ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẢI DƯƠNG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 08/2015/QĐ-UBND

Hải D­ương, ngày 24 tháng 6 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂNTHƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG

Căn cứ Luật Tổ chứcHĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhmột số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghịđịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung mộtsố điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Theo đề nghị củaGiám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều1. Ban hành kèm theoQuyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh HảiDương.

Điều2. Quyết định cóhiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký, ban hành.

Điều3. Chánh Văn phòngỦy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoànthể; các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thuộc tỉnh; các cơ quan, tổ chức vàcá nhân có liên quan, chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH




Nguyễn Mạnh Hiển

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊNĐỊA BÀN TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 08 / 2015/QĐ-UBND ngày 24 tháng 6 năm 2015của Ủy ban nhân dân tỉnh)

ChươngI

QUY ĐỊNHCHUNG

Điều1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng ápdụng

1. Quy định này quyđịnh về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hải Dương.

2. Quy định này đượcáp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xãhội, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghềnghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp; đơn vị vũ trang nhân dân; các cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (sauđây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ vềcông tác văn thư, lưu trữ.

Điều2. Nguyên tắc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Ủy ban nhân dântỉnh thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địabàn tỉnh.

2. Công tác văn thư,lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

Điều3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trongcông tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân thủ các quy định vềchế độ bảo vệ bí mật nhà nước theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28.3.2002của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

ChươngII

CÔNG TÁC VĂNTHƯ

Mục1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều4. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản quy phạmpháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chínhphủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính thựchiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 củaBộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyênngành, thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành và các quy định củapháp luật.

4. Văn bản của các tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội do cơ quan Trung ương của tổ chức đó quyđịnh.

5. Văn bản của cơquan, tổ chức ban hành phải dùng phông chữ tiếng Việt: Times NewRoman của bộ mãký tự Unicode, tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001.

Điều5. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bảnphải thực hiện theo trình tự, thủ tục luật định và phải bảo đảm các quy địnhsau:

a) Căn cứ tính chất,nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao chođơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;

b) Đơn vị hoặc cá nhânđược giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm:

- Xác định hình thức, nộidung và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lýthông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bảnphải bảo đảm về nội dung, đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bầy vănbản;

- Trong trường hợp cầnthiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan,tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh dự thảo.

c) Giữ bí mật nội dungvăn bản khi soạn thảo.

2. Kiểm tra văn bản trướckhi ký ban hành

a) Thủ trưởng đơn vị hoặccá nhân chủ trì soạn thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký banhành phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trướcngười đứng đầu và trước pháp luật. Phải ký tắt vào vị trí cuối nội dung văn bản(sau dấu./.).

b) Lãnh đạo Văn phòng;Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan, tổ chức không có Văn phòng); người được giaokiểm soát văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trìnhbày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trướcpháp luật. Phải ký tắt vào vị trí cuối "Nơi nhận" văn bản.

Điều6. Ký văn bản

1. Cơ quan, tổ chứclàm việc theo chế độ Thủ trưởng

Người đứng đầu cơquan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứngđầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bảnthuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền củangười đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổchức và trước pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chứclàm việc theo chế độ tập thể

Đối với những vấn đề quantrọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ củatổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bảnđược quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan,tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

- Cấp phó của ngườiđứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, kýthay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứngđầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

3. Ký thừa ủy quyền

Trong trường hợp đặc biệt,người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vịtrong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký.Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trongmột thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lạicho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơquan, tổ chức ủy quyền.

4. Ký thừa lệnh

Người đứng đầu cơquan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặcTrưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừalệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tácvăn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

5. Mực bút ký văn bản

Khi ký văn bản dùngbút mực xanh; không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ phai.

6. Sử dụng chữ ký số

Cơ quan, tổ chức, cá nhânkhi sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử phải đáp ứng đầy đủ điều kiện antoàn theo Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Thủ tướngChính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số vàdịch vụ chứng thực chữ ký số; Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010của Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ kýsố chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.

