ỦY BAN NHÂN DÂNTỈNH NINH BÌNH
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 1 0/2013/QĐ- UBND

Ninh Bình, ngày 10 tháng 07 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

VỀVIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦACÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhândân và y ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tinngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày29/11/2005;

Căn cứ Nghị định s 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ Ứngdụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thưđiện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Banhành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tửtrong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

Điều 2. Quyếtđịnh này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. ChánhVăn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã, các cơ quan, đơn vị khác và cá nhâncó liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ (BC);
- Website Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục kiểm tra VBQPPL Bộ Tư pháp;
- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh;
- Công báo tỉnh Ninh Bình, Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu VT, VP6, VP7,VP8, TTTH-CB.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂNCHỦ TỊCH



Bùi Văn Thắng

QUY CHẾ

QUẢNLÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊNĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số
10/ 2013/QĐ- UBND ngày 10 tháng 7 năm 2013 của y ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đi tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế nàyqui định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Ninh Bìnhtrong hoạt động của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này ápdụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập; đơn vịvũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan, tchức) trên địa bàn tỉnh Ninh Bình và cán bộ, côngchức, viên chức (sau đây viết tắt là CCVC) trong các cơ quan, tổ chức đó.

Điều 2. Hệ thống thư điện tử tnh Ninh Bình

1. Hệ thống thư điệntử tỉnh Ninh Bình (sau đây viết tắt là HTTĐT) là thành phần trong hệ thốngthông tin hành chính điện tử tỉnh Ninh Bình, là phương tiện giúp cho các cơquan, tổ chức; các cán bộ, công chức, viên chức sử dụng để trao đổi, gửi nhậnthông tin phục vụ hoạt động điều hành, tác nghiệp của cơ quan nhà nước trên môitrường mạng một cách nhanh chóng và thuận lợi.

HTTĐT tỉnh Ninh Bình có địa chỉ trênInternet: http://mail.ninhbinh.gov.vn

2. HTTĐT tỉnh Ninh Bình được cài đặttrên máy chủ (Mail Server) tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Ninh Bình.

Điều 3. Quản lý Nhà nước về Hệthống thư điện tử

1. Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh thống nhất quản lý HTTĐT tỉnh Ninh Bình;

2. Văn phòng UBND tỉnh chịu tráchnhiệm giúp UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý, duy trì vận hành HTTĐT theoqui định của Quy chế này và các qui định khác của pháp luật, bảo đảm cho HTTĐTluôn hoạt động thông suốt, an toàn và đúng mục đích.

Chương 2.

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều4. Định dạng đa chỉ hộp thư

Định dạng địa chỉ hộp thư điện tửtỉnh Ninh Bình gồm 2 loại:

1. Hộp thư cho các cơ quan, tổ chức(gi chung là hộp thư công vụ): Là hộp thư dùng chung củamột cơ quan, tổ chức được quy định đặt tên như sau:

[email protected]; trong đó:tendonvi là viết tắt tên cơ quan, tổ chức được cấp hộp thư (ví dụ: Sở Kếhoạch và Đầu tư có địa chỉ hộp thư như sau:kh&đ[email protected])

2. Hộp thư cá nhân là hộp thư dùngriêng cho từng CCVC có đnh dạng như sau:

[email protected]inhbinh.gov.vn trong đó: tenhodemđược đặt theo nguyên tắc tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữcái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm, tendonvilà tên của đơn vị được viết tắt bằng tiếng Việt không dấu), ngăn cách giữa tênhọ đệm và tên cơ quan bởi dấu chấm, (ví dụ: Trần Văn Hùng, Sở Kế hoạch & Đầutư có địa chỉ hộp thư như sau: hungtv.kh&đ[email protected])

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức cóhai hoặc hơn hai CCVC trùng họ, chữ đệm và tên thì quy ước thêm số thứ tự vàoliền sau tenhodem.

Điều 5. Cấp mới, thay đổi, hủybỏ hộp thư

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân thamgia vào HTTĐT của tỉnh, khi có nhu cầu cấp mới, thay đổivề thông tin hộp thư điện tử phải có văn bản gửi Văn phòng UBND tỉnh đề nghị cấp mới, thay đổi hộp thư; Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm cập nhật kịp thời các thông tin thay đổi vàodanh bạ thư điện tử của tỉnh để đảm bảo tính thống nhất quản lý người sử dụngtrong hệ thống cơ sở dữ liệu thư điện tử.

2. Hộp thư điện tử của cơ quan, tổchức, cá nhân sẽ bị xóa bỏ khỏi HTTĐT của tỉnh trong các trường hp sau:

a) Không đưa vào sử dụng sau 6 thángkể từ ngày được cấp;

b) Vi phạm các khoản tại Điều 8 củaQuy chế này.

