBND, các Phó Chủ tịch UBND, trìnhChủ tịch UBND cùng cấp quyết định.

2. Thẩm tra về sự cần thiết và nộidung các cuộc họp làm việc nêu tại Khoản 1, Điều 26 của Quy định này.

3. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp mộtcách hợp lý, trình Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định.

4. Gửi giấy mời họp đến các cơ quanvà cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND cùng cấp.

5. Đôn đốc, hướng dẫn cơ quanchuyên môn thuộc UBND cùng cấp được phân công chuẩn bị đầy đủ, đúng yêu cầu vềtài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp và gửi trước ngày họp ít nhất 03 ngàylàm việc.

6. Thẩm tra các đề án, dự án hoặcvấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề thuộc nội dungcuộc họp, xác định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý.

7. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dựcuộc họp.

8. Tổ chức ghi biên bản nội dungcuộc họp.

9. Thông báo bằng văn bản ý kiếnkết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.

10. Kiểm tra, đôn đốc các cơ quanthực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Điều 28. Không chỉ đạo việc tổchức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác và không tổ chức cuộc họpgiao ban thường kỳ

1. Thủ trưởng các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND tỉnh không chỉ đạo Chủ tịch UBND cấp huyện tổ chức hội nghị tậphuấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý củaUBND cấp huyện.

2. Chủ tịch UBND cấp huyện khôngchỉ đạo Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn, triểnkhai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của UBND xã,phường, thị trấn.

3. Chủ tịch UBND cấp huyện không tổchức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn.

Điều 29. Việc tổ chức họp sơkết, tổng kết của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

1. Cơ quan chuyên môn thuộc UBNDcấp huyện không tổ chức họp sơ kết, tổng kết toàn ngành ở địa phương để sơ kết,tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm. Trường hợpthấy cần thiết phải tổ chức cuộc họp toàn ngành để tổng kết công tác hàng năm,thì phải có Tờ trình về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức họpvà phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch UBND cấp huyện.

2. Việc tổ chức cuộc họp tổng kếtcông tác hàng năm của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có mời lãnh đạocơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp vàlãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của UBND xã, phường, thị trấn tham dự,thì phải xin phép và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND cấp huyện.

Điều 30. Việc tổ chức cuộc họptập huấn, triển khai do Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện tổchức

Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộcUBND cấp huyện tổ chức cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc PhóChủ tịch UBND xã, phường, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùngcấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch UBND cấp huyện.

Chương V

CÁC QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 31. Xây dựng chương trìnhcông tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp

1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyềntheo quy định, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành cótrách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng tháng và hàngtuần của cơ quan, bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điềuhành và khả năng, năng lực, trình độ của bộ máy giúp việc.

2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cươnghành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác. Khi thật cầnthiết mới điều chỉnh chương trình công tác.

Điều 32. Yêu cầu đối với việc tổchức cuộc họp của các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếpgiải quyết công việc của cá nhân, tổ chức

1. Các cơ quan, đơn vị hành chínhnhà nước có quan hệ trực tiếp hàng ngày với tổ chức, cá nhân, khi tổ chức cáccuộc họp, phải phân công cán bộ xử lý công việc; không để vì tổ chức các cuộchọp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý côngviệc của cơ quan. Nghiêm cấm các trường hợp thông báo không tiếp dân vì lý dohội họp.

2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hànhchính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân,trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trìhoặc tham dự các cuộc họp.

Điều 33. Cấm kết hợp tổ chứccuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát

1. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chứccuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát, hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vuichơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức.

2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vịhành chính nhà nước đứng ra tổ chức cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân vềviệc đã để xảy ra tình trạng nêu tại Khoản 1, Điều này.

Điều 34. Thực hiện chế độ kiểmtra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ của Thủ trưởng cơ quan hànhchính nhà nước đối với cấp dưới để giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phátsinh

1. Thủ trưởng cơ quan hành chínhnhà nước cấp trên không được sử dụng cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thựchiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đốivới cấp dưới và cơ sở.

2. Thủ trưởng cơ quan hành chínhnhà nước các cấp, các ngành phải dành thời gian thích đáng và có kế hoạch cụthể để kiểm tra thường xuyên hoạt động của cấp dưới, trực tiếp chỉ đạo xử lýtại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 35. Trách nhiệm quản lý chếđộ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh cótrách nhiệm:

a) Tổ chức thực hiện tốt Quy địnhvề đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả các hội nghị, cuộc họp của UBND tỉnh,Lãnh đạo UBND tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 2728/QĐ-UBND ngày 23 tháng11 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Kiểm tra, đôn đốc các cơ quanchuyên môn thuộc UBND tỉnh và Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã trong việc thựchiện Quy định này.

2. Thủ trưởng cơ quan chuyên mônthuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, đơn vịhành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quyđịnh này và các quy định của pháp luật về tổ chức họp trong hoạt động của cơquan, đơn vị mình.