Điều7. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bảnsao văn bản gồm: Sao y bản chính, saolục và trích sao.

2. Thể thức vàkỹ thuật trình bày bản sao thực hiện theo Điều 16, Điều 17 Thông tư số01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

3. Bản sao ybản chính, sao lục và trích sao thực hiện đúng quy định của pháp luật có giátrị pháp lý như bản chính.

4. Bản saochụp cả dấu và chữ ký của văn bản không thực hiện theo đúng quy định về thểthức và kỹ thuật trình bày bản sao chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 8. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhậnvăn bản đến

a) Văn bản đếncơ quan, tổ chức bất kỳ từ nguồn nào đều phải qua văn thư làm thủ tục tiếpnhận, đăng ký.

b) Văn bản đếnngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, người được giaonhiệm vụ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra cất giữ antoàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo.Khi có bì khẩn hoặc phát hiện thấy thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn, thờigian đến muộn hơn thời gian ghi trên bì thì phải báo cáo ngay Chánh Văn phònghoặc Trưởng phòng Hành chính để xử lý kịp thời.

c) Văn bản đếnđược chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra về số lượngvăn bản, số trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịpthời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,giải quyết.

2. Phân loạisơ bộ, bóc bì văn bản đến

a) Loại không bóc bì gồm:

- Các bì văn bản đếncó đóng dấu ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và dấu “Chỉ người có tênmới được bóc bì”;

- Các văn bản gửi cho cáctổ chức đoàn thể; các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển cho nơinhận. Riêng đối với những bì gửi đích danh mà liên quan đến công việc chung củacơ quan, tổ chức, người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư đểđăng ký.

b) Loại bóc bì gồm tấtcả các loại bì văn bản đến không thuộc quy định tại điểm a Khoản này. Khi bóc bìcần chú ý:

- Không làm hư hạihoặc để sót văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghitrên bì; nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địachỉ phải báo cáo hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản; trong trường hợp cầnthiết, văn thư lập biên bản và báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hànhchính để xử lý;

- Văn bản đến có kèm theoPhiếu gửi, phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếugửi và gửi trả cho nơi gửi;

- Đối với văn bản códấu hỏa tốc hẹn giờ; đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểmtra, xác minh; văn bản có ngày phát hành cách quá xa ngày nhận thì văn thư phảigiữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.

3. Đóng dấu “Đến”, ghisố, ngày đến

a) Văn bản đến của cơ quan,tổ chức phải được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những vănbản đến không được đăng ký, đóng dấu “Đến” tại văn thư cơ quan thì các đơn vị,cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

b) Tất cả văn bản đến thuộcdiện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến,trong những trường hợp cần thiết kể cả giờ đến. Đối với văn bản đến được chuyểnphát bằng Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra giấy hoặcsao chụp và đóng dấu “Đến”.

c) Đối với những vănbản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” màđược chuyển cho nơi nhận.

d) Dấu “Đến” được đóngngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại),dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dướingày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu “Đến” tại Phụ lục số I, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.

4. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăngký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc đăng ký trong hệ thống quản lý văn bản vàđiều hành trên máy vi tính.

a) Đăng ký văn bản đếnbằng sổ

- Căn cứ số lượng văn bảnđến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký chophù hợp.

- Mẫu Sổ đăng ký các loạivăn bản đến, văn bản mật, đơn, thư đến thực hiện theo quy định tại Phụ lục sốII, III Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

- Khi đăng ký văn bản,cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viếttắt những từ, cụm từ không thông dụng.

b) Đăng ký văn bản đếnbằng phần mềm quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

- Đăng ký văn bản đến vàophần mềm được thực hiện đầy đủ các chức năng trong quản lý văn bản đến của hệthống quản lý văn bản và điều hành do cơ quan, tổ chức quản lý công nghệ thôngtin cung cấp và theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Khi đăng ký văn bản vàophần mềm phải được in sổ để theo dõi và quản lý.

- Không dùng máy vitính có nối mạng để đăng ký văn bản mật đến.