Điều 6. Lưu trữ, quản lý danh bạthư điện tử

Mọi thông tin về đơn vị, cá nhân khiđăng ký sử dụng HTTĐT được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tạiTrung tâm Tích hp dữ liệu của tỉnh gọi là danh bạ thưđiện tử của tỉnh. Danh bạ thư điện tử của tỉnh được công bố công khai trên Cổngthông tin điện tử tỉnh Ninh Bình.

Chương 3.

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 7. Thông tin trao đổi quaHTTĐT, tiêu chuẩn áp dụng và tính pháp lý của nội dung thông tin

1. Thông tin trao đổi qua HTTĐT: Baogồm các dạng như văn bản (có cấu trúc, phi cấu trúc), âm thanh, hình ảnh:

a) Khi phát hành văn bản giấy theo phương thức truyền thống, các cơ quan tchức, cá nhân có trách nhiệm phải gửi đồng thời bản điện tử (tương ứngnội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử củacơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thliên lạc, nhận văn bản điện tử.

b) Văn bản gửinhận qua HTTĐT gồm các loại: Lịch công tác của cơ quan, tổ chức; các tài liệutrao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửiđến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bảnmật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ).Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: Thưmời, công văn, báo cáo, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và cácvăn bản khác. Những văn bản được chuyển qua HTTĐT phù hợp với quy định của phápluật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy tronggiao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giy;

c) Sử dụng HTTĐT để trao đổi các loạivăn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cungcấp các dịch vụ công;

2. Thống nhất sử dụng bộ mã ký tự chữViệt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode để thểhiện các nội dung, văn bản trao đổi trong HTTĐT tỉnh NinhBình.

3. Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệptải trao đổi qua HTTĐT phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thôngtin trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số: 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mụctiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Điều 8. Những hành vi bị cấm

Lợi dụng HTTĐT để gửi nhận:

1. Các thông tin có nội dung xấu gâyphương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội;tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dịđoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2. Thông tin tiết lộ bí mật nhà nước,bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác đã được phápluật quy định.

3. Thông tin xuyên tạc, vu khống, xúcphạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân.

4. Quảng bá, tuyên truyền, mua bánhàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định củapháp luật.

Điều9. Kiểm tra thư và phản hồi thư

Các cơ quan, tổ chức và CCVC đã đăngký sử dụng HTTĐT, hàng ngày phải thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử đểnhận và hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, người dân vàdoanh nghiệp gửi đến.

Chương 4.

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯĐIỆN TỬ

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòngUBND tỉnh

1. Tổ chức triển khai thực hiện cácqui định của Bộ Thông tin và Truyền thông và của UBND tỉnhliên quan đến công tác quản lý, sử dụng HTTĐT.

2. Thực hiện chế độ nâng cấp, pháttriển và mở rng hạ tầng nhằm đảm bảo tính ổn định, tốc độtrao đổi và dung lượng hộp thư của HTTĐT.

3. Triển khai các chính sách bảo mậtđảm bảo an ninh, an toàn cho HTTĐT tỉnh Ninh Bình.

4. Xây dựng và triển khai kế hoạchđào tạo, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho CCVC của các cơquan, tổ chức nhằm đảm bảo việc sử dụng HTTĐT luôn thông suốt và đạt hiệu quả.

5. Quản lý Danh bạ thư điện tử, tạolập, sửa đổi, loại bỏ và quản lý quyền truy cập sử dụng thư điện tử của các cơquan, tổ chức và CCVC trên HTTĐT.

6. Căn cứ Kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng, phát triển và bảotrì HTTĐT trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

7. Báo cáo địnhkỳ, đột xuất về hoạt động của HTTĐT.

8. Chủ trì phối hợp với Sở Thông tinvà Truyền thông xem xét, đề xuất UBND tỉnh biểu dương,khen thưởng các đơn vị, cá nhân thường xuyên sử dụng hộpthư điện tử để trao đổi công việc.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Thôngtin và Truyền thông

1. Hướng dẫn, theo dõi và đôn đốc quátrình sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nướctrên phạm vi toàn tỉnh. Thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra hoạt động củaHTTĐT và xử lý các vi phạm theo qui định của pháp luật.

2. Tổ chức triển khai công tác vậnđộng, tuyên truyền sdụng hệ thống thư điện tử trong hoạtđộng của cơ quan nhà nước.

Điều 12. Trách nhiệmcủa Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

1. Quản lý, chđạoviệc sdụng hộp thư điện tử đúng mục đích, có hiệu quả vàchịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tửcông vụ.