Điều9. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khiđăng ký phải được kịp thời trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức xem xét, cho ý kiếnchỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản đến có dấu chỉ cấp độ “khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏatốc hẹn giờ” phải trình và chuyển giao ngay sau khi nhận.

2. Việc chuyển giaovăn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìnbí mật nội dung văn bản.

3. Khi chuyển giao vănbản người nhận phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đến theo quy định tại Phụ lụcsố V Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

4. Căn cứ vào chứcnăng quản lý văn bản đến, các đối tượng sử dụng phần mềm phải thực hiện đầy đủcác bước trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành khi được Thủ trưởng cơquan, tổ chức phân quyền xử lý.

Mục3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều10. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu; địa danh,ngày, tháng, năm và đăng ký văn bản đi

1. Trước khi phát hànhvăn bản, văn thư phải kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và làm thủ tục banhành văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản; nếu phát hiện saisót, phải báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số, ký hiệu, ngày,tháng, năm của văn bản

Tất cả văn bản đi củacơ quan, tổ chức đều được tập trung tại văn thư cơ quan ghi số thống nhất quảnlý.

a) Ghi số, ký hiệu,địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theoquy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ.

b) Ghi số, ký hiệu,địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản hành chính thực hiện Điều 8, Điều 9Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

3. Đăng ký văn bản

a) Cơ quan, tổ chứccăn cứ vào số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm để quy định cụ thể việc lập sổđăng ký cho phù hợp.

b) Văn bản mật đi, vănbản quy phạm pháp luật được đăng ký riêng.

c) Mẫu sổ đăng ký văn bảnđi theo hướng dẫn tại Phụ lục số VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

d) Căn cứ vào chứcnăng quản lý văn bản đi, các đối tượng sử dụng phần mềm phải thực hiện đầy đủquy trình các bước trong hệ thống quản lý văn bản đi; chuyển File đính kèm; inSổ văn bản đi để theo dõi và quản lý.

Điều11. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và phát hành văn bản

1. Nhân bản

a) Văn bản đi cần đượcnhân ra nhiều bản để phát hành đầy đủ, đúng số lượng tại nơi nhận của văn bản,đúng thời gian quy định.

b) Việc nhân bản vănbản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Đóng dấu cơ quan: Thựchiện theo Điều 15 của Quy định này.

3. Phát hành văn bản

Văn thư của cơ quan,tổ chức phải hoàn thành thủ tục theo quy định và chuyển phát ngay trong ngày,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thểphát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

Các trường hợp: Chuyểngiao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức; chuyển giao trựctiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; chuyển phát văn bản đi qua bưu điện; chuyểnphát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng; chuyển phát văn bản mật; theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi thực hiện theo Điều 11 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều12. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phảiđược lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu tronghồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải có chữ ký trựctiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

2. Việc lưugiữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ mật đượcthực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Văn thưlập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theoquy định của pháp luật và quy chế cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mục4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều13. Quản lý con dấu

1. Thủ trưởng cơ quan,tổ chức có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

2. Con dấu của cơquan, tổ chức được giao cho văn thư cơ quan, tổ chức trực tiếp bảo quản tạiphòng làm việc của Văn thư và được quản lý chặt chẽ theo quy định của phápluật. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền. Trong trường hợp dấu bị mòn, biến dạng hoặc bị mất văn thưcơ quan, tổ chức phải báo cáo ngay cho người có thẩm quyền biết để xử lý theoquy định.

3. Khi cơ quan, tổchức có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu cũ và làm các thủtục xin khắc con dấu mới.

Điều14. Sử dụng con dấu

1. Văn thư phải tự tayđóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ đóng dấu vàocác văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền; không đóng dấu khốngchỉ.

3. Đóng dấu cơ quan

a) Việc đóng dấu lênchữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúngchiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữký về phía bên trái.

b) Dấu giáp lai được đóngvào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phầncác tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

c) Việc đóng dấu giáp lai,đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thựchiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

4. Đóng dấu chỉ cácmức độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu chỉcác mức độ khẩn “HỎA TỐC”,“HỎA TỐC HẸN GIỜ" “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trênvăn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

b) Việc đóng dấu chỉcác mức độ mật “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” và “MẬT”, dấu “TÀI LIỆU THU HỒI” trên vănbản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)của Bộ Công an.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn,mật và dấu phạm vi lưu hành "TRẢ LẠI SAU KHI HỌP", "XEM XONG TRẢLẠI", "LƯU HÀNH NỘI BỘ" trên văn bản được thực hiện theo quyđịnh tại Điểm a, Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nộivụ.

ChươngIII

CÔNG TÁC LƯUTRỮ

Mục1. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều15. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan

1. Trách nhiệm của Thủtrưởng cơ quan, tổ chức: Chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan; công tác lập hồsơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi quản lý.

2. Trách nhiệm củaChánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính

a) Chỉ đạo việc xâydựng và trình Thủ trưởng cơ quan ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.

b) Thực hiện việc lậphồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Tham mưu cho lãnhđạo cơ quan trong chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc.

3. Trách nhiệm củangười đứng đầu đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan, tổ chức

a) Phân công tráchnhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giaochủ trì giải quyết.

b) Tổ chức tiếp nhậnhồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vịkhi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Tổ chức lựa chọn vànộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

4. Trách nhiệm của cánbộ, công chức, viên chức

a) Trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơvề công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trường hợp nghỉhưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu chođơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lậpbiên bản giao nhận.

5. Trách nhiệm củacông chức, viên chức văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị

a) Giúp người đứng đầucơ quan, đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồsơ, tài liệu vào lưu trữ.

- Lập kế hoạch thuthập hồ sơ, tài liệu.

- Phối hợp với các đơnvị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu nộp.

- Hướng dẫn cán bộ,công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lập “Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu”.

- Chuẩn bị kho và các trangthiết bị, phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

- Tổ chức tiếp nhận hồsơ, tài liệu; kiểm tra, đối chiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thựctế tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

b) Thu thập, sắp xếp, chỉnhlý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ.

c) Giao nộp tài liệucó giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo Quyết định của người đứng đầu cơquan, tổ chức.

Điều16. Lập Danh mục hồ sơ

Thực hiện theo Điều 13Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều17. Nội dung, yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung lập hồ sơ côngviệc thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều 15, Điều 16 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

2. Yêu cầu đối với hồsơ được lập

a) Hồ sơ được lập phảiphản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồsơ.

b) Văn bản, tài liệuthu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúngtrình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản trong hồ sơphải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều18. Thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn nộp lưu hồsơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thờihạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơbản, thì thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

2. Trường hợp đơn vị,cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ côngviệc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mụchồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn được giữ lại hồ sơ,tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Chỉ nộp những hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trởlên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyêntắc được dùng làm căn cứ pháp lý để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệmcủa mỗi cá nhân;

b) Hồ sơ về những côngviệc chưa giải quyết xong;

c) Hồ sơ phối hợp giảiquyết công việc (trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);

d) Các văn bản, tàiliệu gửi để biết, để tham khảo.

4. Thủ tục nộp lưu

a) Khi nộp lưu tàiliệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bảngiao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơquan giữ mỗi loại một bản.

b) Mẫu “Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu”, “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” thực hiện theo Phụ lục XIV,XV Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều19. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

1. Chỉnh lý tài liệu

Người đứng đầu cơquan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạmvi quản lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Được phân loại theonguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

b) Được xác định thời hạnbảo quản;

c) Hồ sơ được hoànthiện và hệ thống hóa;

d) Có Mục lục hồ sơ,cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

2. Xác định giá trịtài liệu

a) Xác định giá trịtài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

b) Xác định giá trịtài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thôngtin và sử liệu học.

c) Xác định giá trịtài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn sau:

- Nội dung của tàiliệu;

- Vị trí của cơ quan,tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

- Ý nghĩa của sự kiện,thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

- Mức độ toàn vẹn của phônglưu trữ;

- Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lýcủa tài liệu.