2. Đôn đc việcsử dụng HTTĐT tại cơ quan, tổ chức mình quản lý trong gửi nhậnvăn bản, tài liệu, trao đổi công việc vi các cơ quan, tổ chức, CCVC và với người dân, doanh nghiệp, nhất làtrong công tác cung cấp các dịch vụ công.

3. Ban hành quy chế sử dụng thư điệntử tại cơ quan, tổ chức mình quản lý.

Điều 13. Trách nhiệm của CCVC sửdụng hộp thư điện tử

1. Hộp thư điện tử của CCVC được cấpđể sử dụng trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp hàng ngày, hỗ trợ thực hiệnnhiệm vụ và công tác chuyên môn được giao; khi được cấp hộp thư điện tử và mậtkhẩu (password), CCVC phải truy cập vào hộp thư và thay đổi mật khẩu để đảm bảoan toàn, bảo mật của hộp thư điện tử được cấp.

2. Sử dụng HTTĐT đúng qui trình, đúngmục đích; thực hiện nghiêm chế độ bí mật thông tin và chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận qua HTTĐT.

3. Quản lý và lưu trữ các thư điện tửcá nhân bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng.

4. Không truy nhập vào hộp thư điệntử của người khác và không đngười khác sử dụng hộp thưđiện tử của mình.

5. Nghiêm cấm việc cung cấp hoặc đểlộ mật khẩu truy cập vào hộp thư điện tcá nhân, hộp thưđiện tử công vụ. Có trách nhiệm bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộpthư được cấp và HTTĐT của tỉnh. Trường hp bị lộ hoặc quênmật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan mình và thông báo cho Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình thông qua Trung tâm Tin học - Công báo đđược cấp lại mật khu mới.

6. Không được sử dụng bất kỳ giảipháp, công cụ kỹ thuật nào để phát tán virus máy tính thông qua hộp thư điện tửcủa mình.

7. Khi phát hiện các văn bản, tàiliệu trong hộp thư có chứa các nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước thì phảikhẩn trương báo cáo với Thủ trưởng cơ quan, tổ chức mình. Thủ trưởng cơ quan,tổ chức nơi phát hiện các tài liệu mật phải thông báo chocơ quan quản lý hệ thống thư điện tử và lãnh đạo cơ quannơi gửi đi các văn bản, tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ,đồng thời phải thông báo cho các cơ quan chức năng xem xét mức độ lộ, lọt thôngtin, tài liệu mật để tìm biện pháp khắc phục, xử lý.

8. Khi phát hiện những thư điện tửkhông đúng mục đích, thư điện tử có vi rút, thư rác phải xóa bỏ; thư điện tử chứa mã độc nguy cơ phát tánlớn phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Trung tâm Tin học - Công báo thuộc Vănphòng UBND tỉnh Ninh Bình để phối hợp xử lý kịp thời; trườnghợp có lỗi hoặc gặp sự cố về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo về Vănphòng UBND tỉnh qua Trung tâm Tin học - Công báo để khắcphục, sửa chữa.

Điều 14. Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện tử công vụ

1. Hộp thư điện tử công vụ là hộp thưcấp cho các cơ quan, tổ chức để trao đổi công tác, do Thủ trưởng các cơ quan,tổ chức quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có tráchnhiệm trong đơn vị quản lý.

2. Khi có thay đổi, Thủ trưởng cơquan, tổ chức phải bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữliệu có trong hộp thư điện tử công vụ cho người có trách nhiệm tiếp nhận.

3. Khi nhận được thư điện tử gửi vàohộp thư điện tử công vụ thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (hoặc người được ủyquyền) phải có trách nhiệm xử lý, tổ chức thực hiện và hồi đápkịp thời thư điện tử cho các cơ quan, tchức, người dânvà doanh nghiệp gửi đến.

Chương 5.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Công tác kiểm tra

Các cơ quan, tổ chức phải thườngxuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng hộp thư điện tử của CCVC trong công việcvà coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của CCVC trong việc nâng cao hiệu quả hoạtđộng, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thiđua, bình xét khen thưởng.

Điều 16. Công tác báo cáo

Các cơ quan, tổ chức hàng năm báo cáokết quả thực hiện Quy chế này theo định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu gửi vềVăn phòng UBND tỉnh Ninh Bình để tổng hợp báo cáo UBNDtỉnh.

Điều 17. Khen thưởng và xử lý viphạm

1. Các tập thể và cá nhân có thànhtích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quyđịnh.

2. Trường hợp vi phạm Quy chế này thìtùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luậttheo quy định của pháp luật.

Điều 18. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình thực hiện, nếu có nộidung nào chưa hợp lý, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Vănphòng UBND tỉnh tổng hp báo cáo UBND tỉnh để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.