Điều20. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức

1. Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữcơ quan; lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữlịch sử và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

2. Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thànhphần của Hội đồng bao gồm:

a) Người đứng đầu hoặccấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm Chủ tịch Hội đồng;

b) Người làm lưu trữ ởcơ quan, tổ chức làm Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạođơn vị có tài liệu làm ủy viên;

d) Người am hiểu vềlĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị làm ủy viên.

3. Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhauphải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị củaHội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết địnhthời hạn bảo quản tài liệu; tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịchsử và hủy tài liệu hết giá trị.

Điều21. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thực hiện theo Điều28 của Luật Lưu trữ năm 2011.

2. Nghiêm cấm các cơ quan,tổ chức và cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ trái quy định.

Mục2. NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Điều22. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Tham mưu cho Giámđốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữlịch sử tỉnh.

2. Hướng dẫn các cơquan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu.

3. Chuẩn bị kho và cáctrang thiết bị, phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

4. Tổ chức tiếp nhậnhồ sơ, tài liệu và lập “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” vào Lưu trữ lịch sửtỉnh.

5. Thu thập, chỉnh lý,xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều23. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửtỉnh

1. Tài liệu giao nộpđã được chỉnh lý hoàn chỉnh; hồ sơ, tài liệu giao nộp được thống kê thành “Mụclục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

2. Lập Danh mục tàiliệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

3. Giao nộp đầy đủ hộp(cặp) và công cụ tra cứu kèm theo.

4. Tổ chức vận chuyển tàiliệu đến nơi giao nộp.

5. Giao nộp tài liệuvào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chứcmuốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằngvăn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều24. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Trong thời hạn 10 năm,kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu hồsơ, tài liệu giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vàoLưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Trong thời hạn 30 năm,kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn củacác ngành Công an, quốc phòng phải nộp vào Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu lưutrữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàngngày.

3. Trong thời hạn 30 năm,kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trịbảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử, trừ những tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày củacơ quan, tổ chức.

4. Tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sửtỉnh được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

Điều25. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệpnhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển hình thức sở hữu, phá sản

Trước khi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sởhữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chứcquản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:

1. Tài liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kêvà bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;

2. Khi cơ quan, tổchức, doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổihình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xongcủa các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộpvào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định;

3. Tài liệu lưu trữsau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:

a) Tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữlịch sử được giao nộp cho Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sởcũ; trường hợp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơquan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổchức chủ quản cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Điều26. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn

Việc quản lý hồ sơ,tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ.

Điều27. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Thực hiện theo Điều 13Luật Lưu trữ năm 2011 và các điều: Từ Điều 3 đến Điều 13 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ.

Mục3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều28. Chế độ thống kê tài liệu lưu trữ

1. Các cơ quan, tổchức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàngnăm về công tác văn thư, lưu trữ. Thời gian được tính từ ngày 01 tháng 01 đếnhết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo. Nội dung báo cáo theo quy định tại Thông tưsố 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báocáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

2. Chế độ báo cáothống kê về công tác văn thư, lưu trữ thực hiện như sau:

a) Phòng Nội vụ giúpỦy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ của cácphòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xãbáo cáo về Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm sau;

b) Văn phòng hoặcPhòng Hành chính giúp thủ trưởng các Sở, ban, ngành, các cơ quan thuộc nguồnnộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng hợp số liệu thống kê vănthư, lưu trữ của các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc, trực thuộc và báo cáo vềSở Nội vụ trước ngày 15 tháng 01 năm sau;

c) Sở Nội vụ giúp Ủyban nhân dân tỉnh tổng hợp số liệu thống kê văn thư, lưu trữ của các Sở, ban, ngành,các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, báocáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ trước ngày15 tháng 02 năm sau.

Điều29. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Nguyên tắc bảo quảntài liệu lưu trữ theo các nội dung sau:

a) Hồ sơ, tài liệuchưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan cán bộ, công chức, viên chức có tráchnhiệm quản lý, bảo đảm các quy định về bí mật, an toàn cho các hồ sơ, tài liệuđó;

b) Hồ sơ, tài liệu lưutrữ đã đến hạn nộp lưu phải được tập trung tại kho Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.Kho phải được trang bị đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết về phòng chốngthiên tai, cháy, nổ và các tác nhân gây hại khác. Thực hiện nghiêm chế độ bảoquản, an toàn, bí mật hồ sơ, tài liệu;

c) Tài liệu lưu trữquý hiếm phải được bảo quản theo chế độ đặc biệt;

d) Kho lưu trữ Ủy ban nhândân cấp xã bố trí diện tích tối thiểu 20m2 nằm độc lập trong trụ sở Ủy ban nhândân cấp xã.

2. Thời hạn bảo quảntài liệu

a) Thời hạn bảo quảntài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện theo quyđịnh tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quyđịnh thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

b) Thời hạn bảo quảntài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

c) Thời hạn bảo quảntài liệu chuyên ngành thực hiện theo thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quanquản lý ngành.

Điều30. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Quyền và tráchnhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Cơ quan, tổ chức vàcá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và cácnhu cầu chính đáng khác.

b) Cơ quan, tổ chức vàcá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau:

- Thực hiện quy địnhcủa Luật Lưu trữ, quy chế, quy định, nội quy Phòng đọc của cơ quan, tổ chứcquản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật;

- Chỉ dẫn số lưu trữ,độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọngtính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

- Không xâm phạm lợiích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Không được phép chụpảnh tài liệu, tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách,làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu của hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu;

- Trả phí, lệ phí khisử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Sử dụng tài liệulưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

a) Thủ trưởng cơ quan,tổ chức quy định việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.

b) Chủ tịch Ủy bannhân dân cấp huyện quy định việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Lưu trữcơ quan cấp huyện.

c) Chủ tịch Ủy bannhân dân cấp xã quy định việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Lưu trữ cấpxã.

3. Sử dụng tài liệulưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

a) Chủ tịch Ủy bannhân dân tỉnh quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệucó đóng dấu chỉ mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệbí mật nhà nước.

b) Giám đốc Sở Nội vụ quyếtđịnh việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

c) Người đứng đầu Lưu trữlịch sử tỉnh quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với những loại tàiliệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được phép sử dụng rộng rãi.

d) Trình tự, thủ tục, thẩmquyền và trách nhiệm sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử tỉnhthực hiện theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nộivụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử.

4. Người sử dụng tài liệulưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu;trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có văn bản đề nghị hoặc Giấygiới thiệu của cơ quan, tổ chức.

Điều31. Sao và chứng thực tài liệu lưu trữ

1. Việc sao tài liệulưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thựchiện. Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tàiliệu lưu trữ.

2. Chứng thực lưu trữlà xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tinhoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quảnlý.

3. Cơ quan, tổ chức,Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệmpháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

4. Bản sao tài liệulưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong cácquan hệ, giao dịch.

Điều32. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức,cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phụcvụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơquan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải có trách nhiệm bảo quản và hoàntrả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

2. Chủ tịch Ủy bannhân dân tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nướcngoài trên cơ sở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ.

Giám đốc Sở Nội vụquyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra sử dụng trong nướctrên cơ sở đề xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Người đứng đầu cơquan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nướcngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trongnước.

3. Tổ chức, cá nhân trướckhi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưutrữ lịch sử nơi đăng ký biết.

4. Tài liệu lưu trữtại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tàiliệu lưu trữ.

ChươngIV

TỔ CHỨC THỰCHIỆN

Điều33. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

1. Giám đốc các Sở,ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, Thủ trưởng cơ quan, tổchức và cá nhân liên quan thực hiện nghiêm quy định này.

2. Sở Tài chính chủtrì, phối hợp với các Sở, ngành liên quan xây dựng kế hoạch kinh phí hàng nămbảo đảm cho cơ quan, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệmhướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác vănthư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn và định kỳ tổng hợp báocáo Ủy ban nhân dân tỉnh./.